Część IV

Śledzenie postępów

W tej części:

Rozdział 11. Co to jest śledzenie

Rozdział 12. Zapisywanie wartości rzeczywistych

Rozdział 13. Raporty o postępach

Rozdział 14. Analizowanie postępów finansowych

Rozdział 11.

Co to jest śledzenie

W tym rozdziale:

Podstawowe zasady śledzenia,

Korzystanie z planów bazowych,

Zmiana planu bazowego,

Podgląd postępów z użyciem wykresu Gantta,

Strategie prowadzenia śledzenia.

Niniejszy rozdział określa niejako punkt zwrotny zarówno w samej książce, jak i w użyciu programu Microsoft Project. Do tej pory zajmowano się fazą planowania — tworzeniem harmonogramu projektu, wprowadzaniem zadań, dodawaniem zasobów, a także wprowadzaniem zmian w celu uniknięcia konfliktów w przydziale zasobów i ustalaniem odpowiedniej zależności między zadaniami. Dopracowane zostały nawet takie szczegóły, jak formatowanie tekstu czy wygląd pasków wykresu. Istnieje więc już gotowy do działania projekt.

Śledzenie jest procesem polegającym na porównywaniu rzeczywistego przebiegu projektu z wcześniejszymi przewidywaniami. W celu śledzenia projektu trzeba, w momencie zakończenia planowania, stworzyć plan bazowy, czyli obraz harmonogramu danego projektu. Należy również zapoznać się z krokami podejmowanymi w trakcie procesu śledzenia oraz z pomocnymi procedurami.

Określenie podstawowych zasad śledzenia

Dobry plan to dopiero początek, ważne, jest jak go wprowadzić w życie. Podobnie jak zawodnik, który biegnie z piłką prosto i nie stara się ominąć przeciwników, nie osiągnie swego celu, tak samo w wypadku śledzenia projektu — jeżeli nie będziemy dostosowywać się do zmian w kosztach i terminarzu, które są praktycznie nie do uniknięcia, nie planujemy odpowiednio naszego działania.

Skomputeryzowane zarządzanie projektem bardzo poprawia możliwości zauważenia problemu oraz korygowania planu w celu minimalizacji strat. Program Microsoft Project pozwala na porównanie naszych przewidywań z tym, co się w rzeczywistości dzieje w trakcie realizacji projektu.

Wartości szacunkowe a wartości rzeczywiste

Opracowany plan jest efektem przewidywań tego, co może się wydarzyć — jest to próba odgadnięcia (na bazie posiadanej wiedzy,) ile czasu zajmie zadanie, jak jedno zadanie wpłynie na drugie, jakich zasobów trzeba użyć do wykonania zadania, a także jakie koszty pociągnie za sobą realizacja projektu. Dobry kierownik projektu prowadzi odpowiedni rejestr swoich przewidywań oraz wyników, co pozwala mu powiększać swoją wiedzę i w konsekwencji stać się jeszcze lepszym kierownikiem projektu. Przez porównanie tych dwóch zestawów danych można ocenić błędy w założeniach i wykorzystać te informacje, aby w przyszłości tworzyć bardziej realne plany. Dane o faktycznych kosztach i czasie realizacji można również wykorzystać, aby wprowadzić zmiany w strategii działań, co może być niezbędne do dalszej realizacji projektu i osiągnięcia jego zakładanego celu.

Proces śledzenia w programie Microsoft Project polega na wprowadzaniu informacji o wartościach rzeczywistych, takich jak faktyczna data rozpoczęcia, zakończenia i rzeczywisty czas trwania zadania. Wprowadzamy rzeczywisty czas wykorzystania zasobów i związane z tym koszty. Po wprowadzeniu wartości rzeczywistych program przedstawia uaktualniony harmonogram wraz z prognozami, w jaki sposób przebiegać będzie dalsza realizacja harmonogramu, w oparciu o aktualnie wykonywane działania.

Osoby zarządzające projektem zazwyczaj regularnie przeprowadzają kontrolę działań, co tydzień lub co dwa tygodnie. Obejmuje ona śledzenie informacji o bieżących zadaniach, a także o zadaniach zakończonych.

