Rozdział 4.

Budowanie zadań

W tym rozdziale:

Ustalanie terminarza zadań

Przydzielanie zadaniom czasu realizacji

Używanie zadań cyklicznych

Tworzenie ograniczeń czasowych i terminów ostatecznych

Zmienianie wykresu Gantta przy oglądaniu terminarza zadań

Wprowadzanie uwag do zadań

Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami

Przeglądanie współzależności

Usuwanie współzależności

Już starożytni mówili, że we wszystkim należy zachować należytą miarę, gdyż najważniejsze jest, aby robić wszystko w odpowiednim czasie. Warto pamiętać o tym truizmie sprzed 2700 lat i zastosować go jako myśl przewodnią odnośnie do zarządzania projektem. Bo jeśli mowa o projektach, to synchronizacja czasowa jest rzeczywiście sprawą zasadniczą.

W rozdziale 3. stworzono kilka zadań i za pomocą funkcji tworzenia konspektu ułożono ich hierarchię. Jednak każde zadanie w stworzonym harmonogramie posiada domyślny czas trwania (jeden dzień), wszystkie przypadają też na ten sam dzień. Stworzyliśmy zatem listę zadań prowadzących do celu, ale bez ich wzajemnego uporządkowania w czasie, skutkiem czego nasz harmonogram bardziej przypomina listę zakupów.

Konieczne jest określenie czasu trwania zadań; należy określić, jak długo (albo lepiej — ile godzin pracy) zajmie realizacja każdego z nich. Parametry czasowe to jednak znacznie więcej niż określenie, ile godzin, dni lub tygodni zajmie realizacja każdego zadania. Czas realizacji projektu można dokładnie przewidzieć tylko wtedy, gdy zostaną określone wzajemne relacje (współzależności) pomiędzy zadaniami. Tylko wtedy można trafnie przewidzieć ilość czasu potrzebną do realizacji projektu.

Ustalanie terminarza zadań

Gdy szef zapyta, ile czasu zajmie napisanie raportu, odpowiadamy, że około tygodnia. Kiedy współpracownicy pytają telefonicznie, kiedy zakończona zostanie naprawa sieci komputerowej, odpowiadamy, że zajmie to jeden dzień. Codziennie dokonujemy oszacowania czasu realizacji zadań. Znając swoją pracę, potrafimy w oparciu o wiele czynników w miarę dokładnie ustalić czas wykonania naszych codziennych zadań.

Jak rozwiązywany jest problem oszacowania czasu trwania zadania w projekcie? Wygląda to mniej więcej tak samo, jak w przypadku, gdy ktoś zapyta, ile czasu zabierze nam wykonanie jakiegoś zadania, na przykład złożenia zamówienia na materiały:

1. Szacujemy, że około 40 minut zajmie nam przemyślenie i wykonanie obliczeń, ile metrów kwadratowych tarcicy będzie potrzebnych do wykonania pracy.

2. Rozważamy, ile czasu zajmie telefoniczne złożenie zamówienia. Może to być kilka minut, ale jeżeli konieczne będzie wielokrotne wydzwanianie, może to zająć nawet pół dnia.

3. Musimy też przemyśleć, co się dzieje w czasie realizacji zamówienia. Cięcie zamówionego drewna może zająć do czterech dni. Niewiele z tego czasu wymaga obecności zamawiającego, większość czasu to oczekiwanie.

Jaki więc będzie czas realizacji zadania? Można odpowiedzieć, że dokładnie cztery dni, cztery godziny i czterdzieści minut, ale, chcąc zachować ostrożność, trzeba odpowiedzieć: około pięciu dni. W programie Microsoft Project istnieje kilka kwestii dotyczących określenia czasu trwania zadań. Należy je zrozumieć, aby trafnie oszacowywać czas wykonywania zadań.

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project tworzy zadania w powiązaniu z zasobami. Oto prosty przykład — mamy posadzić drzewo. Jedna osoba potrzebuje na to dwóch godzin. Jeżeli pracę będą wykonywały dwie osoby (nowy zasób), to zrealizują zadanie w jedną godzinę. Są tu dwa zasoby, każdy wkładający jedną godzinę pracy, wykonują więc dwie godziny pracy w czasie jednej godziny zegarowej. W planowaniu powiązanym z zasobami, gdy ilość zasobów jest powiększana, to czas wykonania zadań staje się krótszy; gdy zmniejszana, to czas wykonania zadań wydłuża się. Tworzenie harmonogramu uzależnionego od zasobów jest standardową metodą planowania za pomocą programu Microsoft Project. Program korzysta z zadań zależnych od zasobów jako zadań o stałej liczbie jednostek.

Ostrzeżenie

Redukcja czasu, wymagana w zadaniu zależnym od zasobów, jest w programie Microsoft Project czysto matematycznym obliczeniem: dziesięciu ludzi wykona pracę w czasie dziesięć razy krótszym niż jedna osoba. Jednakże, gdy kilku ludzi pracuje nad zadaniem, oszczędność czasu rzadko jest tak proporcjonalna. Muszą zostać uwzględnione: czas na komunikację między ludźmi, nieporozumienia, odbywanie spotkań i inne podobne aspekty.

Czy wprowadzać opóźnienia

Większość ludzi zgadza się, że opóźnienia są nieuniknione i że powinno się je brać pod uwagę. Projektanci harmonogramów mogą uwzględniać je na różne sposoby.

Niektórzy planiści wprowadzają dodatkowy czas na poziomie zadań, dodając na wszelki wypadek dzień lub dwa do czasu trwania każdego z nich. Niestety, dodawanie czasu do każdego zadania może bardzo wydłużyć harmonogram i zasugerować kierownictwu, że planista działa niesprawnie. Dlaczego na wykonanie testu trwającego trzy godziny przewidziano dwa dni? To nie powinno zająć tyle czasu. Ale pamiętając, że prawidłowe ustawienie parametrów testu po raz pierwszy jest bardzo trudne, na wykonanie całego testu trzeba przeznaczyć kilka dni. Należy przekonać szefa, że budujemy scenariusz przewidujący najgorsze przypadki; po zrealizowaniu projektu przed czasem zadowolony szef nie będzie szczędził pochwał.

Niektórzy z projektantów dodają na końcu harmonogramu jedno długie zadanie o czasie trwania około dwóch tygodni, nazywając je np. „Czas na rozwiązywanie nieprzewidzianych problemów”. Zadanie to działa jako rezerwa, która zapobiega przekroczeniu daty realizacji projektu przy opóźnieniu niektórych zadań. Takie podejście umożliwia ciągłą kontrolę nad tym, ile czasu pozostało w rezerwie, przez cały czas realizacji projektu. Na przykład, jeżeli początek realizacji ostatniego dwutygodniowego zadania zostanie opóźniony o tydzień, to wiadomo, że wykorzystana została połowa czasu zarezerwowanego na nieprzewidziane opóźnienia.

Inną metodą jest planowanie optymistyczne. W trakcie realizacji projektu można udokumentować wszystkie opóźnienia i problemy, a następnie zażądać dodatkowego czasu. Takie działanie może być konieczne w przypadku projektu, który musi zostać zrealizowany szybko. Jednak planowanie optymistyczne powoduje ustanawianie potencjalnie zagrożonych terminów realizacji projektów.

Które z podejść powinno zostać zastosowane? Najprawdopodobniej ich kombinacja. Na przykład można spróbować zbudować plan optymistyczny. Jeżeli przewidywana data ukończenia realizacji będzie o tydzień wcześniejsza niż wyznaczony termin, to na wszelki wypadek należy dodać trochę czasu na zadania, które najprawdopodobniej mogą spowodować problemy. Najczęściej opóźnienia pojawiają się w zadaniach realizowanych przez dostawców zewnętrznych.

