Kontrolowanie koncentruje się na obserwacji i ocenie działań w organizacji.
Kontrolowanie w organizacjach:
kontrola - regulacja działań organizacji w taki sposób by ułatwić osiąganie jej celów
cel kontrolowania - stworzenie menedżerom możliwości oceny organizacji w porównaniu z zamierzeniami, w określonym momencie, wg określonych mierników
obszary kontroli - dwie drogi
koncentracja na zasobach
zasoby rzeczowe
zarządzanie zapasami
kontrola jakości
kontrola sprzętu
zasoby finansowe - są na środku - łączą się z każdym innym elementem - chociaż jest też czysto finansowa
zasoby informacyjne
prognozowanie sprzedaży i marketingu
analiza otoczenia
public relations
harmonogramy produkcji
prognozowanie ekonomiczne
zasoby ludzkie
dobór i obsada
szkolenia i rozwój kadr kierowniczych
ocena wyników
poziom nagradzania
szczebel
operacyjny
kontrola jakości
organizacyjny
strategiczny
na ile skutecznie organizacja rozumie otoczenie i dopasowuje się do niego
analiza ABC - koszty procesu gospodarczego - koszty przypisane dziedzinom, gdzie powstają
znaczenie kontroli - zasadnicze - bez niej organizacja nie osiągnie podstawowych celów
zmiana warunków - przewidywanie zmian i reakcja na nie, może nawet zmiana celu
potęgowanie się błędów - kontrola może temu zapobiec
złożoność organizacji - im większa tym bardziej złożone systemy kontroli są potrzebne
minimalizacja kosztów - kontrola może ujawniać wady i braki, a ich usunięcie oszczędności
odpowiedzialność za kontrolę
tradycyjnie menedżerowie
duże organizacje mają specjalizowane stanowiska kontrolerów
coraz częściej angażuje się pracowników wykonawczych w systemy kontrolne
powiązanie planowania i kontrolowania - bardzo duże - bieżąca kontrola realizacji planu daje informacje co do tego czy jest dobry i czy trzeba go modyfikować lub zmienić.
Etapy procesu kontrolowania
ustalanie norm
norma - zadanie/cel, według którego oceniane będą późniejsze wyniki
wyprowadzane z celów organizacji
ustalenie, który wskaźnik wyników najlepiej nadaje się do kontroli
mierzenie wyników
wyniki - w kontekście kontroli, działalność którą kontrolują menedżerowie
czynność stała i powtarzalna
różne wskaźniki
porównanie wyników z normami
może być równy, wyższy, niższy
może być bliski
trzeba brać pod uwagę indywidualne czynniki
porównywać tak często jak to niezbędne
ocena wyników działania i reakcja
utrzymanie status quo - gdy wyniki z grubsza mieszczą się w normach lub są lepsze
korekta odchyleń - gdy wyniki są gorsze od norm (czasami także gdy lepsze)
zmiana norm - gdy nikt nie jest w stanie osiągnąć (nierealne) lub gdy zbyt wielu osiąga (łatwe)
Formy kontroli operacji - stosuje się różne na raz
wstępna / sterująca / zasilania - nakłady - obserwacja jakości lub ilości zasobów finansowych, rzeczowych, ludzkich i informacyjnych zanim staną się one faktyczną częścią systemu
równoległa / tak/nie / selekcyjna - proces transformacji - opiera się na procesach sprzężenia zwrotnego w toku przetwarzania
końcowa - wyniki - obserwacja produktów lub wyników organizacji po zakończeniu procesów przetwarzania
Formy kontroli organizacyjnej - przeważnie wykorzystuje się obie z przewagą którejś:
biurokratyczna - odznacza się formalnymi i mechanistycznymi rozwiązaniami strukturalnymi
podporządkowanie pracowników
ścisłe przepisy, formalne narzędzia kontroli, sztywna hierarchia
nastawione na minimalny poziom możliwych do przyjęcia wyników
wysmukła struktura, oddziaływanie „odgórne”
nagradzanie nastawione na wyniki indywidualne
ograniczone i formalne współuczestnictwo
angażująca pracowników - oparta nie nieformalnych i organicznych rozwiązaniach strukturalnych, wykorzystujących wkład pracowników
zaangażowanie pracowników
normy grupowe, samokontrola
nastawione na lepsze wyniki przekraczające poziom minimalny
spłaszczona struktura, rozłożone oddziaływanie
system nagradzania nastawiony na wyniki grupowe
szerokie i nieformalne współuczestnictwo
Kontrola strategiczna - ma na celu zapewnienie skutecznego dopasowania organizacji do otoczenia i jej działania w kierunku realizacji celów strategicznych - badania na tym dopiero we wstępnej fazie rozwoju - brak teorii i modeli ogólnie przyjętych - ważne są czynniki odpowiadające za realizację strategii - je trzeba kontrolować i tam reagować:
przywództwo
struktura
technika
zasoby ludzkie
systemy informacyjne i kontrolne
Zarządzanie procesami kontroli
opracowywanie skutecznych systemów kontrolnych
integracja z planowaniem - im większa tym skuteczniejszy system
elastyczność - musi być zdolny do reagowania na nowe warunki
dokładność - musi dawać i pobierać dokładne informacje
aktualność - odpowiednio częste kontrole - dla nowych produktów częstsze (niestabilność)
obiektywizm - jakieś obiektywne mierniki - wskaźniki
zrozumienie oporu wobec kontroli
nadmiernie rozbudowana kontrola - jak się ubierać, czesać itp.
niewłaściwa koncentracja - np. na ilości zamiast jakości
nagradzanie nieefektywności - zabieranie kasy tym którzy zaoszczędzili (bo mają za dużo)
odpowiedzialność za wyniki - ludzie boją się bycia rozliczanymi
przezwyciężanie oporu wobec kontroli
tworzenie skutecznej kontroli
pobudzanie współuczestnictwa - pracownicy dopuszczeni do projektowania systemu kontroli mniej będą się opierać
wykorzystanie ZPC - cel staje się normą
wykorzystanie zapisów kontrolnych i bilansów - do potwierdzania lub negowania subiektywnych wypowiedzi pracowników i menedżerów
Wybór stylu kierowania - zależny od czterech czynników:
styl zarządzania
partycypacyjny - konsultowanie się z podwładnymi
dyrektywny - zlecanie innym roboty do wykonania
styl organizacji (kultura, struktura, nagradzanie)
partycypacyjny - udział pracowników w podejmowaniu decyzji
niepartycypacyjny - scentralizowany , decyduje wąskie grono
mierniki osiągnięć
dokładne - wiarygodne, jednoznaczne, wiernie odzwierciedlające wyniki
względnie nieścisłe - niewiarygodne, niejasne, nie oddające w pełni wyników
pracownicy
wykazują chęć uczestnictwa w podejmowaniu decyzji
nie wykazują chęci uczestnictwa w podejmowaniu decyzji
im bardziej konkretne wyniki i partycypacyjny styl i chętni pracownicy tym bardziej kontrola angażująca pracowników w drugą stronę - kontrola biurokratyczna - no i reszta to systemy pośrednie
Istota kontrolowania
Str. 2