Kryteria systemu informacyjnego

1. Dostępność dla użytkownika wszystkich zasobów informacyjnych, które są mu niezbędne dla podejmowania decyzji oraz wykonywania przez niego nałożonych zadań.

2. Aktualność rozumiana jako zadanie, którego realizacja pozwala na to, że użytkownicy otrzymują informacje aktualne. Na ile są to informacje aktualne zależy od konkretnej organizacji. I tak klienci banku, pragną znać stan swojego konta natychmiast po operacji wypłaty lub wypłaty bankowej. Natomiast informacje o stanie magazynu, jeżeli dotyczą na przykład materiałów budowlanych, mogą być aktualizowane co godzinę.

3. Rzetelność rozumiana jako prawdziwość, czy tez wiarygodność. Wymaga się, aby występowała zgodność otrzymanej informacji z informacją, która opisuje dany obiekt lub zjawisko w danym czasie i miejscu. Informacje, które otrzymuje użytkownik powinny być prawidłowe pod względem metodologicznym. Badania przeprowadzone wśród kadry kierowniczej różnych firm wykazały, że jest to pierwszoplanowe wymaganie w stosunku do systemów informacyjnych. Uzasadnia się to tym, że kadra kierownicza, jeżeli nie ma informacji dotyczącej danego obiektu, to ma doświadczenie lub instynkt gospodarczy i może dany parametr estymować. Natomiast posiadanie błędnych informacji usypia czujność użytkownika i podrywa jego zaufanie do systemu informacyjnego.

4. Kompletność rozumiana jako różnica między informacją źródłową a informacją otrzymaną przez użytkownika. Kompletność określamy też jako straty informacyjne, które zachodzą w procesie przesyłania i przetwarzania informacji.

5. Porównywalność. Wymaga się ,aby informacje zebrane z jednej lub pokrewnej dziedziny umożliwiały przeprowadzenie analizy porównawczej. Jest to trudniejsze do realizacji na najwyższych szczeblach zarządzania, gdzie korzysta się z informacji zagregowanej. Informacje zebrane na szczeblu elementarnym, tzw. informacje źródłowe, są najbardziej przydatne dla przeprowadzenia porównań. W realizacji tego zadania największe niebezpieczeństwa tkwią w działaniach reorganizacyjnych, które powodują zmiany istniejących układów i związane z tym modyfikacje dokumentacji.

6. Niezawodność. W zależności od specyfiki organizacji, wymóg ten może mieć różną wielkość liczbową lub też charakterystykę jakościową. Niezawodność systemu jest iloczynem zawodności wszystkich powiązanych szeregowo elementów.

7. Przetwarzalność. Dla realizacji tego kryterium należy zdawać sobie sprawę jakiego rodzaju informacje mogą być w systemie przetwarzane. Istniejące w organizacji zasoby informacyjne nie zawsze mogą być absorbowane przez system. I tak informacje przedstawione np. w postaci graficznej lub zapisu głosu są w większości organizacji nieprzetwarzalne mimo, że postęp w tym zakresie jest dość duży.

8. Elastyczność jest to postulat określający zdolność systemu informacyjnego do reagowania na zmiany dokonujące się wewnątrz organizacji i na zewnątrz niej. Elastyczność jest to zdolność systemu informacyjnego do przyswojenia informacji pochodzących z rozmaitych nadajników i mających różną postać oraz zdolność dostosowania się do stale zmieniających się potrzeb użytkowników. Kryterium to jest szczególnie ważne dla organizacji działających w stale zmieniającym się otoczeniu.

9. Wydajność rozumiana jako zdolność systemu do przesyłania i przetwarzania w sensie fizycznym określonej ilości informacji w jednostce czasu. Użytkownik określa to kryterium jako średnią wydajność systemu w szczególnych przypadkach, takich jak, na przykład, maksymalna liczba klientów chcących kupić lub sprzedać obligacje w danym momencie.

10. Ekonomiczność rozumiana jako wiązka kryteriów związanych z efektami i kosztami projektowania i eksploatacji systemu. Wymaganie to charakteryzuje kondycję ekonomiczną użytkownika.