Zadania o stałej pracy i stałym czasie trwania

Czas wykonania zadań o stałym czasie trwania nie zależy od ilości przydzielonych zasobów. Tydzień przeznaczony na pracę komisji oceniającej projekt kampanii firmy nie ulegnie skróceniu ani wydłużeniu niezależnie od liczby osób biorących udział w tej pracy. Nie można skrócić czasu wykonania tego zadania przez dodanie zasobów. W rzeczywistości powiększenie liczby osób biorących udział w pracy komisji może wydłużyć czas jej pracy, ponieważ ich wysiłki nie mają wpływu na szybsze wykonanie zadania, a koordynacja tych wysiłków może pochłonąć dodatkowy czas.

Zadania o stałej pracy są nowością programu Microsoft Project dostępną od wersji 98. W chwili tworzenia zadania o stałej pracy ustanawiany jest czas jego trwania, a program przypisuje procentowy udział zasobów przydzielonych do zadania, wystarczający do jego wykonania w tym czasie. Na przykład w przypadku trojga ludzi przydzielonych do wykonania jednodniowego zadania, program Microsoft Project obliczy, że każda z osób poświęci 33% swojego czasu, aby zostało ono wykonane w ciągu jednego dnia.

Zadania zależne od nakładów

Jeśli chodzi o zadania o stałym czasie trwania i liczbie jednostek można ustawić program tak, aby w przypadku zmiany liczby zasobów zmieniał udział procentowy całkowitej pracy każdego z przydzielonych zasobów. W efekcie tworzone jest zadanie zależne od nakładów. Praca wymagana do wykonania zadania pozostaje taka sama, ale program rozkłada ją równomiernie na każdy z przydzielonych zasobów.

Uwaga

Zgodnie z ustawieniem domyślnym zadania o stałej pracy są zadaniami zależnymi od nakładów. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to zadania o stałym czasie trwania i stałej liczbie jednostek mogą zostać również zadaniami zależnymi od nakładów. Można też zachować początkowy podział pracy, określany przez program.

W tym rozdziale przyjęto domyślne ustawienia programu: czas trwania zadań jest uzależniony od ilości przydzielonych zasobów. Dlatego pięciodniowe zadanie wymaga pięciu dni pracy jednego zasobu.

Uwaga

W rozdziale 5. omówiono wpływ przydziałów zasobów na terminarz zadania.

Przypisywanie czasu do zadań

Dotychczas omówione zostały podstawy określania czasu wykonania zadań oraz relacje czasu wykonania i nakładów wydatkowanych przez zasoby na jego wykonanie. Samo przypisywanie czasu do zadania jest dosyć proste. Można to wykonać trzema metodami:

• Wprowadzić czas trwania w kolumnie Czas trwania tabeli Gantta.

• Użyć myszki w celu rozciągnięcia paska zadania do wymaganej długości, lub okna dialogowego do wpisania informacji o czasie trwania.

• Użyć okna dialogowego Informacje o zadaniu do wpisania i przeglądania informacji o wszelkich aspektach zadania, takich jak czas jego trwania, ograniczenia, współzależności, zasoby i jego priorytet w całości projektu.

Używanie okna dialogowego Informacje o zadaniu

Wykonując poniższe kroki, można przypisać czas trwania zadania w oknie dialogowym Informacje o zadaniu:

1. Wyświetlić wykres Gantta. Kliknąć dwukrotnie nazwę zadania, aby otworzyć jego informacyjne okno dialogowe pokazane na rysunku 4.1.

Wskazówka

Okno dialogowe można też otworzyć, klikając przycisk Informacje o zadaniu na pasku narzędzi, albo klikając prawym przyciskiem myszki nazwę zadania lub jego pasek wykresu Gantta i wybrać z menu Informacje o zadaniu.

Rysunek 4.1. Po dwukrotnym kliknięciu nazwy zadania pojawia się ona w polu Nazwa, w oknie dialogowym Informacje o zadaniu. Po dwukrotnym kliknięciu pustego pola nazwy zadania można w nim wpisać nazwę zadania

2. Użyć strzałek w polu Czas trwania w celu jego wydłużenia lub skrócenia; zmiana ustawienia odbywa się z domyślnym skokiem 1 dnia. Każde kliknięcie zmienia ustawienie o 1 dzień.

Nowość

Program Microsoft Project używa domyślnego oszacowania czasu wykonania zadania, oznaczając to znakiem zapytania przy każdym z zadań. Po przypisaniu czasu trwania zadania w oknie dialogowym Informacja o zadaniu należy zaznaczyć pole wyboru Szacowany, aby oznaczyć ten czas jako szacunkowy. Czasów szacunkowych należy używać, jeżeli wykonanie zadania w wyznaczonym czasie nie jest pewne. Zadania z szacunkowymi czasami trwania można łatwo wyświetlać wykorzystując nowy filtr programu Microsoft Project (więcej informacji o filtrach znajduje się w rozdziale 6.).

3. Kliknąć pole Czas trwania i wyróżnić bieżące dane, aby móc bezpośrednio wpisywać wartości inne niż dni.

Nowość

Program Microsoft Project 2000 umożliwia określanie czasu trwania w miesiącach. Do określenia liczby dni w miesiącu program wykorzystuje ustawienia wprowadzone na zakładce Kalendarz, w oknie dialogowym Opcje.

4. Czas trwania zadania można wpisać, używając skrótów: min jako skrótu minut, godz jako skrótu godzin, dn jako skrótu dni, tyg jako skrótu tygodni, mies jako skrótu miesięcy.

5. Kliknąć OK, potwierdzając ustawienia. Przykładowo paski wykresu na rysunku 4.2 przedstawiają nowe czasy trwania zadań.

Rysunek 4.2. Paski zadań stają się bardziej funkcjonalne po przypisaniu im właściwych czasów trwania zadań

Data rozpoczęcia i zakończenia a czas trwania

Zamiast wprowadzać czas trwania zadania, do określenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia można wykorzystać pola Rozpoczęcie i Zakończenie okna dialogowego Informacje o zadaniu. Jednakże przy wprowadzaniu tylko dat rozpoczęcia i zakończenia program używa tylko dni roboczych pomiędzy tymi datami. Przy wprowadzaniu czasu trwania zadania program wylicza początek i koniec zadania, biorąc pod uwagę weekendy i święta. Obiema tymi metodami można uzyskiwać różne wyniki.

Mamy na przykład do wykonania czterodniowe zadanie z datą rozpoczęcia 21 grudnia 2000 r. Kalendarz tego tygodnia wygląda następująco:

Pon Wt Śr Czw Pt Sob Niedz Pon Wt Śr

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Po wprowadzeniu daty rozpoczęcia 21.12.2000 i daty zakończenia 27.12.2000 program potraktuje to zadanie jako trzydniowe, z dniami roboczymi 21, 22 i 27 grudnia (zakładając, że w święta firma nie pracuje). Natomiast po wprowadzeniu czterodniowego czasu trwania zadania w oknie Czas trwania, wyliczonymi datami rozpoczęcia i zakończenia będą, po uwzględnieniu świąt i weekendu, odpowiednio 21.12.2000 i 28.12.2000. Dniami roboczymi będą w tym przypadku 21, 22, 27 i 28.

Jeśli zadanie zawiera w okresie swojej realizacji takie niezmienne daty jak np. Boże Narodzenie, należy skorzystać z pól rozpoczęcia i zakończenia. Jeżeli wiemy, że zadanie wymaga danej liczby dni roboczych, to do określenia czasu jego trwania należy użyć pola Czas trwania i pozwolić programowi na określenie pozostałych dat na podstawie kalendarza.

Używanie tabeli Gantta

Aby wprowadzić do tabeli Gantta czas trwania zadania, należy kliknąć pole czasu trwania i wpisać odpowiednią wartość. Nawet jeżeli zostało ustawione domyślne używanie wartości szacunkowych, wpisanie konkretnej wartości do tabeli Gantta powoduje, że program zakłada użycie tej wartości zamiast szacunkowej, chyba że zostanie dopisany znak zapytania.

