Znaczenie komunikacji interpersonalnej w firmie.
Komunikacja interpersonalna to jedna z podstawowych form kontaktu między ludźmi, dlatego wykorzystywanie zasad i reguł obowiązujących w tej komunikacji prowadzi do zaspokojenia ludzkich potrzeb, którymi między innymi są chęć obcowania z drugim człowiekiem, oraz życie w zespole. Na podstawie poglądów wielu socjologów można wnioskować, że człowiek jest istotą społeczną. Jeden z nich w swojej książce napisał, że człowiek który nie wchodzi w interakcje z innymi ludźmi nie jest w pełni człowiekiem, lecz istotą zaspokajającą jedynie swój głód. Tak więc podstawą porozumiewania się człowieka jest komunikacja, której celem jest zrozumienie innych i to by samemu być przez nich zrozumianym. Komunikacja jest też procesem, z którym wszyscy mamy do czynienia na co dzień. Pozwala wyrażać myśli, zamiary, potrzeby i oczekiwania wobec ludzi, a także uczucia. Polega na przekazywaniu i odbieraniu informacji między dwiema lub większą liczbą osób zarówno w sposób werbalny, jak i niewerbalny. Najbardziej praktyczną formą komunikowania się jest komunikacja werbalna a wynika to z jej naturalności, bezpośredniości i szybkości przekazu .
Komunikacja wewnętrzna jest bardzo ważnym elementem pracy w biurze i na tyle nieodzownym i dopełniającym inne dziedziny komunikacyjne, że bez niego nie można mówić o pełnym kształcie pracy biurowej. Kluczową rolę w komunikacji wewnątrz firmy odgrywa sekretariat a także recepcja z którą tworzą centrum komunikacyjne. W mniejszych firmach recepcja i sekretariat są z racji podobieństwa niektórych funkcji komunikacyjnych połączone . Sekretariat to zwykle miejsce koncentrujące przepływ dużej ilości informacji oraz swoiście centralny punkt związany z bezpośrednimi i pośrednimi kontaktami międzyosobowymi opartymi przede wszystkim na porozumiewaniu się w języku pisanym i słowie mówionym. To tutaj następuje wymiana wiadomości zewnętrznych i wewnętrznych. Stąd przekazywana jest większość postanowień bezpośredniości i szybkości przekazu. Łatwiej jest przecież przeprowadzić rozmowę telefoniczną niż redagować i wysyłać pismo. Ponadto w przypadku rozmowy od razu znamy reakcję drugiej strony i możemy się do niej ustosunkować. Przy dwukierunkowym przepływie informacji można dostosowywać się do zmiany sytuacji, wpływać na nią i otrzymywać odpowiedź.
Osoby, które posiadają umiejętność posługiwania się tajnikami używania słów i potrafią wykorzystać właściwą im moc perswazyjną - przekonywania oraz emocjonalną - kreowania oczekiwanego nastroju, te znają wartość, jaką daje rozwinięta Inteligencja Werbalna. Praca w sekretariacie stawia w sytuacji nieustannego pełnienia roli \"medium\", czyli pośrednika w przepływie informacji pomiędzy pracownikami różnych szczebli oraz w trakcie kontaktów z klientami firmy. Właściwe zastosowania słowa mówionego wywołuje znaczące zmiany w czyimś nastawieniu do problemu, czy sytuacji. Tylko od nas zależy, jaki efekt uzyskamy i jak nastawimy odbiorcę naszej wypowiedzi do danej sprawy. Gdy zastosujemy świadomie tylko nam znane \"hipnotyzujące\" strategie językowe działające na postawy i decyzje naszych rozmówców, możemy zyskać nad nimi przewagę. I nie chodzi tu wcale o wykorzystywanie logicznych warunków języka, ale sięgnięcie po mniej docenianą (zwłaszcza przez Panów) \"kokieteryjną\" wartość komunikacyjną języka, która jest przeogromna w swej sugestywności, a właściwie użyta daje nadspodziewanie dobre wyniki w programowaniu czyjegoś nastawienia . Nie trzeba przekonywać, że sprawność obiegu informacji wewnątrz, zarówno dużej jak i małej firmy, okazuje się zasadniczym czynnikiem determinującym sukces strategii jej funkcjonowania i rozwoju .
