SYSTEM INFORMOWANIA KIEROWNICTWA

SIK możemy zdefiniować jako sformalizowaną metodę udostępniania kadrze kierowniczej właściwych informacji, niezbędnych w procesie podejmowania strategicznych decyzji i umożliwiających skuteczne wykonywanie w organizacji podstawowych funkcji planistycznych, kontrolnych i operacyjnych. System dostarcza informacji dotyczącej przeszłości, teraźniejszości i prognozowanej przyszłości.

SIK tworzy odpowiednie środowisko dla informacji, umożliwia kierownictwu uzyskanie właściwych raportów, zawierających spersonalizowaną informację, różną dla różnych odbiorców.

Skomputeryzowany SIK pozwala w sposób nie wymagający wiedzy informatycznej przetwarzać dane z baz danych przedsiębiorstw w informacje dla szczebla kierowniczego.

Wiele przedsiębiorstw posiada systemy transakcyjne gromadzące ogromne ilości danych. Jednakże systemy transakcyjne nie umożliwiają zaspokojenia wszelkich potrzeb kierownictwa dotyczących specyficznych raportów i analizy. Niezbędna jest informacja spersonalizowana.

System Informowania Kierownictwa działa w otoczeniu systemów dziedzinowych:

• Finanse i Księgowość,

• Kredyty Dewizowe,

• Fakturowanie (zbiorcze, usług),

• Gospodarka Magazynowa z Fakturowaniem,

• Gospodarka Materiałowa,

• Remonty,

• Inwestycje,

• Kadry i Płace,

• Środki Trwałe.

System informacyjny danej organizacji musi dostarczać informacje kierownikom na 3 poziomach odpowiedzialności: kontroli operacyjnej, kontroli kierowniczej i planowania strategicznego. Dlatego w projektowaniu SIK należy uwzględnić rozmaite potrzeby informacyjne różnych szczebli kierownictwa. Np. jak to widać na wykresie źródła informacji do kontroli operacyjnej znajdują się głównie wewnątrz organizacji zaś planowania strategicznego poza nią.

KIEROWNICY SZCZEBLA OPERACYJNEGO:

SIK powinien dostarczać na potrzeby kontroli operacyjnej bardzo dokładne i szczegółowe informacje, codziennie lub co tydzień. Kierownik produkcji musi wiedzieć, czy straty materiałowe nie są nadmierne, czy koszty nie zostały przekroczone albo czy nie upłynął już czas pracy maszyny przeznaczony na wykonanie określonego zadania. SIK powinien dostarczać w terminie dużą ilość szczegółowych informacji uzyskiwanych w trakcie codziennych operacji.

KIEROWNICY ŚREDNIEGO SZCZEBLA:

Kierownicy średniego szczebla, na przykład dyrektorzy zakładów , troszczą się o bieżącą i przyszłą efektywność swoich jednostek. Potrzebne im są zatem istotne informacje dotyczące tych jednostek - o poważnych problemach z dostawcami, o nagłym spadku sprzedaży albo o wzroście popytu na określoną grupę wyrobów. Tak więc informacje potrzebne kierownikom średniego szczebla składają się z danych pochodzących zarówno z wewnątrz organizacji jak i źródeł zewnętrznych. Przykładem informacji potrzebnych średniego szczebla kierownikowi marketingu linii lotniczej jest miesięczny ruch pasażerów, często określany jako „ wskaźnik obciążenia” .

NACZELNE KIEROWNICTWO:

SIK powinien dostarczać kierownikom naczelnego szczebla informacje służące do planowania strategicznego i do sprawowania kontroli kierowniczej. W planowaniu strategicznym najwyższe znaczenie mają informacje ze źródeł zewnętrznych o warunkach ekonomicznych , osiągnięciach technicznych , działalności konkurentów. Ze względu na to, że dane takie pochodzą ze źródeł zewnętrznych , trudniej je zebrać i skomputeryzować niż informacje uzyskane wewnątrz organizacji. Np. rektorzy i protektorzy do spraw studentów bardzo się nie interesują trendami dotyczącymi liczby absolwentów szkół średnich, którzy prawdopodobnie podejmą studia. Plany strategiczne i operacyjne uczelni często są zależne id informacji dotyczących prognozowania na przyszłość liczby kandydatów na studia. Menedżerowie z regóły interesują się ogólną efektywnością finansową swoich organizacji. Potrzebne sa im zatem informacje o kwartalnej sprzedaży i zyskach, o innych istotnych wskaźnikach efektywności finansowej (jak ceny akcji) o poziomie jakości wyrobów i stopniu zadowolenia klientów, o efektywności konkurencji. Wewnętrzne sprawozdania kontrolne docierają do naczelnego kierownictwa raz na miesiąc, raz na kwartał, a niekiedy nawet raz na rok.