Proces śledzenia pozwala również tworzyć dla zarządu raporty przedstawiające aktualny na daną chwilę stan prac nad projektem. Przedstawienie zwierzchnikom danych w postaci liczb i wykresów mówiących o stanie zaawansowania projektu może pozwolić na uzyskanie, na tej podstawie, wydłużenia czasu realizacji, większych zasobów lub zmiany strategii w wypadku, gdy nie wszystko odbywa się zgodnie z przewidywaniami. Rysunek 11.1 przedstawia wykres Gantta w jego widoku domyślnym — jako tabelę śledzenia. Przedstawione jest na niej porównanie wartości zakładanych w planie bazowym z wartościami rzeczywistymi.

Actual — Wartość rzeczywista

Baseline — Wartość wg planu bazowego

Rysunek 11.1. Korzystanie z wykresu Gantta w celu przedstawienia informacji o postępach w projekcie

Uwaga

W rozdziale 12. znajdują się informacje, w jaki sposób uaktualnić projekt, aby przedstawiał postępy w ten sposób.

Dokonywanie korekt w trakcie realizacji

Śledzenie nie jest operacją dokonywaną na końcu projektu czy indywidualnego zadania. Regularne śledzenie bieżących zadań pozwala na wykrycie wszelkich odchyleń od wartości szacowanych. Im wcześniej zostanie wykryte opóźnienie, tym więcej czasu jest na jego nadrobienie.

Załóżmy na przykład, że przewidywaliśmy czas wykonania zadania na trzy dni. Jednak po czterech dniach prac wciąż nie jest ono zakończone. Program nie tylko informuje o opóźnieniu, ale również przesuwa następne, powiązane z nim, zadania dalej w harmonogramie. Przedstawia również ewentualne konflikty w użytkowaniu zasobów wynikające z błędnego oszacowania zapotrzebowania. Są one prezentowane w widokach zasobów , takich jak widok Arkusz zasobów i widok Wykres zasobów. Program pozwala zaobserwować, w jaki sposób opóźnienie wpływa na harmonogram.

Program przedstawia również wpływ nieprzewidzianych kosztów na budżet całkowity. Jeżeli koszty zadań wcześniej wykonywanych przekroczą wartości zakładane, program obliczy przewidywane koszty całkowite w oparciu o koszty rzeczywiste i pozostałe wartości szacunkowe. Przedstawi również aktualny stan budżetu, aby użytkownik mógł dopasować przydział zasobów i — w rezultacie — zmieścić się w budżecie całkowitym.

Co udało się osiągnąć?

Zgodnie z tym, co zostanie omówione w rozdz. 12., dane mówiące o wykonywaniu zadania rejestruje się, wprowadzając wartość szacunkową określającą procentowy stan zaawansowania zadania, rzeczywisty czas użytkowania zasobów lub rzeczywiste poniesione koszty (takie jak wynagrodzenia czy opłaty za dzierżawę sprzętu). Określenie procentowego stanu zaawansowania zadania jest realizowane w różny sposób przez różne osoby.

Dosyć łatwo jest określić stopień zaawansowania projektu w wypadku realizacji obiektu materialnego — np. podczas budowy, gdzie wystarczy spojrzeć na stan budowanej konstrukcji. Większość jednak projektów nie jest tak łatwa do oceny — np. jak ocenić stopień zaawansowania zadania bardziej abstrakcyjnego, jak stworzenie pomysłu na kampanię reklamową? Można tygodniami prowadzić zebrania i nie znaleźć odpowiedniego pomysłu. Czy projekt jest zrealizowany w 50%? Trudno tu opierać się na innych podobnych projektach — ostatnio mogliśmy znaleźć rozwiązanie już na pierwszym zebraniu.

Nie należy również w swych ocenach opierać się na parametrach takich jak poniesione koszty czy czas poświęcony zadaniu. Niestety, łatwo jest wydać 40 000 zł na zadanie, którego wartość szacowana wynosiła 30 000 zł, a zadanie jest wykonane dopiero w 25%. Prawdopodobnie należy tu skorzystać z tej samej intuicji, która pomogła oszacować przebieg projektowanych zadań. Warto tu dodać wskazówkę — jeżeli projekt obejmuje indywidualne części składowe, które można prześledzić, należy je zapisywać i korzystać z nich przy szacowaniu wartości.