11. Czas reakcji systemu - czyli jak długo użytkownik musi czekać na odpowiedz na zadane pytanie? Zamiennie stosowane jest kryterium terminowości (on time), przejawiające się wymaganiem dostarczania potrzebnych informacji w z góry określonym terminie.

12. Szczegółowość. Jest to wymaganie co do detalizacji informacji jaką musi zapewnić eksploatowany system informacyjny.

13. Stabilność systemu, czyli jego odporność na zakłócenia wewnętrzne i zewnętrzne. Użytkownik może wymagać od systemu informacyjnego ultrastabilności, tj. możliwości powrotu systemu do stanu przed zakłóceniem jego pracy.

14. Priorytetowość. Użytkownicy, szczególnie decydenci najwyższego szczebla zarządzania, wymagają, aby system był zdolny do zaspokojenia ich potrzeb przed potrzebami innych użytkowników. Również przy zastosowaniu systemu klasy SMOK (System MOnitowania Kierownictwa) - przedstawionego w rozdziale 5 - informacje alertowe powinny mieć pierwszeństwo dostarczenia.

15. Poufność. Użytkownik zwykle chciałby, aby informacje z pewnego zakresu działania organizacji, nie były przeznaczone do szerokiego rozpowszechniania i aby tym informacjom zapewnić specjalną ochronę.

16. Bezpieczeństwo. Bezpieczeństwo systemu można określić skalą możliwości odzyskania przypadkowo utraconych danych: - odtworzenie informacji nie nastręcza większych trudności.

17. Łatwość użytkowania - jest to kryterium trudne do wyrażenia ilościowego, ale bardzo istotne dla użytkownika. Praktyka wykazuje, że bardzo nowoczesne systemy informacyjne nie są eksploatowane ponieważ użytkownik stwierdza, że są one trudniejsze do opanowania niż system już eksploatowany.

Podejście do projektowania (prognostyczne, diagnostyczne)

Proces projektowania ulega stałym przeobrażeniom. Twórcami ich są zarówno naukowcy jak praktycy, którzy poszukują najlepszych rozwiązań. Dla przedstawienia podstawowych podejść do procesu projektowania zastosowano dwa kryteria:

Pierwsze z nich można określić jako podejście uwzględniające aspekt czasu, a więc:

• Projektowanie diagnostyczne, w którym za punkt wyjścia przyjmuje się obecny stan organizacji, a projektant pragnie ją usprawnić;

• Projektowanie prognostyczne, gdzie za punkt wyjścia bierzemy naszą wizję organizacji w przyszłości, a nie interesuje nas stan obecny.

Podejście diagnostyczne, najbardziej popularne, nazywane jest często podejściem tradycyjnym. W podejściu tym projektuje się system lepszy od istniejącego. W przestrzeni czasu czasu sytuację tę można zilustrować następująco:

W podejściu diagnostycznym znamy obiekt i jego niedomagania oraz istniejące możliwości poprawy. Naszym zadaniem jest poprawa tego stanu. Formułujemy więc kryterium oceniające oraz istniejące warunki ograniczające. Celem jest zaprojektowanie systemu lepszego niż obecnie funkcjonujący.

W podejściu prognostycznym w zasadzie nie interesuje nas obecna sytuacja. Pierwszym zadaniem jest określenie horyzontu czasu, a ściślej, punktu w przyszłości na jaki projektujemy system. Przyjmujemy zasadę, że nasz system powinien być przez długi czas nowoczesny. Oczywiście decydenci pragną, aby ich system był jak najdłużej nowoczesny. Jednak, aby ten postulat zrealizować, należy zdawać sobie sprawę z faktu, że im horyzont czasu jest dłuższy, tym nasza wiedza o przyszłych warunkach funkcjonowania obiektu jest mniejsza. I nie jest to tylko związane z naszymi pragnieniami, ale w przeważającej mierze z tym, że projektując system metodą prognostyczną zwiększa się ryzyko podjęcia nietrafionych decyzji. Dlatego też decyzja przyjęcia diagnostycznego czy prognostycznego podejścia do projektowania jest decyzją strategiczną.

