Rozdział 10.

Rozwiązywanie problemów z zasobami

W tym rozdziale:

Przyczyny konfliktów w zasobach

Rozpoznawanie konfliktów w zasobach

Rozwiązywanie konfliktów

Alokacja zasobów to proces przydzielania zasobów do zadań w projekcie. Podczas tego procesu zawsze istnieje możliwość nadmiernej alokacji zasobu, dlatego też w tym rozdziale omówione zostaną przyczyny nadmiernej alokacji i metody rozwiązywania konfliktów.

Dlaczego pojawiają się konflikty w zasobach

Po przydzieleniu zasobu do zadania program sprawdza kalendarz tego zasobu, aby upewnić się, że zasób pracuje. Program jednak nie sprawdza, czy zasób, gdy jest przydzielany do nowego zadania, jest już wykorzystywany gdzie indziej. Na szczęście istnieje możliwość dokonania takiej oceny. Dodatkowy przydział może doprowadzić do nadmiernej alokacji zasobu, która występuje, gdy przewidziano dla niego więcej pracy niż jest czasu na jej wykonanie.

Jeżeli na przykład Marii przydzieli się dwa pełnoetatowe zadania rozpoczynające się tego samego dnia, oznaczać to będzie, że Maria powinna pracować 16 godzin w ciągu 8-godzinnego dnia pracy, co jest raczej niemożliwe, chyba że Maria jest naprawdę oddanym pracownikiem, który wszystko poświęci dla swojej pracy. Z drugiej strony, jeżeli dysponuje się grupą trzech mechaników i dwóm z nich przydzieli dwa zadania rozpoczynające się tego samego dnia, wciąż pozostaje jeden mechanik i nie ma problemu z nadmierną alokacją.

Na rys. 10.1 przedstawiono szereg zadań rozpoczynających się tego samego dnia. Jeżeli ten sam zasób przydzieli się do wszystkich zadań, na pewno powstanie nadmierna alokacja, która z kolei spowoduje opóźnienia w harmonogramie projektu.

Rysunek 10.1. Przydzielanie tego samego zasobu do zadań wykonywanych równocześnie prowadzi do nadmiernej alokacji

W celu obliczenia planowanej daty rozpoczęcia zadania program uwzględnia różne parametry, jak współzależności i ograniczenia. Następnie sprawdza kalendarz zasobu, aby wyszukać następny normalny dzień pracy i ustala ten dzień jako dzień rozpoczęcia wykonywania tego zadania. Jeżeli nie zostały temu zadaniu przypisane żadne zasoby, program korzysta z kalendarza projektu do określenia następnego normalnego dnia pracy. Podczas obliczania daty rozpoczęcia zadania program jednak nie uwzględnia, czy zasób jest już gdzieś przydzielony.

Rozpoznawanie konfliktów w zasobach

Żeby móc rozwiązać konflikty w zasobach, trzeba je najpierw dostrzec. W celu wyszukania problemów z nadmierną alokacją zasobów można korzystać z widoków lub filtrów.

Użycie widoków do rozpoznawania konfliktów w zasobach

Aby wyszukać konflikty w zasobach, można skorzystać z widoków zasobów, jak Arkusz zasobów lub Obciążenie zasobów. W tych widokach zasoby z nadmierną alokacją są wyróżnione kolorem czerwonym. Dodatkowo, w kolumnie Wskaźniki pojawia się ikona ostrzeżenia, sygnalizująca zadanie o nadmiernym przydziale. Po wskazaniu myszką tej ikony pojawi się wiadomość o nadmiernej alokacji. Aby otworzyć widok Obciążenie zasobów, przedstawiony na rys. 10.2, należy z paska widoków wybrać Obciążenie zasobów.

--> Rysunek 10.2[Author:MM] . Widok Obciążenie zasobów przedstawia w kolorze czerwonym zasoby o nadmiernej alokacji, a w kolumnie Wskaźniki pojawia się ikona

Overallocated resources — Zasoby o nadmiernej alokacji

Można również zobaczyć graficzne przedstawienie alokacji zasobu, wyświetlając widok Wykres zasobów. Aby otworzyć widok przedstawiony na rys. 10.3, należy z paska widoków wybrać Wykres zasobów.