Wskazówka

Ustawienia domyślne programu można zmienić (tak aby używał wartości wpisanych zamiast szacunkowych) na zakładce Harmonogram okna dialogowego Opcje. Więcej informacji na ten temat zawarto w następnym podrozdziale.

Czas trwania zadania można wpisać kilkoma sposobami. Wpisane wyrażenia: 3 tyg, 3 tyg., 3 tygodnie, program rozpoznaje jako 3 tygodnie.

Wskazówka

Chcąc przypisać ten sam czas trwania kilku kolejnym zadaniom, można wpisać czas trwania pierwszego, a następnie skopiować tę wartość do pozostałych pól za pomocą uchwytu wypełnienia.

Użycie myszki i paska zadania

Wykonując poniższe kroki, również można dostosować czas trwania zadania przy użyciu myszki i paska tego zadania:

1. Umieścić wskaźnik myszki nad prawym skrajem paska zadania, aż zmieni swój kształt w pionową linię ze strzałką skierowaną w prawą stronę.

2. Naciskając lewy przycisk myszki, przeciągnąć wskaźnik w prawą stronę. W tym czasie program wyświetla proponowany czas trwania zadania oraz datę jego zakończenia (patrz rys. 4.3).

3. Zwolnić przycisk myszki, gdy w oknie informacyjnym pojawi się żądany czas trwania zadania.

Rysunek 4.3. Rozciąganie paska zadania w celu zmiany jego długości jest doskonałą metodą dla wzrokowców

Ustawianie opcji planowania

Wprowadzając dane do tabeli Gantta, nie trzeba ograniczać się tylko do zadań zależnych od zasobów lub szacunkowych czasów trwania. Można zmieniać ustawienia domyślne dla innych typów zadań i innych opcji budowania harmonogramu, klikając menu Narzędzia i wybierając polecenie Opcje, a następnie zakładkę Harmonogram (rysunek 4.4).

Rysunek 4.4. Zakładka Harmonogram okna dialogowego Opcje umożliwia wprowadzanie zmian ustawień dotyczących harmonogramu

W oknie tym można określić jednostkę czasu trwania zadania (ustawieniem domyślnym są dni), czasu pracy (ustawieniem domyślnym są godziny) oraz to, czy nowe zadania zaczynają się od daty rozpoczęcia projektu, czy od daty bieżącej. Na przykład, pracując nad projektem pięcioletnim, w którym większość zadań trwa kilka miesięcy, nie dni, dobrze jest dokonać zmiany w polu Jednostki czasu trwania. Jeżeli nowe zadania powinny zaczynać się nie wcześniej niż w dniu bieżącym, to należy zmienić ustawienie pola Nowe zadania. Aby samodzielnie wprowadzać określone czasy trwania, zamiast szacunkowych, należy usunąć zaznaczenie w polu wyboru Nowe zadania mają szacowany czas trwania, na zakładce Harmonogram.

W miarę zdobywania doświadczenia we wprowadzaniu informacji pojawi się również umiejętność dopasowania programu do swojego stylu pracy. Po wybraniu ustawień na zakładce Harmonogram, można zamknąć okno dialogowe Opcje, klikając przycisk OK.

Przypisywanie kalendarza do zadania

Kalendarz można przypisać do zadania, wykonując takie same kroki, jak przy tworzeniu standardowego kalendarza projektu, co zostało opisane w rozdziale 3. Aby to zrobić, należy wybrać z menu Narzędzia polecenie Zmień czas pracy, po czym program wyświetli okno dialogowe Zmienianie czasu pracy. Kliknięcie przycisku Nowy umożliwia utworzenie nowego kalendarza i wprowadzenie jego nazwy. Należy wybrać te daty, które będą odbiegać od standardowych i wprowadzić pozostałe potrzebne zmiany. Kliknięcie przycisku OK powoduje zapisanie nowego kalendarza.

Uwaga

Tworzenie nowego kalendarza jest opisane bardziej szczegółowo w rozdziale 3.

Aby przypisać kalendarz do zadania, należy kliknąć dwukrotnie jego nazwę, otwierając w ten sposób okno dialogowe Informacje o zadaniu, a następnie wybrać zakładkę Zaawansowane, otworzyć listę przy polu Kalendarz i wybrać odpowiedni kalendarz (rysunek 4.5).

Rysunek 4.5. Przypisanie kalendarza do zadania na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o zadaniu

Nowość

Kalendarze zadań są nowością programu Microsoft Project 2000.

Tworzenie punktów kontrolnych

Punktami kontrolnymi są zwykle zadania mające tzw. zerowy czas trwania. Są one wykorzystywane do identyfikacji znaczących zdarzeń w harmonogramie, takich jak zakończenie realizacji głównej fazy projektu, zatwierdzenie jakiegoś produktu lub działania. Tworzenie punktu kontrolnego polega na wpisaniu do harmonogramu zadania o zerowym czasie trwania. Symbolem punktu kontrolnego w tabeli Gantta jest czarny romb. Na przykład romb wyświetlany w tabeli Gantta na rysunku 4.6 wskazuje, że ustawienie sprzętu audiowizualnego jest punktem kontrolnym.

Rysunek 4.6. Typowy punkt kontrolny jest zadaniem o zerowym czasie trwania, oznaczającym ważny punkt projektu

Każde zadanie może być punktem kontrolnym (nie ma potrzeby zerowania czasu jego trwania), dzięki zaznaczeniu pola wyboru Oznacz zadanie jako punkt kontrolny na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o zadaniu. Pasek prezentujący czas trwania tego zadania w tabeli Gantta zmienia się w romb oznaczający to zadanie jako moment w czasie.

Uwaga

Jeżeli jako punkt kontrolny oznaczymy zadanie o czasie trwania różnym od zera, to romb pojawia się na końcu jego paska.

Określanie terminarza zadań sumarycznych

Zadaniom sumarycznym nie przypisuje się czasu trwania. Ich czas trwania jest sumą czasów trwania zadań składowych. Jeżeli trzy zadania składowe mają trzydniowe czasy trwania i następują kolejno po sobie, to zadanie sumaryczne będzie miało czas trwania równy dziewięciu dniom. W oknie dialogowym Informacje o zadaniu dotyczącym zadania sumarycznego większość ustawień terminarza jest wyświetlana na szarym tle, co sygnalizuje, że nie można zmienić ich wartości.

Używanie zadań cyklicznych

Dosyć często w projektach występują zadania, które powtarzają się co pewien czas, takie jak na przykład: cotygodniowe spotkania załogi, sporządzanie raportów kwartalnych lub comiesięczny przegląd budżetu. Żeby nie tworzyć 20 lub więcej cotygodniowych spotkań załogi w pięciomiesięcznym projekcie, należy skorzystać z dostępnej w programie Microsoft Project opcji zadań cyklicznych. Ta funkcja programu umożliwia jednorazowe stworzenie takiego zadania i przypisanie mu częstotliwości występowania oraz czasu trwania. Zadanie cykliczne można stworzyć, wykonując poniższe kroki:

1. Ponieważ program Microsoft Project wstawia kolejne zadanie nad już istniejącymi, kursor należy ustawić na zadaniu, nad którym ma znaleźć się zadanie cykliczne, a następnie wybrać z menu Wstaw polecenie Zadanie cykliczne. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego o nazwie Informacje o zadaniu cyklicznym pokazanego na rysunku 4.7.

Rysunek 4.7. Jeżeli jakieś zadanie regularnie powtarza się w projekcie, to można zaoszczędzić czas, nadając mu cechy zadania cyklicznego

2. W polu Czas trwania wpisać czas trwania zadania; na przykład spotkanie trwające dwie godziny, lub pisanie raportu przez jeden dzień.