Podstawowe metody projektowania systemów informatycznych i ich użyteczność dla praktyki

W praktyce projektowania systemów informacyjnych stosowanych jest wiele metod i technik. Metoda projektowania systemów informacyjnych jest to taki sposób postępowania, który ma na celu otrzymanie projektu systemu. Każda z metod posługuje się pewną liczbą swoistych technik projektowania. Technika projektowania jest to szczególny sposób postępowania, który służy konkretnemu rozwiązaniu w projektowaniu systemu informacyjnego.

Wykres kosztów projektowania

Podobnie jak analiza, proces projektowania może być wspomagany komputerowo. W literaturze komputerowej wspomaganie projektowania określa się skrótem CASE (Computer Aided System lub Software Engineering).

Należy jednak przyznać, że mimo tych oczywistych korzyści, zastosowania pakietów CASE nie jest masowe. Wynika to z następujących przyczyn:

1. Rozkład kosztów projektowania systemu jest niekorzystny w porównaniu z tradycyjnymi metodami. Zastosowani pakietów CASE wymaga zaangażowania dużych środków. Dopiero po pewnym czasie następuje zrównanie kosztów z metodami tradycyjnymi i ich relatywny spadek.

Przykłady IT w reeingeringu

Reengineering wiąże się z zastosowaniem w firmie Informacyjnej Technologii (IT).

Te firmy, które unowocześniają swój system informacyjny mogą liczyć na sukces. Jednak wiele firm poniosło porażkę w stosowaniu reeingineeringu.

Przyczyny niepowodzeń:

1. bariera psychologiczna - ludzie boją się zmian

2. błędy w organizacji zespołu - powołanie osób niekompetentnych

3. konieczność przezwyciężenia stereotypów, szkolenie pracownika nie obarczonymi starymi nawykami.

Przykłady:

1. Chrysler Copr.. - skrócony czas potrzebny do uruchomienia produkcji samochodów z 5 lat do 39 m-cy

2. Zakłady Forda - zmniejszenie zatrudnienia w dziale księgowości z 500 do 100 pracowników

3. Urząd Miasta w Białymstoku - zmiana całego systemu informacyjnego

Systemy wspomagania decyzji a systemy transakcyjne

W odróżnieniu od systemów przetwarzania danych systemy wspoma­gania decyzji są przeznaczone do:

• rozwiązywania problemów niezestrukturalizowanych lub częściowo zestrukturalizowanych,

• wspierania, a nie eliminowania rozumowania decydenta,

• podnoszenia skuteczności, a nie sprawności procesów decyzyjnych.

Termin „wspomaganie decyzji” podkreśla potrzebę penetrowania procesów decyzyjnych w szerokim ujęciu, od właściwości osobowych decydenta do różnorodnych uwarunkowań organizacyjnych.

Bazy danych i hurtownie danych

Hurtownia danych jest :

• Miejscem gdzie zebrane z całego przedsiębiorstwa dane podzielone na części, oczyszczone, poklasyfikowane i połączone z innymi danymi są umieszczone na półkach czekając na swoich potencjalnych użytkowników,

• Reprezytorium przeznaczonym do zbierania standaryzacji i agregowania kopii danych transakcyjnych zawartych w operacyjnym lub produkcyjnych systemach informacyjnych firmy,

• Narzędziem do dostarczania informacji dla użytkownika podejmującego decyzje lub informującego kierownictwo; przechwytuje część danych operacyjnych i nadaje im odpowiednią, zagregowaną i hierarchiczną postać.

Do podstawowych efektów stosowania hurtowni danych zaliczyć należy:

• Szybkie uzyskiwanie informacji przez penetrację danych tzw. data-drilling (obejmuje ona między innymi operacje: uszczegóławiającą zwaną analizą wgłębną drill-down, agregującą - drill-up, analizę wieloprzekrojową slicing&dicing),

• Pozyskanie wiedzy z danych tzw. data-mining (jest to technologia pozyskiwania wiedzy przez stosowanie modeli sieci neuronowych, algorytmów genetycznych, technik statystycznych) niekiedy jest też określana jako inteligentna eksploracja danych.