Korzystanie z planów bazowych

Utworzenie planu bazowego zamyka fazę planowania projektu. Termin ten pojawił się już wcześniej, teraz omówione zostanie jego znaczenie w procesie śledzenia.

Czym jest plan bazowy?

Plan bazowy to obraz projektu po zakończeniu fazy planowania lub na końcu innej fazy krytycznej. Plan bazowy to zestaw danych zapisanych w tym samym pliku, w którym śledzimy rzeczywiste dane o postępach. Program pozwala na zapisanie początkowego planu bazowego, a także do dziesięciu planów bazowych pośrednich, w trakcie realizacji projektu. Można przeglądać bardzo różne informacje o stworzonym planie bazowym, można również w ogóle ich nie prezentować.

Niektóre projekty, szczególnie o krótkim czasie realizacji, trwające od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy, mogą działać w oparciu o jeden plan bazowy i w trakcie realizacji nie odbiegać zbytnio od zakładanych wstępnie wartości szacunkowych. Inne, zwłaszcza dłuższe, mogą wymagać określenia kilku planów bazowych, szczególnie w wypadku, gdy wartości zakładane bardzo odbiegają od wyników uzyskiwanych w rzeczywistości. Można dokonywać modyfikacji całego planu bazowego, jeżeli zmiany są poważne i występują na wczesnym etapie projektu, lub zmieniać tylko wartości szacunkowe dla dalszej jego części (od pewnego momentu realizacji).

Jeżeli na przykład projekt po ustaleniu harmonogramu został odłożony na trzy miesiące, należy przed rozpoczęciem realizacji ponownie opracować harmonogram planu bazowego. Jeżeli natomiast projekt jest realizowany od sześciu miesięcy i nastąpiła trzymiesięczna przerwa, może wystarczyć wprowadzenie zmian w terminarzu przyszłych zadań i ustalenie dla nich planu bazowego, aby wciąż móc dokładnie ocenić poprawność założeń.

Na zmiany planu bazowego mogą również wpływać koszty. Przykładowo, co zrobić, jeżeli plan bazowy został określony dla budżetu 250 000 zł, a w firmie nastąpiły cięcia budżetowe i obecny budżet wynosi 120 000 zł? Należy wprowadzić zmiany odnośnie do zasobów oraz kosztów i ponownie stworzyć plan bazowy. Ustalenie pośrednich planów bazowych pozwala na utrzymanie projektu blisko jego preliminarza również w wypadku poprawienia się warunków jego realizacji.

Ustalanie planu bazowego

Plan bazowy możemy stworzyć za pomocą Kreatora planowania lub menu Narzędzia.

W większości przypadków na etapie planowania trzeba zapisać plik projektu — bez zapisywania samego planu bazowego — kilkakrotnie. Za każdym razem, gdy zapisujemy plik (z menu Plik wybieramy Zapisz), program przedstawia opcję Kreator planowania pozwalającą na zapisanie pliku z planem bazowym lub bez niego. Podczas planowania należy korzystać z opcji Zapisz bez planu bazowego. Po wprowadzeniu ostatnich zmian należy jednak zapisać również zmiany w planie bazowym. W ten sposób zapisanie zmian w planie bazowym powoduje usunięcie starych planów bazowych i stworzenie planu bazowego dla całego projektu. Poniżej podano kolejne kroki, które należy wykonać.

1. Wybrać z menu Plik polecenie Zapisz. Jeżeli plik nie był wcześniej zapisywany, pojawi się okno dialogowe Zapisywanie jako.

2. Wybrać miejsce zapisania pliku, wpisać jego nazwę i kliknąć Zapisz. Jeżeli plik był wcześniej zapisywany, pojawi się okno dialogowe Kreator planowania (Rys. 11.2).

