Charakterystyka przedsiębiorstwa na przykładzie wiadomości z podstaw zarządzania i organizacji przedsiębiorstw.

„Auto Koło” sp. z o.o z siedzibą w Wałbrzychu powstała w 1996 roku.

Firma zajmuje się produkcją felg aluminiowych do różnych modeli samochodów. Firma ,,Auto Koło'' ma zatrudniać w przyszłości ok. 650 pracowników. W chwili obecnej zatrudnienie wynosi 300 osób. Przedsiębiorstwo jest jedynym producentem felg aluminiowych na rynku Polskim, brak nam jakiejkolwiek konkurencji. Wiążą się z tym ciągłe zamówienia zarówno od odbiorców detalicznych jak i wielkich firm zajmujących się produkcją samochodów nie tylko w Polsce. Przewidywana produkcja i sprzedaż to średnio

45 000 sztuk miesięcznie, co rocznie daje około 550 000 szt.

Każdy podmiot gospodarczy także i opisywana firma wymaga zorganizowania. Ze względu na obszar i wielkość zadania realizowanego przez przedsiębiorstwo konieczny jest podział pracy. W wyniku podziału pracy powstały w firmie określone stanowiska pracy i komórki organizacyjne tj. dział kadr i administracji, dział zbytu i zaopatrzenia, dział kontroli jakości, dział przygotowania produkcji, dział marketingu a także wydziały produkcji bezpośredniej. Każde stanowisko i każda komórka organizacyjna w firmie ma sformułowany zakres działania obejmujący zadania, uprawnienia i odpowiedzialności np. po przygotowaniu i zaplanowaniu produkcji, ruszają prace produkcyjne, po obróbce cała partia gotowych wyrobów jest dokładnie kontrolowana w dziale kontroli jakości. Sprawdzony wyrób przekazywany jest pracownikom z działu marketingu oraz działu zbytu i zaopatrzenia, którzy zajmują się rozprowadzaniem i sprzedażą naszych produktów.

Ze względu na sposób wzajemnego powiązania stanowisk pracy i komórek organizacyjnych zastosowano w firmie strukturę organizacyjną - liniową, gdzie na czele, każdej komórki organizacyjnej stoi jeden przełożony (kierownik), który kieruje całą jej działalnością.

Opierając się na analizie otoczenia oraz własnych wartości menadżerowie firmy ustalili ogólne motto firmy, które brzmi następująco:

„Przez jakość rozumiemy spełnienie wymagań i oczekiwań klientów”.

Misja firmy wyznacza cele organizacji, założenia, wartości oraz kierunki. Z tego powołania bezpośrednio wynikają cele strategiczne, a dalej taktyczne i operacyjne.

Jednym z obszarów strategicznych są ogólne relacje z otoczeniem m.in. stosunki z dostawcami i odbiorcami zarówno krajowymi jak i zagranicznymi.

Dla zapewnienia ciągłej produkcji firma dobiera odpowiednich i pewnych dostawców materiałów. Surowiec aluminium dostarczany jest z krajów Bliskiego Wschodu.

Posiadamy wynajętą firmę, która raz w tygodniu dostarcza kilkanaście ton surowca gotowego do przetopu Aby nie narażać się na dodatkowe koszty tzn. żeby samochody nie wracały puste, zostają załadowane kołami, które są rozwożone bezpośrednio do odbiorców detalicznych oraz potężnych firm samochodowych na całym świecie.

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami dokonywane są przelewem na konto bankowe w okresie 30 dni.

Przy wyborze dostawcy dokonywano bardzo ostrej selekcji, dlatego też wybór padł na jedną z wielkich firm przewozowo-transportowych na świecie.

Biorąc pod uwagę aspekty ekologiczne chciałabym napomknąć o co miesiąc przeprowadzanych testach, które wypadają bardzo korzystnie dla firmy. Na kominach wentylacyjnych zostały założone specjalne filtry oczyszczające. Wszelkie wióry i odpady aluminiowe wyrzucane są do specjalnie przygotowanych do tego kontenerów oraz wywożone do ponownego przetopu.