3. Ustawić częstotliwość powtarzania się zadania: Dzienny, Tygodniowy, Miesięczny, Roczny. W zależności od dokonanego wyboru, zmieniają się odpowiednio ustawienia dostępne po prawej stronie. Rysunek 4.8 przedstawia ustawienia miesięczne.

4. Wybrać odpowiednie ustawienia częstotliwości powtarzania. Zadania powtarzające się co tydzień należy zaznaczyć obok dnia tygodnia, w którym to zadanie powinno być wykonywane. Na przykład zadanie na rysunku 4.7 realizowane jest w każdy wtorek. W zadaniach comiesięcznych lub corocznych należy określić dzień miesiąca, w którym to zadanie powinno być wykonywane; na rysunku 4.8 wykonanie zadania zaplanowane jest na 9 dzień każdego miesiąca.

Rysunek 4.8. Zależnie od wybranej częstotliwości (dziennej, tygodniowej, miesięcznej lub rocznej) ustalamy inne ustawienia

Uwaga

Planując zadanie codzienne, można wybrać tylko, czy ma zostać zaplanowane na każdy dzień, czy tylko na dni robocze. Na przykład, planując wykonywanie każdego dnia kopii zapasowej systemu komputerowego, bez względu na to, czy ktoś pracuje, można to zadanie określić jako codzienne. (Zadanie to powinno być wykonywane automatycznie.)

5. Ustawić Zakres cyklu (okres, w którym zadanie powinno być powtarzane) przez określenie daty początkowej i liczby powtórzeń lub daty, do której powtarzanie powinno zostać zakończone. Jeżeli zadanie powinno być powtarzane co tydzień tylko przez jeden miesiąc, w dziesięciomiesięcznym projekcie, to należy określić daty początku i końca cyklu obejmujące ten miesiąc.

Wskazówka

Jeżeli zostanie określona liczba powtórzeń, po której powtarzanie ma zostać zakończone, to program Microsoft Project oblicza datę zakończenia i wyświetla ją w oknie Zakończenie do. Metoda ta może być użyteczna, jeżeli jedna z tych dat przypada w dzień świąteczny. Program planuje wtedy jedno dodatkowe powtórzenie tego zadania. W przypadku cotygodniowych spotkań załogi, spotkanie w dniu świątecznym prawdopodobnie nie powinno być planowane; można je po prostu pominąć lub zaplanować w innym terminie. Z drugiej strony, jeżeli test musi być powtórzony 16 razy w czasie trwania projektu, to musi zostać zaplanowane jedno powtórzenie kompensujące święto. Dlatego lepszym wyjściem jest ustawienie liczby powtórzeń niż zakresu czasu.

6. Kliknąć OK, aby utworzyć zadanie. Program tworzy odpowiednią liczbę zadań składowych i wyświetla je jako zadania składowe, pod zadaniem sumarycznym. W kolumnie Wskaźniki tabeli Gantta pojawia się symbol zadania cyklicznego (rysunek 4.9).

Rysunek 4.9. Paski zadań pojawiające się w tabeli Gantta oznaczają każde powtórzenie zadania cyklicznego

Uwaga

Symbole wyświetlane w harmonogramie obok każdego zadania cyklicznego (rysunek 4.9) reprezentują zadanie z zastosowanymi ograniczeniami czasowymi. Program Microsoft Project stosuje te ograniczenia automatycznie po wprowadzeniu przy tworzeniu zadania cyklicznego. Po przesunięciu wskaźnika myszki nad jeden z tych symboli wyświetlane są informacje o tych ograniczeniach. Na przykład pierwsze z zadań cyklicznych ma ograniczenie czasowe Rozpocznij nie wcześniej niż, określone w oparciu o informacje dotyczące parametrów czasowych tego zadania, ustawionych w oknie dialogowym Informacje o zadaniu cyklicznym. Pierwsze z zadań cyklicznych może rozpocząć się nie wcześniej niż zgodnie z datą wprowadzona w oknie Rozpoczęcie, a każde następne rozpoczyna się po tygodniu od tego dnia. Więcej informacji o ustalaniu ograniczeń czasowych znajduje się w następnym rozdziale.

Tworzenie ograniczeń czasowych i terminów ostatecznych

Ograniczenia związane są z terminarzem zadań i odnoszą się do daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, lub do innej określonej daty. Jeżeli zadanie posiada wyznaczony termin ostateczny jego wykonania, to przekroczenie tej daty powoduje wyświetlenie przez program przypomnienia.

Pojęcie ograniczenia

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project wszystkim nowym zadaniom nadaje ograniczenie Jak najwcześniej. Jeżeli nie istnieją żadne współzależności z innymi zadaniami (ich ustalanie opisano w dalszej części rozdziału), to zadanie będzie się rozpoczynało w dniu rozpoczęcia projektu. Możliwe jest ustanowienie innych ograniczeń:

• Jak najpóźniej. Wymusza rozpoczęcie realizacji zadania w takim terminie, aby zostało ono zakończone nie później niż w dniu zakończenia projektu.

• Zakończ nie wcześniej niż/Zakończ nie później niż. Wymusza zakończenie zadania nie wcześniej lub nie później niż w określonym terminie.

• Musi zakończyć się/Musi rozpocząć się. Wymusza zakończenie lub rozpoczęcie zadania w konkretnym dniu.

• Rozpocznij nie wcześniej niż/Rozpocznij nie później niż. Wymusza takie ustalenie daty rozpoczęcia zadania, aby przypadła ona nie wcześniej lub nie później niż w określonym dniu.

Tylko ograniczenia Musi zakończyć się/Musi rozpocząć się wymuszają rozpoczęcie lub zakończenie zadania w konkretnym dniu; wszystkie pozostałe zakładają wykonanie zadania w pewnym przedziale czasu.

Używanie terminów ostatecznych

Możliwe jest ustalenie ostatecznego terminu wykonania zadania. Termin ostateczny różni się od ograniczenia, ponieważ program Microsoft Project nie uwzględnia go w obliczeniach harmonogramu. Służy on tylko do włączenia sygnalizacji wizualnej przekroczenia terminu wykonania zadania (rysunek 4.10). Jeżeli zadanie zostanie wykonane przed tym terminem, wskaźnik nie pojawi się.

Missed ... indicator — Ikona przekroczenia terminu ostatecznego

Rysunek 4.10. Jeżeli zadanie nie zostanie wykonane przed ustalonym terminem ostatecznym, program Microsoft Project wyświetla wskaźnik przypominający o tym, że zadanie nie zostało wykonane przed upływem określonego terminu

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można ustalać termin ostateczny zadania.

Chociaż daty terminów ostatecznych nie wpływają na obliczanie harmonogramu projektu, to wykonanie tych zadań po terminie ma wpływ na obliczenie opóźnionej daty ukończenia projektu. Należy być ostrożnym przy jednoczesnym ustalaniu ograniczenia i terminu ostatecznego zadania. W projekcie budowanym od daty rozpoczęcia wprowadzenie terminu ostatecznego daje ten sam efekt co ustalenie ograniczenia Zakończ nie później niż. Jeżeli terminy ostateczne zostaną ustalone w zadaniach projektu budowanego od daty zakończenia, to zadania te będą się kończyły w tym terminie, chyba że ograniczenia lub współzależności przesuną je na termin wcześniejszy.

Ustalanie ograniczeń i dat terminów ostatecznych

Ustawienia ograniczeń zadań projektu można dokonać na zakładce Zaawansowane okna dialogowego Informacje o zadaniu, pokazanej na rysunku 4.11, wybierając typ ograniczenia z listy rozwijanej w polu Typ ograniczenia. Wszystkie typy ograniczeń, poza Jak najwcześniej i Jak najpóźniej, wymagają ustalenia daty, przez jej wpisanie w polu Data ograniczenia lub wybranie z kalendarza otwieranego kliknięciem strzałki w prawym końcu tego pola. Podobnie można ustalić datę ostatecznego terminu wykonania zadania.