Rysunek 10.3. Widok Wykres zasobów przedstawia graficzną postać alokacji zasobu

Widok Alokacja zasobów jest bardzo przydatny w pracy nad nadmierną alokacją — umieszczony w dolnym polu wykresu Gantta pokazuje zadania przydzielone zasobowi wybranemu w polu górnym. Zadania rozpoczynające się w tym samym czasie zachodzą na siebie na wykresie Gantta; widok ten pozwala dokładnie wskazać zadania powodujące nadmierną alokację zasobu. Na rys. 10.4 widać, że Jacek Kot otrzymał zbyt dużo zdań do wykonania w poniedziałek i we wtorek. Jeżeli przyjrzeć się bliżej jego zadaniom we wtorek, można zauważyć, że ma on pracować tego dnia 16 godzin. W dolej części widoku można łatwo zauważyć, że dwa zadania, które ma wykonywać: „Określenie budżetu” i „Temat” — na wykresie Gantta we wtorek zachodzą na siebie.

--> Rysunek 10.4[Author:MM] . Widok Alokacja zasobów korzysta z wykresu Gantta do prezentacji zadań przydzielonych do zasobu wybranego w górnym polu

Overallocated resource — Zasób o nadmiernej alokacji

Aby otworzyć widok Alokacja zasobów, należy kliknąć pierwszy przycisk na pasku narzędzi Zarządzanie zasobami, w którym znajduje się kilka narzędzi pomocnych w dopasowywaniu przydziałów zasobów. Aby wyświetlić ten pasek narzędzi, należy z menu Widok wybrać Paski narzędzi. W pojawiającej się liście należy wybrać Zarządzanie zasobami.

Wskazówka

W celu wyszukania następnego konfliktu należy kliknąć przycisk Przejdź do następnej nadmiernej alokacji na pasku narzędzi Zarządzanie zasobami. Jest to trzeci przycisk od lewej na pasku narzędzi.

Użycie filtrów do rozpoznawania konfliktów w zasobach

Inną prostą metodą pomocną w rozwiązywaniu problemów związanych z konfliktami w zasobach jest filtrowanie. Gdy stosuje się filtrowanie widoku Obciążenie zasobów (przedstawiony na rys. 10.5) w celu wyświetlenia tylko zasobów z nadmierną alokacją, problemy stają się bardziej wyraźne. Aby filtrować widok, należy najpierw go otworzyć, klikając prawym przyciskiem myszki pasek widoków i wybierając Obciążenie zasobów. Następnie należy otworzyć pole listy Filtr na pasku narzędzi Formatowanie i wybrać Zasoby z nadmierną alokacją lub z menu Projekt wybrać Filtrowanie według i następnie Zasoby z nadmierną alokacją.

Teraz należy dodać do widoku pole Nadmierna alokacja, aby móc określić zasięg nadmiernej alokacji zasobu. Z menu Format należy wybrać Szczegóły i następnie Nadmierna alokacja. Jak widać na rys. 10.6, do części skali czasu w widoku został dodany dodatkowy wiersz, aby przedstawić ilość godzin, jaką należy wyeliminować w celu zlikwidowania nadmiernej alokacji.

Rysunek 10.5. Filtrowanie widoku Obciążenie zasobów przedstawia tylko zasoby z nadmierną alokacją

Rozwiązywanie konfliktów

Gdy już nadmierne alokacje zostaną zlokalizowane, trzeba się zająć rozwiązywaniem konfliktów. Można to robić na kilka sposobów.

Zmienianie przydziałów zasobu

Manipulowanie przydziałami zasobu może spowodować rozwiązanie występującego w nim konfliktu. Oczywistą metodą rozwiązania nadmiernej alokacji jest dodanie zasobu. Załóżmy, że „Zadanie 3” jest zadaniem według nakładu pracy i występuje konflikt pomiędzy nim a „Zadaniem 4”. Zadania nie są wykonywane równocześnie, ale „Zadanie 3” jest wykonywane w momencie, gdy ma się rozpocząć zadanie 4. W przypadku obu tych zadań wymagana jest praca tej samej osoby (zasobu). Dodanie jeszcze jednej osoby do „Zadania 3” pozwala na skrócenie czasu jego wykonania, co wyeliminuje konflikt pomiędzy tymi dwoma zadaniami.

Rysunek 10.6. Do widoku Obciążenie zasobów dodaje się pole Nadmierna alokacja

Uwaga

Zasób można dodać, korzystając z metod opisanych w rozdziale 5., lub korzystając z widoku Obciążenie zasobów (opis w dalszej części rozdziału).