Następnym obszarem strategicznym firmy jest technika, technologia i organizacja produkcji związku z coraz większymi zamówieniami od kontrahentów zagranicznych, rozbudowano wydziały produkcyjne wraz z zapleczem magazynowym, dokonano zakupów nowych pieców topialnych oraz nowych maszyn do działu obróbki mechanicznej. Stworzono nowe miejsca pracy. Wraz ze wzrostem kadry pracowniczej, zadbano również o ulepszenie warunków pracy. Dostawiono nowe dystrybutory z wody pitną oraz maszyny z napojami ciepłymi i zimnymi.

Przynajmniej raz w roku dokonywane są przeglądy maszyn na wydziałach produkcyjnych, oprócz tego każdy piec odlewniczy czyszczony jest przynajmniej raz w tygodniu.

Na wydziale obróbki mechanicznej wynagrodzenie związane jest z płacą akordową, dlatego też firma musi dbać o płynność i ciągłość produkcji oraz dostaw i odbiorów gotowych produktów. W myśl słów „zadowoleni klienci gwarantują sukces i istnienie firmy” produkty nasze są najwyższej jakości, świadczą o tym przeprowadzane kontrole, pomiary oraz testy przeprowadzane w trakcie procesu obróbczego a także na gotowych produktach.

Dużym atutem jest bogate zaplecze gospodarcze z bardzo dobrze wyszkoloną kadrą pracowniczą. Jest to dział związany z utrzymaniem ruchu. W przypadku wynikłych awarii pracownicy tego działu w jak najkrótszym czasie muszą je usunąć i doprowadzić do stanu używalności.

W naszej firmie każdy pracownik może bezpośrednio do swojego przełożonego zgłaszać problemy pracownicze i związane z nimi pomysły. W przypadku zaakceptowania i wdrożenia pomysłu w życie pracownik zostaje nagrodzony premią uznaniową.

Następnym obszarem, który chciałabym opisać jest obszar związany z rozwojem oraz modernizowaniem naszych wyrobów.

W planie jest rozbudowa hali odlewniczej gdzie koła będą poddawane dodatkowym obróbkom cieplnym tzn. hartowaniu, które spowoduje zwiększenie ich wytrzymałości na uszkodzenia mechaniczne.

Dla polepszenia dotychczas produkowanych kół zaczęto sprowadzać również nowy, ulepszony i wzbogacony w stop krzemu surowiec aluminium. Związane jest to z coraz większymi wymogami naszych klientów i odbiorców. Zwiększono również zatrudnienie w dziale kontroli jakości, aby mieć większą pewność co do naszych produktów rozprowadzanych na rynku światowym.

Bardzo dobrze rozwiniętym obszarem jest obszar promocji i reklamy. Reklama w kraju przeprowadzana jest w prasie, radio i TV, a także za pomocą katalogów, folderów i na pokazach, rajdach.

Reklama w prasie ukazuje się w poniedziałkowym wydaniu Gazety Wyborczej oraz w tygodniku Auto-Moto-Giełda. Przynajmniej raz na kwartał do salonów samochodowych

rozsyłane są katalogi z rozmiarami oraz wzorami kół przeznaczonych do sprzedaży.

Stałym odbiorcom raz w roku rozsyłamy foldery reklamowe oraz kalendarze.

Reklamy umieszczane na billboardach stawiane są przy drogach szybkiego ruchu oraz autostradach.. Dużym powodzeniem cieszą się pokazy na wszelkiego rodzaju imprezach, a także sponsoring takich imprez jak Rajd Polski.

Następnym polem jest pole strategii cen. W związku z masową produkcją naszych produktów, staramy się cenę utrzymać na jednym w miarę przystępnym poziomie. Chyba że są to zamówienia na indywidualne życzenia, wtedy ma związek z wkładem pracy włożonym w wyprodukowanie jednostki.