Rysunek 4.11. Kliknięcie strzałki w prawym końcu pola Typ ograniczenia powoduje wyświetlenie listy ograniczeń

Ograniczenia mogą być użyteczne w sytuacjach wymienionych poniżej lub podobnych do nich:

• Podczas przeprowadzki do nowej siedziby odbiór pomieszczeń powinien zostać przeprowadzony jak najpóźniej.

• Zatwierdzenie rocznego budżetu musi zakończyć się nie później niż w ostatnim dniu roku finansowego, aby można było rozpocząć nowy rok z gotowym budżetem.

• Fakturowanie dużego rachunku należy przeprowadzić dopiero pierwszego dnia następnego kwartału, aby nie księgować zysku w kwartale bieżącym.

• Zwalniani pracownicy muszą dostać pełne odprawy przed datą przejęcia firmy.

Ustalenie daty ostatecznego terminu może być użyteczne, gdy:

• Konieczne jest przygotowanie rocznego budżetu przed upływem terminu umożliwiającego jego zatwierdzenie na czas, aby rozpocząć nowy rok z gotowym budżetem.

• Konieczne jest przygotowanie odpraw, aby możliwe było przekazanie ich zwalnianym pracownikom w dniu przejęcia firmy.

Współdziałanie ograniczeń i współzależności zadań w tworzeniu parametrów czasowych zadań omówiono w podrozdziale „Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami”.

Wprowadzanie zmian do wykresu Gantta podczas przeglądania terminarza zadań

Po wprowadzeniu kilku zadań oraz ich czasów trwania możliwe jest zmienianie skali czasu wykresu Gantta, aby przedstawić te zadania w innych przedziałach czasowych. Sposób wyświetlania pozycji na wykresie Gantta można zmieniać dowolną z przedstawionych poniżej metod:

• Dostosować wielkości okien tabeli i wykresu Gantta. Po przesunięciu wskaźnika myszki nad linię dzielącą tabelę i wykres przyjmuje ona kształt dwóch pionowych linii ze strzałkami w lewą i prawą stronę. Można wtedy przeciągać linię podziału na boki, regulując wielkość tabeli i wykresu.

• Zmienić szerokości kolumn tabeli Gantta tak, aby widzieć ich więcej lub mniej. Po przesunięciu wskaźnika myszki nad krawędź nagłówka kolumny przyjmuje ona kształt pionowej linii ze strzałkami w lewą i prawą stronę. Można wtedy przeciągać krawędź kolumny w lewą i prawą stronę, regulując jej szerokość.

• Kliknąć dwukrotnie nagłówek kolumny i w pojawiającym się oknie dialogowym o nazwie Definiowanie kolumny zmienić wartość w polu Szerokość. W oknie tym można też zmienić tytuł kolumny i sposób wyrównania jej tytułu oraz zawartości.

• Zmienić jednostki skali czasu, klikając ją dwukrotnie lub wybierając z menu Format polecenie Skala czasu, co spowoduje otwarcie okna dialogowego Skala czasu (rysunek 4.12). Można w nim zmieniać ustawienia obu skal czasu, głównej i pomocniczej, która jest wyświetlana poniżej głównej. Możliwość regulowania tych parametrów pozwala skoncentrować się na wybranym okresie lub oglądać większe przedziały czasu z mniejszą liczbą szczegółów. Pola o nazwie Liczba określają, ile jednostek skali (głównej lub pomocniczej) mieści się na wykresie Gantta.

Rysunek 4.12. W oknie dialogowym Skala czasu ustalane są jednostki czasu i ich liczba wyświetlana na wykresie

Rysunek 4.13 pokazuje przykładową skalę czasu z jednostką skali głównej określoną w miesiącach i — skali pomocniczej określoną w tygodniach. Liczby wyświetlanych jednostek są równe 1 — jeden miesiąc i każdy z jego tygodni. Po zmianie ustawienia skali tygodni na 2 pokazuje ona tygodnie z przyrostem równym 2, jak widać na rysunku 4.14.

Rysunek 4.13. Po wpisaniu 1 tygodnia w polu Liczba okna dialogowego Skala czasu na skali pomocniczej zostaje zaznaczony każdy tydzień

Rysunek 4.14. Zmiana wartości wpisanej w polu Liczba na 2 powoduje, że na skali pomocniczej zostają zaznaczone dwutygodniowe odcinki czasu

Wskazówka

Skalę czasu można dodatkowo zmniejszać lub zwiększać przy użyciu ustawienia w polu Rozmiar okna dialogowego Skala czasu. Wykorzystanie tego ustawienia umożliwia wyświetlanie skali czasu o zmienionej wielkości.

Rysunek 4.15 przestawia sytuację, gdy jedna skala dotyczy roku finansowego, a druga — kalendarzowego; rok finansowy zaczyna się w czerwcu, dlatego są one przesunięte względem siebie. Zastosowanie różnych podstaw (finansowej i kalendarzowej) skali czasu jest najbardziej sensowne, jeżeli pozostałe ich ustawienia są identyczne; to znaczy miesiące lub kwartały na obu skalach, głównej i pomocniczej.

Rysunek 4.15. Można porównywać lata finansowe i kalendarzowe dotyczące tego samego harmonogramu

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 obie skale — główna i pomocnicza — mogą niezależnie od siebie dotyczyć roku finansowego, dzięki czemu możliwe jest porównanie informacji dotyczących roku finansowego z informacjami dotyczącymi roku kalendarzowego.

Funkcję tę można uruchomić po stworzeniu kalendarza finansowego (wykonując kroki opisane szczegółowo w rozdziale 3. lub ogólnie opisane wcześniej w tym rozdziale). Po stworzeniu nowego kalendarza należy kliknąć przycisk Opcje w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy, aby wyświetlić zakładkę Kalendarz okna dialogowego Opcje. Następnie trzeba zmienić miesiąc początkowy roku finansowego na właściwy.

Wprowadzanie uwag o zadaniu

Możliwe jest dołączanie do każdego zadania uwag dotyczących jego parametrów lub szczegółów. Na przykład, jeżeli do wykonania zadania zaangażowanych jest kilku podwykonawców, to wygodne jest umieszczenie w uwagach informacji o ich numerach telefonów itp., aby mieć je w zasięgu ręki podczas pracy nad harmonogramem projektu. W uwagach można również zapisać wymagania firmy dotyczące procedur realizowanych w zadaniu. Po dodaniu do zadania uwagi, może być ona wyświetlana na ekranie, jak również umieszczana w drukowanym raporcie.

Uwagę można dołączyć również do poszczególnych zasobów i do ich przydziałów, co szerzej omówiono w rozdziale 5. Uwagi do zadania dołączamy w następujący sposób:

1. Kliknąć dwukrotnie nazwę zadania, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu.

2. Kliknąć zakładkę Uwagi (rysunek 4.16).

Rysunek 4.16. Zakładka Uwagi zawiera prosty edytor tekstu, umożliwiający wpisanie treści uwagi

3. Wpisać tekst uwagi. Do formatowania tekstu można użyć narzędzi przedstawionych na rysunku 4.16.

4. Kliknąć OK, aby dołączyć uwagę do zadania.

W kolumnie o nazwie Wskaźniki obok nazwy zadania, do którego dołączono uwagę, pojawia się ikona uwagi, jak pokazano na rysunku 4.17. Przesunięcie wskaźnika myszki nad ikonę powoduje wyświetlenie treści uwagi.