Wymagania i użyteczność dla zarządzania bazą danych

Najważniejszymi elementami Systemów Zarządzania Bazą Danych są:

1. niezawodność,

2. wsparcie producenta, a w tym poziom oferowanej dokumentacji oraz serwis i szkolenie,

3. koszty, a w tym relacja wartości do kosztu oraz cena produktu i obsługi,

4. łatwość użycia, a szczególnie: łatwość tworzenia zapytań, łatwość programowania, dyspozycyjność i łatwość zastosowania narzędzi do budowy aplikacji, łatwość instalacji.

Można się spodziewać, że producenci SZBD będą właśnie w tych kierunkach podejmowali działania dla najlepszego dostosowania produktu do wymagań klientów. Mimo, że wymienione wcześniej kryteria oceny są uważane przez czytelników „Computerworld” jako podstawowe, to nie można też zapomnieć o kryteriach, które wyłonił ACM:

• możliwość przedstawienia zewnętrznej struktury danych zgodnej z cha­rakterem i typem nawet najbardziej złożonej struktury odwzorowanych obiektów realnych,

• wydajność, rozumiana jako akceptowalny przez użytkownika czas reakcji na zapytania i inicjowane przezeń transakcje, możliwość przeszukiwania bazy danych według rozmaitych kryteriów, w tym według kryteriów nie przewidzianych nawet w trakcie projekto­wania bazy, oraz dostosowanie sposobów (i czasów) wyszukiwania do częstości zapytań danego typu,

• wiarygodność, rozumiana jako wzmocnienie bazy danych procedurami automatycznie weryfikującymi merytoryczna poprawność danych, ich jednolitość itp.

• tajność zapewniająca, że gestor informacji lub ABD (Administrator Bazy Danych) jest pewny, że dana informacja będzie udostępniana jedynie upoważnionym użytkownikom,

• bezpieczeństwo tj. ochrona danych przed nieumyślnym ich zniszczeniem i możliwość odtworzenia poprzednich stanów bazy w przypadku awarii systemu oraz prowadzenia bieżącej ewidencji transakcji realizowanych w bazie, a umożliwiających cofnięcie błędnych transakcji,

• sprzężenie z przeszłością, co zapewnia, że wprowadzenie do organizacji baz danych nie wiąże się z dużymi zmianami wymagającymi rezygnacji z dotychczas stworzonego oprogramowania i zasobów danych (wymóg ten oznacza współprace z istniejącymi i eksploatowanymi systemami informacyjnymi),

• sprzężenie z przyszłością, wymagające od projektanta bazy danych działania z należytą wyobraźnią i rozmachem tak, aby baza danych mogła swobodnie adaptować swą strukturę do zmieniających się w przy­szłości oczekiwań użytkowych (jest to jednocześnie postulat pod adresem podstawowych mechanizmów bazy danych oraz zapewnienie dopuszczalności redefiniowania, reorganizacji i restrukturyzacji bazy),

• możliwość strojenia i migracji danych, stanowiąca postulat takiej konstrukcji wewnętrznych mechanizmów bazy danych, aby po pierwsze — na bieżąco była prowadzona statystyka aktywności, wykorzys­tywania poszczególnych zasobów, a po drugie — na podstawie tej statystyki następowały automatyczne przegrupowania fizycznych struk­tur danych, powodujące możliwie najłatwiejszy i najszybszy dostęp do najbardziej aktywnych zasobów danych, a relatywnie wolniejszy — do zasobów użytkowanych rzadziej,

• język zapytań wysokiego poziomu umożliwiający użytkownikowi koń­cowemu łatwą i swobodną realizację funkcji wyszukiwawczych, w spo­sób nieproceduralny, interaktywny, nie ograniczający ścieżek dostępu do danych.

Wiedza - teza

Wiedza jest źródłem wszelkich działań ludzi inteligentnych. Pojęcie wiedzy jest pojęciem dość trudnym do zdefiniowania. Występują w niej elementy takie jak fakty i zależności między faktami oraz strategia rozwiązywania problemów.