Wymienianie zasobów

Konflikty w zasobach można również rozwiązywać, wymieniając zasoby. Można z tego skorzystać, gdy jeden z zasobów ma nadmierną alokację, a do dyspozycji jest jeszcze drugi, który może wykonać tę pracę. Wymiana zasobu odbywa się przez usunięcie jednego zasobu i dodanie do zadania innego. Chcąc wymienić zasoby, powinno się pracować w widoku Obciążenie zasobów (patrz rys. 10.7), gdzie można skoncentrować się na konfliktach w zasobach.

Najpierw należy zbadać zasób, w którym istnieje konflikt, i w górnym polu widoku wyszukać zadanie, z którego zasób ma zostać usunięty. Następnie kliknąć wiersz tego zadania i nacisnąć klawisz Del na klawiaturze. Program usunie zadanie z przydzielonego zasobu i — przy odrobinie szczęścia — poinformuje, że konflikt już nie istnieje.

Rysunek 10.7. Widok Obciążenie zasobów umożliwia wymianę zasobów

Dodawanie zadania do zasobu

W celu dodania zadania do zasobu w widoku Obciążenie zasobami należy wykonać poniższe czynności:

1. Korzystając z paska przewijania, znaleźć zasób, do którego ma zostać dodane zadanie.

2. Kliknąć wiersz zadania, do którego jest przydzielony ten zasób.

3. Kliknąć na klawiaturze klawisz Ins. Program wprowadza pusty wiersz.

4. Wpisać nazwę zadania. Program wprowadzi domyślny czas trwania zadania.

Dodawanie lub usuwanie zasobu

Istnieje wiele sposobów dodawania i usuwania zasobu. Można na przykład, pracując w widoku Wykres Gantta, skorzystać z paska podziału, aby wyświetlić widok Wprowadzanie zadań. Na wykresie Gantta należy wybrać zadanie, a następnie:

1. Aby dodać zasób — wybrać zasób z pola listy pojawiającego się po kliknięciu kolumny Nazwa zasobu na widoku Wprowadzanie zadań.

2. Aby usunąć zadanie — wybrać numer Id. zasobu na widoku Wprowadzanie zadań i nacisnąć klawisz Del.

3. Aby wymienić zasoby — skorzystać z okna dialogowego Zamienianie zasobów (patrz rozdział 5.).

Wskazówka

Widok Wykres Gantta pozwala na bardzo efektywne działanie, ale do rozwiązywania konfliktów w zasobach warto korzystać z widoku Obciążenie zasobów.

Wprowadzanie nadgodzin do harmonogramu

Konflikt w zasobie można również rozwiązać przez wprowadzenie pracy w nadgodzinach dla tego zasobu. W programie Microsoft Project Praca w nadgodzinach oznacza ilość pracy wykraczającej poza normalne godziny pracy zasobu i jest opłacana wg stawki za pracę w godzinach nadliczbowych dla tego zasobu. Praca w nadgodzinach nie przedstawia dodatkowej pracy w zadaniu, ale ilość czasu poświęconego zadaniu poza normalnymi godzinami pracy. Dzięki wprowadzeniu do harmonogramu pracy w nadgodzinach zasób może szybciej zakończyć zadanie i przez to wyeliminować konflikt. Jak już wiadomo z poprzedniego rozdziału, nadgodziny przydziela się w widoku Wykres Gantta. W tym celu należy:

1. Z paska widoków wybrać Wykres Gantta.

2. Z menu Okno wybrać Podziel, aby w dolnym polu pojawił się Formularz zadania.

3. Kliknąć Formularz zadania, aby go uaktywnić.

4. Z menu Format wybrać Szczegóły, a następnie Praca zasobu. Program doda kolumnę Praca w nadg. do Formularza zadania. Na rys. 10.8 przedstawiono kolumnę Praca w nadg. (0h oznacza, że nie przydzielono jeszcze nadgodzin).

Rysunek 10.8. Formularz zadania i kolumna Praca w nadgodzinach umożliwiają dodawanie nadgodzin

5. W górnym polu wybrać zadanie, do którego ma zostać przydzielona praca w nadgodzinach.

6. Przejść do pola dolnego i wpisać liczbę nadgodzin dla odpowiedniego zasobu.

Wskazówka

Po wprowadzeniu nadgodzin można ukryć Formularz zadania, wybierając z menu Okno polecenie Usuń podział.

Ponowne określenie kalendarza zasobu

Jeżeli zasobem jest osoba otrzymująca pensję, warto ponownie określić kalendarz jej pracy tak, aby praca wykonywana w tzw. czasie wolnym (i w związku z tym opłacana wg stawki za nadgodziny) stała się pracą w normalnych godzinach pracy. Jeżeli występuje konflikt i liczba godzin w tym konflikcie danego dnia jest dość niska, można wyeliminować konflikt, zwiększając w tym dniu liczbę godzin pracy tej osoby.

