PODSTAWY ZARZĄDZANIA

WYKŁAD I

PRZEDMIOT I ZAKRES NAUKI O ZARZĄDZANIU

I 1.Treść i funkcje zarządzania

W polskiej literaturze naukowej spotkać można się z dużą dowolnością rozumienia podstawowych pojęć z zakresu kierowania w organizacji: dotyczy to zwłaszcza pojęć "kierowanie", "zarządzanie" i "sterowanie", „administrowanie” które są definiowane w różny sposób przez poszczególnych autorów'.

J. Zieleniewski traktuje zarządzanie jako szczególnego rodzaju kierowanie, występujące wówczas, gdy "władza nad ludźmi wynika z własności rzeczy stanowiących dla nich niezbędne przedmioty lub narzędzia pracy, lub z upoważnienia otrzymanego od właściciela tych rzeczy/ np. w ustroju socjalistycznym - od państwa/.

J. Kurnal stwierdza, że "szczególny rodzaj kierowania opartego na władzy organizacyjnej, wynikającej z prawa własności do rzeczowych środków działania, można by całkowicie umownie nazwać zarządzaniem .

L. Bittel zarządzanie rozumie jako " proces uzyskiwania, rozmieszczania i stosowania szeregu różnorodnych istotnych zasobów dla wsparcia celów organizacji ."

P.Drucker

(1) zarządzanie to swego rodzaju " wędrówka przez chaos ", której istotą jest panowanie nad różnorodnością i przekształcanie potencjalnego konfliktu we współpracę,

(2) konstruowanie rzeczywistości z dostępnych zarządzającemu elementów, pomysłów, ludzi i relacji między nimi, instytucji formalno-prawnych maszyn, urządzeń, budynków, wyrobów gotowych itp.) i pieniężnych, a także praw do dysponowania nimi.

"Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi. Jego celem jest takie współdziałanie wielu osób, które pozwala zneutralizować słabości i maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników "

Zarządzanie określane jest jako " działalność kierownicza, polegająca na ustaleniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu na podstawie własności środków produkcji lub dyspozycji nimi" ( E O i Z )

Kierowanie można zdefiniować w organizacji jako " powodowanie, ażeby ktoś lub coś zachowywało się zgodnie z celem organizacji ". W swojej definicji wyróżnia trzy elementy kierowania :

- kierującego,

• proces oddziaływania,

• kierowanego.

Sterowanie można określić jako "działanie zmierzające do zmiany jednego wyróżnionego stanu układu na inny stan wyróżniony, bardziej odpowiadający sterującemu".

Prakselogiczna teoria organizacji wprowadza także rozróżnienie pomiędzy terminem „zarządzanie „a terminem „administrowanie” w znaczeniu czynnościowym. Kryterium wyodrębnienia nie jest w tym przypadku źródło władzy, lecz funkcja w instytucja względnie trwale zorganizowanych i regulując ich funkcjonowanie nie obejmuje bezpośrednio realizowanego celu danej danej instytucji od zarządzania odróżnić można administrowanie, które w ujęciu praseologicznym nie jest rodzajem kierowania wyróżnianym według kryterium władzy, lecz funkcją występująca w organizacji (w instytucji) względnie trwale zorganizowanej, przyczyniającej sie do realizacji jej celów, jednak nie bezpośrednio lecz pośrednio, a zatem funkcji mającej charakter funkcji pomocniczej.

Rządzenie jest w praseologicznej teorii organizacji traktowane jako jedna z form kierowania, rządzenie to możliwość legalnego zastosowania przymusu lub przekonanie obywateli o legalność państwowych organów władzy. Takie ujęcie rządzenia,stanowi nawiązanie do weberowskiej koncepcji panowania. Panowanie to uprawomocnione i zinstytucjonalizowane rządzenie, oparte na stosowaniu przymusu lub niewymuszonego przyzwolenia. Rządzenie w nowoczesnych strukturach biurokratycznych - zdaniem Webera - opiera sie na podstawach racjonalno-prawnych . Współczesne zarządzanie uznaje się za jedną z metod rządzenia.

W kierowaniu zespołami ludzkimi można wyróżnić kilka źródeł władzy organizacyjnej:

1. charyzmę,

2. tradycję,

3. przymus,

4. własność ludzi,

5. własność rzeczy ( środków produkcji ),

6. umowę - kontrakt,

7. autorytet faktyczny,

8. uczucie.

Władza charyzmatyczna jest oparta na osobistym oddaniu podwładnych dla ich obdarzonego niezwykłymi cechami przywódcy./ Stalin, Hitler, Mao Tse Tung/

Tradycja jest źródłem władzy opartej na nienaruszalnych zwyczajach / władza

starych, monarchia dziedziczna /

Przymus polega na stosowaniu wobec osoby kierowanej zagrożenia, że na wypadek niezastosowania się do poleceń, poniesie konsekwencje, których koszt przekroczy koszt wykonania zlecenia.