Rysunek 11.2. Aby zapisać plik przed określeniem planu bazowego, należy kliknąć odpowiednie pole kontrolne

3. Kliknąć opcję Zapisz plik razem z planem bazowy, a następnie — przycisk OK. Program zapisuje plan bazowy.

Wskazówka

Jeżeli nie chcemy oglądać tego okna dialogowego każdorazowo przy zapisywaniu projektu, należy kliknąć pole Nie mów mi o tym ponownie w oknie dialogowym Kreatora planowania i, gdy już chcemy określić plan bazowy, wykonać kroki podane poniżej.

Plan bazowy można również zapisać w następujący sposób:

1. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Zapisz plan bazowy, żeby otworzyć okno dialogowe (rys. 11.3).

Rys. 11.3. Wybór domyślnego ustawienia w polu dialogowym Zapisywanie planu bazowego powoduje zapisanie planu bazowego dla całego projektu

2. Kliknąć przycisk OK, aby zaakceptować ustawienie domyślne, tzn. zapisać harmonogram całego projektu jako plan bazowy.

Program zapisuje plan bazowy i odtąd wszystkie zmiany w projekcie stanowią część zapisu aktualnych działań wykonywanych w ramach projektu.

Zmiana planu bazowego

Przez większość czasu nie chcemy wprowadzać zmian w planie bazowym. Jest to zapis, do którego możemy porównywać nasze postępy, regularne zmienianie planu bazowego mija się więc z jego celem.

Są jednak ważne dla projektu momenty w trakcie jego realizacji, kiedy należy zmodyfikować plan bazowy i ponownie go zapisać lub zapisać drugi, a nawet trzeci plan bazowy, aby zarejestrować ważne zmiany w realizacji projektu. Jeżeli jednak decydujemy się na zmianę oryginalnego planu bazowego, należy robić to z namysłem i rozwagą. Poniżej opisano, kiedy i w jaki sposób wprowadzać te zmiany.

Dodawanie zadań do planu bazowego

Często po określeniu planu bazowego okazuje się, że pominięto jakieś kroki lub trzeba rozdzielić je na kilka mniejszych. Być może firma wprowadza nowy proces lub stawia nowe wymagania i należy zmodyfikować jakieś zadanie. Nie chcemy zmieniać planu bazowego całego projektu, ale chcemy zapisać to zadanie wraz z oryginalnym planem bazowym. Można tego dokonać zaraz po zapisaniu oryginalnego planu bazowego lub nawet kilka miesięcy później.

Aby dodać zadanie do planu bazowego, należy:

1. Wykonać jedną z dwóch czynności:

• aby dodać nowe zadanie do harmonogramu i włączyć je do planu bazowego, najpierw należy dodać zadanie do kolumny Nazwa zadania w wykresie Gantta, a następnie wybrać je,

• aby zapisać zmiany w istniejącym zadaniu, najpierw należy wprowadzić zmiany, a potem wybrać zadanie.

2. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Zapisz plan bazowy. Pojawi się okno dialogowe Zapisywanie planu bazowego.

3. Kliknąć okienko opcji Zaznaczone zadania (rys. 11.4).

Rysunek 11.4. Wprowadzanie zmian w zadaniach i zapisywanie ich w już ustalonym planie bazowym

4. Kliknąć przycisk OK, aby zapisać plan bazowy zawierający teraz nowe zadanie.

Uwaga

Zadania do planu bazowego można dodawać, wprowadzając je do wykresu Gantta, korzystając z kolumny Czas trwania wg planu bazowego lub Rozpoczęcie wg planu bazowego czy Zakończenie wg planu bazowego. Nie pozwala to jednak na wykonywanie wszystkich obliczeń w planie bazowym. Przykładowo, wprowadzenie zadania na końcu realizacji projektu nie wywoła zmiany w dacie zakończenia w planie bazowym.