Uwaga

Tego typu zmiany można dokonać dla każdego zasobu. Należy jednak wziąć pod uwagę, jaki to będzie miało wpływ na koszt projektu. Jeżeli pracownik za pracę w czasie wolnym jest opłacany wg stawek za pracę w nadgodzinach, nie należy w projekcie zmieniać czasu wolnego na normalne godziny pracy, gdyż w takim wypadku może to doprowadzić do zaniżenia kosztu projektu.

Zmianę kalendarza pracy zasobu można rozpocząć w widoku Obciążenie zasobów. Należy określić zasób, w którym występuje konflikt, i zanotować liczbę godzin z nim związanych. Następnie kliknąć dwukrotnie wybrany zasób, aby otworzyć okno dialogowe Informacja o zasobie tego zasobu. Kliknąć zakładkę Czas pracy, aby zobaczyć kalendarz zasobu (patrz rys. 10.9).

Rysunek 10.9. Na zakładce Czas pracy w oknie dialogowym Informacje o zasobie można zmieniać standardowe godziny pracy zasobu

Aby zmienić standardowe godziny pracy zasobu, należy wykonać poniższe kroki:

1. Kliknąć datę, od której zaczyna się nadmierna alokacja zasobu.

2. Kliknąć przycisk opcji Użyj domyślnych.

3. W polach Od i Do wprowadzić niestandardowe godziny pracy w danym dniu.

4. Powtórzyć ten proces dla wszystkich dni, w których ma zostać zmieniony harmonogram pracy dla określonego zasobu.

5. Po zakończeniu kliknąć OK.

Przydzielanie pracy niepełnoetatowej

Załóżmy, że zasób jest przydzielony do pracy przy kilku równocześnie wykonywanych zadaniach i że występuje nadmierna alokacja. Żeby nie dodawać innego zasobu, nie wymieniać zasobu i nie dodawać nadgodzin, można przydzielić dla tego zasobu pracę w niepełnym wymiarze godzin nad każdym z zadań. Może to rozwiązać konflikt, chociaż odbędzie się to kosztem czasu. Taką metodę można również wykorzystać w połączeniu z dodaniem innego zasobu, co pozwoli wykonać zadanie na czas.

W celu przydzielenia zasobowi pracy niepełnoetatowej można zmienić liczbę jednostek zasobu dla danego zadania. Zgodnie z ustawieniem domyślnym program ustawia typy zadań jako Stała liczba jednostek, zatem zmiana ilości pracy, jaką zasób wykonuje nad zadaniem, spowoduje odpowiednią zmianę czasu trwania zadania.

Uwaga

Chcąc zachować czas trwania, a jednocześnie przydzielić dla zasobu pracę nad zadaniem w niepełnym wymiarze godzin, należy zmienić typ zadania na Stały czas trwania. Jednak wprowadzając taką zmianę, wskazuje się, że zadanie może być wykonane przez zasób w określonym czasie — co w efekcie powoduje, że skraca się czas wykonania zadania, gdyż w tych samych ramach czasowych stosuje się mniejsze nakłady.

Aby zmienić typ zadania na Stały czas trwania, należy wykonać poniższe czynności:

1. Otworzyć widok Alokacja zasobów.

2. W górnym polu kliknąć zadanie, które ma być zmienione. Program wyświetli to zadanie w formie wykresu Gantta w dolnym polu.

3. W dolnym polu kliknąć dwukrotnie wybrane zadanie. Program wyświetli okno dialogowe Informacje o zadaniu. Kliknąć zakładkę Zaawansowane (patrz rys. 10.10).

4. Otworzyć pole listy Typ zadania i wybrać Stały czas trwania.

5. Kliknąć OK.

Rysunek 10.10. Typ zadania zmienia się na zakładce Zaawansowane w oknie dialogowym Informacja o zadaniu

Teraz można przydzielać zasobom pracę niepełnoetatową nad tym zadaniem, bez zmieniania czasu trwania zadania. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

1. W widoku Alokacja zasobów, w górnym polu, należy kliknąć zadanie, do którego jest przydzielony zasób o nadmiernej alokacji.

2. Kliknąć przycisk Informacje o przydziale na standardowym pasku narzędzi lub kliknąć dwukrotnie zadanie, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o przydziale. Na rys. 10.11 przedstawiono jego zakładkę Ogólne.