Stosujemy również upusty cenowe związane z ilością nabywanych towarów. Takie upusty udzielane są wielkim koncernom samochodowym zamawiającym po kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy sztuk miesięcznie.

Następnym, jakże ważnym polem jest gospodarka czynnikiem ludzkim.

Gospodarkę czynnikiem ludzkim w firmie zaczęto od planowania kadr. Ma ono zapewnić ciągłe i stosowane zaspokojenie kadrowych potrzeb organizacji.

Planowanie zasobów ludzkich obejmuje cztery podstawowe etapy;

1.Planowanie dla zaspokojenia przyszłych potrzeb. Ilu ludzi, o jakich kwalifikacjach będzie potrzebnych, aby organizacja mogła funkcjonować w możliwej do przewidzenia przyszłości?

2.Planowanie dla zapewnienia równowagi w przyszłości. Ilu spośród obecnie zatrudnionych przypuszczalnie nadal będzie pracować w organizacji? Różnica między tą liczbą, a liczbą potrzebnych pracowników prowadzi do następnego etapu.

3.Planowanie rekrutacji i doboru lub redukcji. W jaki sposób organizacja pozyska potrzebną jej liczbę pracowników?

4.Planowanie doskonalenia. Jak należy pokierować szkoleniem i ruchem poszczególnych osób w organizacji, aby zapewnić jej ciągły dopływ doświadczonego i kompletnego personelu?

Następnym etapem zarządzania czynnikami ludzkimi jest nabór kandydatów. Jego celem jest przygotowanie grupy kandydatów zgodnie z planem zasobów ludzkich. Kandydatów zazwyczaj wyszukuje się za pośrednictwem ogłoszeń w gazetach i pismach fachowych, agencji zatrudnienia, ustnych informacji oraz wizyt w szkołach wyższych. W przypadku opisywanej firmy nabór kandydatów na wydziały produkcyjne przeprowadzony został za pośrednictwem biur pracy, natomiast na pozostałe działy za pośrednictwem ogłoszeń w gazetach oraz wizyt w szkołach wyższych.

Następnie zostanie przeprowadzony dobór. Wiąże się on z oceną i wyborem spośród kandydatów do pracy. Najczęściej stosowanymi środkami pomocniczymi są tu kwestionariusze podań, życiorysy, wywiady, testy osobowe i zawodowe oraz sprawdzanie referencji.

W przypadku dokonywania naboru pracowników na wydziały produkcyjne, kandydaci przedstawiają formularz podania. Formularz taki spełnia trzy zadania; po pierwsze, stanowi formalne stwierdzenie, że kandydat chce się zatrudnić. Po drugie, dostarcza prowadzącemu wywiad podstawowych informacji. Po trzecie, staje się częścią informacji personalnych organizacji, jeśli kandydat zostanie zatrudniony.

Na samym końcu zostaje przeprowadzanie badań lekarskich. W przypadku naszej firmy jest wymogiem koniecznym ze względu na ciężkie warunki pracy, w wysokich temperaturach oraz zapyleniu. Badania lekarskie powinny; zapewnić to że kandydat będzie mógł sprawnie pracować na stanowisku, o które się ubiega; chronić innych pracowników przed chorobami zakaźnymi; stanowić podstawę założenia karty zdrowia kandydata; chronić firmę przed nie uzasadnionymi roszczeniami o odszkodowanie.

Duży nacisk jest położony przy dobieraniu kierowników średnich i wyższych szczebli. Zamiast wstępnego podania kandydaci składają list motywacyjny oraz CV.

Później przeprowadzone są wywiady eliminacyjne. Po czym kandydat zostaje skierowany na testy przeprowadzone przez firmę na których staramy się zmierzyć odpowiednie umiejętności zawodowe kandydata i jego zdolność uczenia się w pracy.

Dalszym etapem przy naborze kadry kierowniczej jest sprawdzanie wiarygodności, prawdziwości danych zawartych w życiorysie. Poszukuje się też informacji od osób udzielających referencji jak również od poprzednich pracodawców kandydata. Sprawdzenie takie jest przydatne, gdyż z badań wynika, że aż połowa podań zawiera błędne lub fałszywe dane. W przypadku stwierdzenia niezgodności zostaje zakończona jakakolwiek dalsza rozmowa z kandydatem.