Rysunek 4.17. Program Microsoft Project automatycznie umieszcza ikonę uwagi w kolumnie Wskaźniki

Uwagi można wydrukować wraz z harmonogramem, wykonując następujące kroki:

1. Wybrać z menu Plik polecenie Ustawienia strony.

2. Kliknąć zakładkę Widok, aby wyświetlić ustawienia widoczne na rysunku 4.18.

Rysunek 4.18. Po zaznaczeniu pola wyboru Drukuj uwagi na zakładce Ustawienia strony—Wykres Gantta treść uwagi pojawia się na wydruku w ostatniej kolumnie tabeli

3. Kliknąć pole wyboru Drukuj uwagi, aby uwagi dołączone do zadań zostały wydrukowane.

4. Kliknąć OK.

Uwaga

Więcej informacji na temat drukowania harmonogramów znajduje się w rozdziale 7.

Ustanawianie współzależności pomiędzy zadaniami

Ograniczenia wiążą zadania z datą rozpoczęcia lub zakończenia projektu, lub konkretną datą, natomiast współzależności wiążą zadania z parametrami czasowymi innych zadań należących do projektu. Współzależności są podstawą do przedstawienia prawdziwego czasu realizacji projektu.

Współzależności między zadaniami występują prawie zawsze, ponieważ rzadko się zdarza, aby wszystkie zadania projektu mogły być realizowane jednocześnie. Zwykle niektóre zadania muszą zostać rozpoczęte lub zakończone, zanim inne mogą się zacząć. Zadania zachodzą na siebie z wielu powodów: braku możliwości wykonywania przez zasoby kilku zadań jednocześnie, braku sprzętu, lub z natury samych zadań (np. nie można rozpocząć budowy bez otrzymania zezwolenia). Tak naprawdę nie wiadomo, ile będzie trwała realizacja projektu, dopóki nie zostaną ustalone czasy trwania poszczególnych zadań oraz ich współzależności. Na przykład projekt składający się z pięciu dziesięciodniowych zadań przy braku współzależności między nimi może zostać wykonany w 10 dni. Ale jeżeli zadania mogą być realizowane tylko kolejno, jedno po drugim, to jego realizacja zajmie 50 dni.

Pojęcie współzależności

Poniżej przedstawiono definicje kilku pojęć. Zadanie, które musi wystąpić przed innym, jest poprzednikiem. Zadanie, które jest realizowane później, jest następnikiem. Każde zadanie może mieć wiele poprzedników i następników. Zadania posiadające wzajemne zależności są połączone. Wykresy Gantta pokazują te powiązania w postaci linii biegnących pomiędzy paskami zadań; strzałka na końcu tej linii wskazuje następnik. Niektóre współzależności są bardzo proste — jedno zadanie musi zostać zakończone, aby drugie mogło się rozpocząć. Niektóre współzależności są jednak znacznie bardziej skomplikowane. Na przykład w przypadku przeprowadzki do nowego biura pierwszym zadaniem jest ustawienie ścianek działowych, ale nie jest konieczne zakończenie ich montażu, aby rozpocząć przewożenie mebli. Pracę mogą prowadzić dwa zespoły i pierwszego dnia postawić ścianki na pierwszym piętrze. Drugiego dnia jeden zespół zacznie stawiać ścianki na drugim piętrze, podczas gdy drugi będzie przywozić meble na pierwsze piętro.

Powiązania pomiędzy ograniczeniami i współzależnościami

Zarówno ograniczenia jak i współzależności mają wpływ na parametry czasowe zadania. Rozważmy wpływ ograniczenia i współzależności, gdy zostaną one zastosowane do tego samego zadania. Przykładem może być zadanie otwarcia nowego ośrodka zawierające ograniczenie zakładające, że musi on zostać otwarty 6 czerwca. Przewidziana jest współzależność wskazująca, że zadanie to powinno rozpocząć się po przeprowadzeniu inspekcji przeciwpożarowej, której zakończenie zaplanowano na 10 czerwca. Przy próbie ustanowienia takiej współzależności program Microsoft Project wyświetla okno dialogowe Kreator planowania pokazane na rysunku 4.19. Sygnalizuje ono wystąpienie konfliktu w planie. Program wyświetla to okno w przypadku wystąpienia konfliktu pomiędzy współzależnościami lub pomiędzy ograniczeniami i współzależnościami.

Rysunek 4.19. Występowanie wielu współzależności lub kombinacji ograniczeń i współzależności może powodować konflikty w terminarzach zadań

Jeżeli istnieje konflikt pomiędzy ograniczeniem a współzależnością, to ograniczenie decyduje o terminarzu zadania, a pasek zadania nie przesuwa się z daty wynikającej z ograniczenia. Właściwość tę można zmienić, wybierając z menu Narzędzia polecenie Opcje, a następnie usuwając zaznaczenie w polu wyboru Zadania będą zawsze przestrzegać dat ograniczeń, na zakładce Harmonogram. Po dokonaniu tej zmiany parametry czasowe zadań są wymuszane przez współzależności.

Uwaga

Więcej informacji o rozwiązywaniu konfliktów czasowych znajduje się w rozdziale 9.

Współzależności można stworzyć za pomocą z jednego z trzech sposobów:

• Po zaznaczeniu nazw zadań użyć polecenia Połącz zadania z menu Edycja, lub kliknąć przycisk o tej samej nazwie na pasku narzędzi. Zadanie, które zostało wybrane pierwsze, staje się poprzednikiem.

• Po otwarciu okna dialogowego Informacje o zadaniu dotyczącego zadania, które ma być następnikiem, na zakładce Poprzedniki wpisać nazwę poprzednika.

• Za pomocą myszki przeciągnąć pasek zadania, które ma być poprzednikiem nad pasek zadania, które ma być następnikiem.

Wskazówka

Jeżeli zachodzi potrzeba połączenia całej grupy zadań, aby następowały kolejno po sobie (jedno się kończy, kolejne zaczyna — i tak aż do ostatniego), należy zaznaczyć te zadania (przeciągnąć wskaźnik myszki, trzymając wciśnięty lewy klawisz, od pierwszego do ostatniego). Następnie użyć przycisku Połącz zadania znajdującego się na pasku narzędzi, lub polecenia Połącz zadania z menu Edycja, tworząc łańcuch zależności czasowych.

Zezwalanie na nakładanie się zadań i opóźnienia

Chociaż wiele wzajemnych relacji między zadaniami jest wyraźnie określonych (np.: zadanie A może rozpocząć się tylko, gdy zadanie B zostanie zakończone, lub: zadanie C może się rozpocząć po rozpoczęciu się zadania B), to niektóre mogą być określone jeszcze precyzyjniej. W takich relacjach występują czas wyprzedzenia i czas zwłoki.

Zrozumienie tych dwóch pojęć mogą ułatwić poniższe przykłady. W projekcie testowania próbek metali w pierwszym zadaniu na metal nakładany jest roztwór, a w drugim przeprowadzana jest analiza wyników. Ważnym czynnikiem jest czas, gdyż może zajść potrzeba rozpoczęcia analiz dopiero po kilku dniach od nałożenia roztworu. Należy umieścić czas zwłoki pomiędzy zakończeniem pierwszego zadania (poprzednika) a rozpoczęciem drugiego (następnika). Rysunek 4.20 przedstawia relację czasową pomiędzy tymi zadaniami, zawierającą czas zwłoki; linia łącząca zadania wskazuje współzależność, przerwa pomiędzy paskami oznacza opóźnienie pomiędzy zakończeniem pierwszego a rozpoczęciem drugiego zadania.