Korzystanie z harmonogramów pośrednich

Z planu bazowego można korzystać na kilka sposobów. Można go traktować jako oryginalny preliminarz i porównywać z faktycznymi rezultatami przy zakończeniu projektu, aby ocenić swoje przewidywania i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Plany bazowe mają również inne praktyczne zastosowanie w trakcie trwania projektu — alarmują o zmianach, co pozwala nam na nie zareagować. To drugie zastosowanie zachęca do tworzenia planów bazowych pośrednich. Początkowy plan bazowy bardzo szybko może nabrać wartości bardziej historycznej niż praktycznej. Nie należy zmieniać tego planu bazowego, gdyż lepiej zachować zapis oryginalnego procesu planowania. Jeżeli jednak terminarz bardzo odbiega od zaplanowanego, wszystkie ostrzeżenia o opóźnieniach w harmonogramie podawane przez program stają się bezużyteczne. Jeżeli realizacja projektu rozpoczęła się z sześciomiesięcznym opóźnieniem, każde zadanie będzie od razu spóźnione i krytyczne. Aby wciąż uzyskiwać użyteczne informacje o projekcie, trzeba będzie zmienić harmonogram, aby lepiej odzwierciedlał stan rzeczywisty. Tylko zapisując drugi, trzeci lub czwarty plan bazowy pośredni można określić, czy realizacja projektu przebiega poprawnie.

Przejściowe harmonogramy planu bazowego możemy tworzyć dla wszystkich zadań projektu. Zazwyczaj jednak plan bazowy zmienia się tylko dla zadań aktualnie realizowanych. Jeżeli np. strajk spowoduje wstrzymanie projektu na dwa miesiące, nie będziemy zmieniać planu bazowego dla zadań już zakończonych, lecz tylko dla tych, które mają zostać wykonane po zakończeniu strajku.

Plany pośrednie wprowadza się w następujący sposób:

1. Wybrać zadania, aby drugi plan bazowy zapisać dla konkretnych zadań, a nie dla całego projektu.

2. Z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Zapisz plan bazowy, aby otworzyć okno Zapisywanie planu bazowego.

3. Wybrać Cały projekt, aby stworzyć plan pośredni dla całego projektu, lub Zaznaczone zadania, aby zapisać plany pośrednie zachowujące oryginalne informacje planu bazowego dla zadań niewybranych i zapisać nowe informacje planu bazowego zadań wybranych.

4. Kliknąćj Zapisz plan pośredni. Program udostępnia pola Kopiuj i Do.

Ostrzeżenie

Nie należy pozostawiać aktywnego pola wyboru Zapisz plan bazowy, zapisując harmonogramy pośrednie, gdyż program zmieni oryginalny plan bazowy.

5. Kliknąć strzałkę po prawej stronie pola Kopiuj, aby rozwinąć listę, jak na rysunku 11.5.

6. Wybrać polecenie Rozpoczęcie/Zakończenie z listy rozwijanej, żeby skopiować ustawienia początkowe i końcowe.

7. Otworzyć listę rozwijaną pola Do i wybrać pozycję numerowaną, np. Rozpoczęcie7/Zakończenie7, aby wprowadzić pośredni plan bazowy.

Rysunek 11.5. Wybór dostępny w listach Kopiuj i Do pozwala na zapisanie kilku wersji planu bazowego

Ostrzeżenie

Nie należy wybierać z tej listy pola Rozpoczęcie/Zakończenie według planu bazowego, gdyż spowoduje to skopiowanie informacji do oryginalnego planu bazowego, a nie do planu pośredniego.

8. Kliknąć przycisk OK, żeby zapisać plan pośredni.

Korzystając z pozycji numerowanych Rozpoczęcie/Zakończenie możemy zapisywać do 10 planów pośrednich, co wraz z oryginalnym daje w sumie 11 planów bazowych dostępnych w czasie realizacji projektu.

Usuwanie planu bazowego lub planu pośredniego

W pewnym momencie przychodzi czas na usunięcie planu bazowego lub planu pośredniego. Załóżmy, że faza planowania jest ukończona. Gdy wszystko jest gotowe do rozpoczęcia, w ostatniej chwili może okazać się jednak, że zakres projektu zmienił się. Ponownie trzeba wrócić do fazy planowania harmonogramu. Nie wystarczy wprowadzić poprawki do istniejącego planu bazowego, trzeba natomiast usunąć go i, po wprowadzeniu wszystkich zmian, utworzyć poprawny plan bazowy.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można usuwać plany bazowe.