Rysunek 10.11. W oknie dialogowym Informacje o przydziale zmienia się obciążenie pracą zasobu na niepełnoetatową

3. Zmienić wartość w polu Jednostki tak, aby odzwierciedlała procentową ilość czasu, jaką zasób ma poświęcać na zadanie — w takim wypadku wartość powinna być mniejsza niż 100%.

4. Kliknąć OK.

Ustalanie czasu rozpoczęcia pracy zasobów nad zadaniem

Jeżeli do pracy nad zadaniem przydzielono więcej niż jeden zasób, należy rozważyć naprzemienne ułożenie czasu rozpoczęcia pracy zasobów nad zadaniami w celu rozwiązania konfliktów w zasobie. W wypadku, gdy opóźni się rozpoczęcie pracy zasobu nad zadaniem, program ponownie oblicza datę rozpoczęcia i czas pracy zasobu nad zadaniem. Aby ułożyć naprzemiennie czasy rozpoczęcia pracy zasobów, należy skorzystać z widoku Obciążenie zadaniami i wykonać poniższe czynności:

Uwaga

Ta metoda może wydłużyć czas trwania zadania, a to może być niepożądane.

1. Na pasku widoków kliknąć Obciążenie zadaniami.

2. W kolumnie Nazwa zadania wybrać zasób, którego praca ma zostać opóźniona.

3. Kliknąć przycisk Informacje o przydziale lub dwukrotnie kliknąć wybrany zasób. Program wyświetli zakładkę Ogólne w oknie dialogowym Informacje o przydziale, jak na rys. 10.12.

Rysunek 10.12. Datę rozpoczęcia lub zakończenia pracy zasobu nad zadaniem zmienia się na zakładce Ogólne w oknie dialogowym Informacje o przydziale

4. Zmienić daty w polach Rozpoczęcie i Zakończenie.

5. Kliknąć OK.

Opóźnianie zadań przy wykorzystaniu bilansowania obciążenia pracą zasobu

Jeżeli zgodnie z harmonogramem kilka zadań ma odbywać się równocześnie, a w projekcie występuje konflikt w zasobach, można opóźnić niektóre zadania, aby zbilansować czy rozłożyć nasze wymagania w stosunku do zasobu. Zadania do opóźnienia lub podziału można wybrać, korzystając z funkcji bilansowania w programie, lub osobiście, przeglądając projekt i wybierając odpowiednie zadania. Bilansowanie to proces rozwiązywania konfliktów w zasobach przez opóźnianie lub dzielenie zadań.

Automatyczne bilansowanie

Podczas bilansowania wykonywanego przez program zmienia on rozkład przydziałów zasobu i zmienia ich miejsce w harmonogramie, stosownie do możliwości pracy zasobu, jednostek przydziału i kalendarza. Pod uwagę brane są również czas trwania zadania i ograniczenia.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 priorytety to liczby od 1 do 1000, a nie 10 słów, jak uprzednio.

W pewnych sytuacjach lepiej jest, gdy program najpierw zbilansuje pewne zadania, a później inne. Można to uzyskać przez nadanie zadaniom różnych poziomów priorytetu. Zgodnie z ustawieniem domyślnym programu wszystkie zadania otrzymują priorytet 500. Im wyższy priorytet, tym dłużej program będzie zwlekał ze bilansowaniem zadania. Zatem żeby móc skorzystać z funkcji automatycznego bilansowania, należy określić priorytety, co można zrobić w następujący sposób:

1. Na pasku widoków kliknąć Wykres Gantta.

2. Kliknąć dwukrotnie zadanie, dla którego ma zostać określony priorytet, lub na standardowym pasku narzędzi kliknąć przycisk Informacje o zadaniu. Program wyświetli okno dialogowe Informacje o zadaniu.

3. Na zakładce Ogólne ustawić priorytet (patrz rys. 10.13).

Rysunek 10.13. Określenie priorytetu dla zadania

Wskazówka

Po wprowadzeniu priorytetów dla zadań, a przed bilansowaniem, można sortować zadania według priorytetów i zobaczyć te z nich, które będą bilansowane w pierwszej kolejności.

Aby automatycznie bilansować zadania, należy wykonać następujące czynności:

1. Z menu Narzędzia wybrać Bilansowanie zasobów, aby otworzyć okno dialogowe Bilansowanie zasobów przedstawione na rys. 10.14.