Następnie przeprowadzamy wywiady szczegółowe, które mają na celu wypełnienie luk w podaniu lub życiorysie kandydata, lepsze jego poznanie jako człowieka oraz dostarczenie informacji umożliwiających określenie tego czy kandydat jest odpowiedni na dane stanowisko i dla organizacji. Jest to najważniejszy element selekcji przy wyborze przyszłych kierowników.

Doświadczeni kierownicy zazwyczaj poddawani są kilku wywiadom. Prowadzą je niemal zawsze kierownicy wyższych szczebli organizacji, gdyż członkowie działu zasobów ludzkich nie mają doświadczenia związanego ze szczegółowymi umiejętnościami i uzdolnieniami wymaganymi na nie obsadzonym stanowisku.

Prowadzący wywiad starają się ocenić, czy kandydat jest odpowiedni i jaka była jego efektywność w przyszłości, a także określić, jak ściśle odpowiada on ich wyobrażeniom o tym, jaki powinien być dobry kierownik. Szczególny nacisk kładzie się na cechy osobowe. Nie zawsze da się osądzić pożądane cechy w trakcie wywiadu. Stąd poszukuje się wskazówek dotyczących takich cech, jak zrównoważenie emocjonalne - zimna krew i zdolność skutecznego działania w warunkach napięcia; pewność siebie - poczucie własnej wartości i opanowanie oraz umiejętność interpersonalna - zdolność współżycia z innymi i motywowania ich. Prowadzący wywiad starają się również stwierdzić, w jakim stopniu osobowość kandydata, jego doświadczenie, skala wartości i styl funkcjonowania odpowiada organizacji.

Najważniejszym atutem przyjęcia do pracy w naszym przedsiębiorstwie na stanowisko kierownicze jest biegła znajomość języka angielskiego lub niemieckiego, gdyż sprzedaż naszego produktu kierowana będzie w szczególności na rynki zachodnie.

Jeśli kandydat przejdzie przez wszystkie etapy selekcji i nadal wyrazi chęć podjęcia pracy otrzyma on ofertę pracy.

Poprzez przeprowadzenie tak szczegółowej selekcji mamy na celu zatrudnienie w firmie jak najlepiej wyszkolonej i przygotowanej w poszczególnych dziedzinach kadry kierowniczej.

Od kierowników wymaga się zróżnicowanej gamy umiejętności i uzdolnień. Ich dobór zależy zatem od dokładnej oceny sprawdzonych lub potencjalnych kwalifikacji kandydatów.

Następnym etapem jest wprowadzenie do pracy. Projektuje się je tak, aby ułatwić przyjętym kandydatom dostosowanie się do organizacji. Nowo przyjętych przedstawia się ich kolegom, zapoznaje się ich z obowiązkami oraz informuje o zasadach postępowania w organizacji i jej celach. Na wydziałach produkcyjnych nowo przyjmowanych pracowników wprowadza brygadzista, natomiast wprowadzanie przyjętych na szczeblach kierowniczych dokonują kierownicy wyższych szczebli przedsiębiorstwa.

Duży nacisk kładziony jest na dodatkowe szkolenia i doskonalenia pracowników. Na tym etapie firma zmierza do zwiększenia umiejętności poszczególnych osób i grup oraz do wzmocnienia skuteczności organizacji. Szkolenie ma na celu podwyższenie umiejętności wykonywania obecnej pracy. Po rozpoznaniu potrzeb szkoleniowych przedsiębiorstwa kierownicy rozpoczynają odpowiednie szkolenie.

Jednym ze sposobów szkolenia jest szkolenie na stanowisku pracy. Należą do niego: rotacja stanowisk, w której pracownik przez pewien okres pracuje na różnych stanowiskach, ucząc się w ten sposób różnych umiejętności; staż, w trakcie którego szkolenie w pracy łączy się z nauczaniem w sali wykładowej. Po przeprowadzeniu szkolenia uczestniczący w nim otrzymują świadectwo informujące o przebytym szkoleniu.