Aby to zrobić, należy z menu Narzędzia wybrać Śledzenie, a następnie Wyczyść plan bazowy. Zostanie wyświetlone pole dialogowe Czyszczenie planu bazowego, jak na rys. 11.6. W tym polu mamy do wyboru usunięcie planu bazowego lub planu pośredniego, dla całego projektu lub dla wybranych zadań.

Rysunek 11.6. Czyszczenie planu bazowego w celu wprowadzenia poprawek i ponownego ustawienia planu bazowego

Śledzenie postępów z zastosowaniem wykresu Gantta

Plany bazowe pozwalają ocenić, jak bardzo nasze przewidywania odbiegają od rzeczywistej realizacji projektu. Program pozwala na prezentację tych rozbieżności zarówno w sposób graficzny wraz z planem bazowym i aktualnymi paskami wykresów, jak i w formie tabel w różnych widokach. W następnej części zostanie opisane, jak przedstawiać plan bazowy i dane rzeczywiste oraz jak z nich korzystać, żeby ocenić aktualny stan realizacji projektu.

Uwaga

W rozdziale 12. znajdują się informacje o wprowadzaniu danych służących do śledzenia.

Interpretowanie wykresu Gantta

Widok Śledzenie w wykresie Gantta jest bardzo użyteczny przy porównywaniu postępów do wartości szacowanych. Aby otworzyć widok śledzenia wykresu Gantta, należy kliknąć jego ikonę w pasku widoków (widok tabeli śledzenia jest ustawieniem domyślnym). Można jednak dodawać i usuwać pola (kolumny) lub prezentować inne tabele z informacjami. Kolumny przedstawione na rys. 11.7 zawierają informacje planu bazowego wprowadzone do tabeli.

Rysunek 11.7. Tabela Gantta jest kopalnią informacji

Uwaga

W rozdziale 7. znajdują się informacje o tym, jak modyfikować tabele.

Należy zwrócić uwagę na pola Czas trwania według planu bazowego i Koszt według planu bazowego, a także Rzeczywisty czas trwania i Koszt rzeczywisty na wykresie Gantta. Pozwalają one na porównanie zakładanych i rzeczywistych terminarzy i kosztów.

Wskazówka

Można zmieniać tę tabelę tak, aby umieścić kolumnę Czas trwania według planu bazowego obok kolumny Rzeczywisty czas trwania, a kolumnę Koszt według planu bazowego obok kolumny Koszt rzeczywisty.

Na wykresie Gantta znajdują się również inne ważne informacje:

• Wyk. %. Pole przedstawia stan zaawansowania różnych zadań w harmonogramie.

• Odchylenie kosztowe. Pole prezentuje wyliczoną różnicę pomiędzy planem bazowym a danymi rzeczywistymi. Przyjrzyjmy się przykładowo zadaniu „Obliczenie budżetu” — linia nr 3. Koszt według planu bazowego wynosił 1000 zł, Koszt rzeczywisty wyniósł 1027,20 zł, i Odchylenie kosztowe wynosi 27,20 zł, czyli różnicę tych dwóch kwot. Program automatycznie oblicza te wartości na podstawie planu bazowego i wprowadzonych danych rzeczywistych. Można również wyświetlać inne pola prezentujące obliczenia innych rozbieżności — np. kilka pól prezentuje odchylenia w terminarzu.

Można również wyświetlić paski wykresu, ustawiając odpowiednio obszary tabeli i wykresu, aby uzyskać graficzny obraz postępów w realizacji projektu. Na rysunku 11.8 mamy widok tabeli harmonogramu w widoku śledzenia wykresu Gantta, gdzie zaprezentowane są paski śledzenia wykresu Gantta. Różne style pasków wykresu ukazują zaawansowanie zadań w projekcie.