2. Zaznaczyć pole Automatyczne, aby program automatyczne bilansował zasoby, gdy wprowadzane są zmiany w harmonogramie. Zaznaczyć Ręczne, aby bilansowanie było wykonywane tylko po wybraniu przycisku Bilansuj teraz w tym oknie.

Rysunek 10.14. W oknie dialogowym Bilansowanie zasobów można ustawiać opcje bilansowania

3. W polu Szukaj nadmiernych alokacji z dokładnością do wybrać żądaną dokładność. Określa ona ramy czasowe, np. dni, tygodnie, w jakich program wyszukuje nadmierne alokacje. W polu Wskaźniki w widoku Obciążenie zasobu mogą znajdować się informacje o zalecanej dokładności.

Uwaga

Program wykonuje bilansowanie tylko na podstawie wybranej dokładności i nie zmienia zadań wymagających innej dokładności.

4. Zaznaczyć pole Wyczyść wartości bilansowania przed bilansowaniem, aby program podczas bilansowania funkcjonował jak program Microsoft Project 98, tzn. usuwał wszystkie opóźnienia przed bilansowaniem. Jeżeli zaznaczenie tego pola zostanie usunięte, program nie będzie zerował wartości, będzie natomiast z nich korzystał. Podczas bilansowania harmonogram dla uprzednio bilansowanych zadań prawdopodobnie nie zmieni się.

5. W obszarze Zakres bilansowania dla należy wybrać, czy bilansowanie ma obejmować cały projekt, czy tylko określony zakres czasu.

6. Z listy rozwijanej pola Kolejność bilansowania wybrać żądaną kolejność. Po wybraniu Tylko identyfikator program opóźnia lub dzieli zadania z najwyższym numerem Id. Po wybraniu Standard program sprawdza współzależności poprzednika, zapas czasu, daty i priorytety, aby wybrać najlepsze zadanie do opóźnienia lub podziału. Po wybraniu Priorytet, Standard, program sprawdza najpierw priorytet zadania, a później wszystkie pozycje dla kolejności bilansowania Standard.

7. Zaznaczyć dowolne z poniższych opcji:

• Bilansuj jedynie w ramach dostępnego zapasu czasu — aby uniknąć zmiany daty zakończenia projektu,

• Bilansowanie może dostosowywać poszczególne przydziały zadania — aby bilansowanie dostosowywało harmonogram prac nad zadaniem jednego zasobu niezależnie od innych zasobów pracujących nad tym zadaniem,

• Bilansowanie może powodować podziały pracy pozostałej —żeby bilansowanie dzieliło zadania w celu rozwiązania konfliktu w zasobie.

8. Kliknąć Bilansuj teraz, aby rozpocząć bilansowanie.

Efekty bilansowania można przeglądać w widoku Wykres Gantta — bilans. przedstawionym na rys. 10.15. Z menu Widok wybrać Więcej widoków, a następnie Wykres Gantta — bilans. i kliknąć Zastosuj. Program dodaje do wykresu Gantta zielone paski przedstawiające czas trwania zadań przed bilansowaniem. W zależności od charakteru projektu program może wprowadzić do zadań większy zapas czasu.

Rysunek 10.15. Widok Wykres Gantta — bilans. przedstawia wpływ bilansowania na projekt

Aby usunąć skutki bilansowania, należy ponownie otworzyć okno dialogowe Bilansowanie zasobów (z menu Narzędzia wybrać Bilansowanie zasobów) i kliknąć Wyczyść bilansowanie. Kolejne okno dialogowe umożliwi wyczyszczenie bilansowania w całym projekcie lub w zaznaczonych zadaniach.

Uwaga

Jeżeli tworzy się harmonogram w oparciu o datę zakończenia, również można przeprowadzać bilansowanie w celu rozwiązania konfliktów w zasobach. Program oblicza opóźnienie, odejmując je od daty zakończenia zadania lub przydziału, tak aby wystąpiła ona wcześniej.

Bilansowanie ręczne

Bilansowanie ręczne przydaje się szczególnie wtedy, gdy automatyczne nie da oczekiwanych rezultatów. Jest również przydatne, gdy trzeba rozwiązać tylko kilka konfliktów w zasobach. Do bilansowania ręcznego można skorzystać z widoku Alokacja zasobów i wykonać następujące kroki:

1. Z menu Widok wybrać Więcej widoków. W oknie dialogowym wybrać Alokacja zasobów i kliknąć Zastosuj.

2. Umieścić w dolnym polu kolumnę Opóźnienie bilansujące, na lewo od kolumny Czas trwania. Aby to zrobić, kliknąć prawym przyciskiem myszki kolumnę Czas trwania i wybrać Wstaw kolumnę. Pojawi się okno dialogowe Definiowanie kolumny, w którym należy otworzyć pole listy Nazwa pola i wybrać Opóźnienie bilansujące.