Własność ludzi /niewolnictwo/ - legalnie istniało do 16 marca 1995r. w stanie Missisipi.

Własność rzeczy, własność środków produkcji jest podstawowym źródłem w wolnorynkowym systemie prywatnej własności.

Umowa - kontrakt. Pracownik zawiera umowę o pracę, w której zobowiązuje się podporządkować w określonym zakresie pracodawcy.

Autorytet faktyczny, jest źródło podporządkowania się ze względu na przeświadczeniu o fachowości /lekarz/

Uczucie jest często źródłem władzy, przykładem może być władza rodzicielska, /sympatia dla przywódcy/

Zarządzanie jest procesem nieustannym, ciągłym i wielostronnym. Na proces zarządzania składają się różne czynności, przedsięwzięcia dające się poklasyfikować. Można wyróżnić pewien proces lub cykl zarządzania, który jest realizowany w organizacji przez jej kierowników:

Rys. Cykle zarządzania

1. Planowanie, wyznaczanie celów, ustalanie planów w różnym przedziale czasowym.

2. Organizowanie, ustalenie zadań i obowiązków, które muszą być wykonywane, aby organizacja mogła osiągnąć swoje cele.

3. Obsadzanie personelem, zatrudnienie na poszczególnych stanowiskach pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje dla wypełnienia związanych z nimi obowiązków.

4. Kierowanie, oddziaływanie na pracowników w celu wykonania określonych zadań poprzez nakazywanie/ instruowanie/ jak również poprzez dostarczenie motywacji i zapewnienia przywództwa, wyzwalając skuteczność i energię wśród podwładnych.

5. Kontrolowanie, konieczność doglądania sytuacji, regularnego sprawdzania, czy działania podążają zgodnie z planem.

I 1. 2. Szczeble zarządzania

Szczeble zarządzania określają hierarchię umiejscowienia danego kierownika w funkcjonującej organizacji.

Rys. Szczeble zarządzania

I 2. Role kierownicze

W tradycyjnej teorii zarządzania zespoły czynności kierownika grupowane są w tzw. funkcje kierownicze. Henry Mintzberg wyróżnia kilka podstawowych typów ról kierowniczych /ról menedżera/

Punktem wyjścia jest oczywiście autorytet formalny i pozycja wynikająca z nominacji, która jest formalnym /zgodnym z prawem/ upoważnieniem właściciela do dysponowania zasobami firmy, czyli do zarządzania nią.

Rys. Role menedżera

Ad.1

Kierownik w roli interpersonalnej występuje jako formalny reprezentant organizacji, inspirujący innych /przywódca/.

1. Pełnienie roli reprezentacyjnej polega na pewnych funkcjach ceremonialnych, które służą tworzeniu właściwego klimatu kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji, oraz promowania pozytywnego obrazu jej firmy i jej szefa. Dbałość o dobry

wizerunek swojej firmy, tą powinność przekazuje kierownik swojemu - rzecznikowi prasowemu. Najlepszą popularyzacją są czyny i działania.

2. Rola przywódcy / lidera / polega na wytyczeniu celów, mobilizacji zespołu do ich osiągnięcia oraz stworzenia zespołowi organizacyjnych i materialnych warunków działania.

Czym różni się rola lidera od menadżera ?

Tym się różni, że menadżer - jest tradycyjnym funkcjonującym na zasadzie nominacji, w sposób bardziej adekwatny do dawnych czasów, a nie współcześnie.

Podstawą takiego działania są kwalifikacje formalne. Ten akt uprawnia do bezpośredniego kierowania. Część menadżerów nabywa akcje ,nabywa aby współwłasność firmy, którą kieruje. System zarządzania ewoluuje w kierunku liderów /lider z ang. jako przewodnik, przywódca/. Menadżer - kierownik

3. Funkcja łącznika polega na ułatwianiu i organizowaniu kontaktów ważnych dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Dotyczy to zwłaszcza kontaktów z zewnętrznym otoczeniem / z jednostkami nadrzędnymi/, nie mniej istotne jest tworzenie kontaktów wewnętrznych / w ramach swojej firmy/.

Ad.2

Rola ta przejawia się jako źródło ważnych danych, łącznika pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami organizacji.