Rysunek 4.20. Po nałożeniu roztworu należy odczekać cztery dni i dopiero wtedy rozpocząć analizę wyników

Uwaga

Niektóre osoby wolą budować zadanie obejmujące czas zwłoki niż tworzyć relację współzależności. Na przykład zamiast tworzenia współzależności pomiędzy nałożeniem roztworu a analizą wyników można utworzyć trzydniowe zadanie o nazwie „Czas reakcji roztworu”. Następnie utworzyć prostą relację zależności pomiędzy zadaniem „Czas reakcji roztworu” a analizą wyników, aby nie rozpoczęła się ona wcześniej niż przed zakończeniem zadania „Czas reakcji roztworu”. Dodawanie czasu zwłoki może powodować budowanie bardzo długich harmonogramów z wieloma zadaniami oraz wieloma współzależnościami, które należy obserwować. Ale w prostszych harmonogramach taka metoda pozwala widzieć współzależności w postaci pasków zadań. Można próbować stosowania obu metod i stwierdzić, która z nich jest bardziej odpowiednia.

Drugi test w projekcie zawiera nakładanie roztworu i podgrzewanie. Po trzech godzinach od nałożenia roztworu próbki mają zostać podgrzane. Zadania te zachodzą na siebie: poprzednik — nałożenie roztworu, rozpoczyna się o 8:00 i trwa do 14:00; następnik — podgrzewanie, zaczyna się trzy godziny po rozpoczęciu poprzednika, o 11:00. Niektóre z zadań projektu pokazanego na rysunku 4.21 zachodzą na siebie.

Rysunek 4.21. W projekcie testowania zadania nałożenia roztworu i podgrzewania próbek zachodzą na siebie

Uwaga

W powyższym projekcie zastosowano kalendarz nieuwzględniający przerwy na lunch, dzięki czemu oba zadania mogły przebiegać bez przerwy (ikony obok nazw zadań w kolumnie Wskaźniki odnoszą się do kalendarza zadania), skala czasu również została zmieniona tak, aby widoczne były godziny.

Typy współzależności

Pomiędzy czasami rozpoczęcia i zakończenia zadań występują cztery podstawowe relacje zależności: rozpoczęcie do zakończenia, zakończenie do rozpoczęcia, rozpoczęcie do rozpoczęcia i zakończenie do zakończenia. Można je ustalać na zakładce Poprzedniki okna dialogowego Informacje o zadaniu pokazanego na rysunku 4.22.

Rysunek 4.22. Pomiędzy parametrami czasowymi zadań mogą zachodzić cztery typy relacji

Pierwszy człon każdej z nazw wymienionych wcześniej relacji dotyczy poprzednika, a drugi następnika, dlatego relacja rozpoczęcie do zakończenia określa rozpoczęcie poprzednika w relacji do zakończenia następnika, a zakończenie do rozpoczęcia określa zakończenie poprzednika w relacji do rozpoczęcia następnika. Program Microsoft Project korzysta ze skrótów, np. RR oznacza relację rozpoczęcie do rozpoczęcia.

Relacja zakończenie do rozpoczęcia (ZR)

Relacja zakończenie do rozpoczęcia jest najczęściej wykorzystywaną ze współzależności i jedyną, którą można stworzyć, posługując się myszką, używając narzędzia Połącz zadania lub polecenia o tej samej nazwie. W tej relacji następnik nie może się rozpocząć, dopóki poprzednik nie zostanie zakończony. Przykładami takiej relacji są:

• Raport najpierw musi zostać napisany, aby można było przeprowadzić jego edycję.

• Aby zainstalować oprogramowanie, trzeba najpierw posiadać komputer.

Na rysunku 4.23 pokazane są przykłady relacji ZR, w których następnik może rozpocząć się natychmiast po zakończeniu jego poprzednika. Następujące zadania są połączone relacją zakończenie do rozpoczęcia:

Zadania 2 i 3

Zadania 3 i 4

Zadania 4 i 5

Rysunek 4.23. W relacjach ZR następnik nie może się rozpocząć, dopóki poprzednik nie zostanie zakończony

Uwaga

Relacja pomiędzy zadaniami 4 i 5 zawiera również niewielki czas zwłoki, opisany w poprzednim podrozdziale „Zezwalanie na nakładanie się zadań i opóźnienia”.

Rozpoczęcie do zakończenia (RZ)

Przy istnieniu relacji rozpoczęcie do zakończenia, następnik nie może się zakończyć, dopóki poprzednik się nie rozpocznie. Oto dwa przykłady:

• Ustalanie zespołów produkcyjnych można zakończyć dopiero, kiedy rozpocznie się otrzymywanie materiałów.

• Pracownicy mogą zacząć używać nowej procedury dopiero po zakończeniu szkolenia. Jeżeli zastosowanie nowej procedury zostanie opóźnione, to szkolenie także powinno się opóźnić, aby pomiędzy jego zakończeniem a rozpoczęciem stosowania procedury upłynęło jak najmniej czasu.

Uwaga

Czy można taki przykład relacji rozpoczęcie do zakończenia przekształcić w relację zakończenie do rozpoczęcia? W rzeczywistości nie. Celem istniejącej relacji jest zlikwidowanie opóźnienia pomiędzy szkoleniem, a zastosowaniem procedury. Jeżeli zastosowanie nowej procedury miałoby rozpocząć się tylko (niekoniecznie natychmiast) po zakończeniu szkolenia, to mogłoby to nastąpić w dowolnym czasie po jej zakończeniu, zależnym tylko od opóźnień wprowadzonych przez inne relacje. Jeżeli nauka musi zakończyć się bezpośrednio przed jej wykorzystaniem, to opóźnienie zastosowania spowoduje również opóźnienie nauki. Ta drobna różnica stanie się jaśniejsza po obserwacji projektów w praktyce.

Rysunek 4.24 przedstawia relację rozpoczęcie do zakończenia pomiędzy zakupem materiałów potrzebnych do wykonania fazy 2. — testowania i wykonaniem analiz testów fazy 1. Zakładając, że wyniki fazy 1. determinują, jakie materiały będą potrzebne do wykonania testów fazy 2., nie można kupować materiałów do przeprowadzenia testów fazy 2. bez zakończenia analizy wyników testów fazy 1.

Rysunek 4.24. Następnik nie może się zakończyć, dopóki poprzednik się nie rozpocznie

Rozpoczęcie do rozpoczęcia (RR)

W relacji rozpoczęcie do rozpoczęcia następnik nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się poprzednik. Oto przykłady:

• Wyniki wyborów można zacząć sumować po rozpoczęciu ich otrzymywania.

• Starter może dać sygnał do rozpoczęcia wyścigu, gdy kierowcy włączą silniki samochodów.

Na rysunku 4.21 pokazane są relacje rozpoczęcie do rozpoczęcia z wprowadzonymi czasami zwłoki.

Zakończenie do zakończenia (ZZ)

W relacji zakończenie do zakończenia następnik nie może się zakończyć, dopóki nie zakończy się poprzednik. Oto przykłady:

• Zakończenie instalacji komputerów musi nastąpić w tym samym czasie co zakończenie przeprowadzki pracowników do budynku, aby mogli natychmiast rozpocząć korzystanie z nich.

• Oddziały firmy muszą zakończyć wymianę linii produkcyjnych w tym samym dniu, aby ich inspekcja mogła się rozpocząć w tym samym czasie.

W drugiej fazie testowania na rysunku 4.25 możliwe jest rozpoczęcie przygotowywania roztworu („Przygotowanie roztworu 2”) w czasie kupowania materiałów („Zakup materiałów 2”); nie można jednak zakończyć przygotowywania roztworu, dopóki nie zostanie zakończone kupowanie materiałów. Dlatego też należy ustanowić między tymi zadaniami relację zakończenie do zakończenia, aby mieć pewność, że w przypadku opóźnienia w zakupach materiałów nie zostanie zakończone przygotowywanie roztworu.

Rysunek 4.25. Następnik nie może zakończyć się zanim nie skończy się poprzednik

Ustanawianie współzależności

Jak powiedziano wcześniej, współzależności można ustanowić kilkoma sposobami. Przy użyciu zadań na wykresie Gantta można ustanowić relacje zakończenie do rozpoczęcia. Do tworzenia bardziej skomplikowanych relacji, uwzględniających czas zwłoki i nakładanie się zadań na siebie, należy korzystać z okna dialogowego Informacje o zadaniu.