Cechy dobrych Systemów Informowania Kierownictwa (SIK) to:

• możliwość przystosowania do indywidualnych potrzeb kierownictwa,

• umożliwienie uzyskania i śledzenia ważnych danych z punktu widzenia strategii marketingowej przedsiębiorstwa,

• możliwość korzystać z szerokiej gamy baz danych zawartych w lokalnych i oddalonych siedzibach firm, umożliwiając w ten sposób logistyczne podejmowanie decyzji,

• prostota obsługi nie wymagająca poświęcania cennych godzin na naukę i ćwiczenia,

• nie wymagające pośredników między danymi, a szefem firmy,

• pozwalające na prezentację danych w wielu dogodnych formach przy pomocy jasnych i przejrzystych tablic, wykresów i tekstów.

Zakres funkcjonalny

System Informowania Kierownictwa spełnia następujące zadania:

• w zakresie bilansu bieżącego

• podaje bieżący stan środków pieniężnych w kasach, rachunkach bankowych,

• stan spodziewanych należności na podstawie wystawionych faktur sprzedaży,

• stan zobowiązań na podstawie zarejestrowanych faktur zakupu,

• stan stałych wydatków tzw. obligatoryjnych (podatki, płace, ZUS), które są do przewidzenia jeśli chodzi o termin i ich wysokość,

• na podstawie ww. informacji system podaje wielkość rzeczywistego stanu środków pieniężnych, przy założeniu zrealizowaniu wszystkich operacji należności i zobowiązań.

Bilans bieżący ma formę informacji syntetycznych i cechuje go pewna niedokładność, gdyż zakłada, że wszystkie operacje zostaną zrealizowane. W praktyce nigdy nie można liczyć na to, iż wszyscy nasi dłużnicy nam zapłacą. Pomimo tego bilans ten daje informację o obrocie gotówki w kasie i na rachunkach bankowych.

• w zakresie analizy rozrachunków

• podaje stan należności syntetycznie,

• stan zobowiązań syntetycznie,

• stan należności analitycznie wg kontrahentów i kwot,

• stan zobowiązań analitycznie wg kontrahentów i kwot,

• stan zobowiązań wg priorytetów,

• istnieje możliwość wyznaczenia kompensat należności i zobowiązań.

• istnieje możliwość automatycznego naliczania odsetek,

• podaje listę najbardziej aktywnych kontrahentów w kolejności obrazującej wielkość obrotów.

W praktyce kierownictwo firmy jest zainteresowane stanem należności i zobowiązań w zakresie syntetycznym (ile) i analitycznym (kto i ile). Takie informacje w sposób prosty i przejrzysty podawane są przez System Informowania Kierownictwa.

Istnieje możliwość wykonania zestawień analitycznych i ich uszeregowania wg kwot należności bądź zobowiązań. Ma to znaczenie przy pytaniu: “kto nam najwięcej zalega i jaka jest kwota tych zaległości”.

Zobowiązania mogą być dodatkowo uszeregowane przez nadanie priorytetów. Dostępne są kategorie priorytetów. Każda kategoria charakteryzuje się tym, iż kontrahent o priorytecie = 100 to kontrahent o normalnym priorytecie, dla < 100 to mniej ważny, dla > 100 bardziej ważny. Najczęstszą przyczyną nadawania priorytetów jest utrata płynności finansowej przedsiębiorstwa. Firma zabezpiecza w ten sposób swoje najważniejsze interesy (najważniejszych dostawców).

Kompensaty są stosowane przez przedsiębiorstwa, które kooperują ze sobą w dwie strony (każde z nich kupuje i sprzedaje). Program umożliwia wyznaczenia kompensat poprzez unikalny w skali systemu identyfikator kontrahenta.