Summary of progress — Podsumowanie postępów

Percentage complete — Procent wykonania

Baseline — Plan bazowy

Task in progress — Zadanie wykonywane

Rysunek 11.8. Różne style i kody kolorów pasków wykresu prezentują zaawansowanie i rozbieżności w projekcie

Zwróćmy uwagę na to, że stan zaawansowania różnych zadań jest przedstawiany przez różne formy graficzne. Zadania sumaryczne mogą mieć biały pasek z czarnym kreskowaniem, umieszczony poniżej paska wykresu. Ten dodatkowy pasek wskazuje stan zaawansowania zadania sumarycznego. Zadania niebędące krytycznymi przedstawione są za pomocą koloru niebieskiego, krytyczne natomiast — czerwonego. Wskaźnik procentowy obok zadania przedstawia procentowy stan zaawansowania tego zadania, paski zadań zakończonych mają kolor intensywny, podczas gdy paski zadań wykonywanych są jaśniejsze i wypełnione deseniem. Paski zadań częściowo zakończonych po lewej stronie mają kolor intensywny, po prawej — deseń.

Tabela Odchylenie

Zmieniając tabele w widoku wykresu Gantta, można przeglądać różne informacje o postępach w projekcie. Tabela odchyleń prezentuje rozbieżności w terminarzu zadań. Aby wyświetlić tę tabelę — przedstawioną na rys. 11.9 — należy kliknąć prawym przyciskiem myszki pole w lewym górnym rogu tabeli, w miejscu zejścia się wiersza nagłówków kolumn z kolumną numeru zadania. Należy wybrać Odchylenie z pojawiającej się listy tabel.

Rysunek 11.9. Tabela Odchylenie przedstawia w sposób wyraźny opóźnienia w harmonogramie

Z łatwością można porównać kolumny Rozpoczęcie wg pbaz i Zakończenie wg pbaz z kolumnami Rozp. i Zak. prezentującymi dane rzeczywiste dla zadania, którego postępy właśnie śledzimy, jak również dane planu bazowego dla zadań niewykonywanych. Tabela zawiera również pola prezentujące Odchylenie rozpoczęcia (o ile dni później lub wcześniej zadanie zostało rozpoczęte) i Odchylenie zakończenia (o ile dni później lub wcześniej zadanie zostało zakończone).

Tabela Koszt

Tabela kosztu zadania służy przede wszystkim do prezentacji rozbieżności w wydatkach. Na rysunku 11.10 widać tabelę Koszt dla wykonywanego projektu, w którym pewne koszty zostały już poniesione, a inne dopiero zostaną. W tym momencie zadanie „Lista gości” przekracza koszt zakładany o 309 zł. Przy obliczaniu rozbieżności w kosztach program bierze pod uwagę następujące czynniki — rzeczywisty czas użytkowania zasobów, zakładaną ilość dni użytkowania zasobów do zakończenia zadania i koszty rzeczywiste (takie jak pensje i opłaty) prześledzone na zadaniu. W porównaniu z zakładaną w planie bazowym wartością 357 zł, zadanie bardzo mocno przekroczyło swój budżet.

Rysunek 11.10. Tabela Koszt zadania informuje, gdzie wydatki przekroczyły preliminarz, a gdzie jest jeszcze pewien zapas na wydatki

Tabela Praca

Na rysunku 11.11 przedstawiono tabelę Praca, która prezentuje ilość godzin pracy i korzystania z zasobów podczas zadania. Przykładowo, założono, że wykonanie zadania „Określenie budżetu” zajmie 11 godzin, jednak w rzeczywistości zajęło 69 godzin. W wyniku tego pole Odchylenie (różnica między zakładaną i rzeczywistą ilością godzin pracy) informuje o stracie 58 godzin. Z kolei w planie bazowym założono, że wykonanie zadania „ Zamknięcie” zajmie 37 godzin, a zadanie wykonano w 28 godzin. Z kolumny odchylenia można odczytać, że zaoszczędzono 9 godzin — wartość ujemna oznacza, że zadanie zajęło mniej czasu niż zakładano.

Rysunek 11.11. W tabeli Praca możemy sprawdzić, czy zadanie pochłania więcej nakładów, niż zakładano

W następnych kilku rozdziałach będziemy często spotykać się z różnymi tabelami tego typu, obecnie mamy już dosyć jasny obraz tego, czego można się dowiedzieć przez śledzenie postępów w projekcie.