3. W górnym polu wybrać zadanie, które ma być opóźnione.

4. W dolnym polu wprowadzić wartość w polu Opóźnienie bilansujące. Program wprowadza odpowiednie opóźnienie i likwiduje konflikt w zasobie.

Na rysunkach 10.16 i 10.17 przedstawiono obraz przed ręcznym bilansowaniem zadania Określenie budżetu i po nim. Warto zwrócić uwagę na różnicę w całkowitej ilości godzin w harmonogramie we wtorek (13 godzin na rys. 10.16 i 8 godzin na rys. 10.17).

Rysunek 10.16. Widok Alokacja zasobów przed ręcznym bilansowaniem zadania Określenie budżetu

Rysunek 10.17. Widok Alokacja zasobów po ręcznym bilansowaniu zadania Określenie budżetu

Tworzenie rozkładu pracy zasobu

Rozkład to termin określający kształt przydziału pracy zasobu rozłożonego w czasie. Istnieje szereg rozkładów, najczęściej używane to: Płaski, Regresywny, Progresywny i Szczytowy. Ustawieniem domyślnym jest rozkład Płaski, co oznacza, że zasób pracuje nad zadaniem przez maksymalną ilość godzin, na jaką jest przydzielony do zadania w trakcie czasu trwania przydziału. Różne dostępne rozkłady pozwalają na sprawdzenie pracy zasobu nad zadaniem w dowolnym momencie i stwarzają możliwość rozwiązywania konfliktów.

Wskazówka

Przez dodanie pola Szczyt do widoku Obciążenie zasobów można zobaczyć maksymalny nakład, rozłożony w czasie, jaki zasób ma wykonać. To pole jest szczególne przydatne przy korzystaniu z innego niż Płaski.

Jak powiedziano wcześniej, ustawieniem domyślnym jest rozkład Płaski, w którym zasób pracuje przez maksymalną liczbę godzin w trakcie trwania zadania. Zmiana rozkładu umożliwia bardziej dokładne przedstawienie rzeczywistego rozłożenia pracy zasobu nad zadaniem.

Biorąc pod uwagę rozkład, można sobie wyobrazić podział zadania na 10 równych odcinków czasowych. Korzystając z różnych rozkładów, program przydziela procent pracy do wykonania do poszczególnych odcinków. Pozwala to na przydzielenie pracy do zadania wtedy, gdy jest wymagany jej największy nakład. Jeżeli zadanie na początku nie wymaga zbyt dużego nakładu, można skorzystać z rozkładu Progresywny. Jeżeli zadanie wymaga więcej nakładów w środkowym okresie jego wykonywania, można użyć rozkładu Szczytowy, Centralny lub Szczytowy regresywny.

Ostrzeżenie

Zmieniając rozkłady na inne niż ustawiony domyślnie Płaski, można nieumyślnie doprowadzić do konfliktu w zasobie. Dlatego też należy przeglądać wprowadzane rozkłady.

Ustalenie kształtu rozkładu

Aby ustalić żądany rozkład, należy wykonać poniższe czynności:

1. Kliknąć widok Obciążenie zadaniami na pasku widoków. W części formularza widoku zostaje przedstawione każde zadanie wraz z umieszczonymi pod nim jego zasobami. W części Szczegóły znajduje się liczba godzin, na jaką przydzielony jest zasób do tego zadania.

2. W kolumnie Nazwa zadania kliknąć dwukrotnie zasób, dla którego ma zostać zastosowany rozkład, lub wybrać zasób i kliknąć przycisk Informacja o przydziale na standardowym pasku narzędzi. Następnie, w oknie dialogowym Informacja o przydziale, wybrać zakładkę Ogólne (patrz rys. 10.18).

Rysunek 10.18. Rozkład ustala się na zakładce Ogólne w oknie dialogowym Informacja o przydziale

3. Otworzyć pole listy Rozkład pracy i wybrać żądany rozkład.

4. Kliknąć OK.

Wskazówka

W celu zmiany dat rozpoczęcia i zakończenia pracy zasobu nad zadaniem należy skorzystać z pól Rozpoczęcie i Zakończenie.

Po wybraniu rozkładu innego niż Płaski w kolumnie Wskaźniki obok zasobu pojawi się wskaźnik. Po najechaniu na niego wskaźnikiem myszki, zostanie określony rozkład zastosowany dla tego zasobu, jak na rys. 10.19.