W danej dziedzinie wiedza może określać zależności lub związki i przyczyny zachodzące między faktami. Wiedza zgromadzona z określonej dziedziny może być oceniana w aspekcie przydatności do rozwiązywania konkretnych problemów.

Ze względu na źródła wiedzy możemy rozróżnić następujące jej rodzaje:

• wiedzę ekspertów,

• specyficzną wiedzę użytkownika określonych działań,

• wyniki procesów reprezentacji wiedzy dostarczonej przez mechanizm rozwiązywania problemu.

Wiedza i jej zastosowania. Bazy wiedzy dla dziedzin specjalistycznych.

Wiedza jest źródłem wszelkich działań ludzi inteligentnych. Pojęcie wiedzy jest pojęciem dość trudnym do zdefiniowania. Występują w niej elementy takie jak fakty i zależności między faktami oraz strategia rozwiązywania problemów.

Baza wiedzy jest elementem specyficznym dla konkretnej dziedziny i zawiera informacje używane przez ekspertów w tej dziedzinie: opis obiektów i zależności, opis sposoby rozwiązywania problemu, heurystyki, fakty itp.

Trzy rodzaje filtrów

Pomiędzy nadawcą i odbiorcą istnieją tzw. flitry, które nie przepuszczają całej przesłanej informacji.

Informacja na początku procesu przesyłana napotyka na barierę techniczną, którą możemy nazwać filtrem technicznym.

Filtr ten wymieniany jest jako pierwszy, ponieważ przesyłana od nadawcy informacja najpierw jest odbierana przez urządzenia techniczne np. faks. Doskonalenie środków technicznych powoduje, że negatywne oddziaływanie filtrów zmniejsza się.

I nformacja zaakceptowana przez środki techniczne powinna być dla jego odbiorcy zrozumiała. Filtr, działający w tej sferze możemy nazwać filtrem sematycznym.

Działanie filtru sematycznego dla przesyłania informacji jest szczególnie istotne, ponieważ w nim występują największe straty informacji.

Drogi prowadzące do zmniejszenia start informacji są bardzo różne, a do jednej z najbardziej efektywnych można zaliczyć tworzenie:

• Słownika, czyli uporządkowanego systematycznie zbioru terminów, które odwzorowują treść informacji w systemach informacyjnych

• Reguł pozwalających na korzystanie z odpowiedniego języka ekonomicznego, czyli tworzenia odpowiedniej gramatyki ekonomicznej.

Informacja, jeżeli ma służyć realizacji konkretnej decyzji powinna wznosić nową wiedze w stosunku do już posiadanej. Jeżeli nie, to mamy do czynienia z nadmiarem informacji, czyli redundacją. Filtr oddzielający taką redundację nazywamy filtrem pragmatycznym.

Dla zmniejszenia strat występujących w procesie dostarczania informacji należy dążyć do skrócenia drogi jej przesyłania.

5 wartości charakterystycznych systemów informatycznych

System informatyczny to wyodrębniona cześć systemu informacyjnego, w którym zastosowano środki komputerowe.

Na system informatyczny składa się:

• Sprzęt (hardware; software)

• hardware jest to sprzęt techniczny dzięki któremu informacje sa nadawane, odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór, który składa się z rozmaitych urządzeń technicznych tj.: procesor, pamięć, urządzenia wejścia i wyjścia)

• Software po polsku oprogramowanie. Jest to zbiór programów i instrukcji napisanych w specjalnym języku, który jest zrozumiały dla komputera.

• Baza danych - to taka organizacja zintegrowanych zbiorów danych z pewnej dziedziny informacji, która pozwala na zaspokojenie potrzeb jednego lub wielu użytkowników bez uprzedniego sortowania w różne pożądane struktury potrzebne do przetwarzania lub bezpośredniego udzielania informacji. Dane są tak zorganizowane, ze korzystanie z nich jest niezależne od oprogramowania jak i od dysponowanego sprzętu. Powszechnie uważa się, że dopiero od czasu powstania bazy danych możemy mówić o pełnym zastosowaniu systemów informatycznych w zarządzaniu.