Strategie śledzenia

Korzystanie z programu Microsoft Project w rzeczywistych projektach pozwoli na nabranie wprawy w procesie śledzenia. Istnieje jednak kilka podstawowych zasad śledzenia, których zastosowanie pozwoli uniknąć kłopotów w pierwszych kilku projektach.

Ciężkie zadanie, jakim jest śledzenie

Aktualizacji danych należy dokonywać często i regularnie. Dla wielu osób śledzenie jawi się jako zadanie koszmarne — trzeba wprowadzić wszystkie szczegóły dotyczące stopnia zaawansowania i czasu trwania zadania, jego koszty i wykorzystane zasoby. Trzeba zgromadzić dane z kart wykorzystania zasobów, raporty od innych uczestników projektu, a także faktury handlowe. Trzeba następnie wpisać wszystkie zebrane informacje. Zadanie może być faktycznie poważne, niemniej jednak, im częściej je wykonujemy, tym mniej danych trzeba wprowadzać i tym jest ono łatwiejsze.

W procesie śledzenia pomocne może okazać się zlecanie innym osobom części zadań uaktualniania danych. Osoba nadzorująca jakąś fazę projektu może śledzić działania w obrębie tej fazy. Z kolei osoba nadzorująca całość projektu może, stosując różne metody, tworzyć z dostarczonych harmonogramów cząstkowych harmonogram pełny.

Uwaga

W części V niniejszej książki opisano, jak łączyć kilka harmonogramów i jak zarządzać nimi z grupami roboczymi.

Dobrze jest, gdy można skorzystać z pomocy asystenta, który zajmuje się szczegółami procesu śledzenia. Taka osoba powinna być odpowiednio przeszkolona (i wyposażona w egzemplarz niniejszej książki), i choć nie musi być specjalistą od programu Microsoft Project, może bardzo skutecznie wykonywać sporą część pracy.

Wskazówka

Aby nie zapomnieć o śledzeniu, należy zadanie to uwzględnić w harmonogramie jako zadanie cykliczne, powtarzające się co tydzień lub co dwa tygodnie. Nie należy również zapominać o wprowadzeniu do harmonogramu niezbędnych zebrań (oceniających postępy i analizujących działalność).

Prowadzenie notatek na temat śledzenia

W wydajnym śledzeniu przydatne może również być korzystanie z notatek w celu zapisywania postępów i zmian. Jeżeli wydarzy się coś na tyle ważnego, że warto to odnotować, a nie trzeba zmieniać planu bazowego, dobrze jest umieścić to w notatkach. Gdy projekt będzie już ukończony, pozwolą one ocenić różne zdarzenia — od niedotrzymanych terminów do przekroczenia kosztów.

Wskazówka

Warto określić jakiś wzorzec dla prowadzenia śledzenia w danej firmie czy organizacji. Kiedy uznajemy zadanie za wykonane? W jaki sposób liczymy koszty i co ma być źródłem informacji o czasie wykorzystania zasobów? Program Microsoft Project będzie bardziej przydatny, gdy wszyscy kierownicy projektów będą korzystać z tych samych metod oceny postępów i kosztów, podobnie jak dział księgowości w firmie korzysta z pewnych norm w śledzeniu kosztów.

Stworzenie kilku planów bazowych będzie z pewnością przydatne, ale należy określić, kiedy rejestrujemy zmiany. Możemy określać plan bazowy dla każdego ważnego punktu kontrolnego w projekcie. Nawet duże projekty mają zazwyczaj tylko cztery lub pięć istotnych punktów kontrolnych i z reguły pojawiają się one po wykonaniu sporej części pracy.

Podsumowanie

Rozdział ten poświecony był podstawowym kwestiom związanym z procesem śledzenia w projekcie. Omówiono w nim takie kwestie jak:

• określanie, modyfikowanie i usuwanie planu bazowego,

• porównywanie wartości szacunkowych z planu bazowego z rzeczywistymi postępami.

W rozdziale 12. znajdują się informacje o mechanizmie procesu śledzenia, zapisywaniu wartości rzeczywistych, a także upraszczaniu tych danych.

---