Rysunek 10.19. W kolumnie Wskaźniki obok zasobu, dla którego wybrano rozkład inny niż Płaski, zostaje wyświetlona ikona

Wskazówka

Taka sama ikona pojawi się w kolumnie Wskaźniki w widoku Obciążenie zasobów.

Poniżej kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę, korzystając z rozkładów:

1. Załóżmy, że w zadaniu zastosowano rozkład inny niż Płaski, a następnie dodano w tym zadaniu nowe wartości pracy całkowitej. Program automatycznie ponownie dostosuje kształt rozkładu dla zadania i zasobów, rozmieszczając nowe wartości pracy zadania w odnośnym okresie czasu i następnie przydzielając nowe wartości pracy zasobom pracującym nad zadaniem.

2. Jeżeli zastosuje się rozkład, a następnie zmieni datę rozpoczęcia zadania lub datę rozpoczęcia pracy zasobu nad tym zadaniem, program automatycznie ponownie dostosuje rozkład, aby umieścić w nim nową datę i zachować kształt oryginalnego rozkładu.

3. Jeżeli czas trwania zadania zostanie wydłużony, program rozciągnie rozkład, aby dostosować go do nowego czasu trwania.

4. Załóżmy, że zastosowano rozkład inny niż w ustawieniu domyślnym. Jeżeli ręcznie zmieniono wartość pracy w części widoku prezentującej rozkład, program nie będzie dostosowywał automatycznie kształtu rozkładu. Można jednak ponownie zastosować rozkład, aby rozmieścić nowe wartości.

5. Jeżeli wprowadzi się pracę rzeczywistą, a następnie zmieni pracę całkowitą zadania lub jego całkowitą pracę pozostałą, program automatycznie rozmieszcza zmiany w wartościach pracy pozostałej, a nie pracy rzeczywistej.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można tworzyć rozkład dostępności zasobu, co opisano poniżej.

Tworzenie rozkładu dostępności zasobu

Do stworzenia rozkładu dostępności zasobu należy skorzystać z zakładki Ogólne w oknie dialogowym Informacje o zasobie (patrz rys. 10.20). W polu Dostępność zasobu wprowadzić dla wybranego zasobu odpowiednie daty w polach Dostępny od i Dostępny do. W sytuacji, gdy jakaś osoba może pracować w niepełnym wymiarze godzin przez określony czas, lub z pięciu dostępnych osób tylko trzy mogą pracować w sierpniu, a jedna we wrześniu przechodzi na emeryturę, wykorzystanie pola Dostępność zasobu pozwoli określić dostępność zasobów, co z kolei wpłynie na harmonogram projektu.

Rysunek 10.20. Po wprowadzeniu dat określających dostępność zasobu, można przydzielać im zadania, gdy są one dostępne

Korzystanie z puli zasobów

Na koniec, można również starać się rozwiązać konflikty w zasobach, korzystając z puli zasobów. Pula zasobów to grupa zasobów dostępnych dla dowolnego projektu. Zasoby mogą być używane tylko do jednego projektu lub współużytkowane przy kilku projektach.

Zazwyczaj pula zasobów jest przydatna przy pracy nad kilkoma projektami, korzystającymi z tych samych zasobów. Kierownicy różnych projektów mogą współużytkować ten sam zasób. W związku z tym, że korzystanie z puli zasobów jest powiązane z zarządzaniem wieloma projektami, zostanie ono omówione w rozdziale 17. Przedstawiony tam kontekst pozwoli lepiej zrozumieć stosowanie puli zasobów do rozwiązywania konfliktów.

Podsumowanie

W niniejszym rozdziale omówiono sposoby rozpoznawania i rozwiązywania konfliktów w zasobach, mogących opóźnić projekt. Omówiono następujące metody:

• zmienianie alokacji zasobów,

• wprowadzanie do harmonogramu pracy w nadgodzinach,

• ponowne określenie kalendarza zasobu,

• przydzielanie pracy niepełnoetatowej,

• ustalanie czasu rozpoczęcia pracy zasobu,

• bilansowanie zasobów,

• tworzenie rozkładu pracy zasobu.

W następnym rozdziale omówione zostaną sposoby śledzenia postępów przez porównanie danego projektu z jego planem bazowym.

Pod spodem określenie odnoszące się do rysunku.

Rysunek powinien znaleźć się wcześniej. Pod spodem określenie odnoszące się do niego.

---