• Telekomunikacja to organizacja, sprzęt oraz oprogramowanie umożliwiające wspólną pracę dwu lub wielu komputerów, a w pewnych sytuacjach pozwalająca na pracę jednego komputera z terminalami czyli końcówkami. Dzięki telekomunikacji możliwe jest połączenie komputerów w regionie, kraju lub na całym świecie (np. Internet)

• Ludzie to najważniejszy element całego systemu. Personel informatycznych systemów składa się z ludzi, którzy: zarządzają. Projektują, programują, konserwują system. Oczywiście cały personel użytkownika jest również zaliczany do personelu systemu informatycznego. Przygotowanie ich wszystkich decyduje o tym, czy system będzie efektywny. Na nic zda się zastosowanie najnowszego sprzętu informatycznego i oprogramowania, jeżeli personel nie będzie na najwyższym profesjonalnym poziomie.

• Organizacja sprawia, że poszczególne elementy systemu stanowią całość. Organizacja zawiera w sobie: strategie rozwoju, politykę, reguły i zasady postępowania.

Dana a informacja - relacje i właściwości

Informacja określa znaczenie, a więc treść, jakie po zastosowaniu odpowiedniej interpretacji przypisuje się wiadomościom. Informacje przetwarzane są w komputerze przy pomocy dwustronnych sygnałów. Filozofowie określają informację jako odbicie różnorodności cechującej rozpatrywany obiekt, zdarzenie, proces, zjawisko.

Dana - taka postać informacji, którą możemy przetworzyć z użyciem sprzętu komputerowego.

Różnice między systemem informatycznym a informacyjnym.

System informacyjny możemy określić jako wielopoziomową strukturę, która pozwala użytkownikowi tego systemu na transformowanie określonych informacji wejścia na pożądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich procedur i modeli. W wyniku uzyskania tych informacji podejmowane są określone decyzje.

System informacyjny możemy wyróżnić z otoczenia w trzech wymiarach: czasowym, przestrzennym i problemowym.

System informatyczny jest to wyodrębniona część systemu informacyjnego, która jest z punktu widzenia przyjętych celów skomputeryzowana.

Informacja i jej role

Podstawą funkcjonowania każdej organizacji jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej zasoby.

Informacja to taki rodzaj zasobów, który pozwala na zwiększenie naszej wiedzy o nas i otaczającym nas świecie.

Właściwości informacji:

• jest niezależna od obserwatora (obiektywna)

• przejawia cechę synergii

• jest różnorodna

• jest zasobem niewyczerpalnym

• może być powielana i przenoszona w czasie i przestrzeni

• można ją przetwarzać nie powodując jej zniszczenia (zużycia)

• ta sama informacja ma różne znaczenie dla różnych użytkowników (subiektywność ocen)

• każda jednostkowa informacja opisuje obiekt tylko ze względu na jedna jego cechę

Metody analizy strategicznej

Analizą nazywamy taki sposób postępowania, który ma na celu badanie organizacji dla zaprojektowania lub zmodyfikowania systemu informacyjnego.

Metody stosowane w analizie są częścią ogólnej metodyki projektowania i wdrażania systemu informacyjnego. Technika analizy jest pojęciem węższym niż metoda i ma za zadanie rozwiązanie konkretnego problemu.

Efektywność funkcjonującego w organizacji systemu informacyjnego mierzy się stopniem zaspokojenia potrzeb użytkownika. Wiele istniejących metod projektowania nie docenia znaczenia badania informacyjnych potrzeb użytkowników.

Zdając sobie sprawę z niedoskonałości stosowanych metod i technik, konieczne jest określenie podstawowych potrzeb metod i technik, konieczne jest określenie podstawowych potrzeb informacyjnych tak w sensie ilościowym jak i ilościowym. Mimo, że analiza potrzeb użytkowników jest pracochłonna i kosztowna to rachunek efektywności wykazuje, że wydatki ponoszone na analizę bardzo szybko zwracając się.

13

---