Programy doskonalenia zmierzają do rozwinięcia umiejętności w przyszłej pracy. Pracownicy kierowani są na kursy doskonalące, których koszty pokrywa firma. Świadectwem ukończenia takich kursów jest uzyskany dyplom informujący o podniesionych kwalifikacjach pracownika.

W programach doskonalenia kierowników stosuje się metody realizowane na stanowisku pracy. Wiąże się to ze znaczenie większą szansą, że tego rodzaju szkolenie będzie dostosowane do danej osoby, związane z jej pracą i dogodniej zlokalizowane niż szkolenie z oderwaniem od pracy. W naszym przedsiębiorstwie stosuje trzy z czterech głównych metod doskonalenia na stanowisku pracy:

• wychowanie-szkolenie podwładnego przez bezpośredniego przełożonego-jest to najskuteczniejsza metoda doskonalenia kierowników. Pozwalamy podwładnym samym rozwiązywać ich problemy.

• stanowiska szkoleniowe stanowią następną metodę doskonalenia kierowników. Szkolonych powołuje się na stanowiska sztabowe bezpośrednio podlegające danemu kierownikowi, często jako jego asystentów. Taki przydział umożliwia szkolonemu współpracę i wzorowanie się na wybitnym kierowniku, z którym nie miałby w innym wypadku możliwości kontaktu.

• ostatnią metodą stosowaną w firmie jest planowanie działania polegające na przydzielaniu szkolonym ważnych zadań w celu zwiększenia ich doświadczenia i umiejętności.

Szkolonemu powierza się kierowanie grupą roboczą lub udział w ważnym posiedzeniu.

Doświadczenia takie ułatwiają mu poznanie funkcjonowania organizacji, a także zwiększają jego umiejętności interpersonalne.

Następnym etapem jest ocena efektywności zatrudnionych pracowników. Porównywane są w niej wyniki osiągane przez danego pracownika z normami lub celami określonymi dla zajmowanego przez niego stanowiska. Jeśli efektywność jest wysoka, pracownik przypuszczalnie zostanie nagrodzony. Jeśli efektywność jest niska, może być podjęte wobec niego odpowiednie działanie korygujące, ułatwiające mu osiąganie efektywności zgodnej z pożądanymi normami.

Ocena efektywności jest jednym z ważniejszych zadań każdego kierownika. Kierownik każdego działu przeprowadza wśród podwładnych nieformalną ocenę efektywności. Każdego dnia wspomina o źle bądź dobrze wykonanej pracy.

Natomiast jednym ze sposobów oceny formalnej jest ocena podwładnych, którą prowadzi ich przełożony. Najczęściej wykorzystywanymi narzędziami oceny są odpowiednie kwestionariusze, uzupełnione rozmową z pracownikiem.

Ostatnim etapem są awanse, przeniesienia, degradacje i zwolnienia z pracy. Przenoszenie oznacza przesunięcie pracownika do innej pracy, na inny szczebel organizacyjny lub do innego miejsca. Dwoma częstymi rodzajami przeniesienia są: awans, czyli przesunięcie na wyższy szczebel w hierarchii, zazwyczaj z większą płacą, wyższą pozycją i rozszerzonym zakresem władzy; oraz ruchy poziome, czyli przeniesienie na stanowisko na tym samym szczeblu. Trzecim rodzajem przeniesienia jest degradacja-przesunięcie na niższe stanowisko w hierarchii.

Odejście pracownika może być natomiast wynikiem rezygnacji z pracy, redukcji, zwolnienia lub przejścia na emeryturę. Analiza rodzaju i liczby odejść pracowników może wskazywać na skuteczność kierowników w organizacji. Na przykład zbyt duża liczba rezygnacji może świadczyć o nie konkurencyjnej siatce płac; powtarzające się redukcje mogą być skutkiem niedostosowania produkcji do popytu na rynku; zbyt wielka liczba zwolnień może wskazywać na niewłaściwą procedurę doboru lub szkolenia pracowników.