Ważną kategorią w komunikowaniu wewnętrznym przedsiębiorstwa, o której poprawę możemy się pokusić są bezpośrednie kontakty między pracownikami. To właśnie oni czyli wszyscy pracownicy funkcyjni są odpowiedzialni za komunikację wewnętrzną w firmie.
Poinformowany pracownik pracuje lepiej, efektywniej i bezpieczniej.
Jedną z najważniejszych przyczyn kryzysów jest właśnie brak lub niedostatki w komunikacji wewnętrznej, a kiedy kryzys już się wydarzy - to m.in. właśnie komunikacja wewnętrzna decyduje o tym, czy da się wszystko opanować czy też dojdzie do zaostrzenia.
Komunikacja ogólnie ma wiele funkcji i występuje w każdej sferze życia człowieka. Nie jest tylko procesem wymiany informacji, ale także przekazywaniem ich do właściwych osób. Dobrze przygotowany proces komunikacji wewnętrznej jest podstawą skutecznego działania firmy. Skuteczna komunikacja w zespole, gdzie ewentualne błędy i zakłócenia ujawniają się bardzo szybko w efektach pracy, posiada szczególną wagę. Od tego w jaki sposób jest przekazywana, od umiejętności komunikacyjnych poszczególnych członków, zależy kultura organizacji i jej osiągnięcia. Towarzyszy wszystkim podejmowanym działaniom zespołu, począwszy od jego tworzenia, przez wyznaczanie celów, podział zadań, motywowanie, prowadzenie zebrań, aż po ocenę członków zespołu. Liderzy tworzą strategię organizacji, później wraz z zespołem tworzą cele i wyznaczają zadania, dokonują oceny. Członkowie zespołu komunikują się między sobą, przekazując informacje formalne i nieformalne, pomagając lub utrudniając wzajemnie pracę, tworząc swoistą kulturę organizacji. Zespół mianowicie tworzy grupa osób, która ma wspólne cele i zdaje sobie sprawę z tego, że do ich osiągnięcia potrzebne są wysiłki każdego z jej członków. Zespół jest wówczas zespołem, gdy sam siebie uważa za zespół, gdy zmierza w zespołowym kierunku i gdy ma własne zespołowe sposoby działania . Charakterystyczną cechą współdziałania ludzi jest to, że we właściwej atmosferze potrafią wchodzić między sobą w interakcje, które doprowadzają do rezultatów nieporównanie większych niż indywidualna praca każdego z nich czy też praca zbiorowa w schematycznej, ustrukturalizowanej atmosferze . Jednak aby uzyskać efekt synergii należy stworzyć odpowiednie warunki. Zależą one między innymi od pracy liderów oraz poczucia zaufania i wzajemnego poznania członków zespołu. Jak widać funkcja lidera w zespole jest olbrzymia. To on komunikuje chęć stworzenia zespołu, inicjuje początkowe działania integracyjne, mobilizuje do tworzenia i ustalania wspólnej wizji działania oraz dba o wprowadzenie i przestrzeganie wartości, którymi kieruje się zespół. Lider musi poznać różnorodne potrzeby osób, z którymi pracuje i starać się je zaspokajać, tworząc atmosferę sprzyjającą rozwojowi każdej jednostki. Wiąże się to z umiejętnością komunikacji interpersonalnej ze współpracownikami i staraniem, aby zrozumieć każdego z nich. W zespole wszyscy są od siebie zależni, a efekt ostateczny, nieraz miesięcy pracy, jest wynikiem działań wszystkich członków. Nie jest to proste ponieważ zespół nie jest jednorodny. Składa się zwykle z ludzi z różnych środowisk, o odmiennych aspiracjach, doświadczeniu i zainteresowaniach, innej przeszłości i różnych osobowościach, co, jak wcześniej wspomniano, utrudnia przepływ informacji. Przy doborze członków zespołu należy kierować się między innymi tym, jakim ktoś jest człowiekiem i jaki ma potencjał. Zespół powinien składać się z osób o możliwie podobnych cechach. Gdy zespół jest zbyt zróżnicowany, oprócz trudności w komunikacji skomplikowane może być nawet ustalanie celów, priorytetów