Uwaga

Można ustanowić współzależność typu zakończenie do rozpoczęcia lub rozpoczęcie do rozpoczęcia pomiędzy dwoma zadaniami sumarycznymi lub pomiędzy zadaniem sumarycznym a zadaniem składowym innego zadania sumarycznego. Nie można użyć innego typu współzależności, ani ustalić jej pomiędzy zadaniem sumarycznym a jego zadaniem składowym.

Ustanowienie współzależności typu zakończenie do rozpoczęcia

Ustanowienia współzależności tego typu można dokonać z pomocą myszki na wykresie Gantta, albo klikając narzędzie Połącz zadania, albo wybierając polecenie Połącz zadania z menu Edycja. Oto opis wykonania tego z wykorzystaniem myszki

1. Przesunąć wskaźnik myszki nad pasek poprzednika, aż przyjmie kształt czterech strzałek skierowanych na zewnątrz.

2. Przeciągnąć wskaźnik nad pasek drugiego zadania. W oknie informacyjnym opisane jest tworzone łącze zakończenie-rozpoczęcie, jak pokazuje rysunek 4.26.

3. Po stwierdzeniu poprawności utworzonego połączenia i zwolnieniu przycisku myszki program umieszcza je na wykresie.

Rysunek 4.26. Współzależność nie jest ustanowiona, dopóki przycisk myszki nie zostanie zwolniony. Jeżeli w trakcie tworzenia łącza zrezygnujemy z jego ustanowienia, wystarczy przed zwolnieniem przycisku myszki przesunąć wskaźnik z powrotem nad poprzednik

Aby stworzyć łącze przy użyciu narzędzia Połącz zadania lub polecenia o tej samej nazwie, należy wykonać w następujące kroki:

1. Wybrać zadania, które mają zostać połączone. Aby wybrać kolejne, sąsiadujące ze sobą zadania, należy przeciągnąć wskaźnikiem myszki po ich numerach Id. w tabeli Gantta. Aby wybrać zadania niesąsiadujące ze sobą, należy kliknąć myszką ich numery Id przy wciśniętym klawiszu Ctrl.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można również wybierać zadania niesąsiadujące ze sobą, klikając ich paski na wykresie Gantta przy wciśniętym klawiszu Ctrl.

2. Kliknąć narzędzie Połącz zadania lub wybrać z menu Edycja polecenie Połącz zadania. Program ustanawia określone połączenia.

Ustanawianie współzależności innych typów

Do utworzenia współzależności dowolnego typu można użyć okna dialogowego Informacje o zadaniu lub okna dialogowego Współzależność zadań. Do ustanawiania dowolnej współzależności lub czasu zwłoki można wykorzystać okno dialogowe Współzależność zadań (rysunek 4.27).

Rysunek 4.27. Do ustanawiania współzależności lub czasu zwłoki można wykorzystać przedstawione okno dialogowe

W oknie dialogowym Współzależność zadań poza ustanawianiem współzależności i czasu opóźnienia można również ustawić czas wyprzedzenia. Aby otworzyć okno dialogowe Współzależność zadań, należy dwukrotnie kliknąć linię łączącą zadania. Używając okna dialogowego Informacje o zadaniu, należy otworzyć okno dialogowe dotyczące następnika i określić jego relacje na zakładce Poprzedniki.

Współzależności zadań można określić, wykonując następujące kroki:

1. Kliknąć dwukrotnie zadanie, które ma być następnikiem. Po otwarciu okna dialogowego Informacje o zadaniu wybrać zakładkę Poprzedniki.

2. Kliknąć wiersz kolumny Nazwa zadania; w jego prawym końcu pojawi się strzałka.

3. Kliknąć tę strzałkę, aby rozwinąć listę nazw zadań, jak pokazano na rysunku 4.28.

4. Kliknąć zadanie, które ma być poprzednikiem.

Rysunek 4.28. Na liście pojawiają się wszystkie zadania istniejące w projekcie

5. Kliknąć wiersz kolumny Typ; w jego prawym końcu pojawi się strzałka.

6. Kliknąć tę strzałkę, aby rozwinąć listę typów współzależności.

7. Kliknąć typ współzależności, który powinien zostać ustanowiony, na przykład rozpoczęcie do rozpoczęcia lub rozpoczęcie do zakończenia.

Aby ustanowić współzależność bez czasu zwłoki lub wyprzedzenia, należy kliknąć OK, co powoduje ustanowienie wybranej współzależności. Jeżeli zachodzi potrzeba ustanowienia czasu zwłoki, należy kliknąć wiersz kolumny Zwłoka i ustalić wymagany czas zwłoki. Jeżeli trzeba ustanowić czas wyprzedzenia, to wystarczy wpisać w tej kolumnie wartość ujemną. Na przykład, jeżeli następnik powinien zakończyć się tydzień wcześniej niż poprzednik, to należy użyć relacji typu zakończenie do zakończenia i w kolumnie Zwłoka wpisać 1 tydzień.

Przeglądanie współzależności

Istnieje kilka sposobów przeglądania współzależności ustanowionych w projekcie. Można oczywiście otwierać informacyjne okna dialogowe dotyczące każdego zadania i przeglądać relacje wymienione na liście zakładki Poprzedniki. Można też przeglądać linie łączące zadania współzależne. Można też przesunąć tabelę Gantta w lewą stronę, aby zobaczyć kolumnę Poprzedniki, jak to pokazano na rysunku 4.29. W kolumnie tej wymienione są wszystkie dwuliterowe skróty określające typ współzależności oraz dodatnie lub ujemne wartości określające czas zwłoki lub wyprzedzenia.

Rysunek 4.29. Widok kolumny Poprzedniki ukazującej wszystkie relacje zadań

Kasowanie współzależności

Oto kilka sposobów usuwania współzależności:

• Otworzyć okno dialogowe Informacje o zadaniu dotyczące następnika, wybrać zakładkę Poprzedniki, kliknąć nazwę zadania, z którym połączenie powinno zostać usunięte i nacisnąć klawisz Delete.

• Wyświetlić kolumnę Poprzedniki w tabeli Gantta, kliknąć w tej kolumnie wiersz dotyczący następnika i, albo usunąć relację, naciskając klawisz Delete, albo zmodyfikować te informacje w komórce tabeli lub w wierszu wprowadzania.

• Wybrać zadanie, którego relacja powinna zostać usunięta i kliknąć narzędzie Rozłącz zadania, lub wybrać z menu Edycja polecenie Rozłącz zadania.

• Kliknąć dwukrotnie linię łączącą zadania, a następnie kliknąć przycisk Usuń w otwartym oknie dialogowym Współzależność zadań.

Uwaga

Po usunięciu współzależności paski zadań przesuną się stosownie do zmian ich parametrów czasowych.

Podsumowanie

W tym rozdziale omówiono szczegółowo parametry czasowe zadań wraz ze sposobem ustalania czasu trwania zadań oraz ich współzależności. Omówiono również następujące zagadnienia:

• rozróżnianie planowania zależnego od zasobów i stałego,

• ustanawianie czasów trwania zadań,

• przypisanie kalendarzy do zadań,

• tworzenie zadań powtarzających się,

• ustanawianie ograniczeń oraz terminów ostatecznych,

• dobieranie skali czasu do widoku czasu trwania zadań,

• dołączanie i przeglądanie uwag do zadań,

• ustanawianie, przeglądanie i usuwanie współzależności.

W rozdziale 5. omówione zostanie przydzielanie zasobów do zadań oraz relacje pomiędzy przydziałem zasobów i terminarzem zadania.

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

5 H:\Książki\!Kudlaty\MS Project 2000. Biblia\3 po językowej\r04-03.doc

---