Każdy z wyżej wymienionych etapów obszaru gospodarki czynnikiem ludzkim jest bardzo przydatny i korzystny w każdej organizacji. Wszystkie dane i dokumenty przechowywane są w odpowiednio przystosowanych do tego systemach informacji o zasobach ludzkich. W naszej organizacji system informacji o zasobach ludzkich stanowi skuteczne narzędzie zarządzania. Jest to system zbierania, przechowywania, utrzymywania, wyszukiwania i aktualizacji wszelkich danych, dotyczących personelu organizacji. Oprócz ułatwienia wielu rutynowych prac administracyjnych, skomputeryzowany system informacji o zasobach ludzkich, prawidłowo zaprojektowany i prowadzony zwiększa terminowość i praktyczne wykorzystanie informacji na ten temat.

Ważnym obszarem strategicznym jest gospodarka majątkiem trwałym. Staramy się w jak najlepszy sposób wykorzystać tereny i place na terenie przedsiębiorstwa. Utworzono specjalne magazyny na surowce przeznaczone do produkcji, na wyroby gotowe oraz na odpady. Trwają rozbudowy hal produkcyjnych.

Każdy pracownik posiada samodyscyplinę. Na koniec każdej zmiany pracujący na maszynach są zobowiązani do sprzątania maszyny, natomiast brygadzista ma obowiązek sprawdzić stan techniczny maszyny.

Raz w tygodniu dokonuje się gruntownego sprzątania maszyn, natomiast raz w roku dokonywane są szczegółowe przeglądy maszyn, które zezwalają na dopuszczenie do dalszego procesu obróbczego.

Każde stanowisko pracy wyposażone jest w odpowiednie przyrządy pomiarowe. W trakcie obróbki kół, co godzinę każdy pracownik ma obowiązek dokonać pomiarów oraz zapisać dane w karcie kontrolnej. Oprócz takich wymogów, jeszcze każde pierwsze koło zmiany kontrolowane jest i mierzone przez ustawiacza lub brygadzistę.

Do podstawowych elementów wynagrodzeń w naszym przedsiębiorstwie należy: płaca zasadnicza, premia i dodatek funkcyjny. Wysokość płacy zasadniczej powiązana jest z rodzajem pracy wykonywanej na konkretnym stanowisku. W przypadku pracowników umysłowych jest to stawka miesięczna, w przypadku pracowników fizycznych jest to stawka godzinowa. Premia natomiast jest składnikiem wynagrodzeń zależnym od wyników uzyskanych przez jednostkę, dotyczy pracowników na wydziałach produkcyjnych oraz całą organizację - dotyczy to pozostałych pracowników .

Dodatek funkcyjny przyznawany jest za pełnienie funkcji kierowniczej. Jego wysokość jest najczęściej uzależniona od szczebla w strukturze organizacyjnej, na jakim stanowisko jest umieszczone, znaczenia i stopnia trudności realizowanych zadań, rozpiętości kierowania itd. Dodatek ten powinien zachęcać do ,,robienia kariery pionowej'' , do ubiegania się o stanowiska kierownicze i właściwego pełnienia tego typu ról organizacyjnych.

Schemat struktury organizacyjnej w przedsiębiorstwie „Auto - Koło”

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW

PRACOWNICY

MISTRZ

PRACOWNICY

DZIAŁ

ZBYTU I

ZAOPATRZENIA

DZIAŁ

PRODUKCJI

BEZPOŚREDNIEJ

DZIAŁ

PRZYGOTOWANIA

PRODUKCJI

DZIAŁ

KONTROLI

ZBYTU

PRACOWNICY

PRACOWNICY

MISTRZ

KIEROWNIK

PRACOWNICY

KIEROWNIK

KIEROWNIK

KIEROWNIK

ZARZĄD

DZIAŁ

MARKETINGU

DYREKTOR

RADA

NADZORCZA

---