czy wartości, którymi zespół będzie się kierował przy realizacji swoich zadań. Stąd duże firmy, przy rekrutowaniu swoich pracowników, kierują się nie tylko kompetencjami, czy doświadczeniem, ale bardzo ważnym kryterium jest dopasowanie kandydata do kultury i charakteru firmy. Podobnym ludziom łatwiej jest dopasowywać sposób i tempo pracy, przyczynia się to również do lepszego wzajemnego zrozumienia. Pomocne na samym początku współpracy w grupie jest wzbudzenie sympatii i stworzenie przyjaznej atmosfery. Ułatwia to przełamanie pierwszych lodów, wzajemne poznanie i jednoczy grupę wcześniej nie znających się osób. Pierwsze sygnały o tym, jak bardzo praca zespołu i wszyscy jego członkowie są ważni, wysyła osoba go tworząca. Charakter i kultura organizacji uzależniona jest od wszystkich jej członków, lider jednak ustanawia podstawy, wyznacza ogólny kierunek. Od niego zależy jakie stanowisko wobec zadań, celu i innych osób będą mieli poszczególni ludzie. Aby komunikaty werbalne spełniały swoją funkcję, muszą być poparte komunikatami niewerbalnymi. Nie może tu być mowy o ich niezgodności. Jeżeli tak się stanie, grupa podąży za działaniem faktycznie wykonywanym, a nie, pojmowanym jako fałszywe, komunikowanym werbalnie.
Bardzo ważne w pracy biurowej są narzędzia komunikacyjne, które odpowiednio dobrane do rodzaju komunikatu i grup odbiorców, zwiększają skuteczność podejmowanych działań. Poprzez proces komunikacji interpersonalnej można wpływać na budowanie wizerunku firmy, zachowania poszczególnych pracowników i całych grup, modyfikować zasady współpracy między jednostkami oraz wzmacniać identyfikację z firmą. Wszystkie te działania wpływają na zwiększenie efektywności firmy. Ważne jest aby ludzie biorący udział w procesie komunikowania społecznego szczególnie w sekretariacie, posiadali odpowiednie, zbliżone względem siebie kompetencje komunikacyjne. Jednym z elementarnych warunków tej sytuacji jest posiadanie podobnych poziomów kompetencji językowych . Ponadto bardzo ważnym elementem komunikowania gwarantującym skuteczność kontaktu międzyosobowego jest słuchanie. Tymczasem z tym jest właśnie najtrudniej. Badania specjalistów od komunikowania interpersonalnego dowiodły, że właśnie słuchaniu poświęcamy najwięcej czasu w ciągu dnia. Jednak nie zawsze ma ono charakter aktywny i owocuje zrozumieniem omawianej kwestii .
Wnioski dotyczące znaczenia komunikacji interpersonalnej w biurze, sekretariacie ogółem w firmie są takie, iż bez skutecznego porozumienia się pracowników żadna instytucja nie mogłaby istnieć. Przepływ informacji w firmie musi być płynny, a pracownicy muszą umieć wzajemnie się porozumiewać i rozumieć wszelkie komunikaty werbalne i niewerbalne kierowane do nich od swoich współpracowników. Jak wyżej wspomniałam ,aby problemy w komunikacji interpersonalnej nie zdarzały się, firmy, przy rekrutacji nowych pracowników, kierują się nie tylko doświadczeniem kandydata, ale bardzo ważnym kryterium jest dopasowanie takiej osoby do kultury i charakteru firmy. Podobnym ludziom łatwiej jest współpracować ze sobą, komunikować się, dopasowywać tempo pracy. Ogólnie przyczynia się to do ich lepszego wzajemnego zrozumienia i dobrego prosperowania firmy.
Źródła:
1. http://www.maximus.edu.pl
2. \"Sekretariat\" Kwiecień 2000
3. \"Sekretariat\" Kwiecień 2001
4. \"Sekretariat\" Lipiec 2002
5. \"Sekretariat\" Październik 2002
6. http://www.kzkgop.com.pl/
7. http://www.exbis.com.pl/
8. Majewska-Opiełka I.: Zdobyć ludzkie serca. „Businessman” 1995, nr 12.
9. Barrett P.: Tworzenie zespołu, /w:/ Praktyka kierowania, pod red. D.M. Stewart. Warszawa 1994