Wynikiem działania opcji jest wyznaczenie kontrahentów i dla każdego z nich listy faktur nierozliczonych, podania sumy kompensaty oraz wydruk dokumentu, który stanowi załącznik do pisma uzgadniającego kompensaty.

• w zakresie budżetowania

Budżetowanie jest obecnie jednym z istotniejszych elementów planowania działalności przedsiębiorstwa. Znaczenie budżetowania będzie stawało się coraz wyższe. Wszystkie większe firmy stosują obecnie ten element planowania strategicznego (wszystkie międzynarodowe).

Budżetowanie w systemie SIK jest podzielone na dwa rodzaje:

• planowanie sald wszystkich kont występujących w planie kont systemu FK,

• planowanie sald wybranych kont lub ich grup z systemu FK.

Obowiązuje zasada, że planowanie wszystkich kont (wariant pierwszy) jest jedno, a planowanie dowolnych kont (wariant drugi) daje możliwość wykonania praktycznie nieograniczonej ilości wariantów budżetów.

Oba warianty są niezależne, ale istnieje możliwość pobrania informacji zawartych w innym wariancie.

Budżetowanie w ujęciu wielowalutowym jest również możliwe. Stosowane są zasady, że każdy z ww. budżetów można planować i oglądać w dowolnej walucie. Aby stosować ten wariant niezbędnym staje się instalacja systemu orion - Kursy Walut.

• w zakresie przewidywania

Przewidywanie jest formą bieżącego i systematycznego korygowania budżetu. Istnieje możliwość porównania budżetu i przewidywań. Konstrukcja przewidywań jest identyczna jak budżetowania.

• w zakresie bilansów

System SIK pozwala na zdefiniowanie zestawień bilansowych - o praktycznie dowolnych standardach (polski, niemiecki, Ecoman i inny). Zestawienia bilansowe mogą być tworzone w dowolnej walucie.

• w zakresie kalkulacji

Kalkulacje są mechanizmem pozwalającym na wykonanie skomplikowanych zestawień z systemu FK, a polegających na wybraniu z kartoteki sald i obrotów niektórych zapisów z zastosowaniem filtrów selekcyjnych i eliminacyjnych przy jednoczesnej możliwości nasumowywania. Wyniki z obliczeń są przedstawiane w formie przejrzystej i czytelnej. Kalkulacje są w praktyce stosowane do zespołów kosztowych planu kont (zespół 4 i 5).

• w zakresie cash flow

System SIK umożliwia tworzenie zestawień pozwalających określić jakimi środkami pieniężnymi dysponowała przedsiębiorstwo, z jakich źródeł one pochodziły i jak zostały zagospodarowane.

• w zakresie innych zestawień

System SIK pozwala na zdefiniowanie dowolnych zestawień z wykorzystaniem kartoteki sald i obrotów systemu FK, stałych rocznych i zmiennych (dziennych, miesięcznych) systemu SIK. Mogą to być na przykład:

• zestawienia sprzedaży,

• zestawienia obrotu środkami pieniężnymi

• zestawienia rentownościowe w ujęciu przedsiębiorstwa, oddziałów, wydziałów, których nie można bezpośrednio wyznaczyć za pomocą układów kalkulacyjnych.

• w zakresie sprawozdawczości

W Systemie Informowania Kierownictwa istnieje bezpośrednia możliwość podglądnięcia aktualnego Planu Kont, Kartoteki Kontrahentów, Tabeli Kursów Walut, Kartoteki Sald i Obrotów z pełnymi możliwościami przeglądania, selekcji i drukowania (na ekran, drukarkę).

Odbiorcy informacji

• kierownictwo przedsiębiorstwa najwyższego szczebla,

• marketing,

• służby techniczne,

• komórki ekonomiczne

 

Okres i czas wdrożenia

• system może być wdrożony w dowolnym momencie roku,

czas wdrożenia jest uzależniony od ilości zestawień, bilansów, kalkulacji, zaangażowania użytkownika i nie powinien przekroczyć 1 miesiąca.

a oto przykładowa prezentacja informacji w systemie SIK

---