1. Monitoring / istota roli monitora / polega na przeszukiwaniu otoczenia i wnętrza organizacji w celu uzyskania ważnych informacji. Kierownictwo organizacji musi być tak dobrze poinformowane, jak to tylko możliwe. Jednolitość działania organizacji wymaga, by niemal wszyscy mieli dostęp do tych samych zasobów informacji. Stosunkowo niewiele jest takich informacji, które należałoby zastrzec wyłącznie dla naczelnego kierownictwa. Ci, przed którymi informacje się zataja, czują się manipulowani i oszukiwani, rodzi to agresję i frustrację .

2. Wykonując rolę rzecznika zarządzający informuje otoczenie organizacji o jej sprawach. Jest to jeden z ważnych elementów public relations organizacji.

Public relations - działanie zmierzające do wytworzenia pozytywnego obrazu firmy w opinii publicznej.

Ad.3

W roli tej kierownik działa w rozwiązywaniu krytycznych sytuacji przez podejmowanie decyzji.

1. Rola przedsiębiorcy /innowatora/ wiąże się z wprowadzaniem innowacji i podejmowania skalkulowanego ryzyka. Inicjuje programy rozwoju firmy, umożliwiając jej sukces w środowisku konkurencyjnym, inicjuje zmiany stosownie do potrzeb, ustala założenia i cele firmy właściwe dla zamierzeń.

2. Rola przeciwdziałającego zakłóceniom /arbitra/ wiąże się z zapobieganiu konfliktom, wyprzedzanie ich powstawaniu, przy ich powstaniu bierze czynny udział w ich rozwiązywaniu, eliminuje zakłócenia, przeciwdziała konkurencji. Reagowanie na powstające konflikty w firmie , na wszelkie formy krytyki zwłaszcza zewnętrznej. Metoda SWOT/ analizuje się stan dotychczasowy firmy, polegający na ukazaniu słabych i mocnych stron przedsiębiorstwa, na podstawie tej analizy umacnia się mocne strony, a eliminuje słabe/.

3. W roli rozdzielającego zasoby /alokatora zasobów/ zarządzający dokonuje rozdysponowania będących w jego dyspozycji zasobów materialnych, czynnika ludzkiego, finansowych na realizację określonych zadań /np. zakup inwestycyjny, szkolenie pracowników/. Wskazane jest określenie odpowiedniej procedury tego rozdziału pomiędzy poszczególne jednostki organizacyjne i zespoły robocze. W roli tej przejawia się najbardziej funkcja władcza, zarządzający daje do zrozumienia, kto ma tu władzę.

4. W roli negocjatora zarządzający występuje w momencie omawiania z partnerem organizacji określonych warunków realizacji kontraktu / zadania/. W roli tej łączone uprawnienia z zasobem informacji do negocjacji we wszelkiego typu porozumieniach, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

I 2.1. Umiejętności kierownicze

1. umiejętności koncepcyjne. Umiejętności analizowania interpretowania oraz rozwiązywania problemów,

2. umiejętności związane ze stosunkami międzyludzkimi,

3. 
   umiejętności techniczne , odnoszą się do określonych wymagań operacyjnych danej organizacji.

Rys. Sposób w jaki wymagane umiejętności kierownicze różnią się

w zależności od szczebla zarządzania

I 2.2. Sprawność kierowania

Podstawowymi postaciami ( walorami ) sprawnego działania, zapobiegającego zjawisku chaotyczności i nieuporządkowania są: skuteczność, korzystność i ekonomiczność.

Sprawność - umiejętność robienia zrobienia rzeczy we właściwy sposób - jest koncepcją związaną z nakładami i wynikami.

1. Skuteczność kierowników oceniana jest w świetle rezultatów osiąganych na rzecz organizacji, poprzez wykorzystanie dostępnych zasobów.

Skutecznym nazywamy takie działanie, które prowadzi do skutku zamierzonego jako cel ( Kotarbiński ).

Skuteczność należy rozumieć jako umiejętność wyboru właściwych celów. Żaden stopień sprawności nie zrównoważy skuteczności. P. Drucker twierdzi, że skuteczność jest kluczem do powodzenia organizacji.

ZASOBY REZULTATY / WYNIKI/

1.Budynki 1. Produkcja

2.Energia 2. Jakość

3. Materiały 3.Wydajność, ograniczenie kosztów

4. Informacje 4. Rentowność, zysk

5.Zasoby ludzkie

6. Pieniądze, kapitał

2. Korzystność jest to różnica między wynikiem użytecznym a kosztami działania

Jeśli oznaczymy symbolem W - wynik użyteczny, a K - koszty działania , to otrzymamy następujące sytuacje:

( 1) W > K - działanie korzystne,

(2) W = K - działanie obojętne pod względem korzyści,

(3) W < K - działanie niekorzystne

Rozpatrując warianty powiązań między skutecznością a korzystością można wyróżnić : 1)działanie skuteczne, ale niekorzystne. 2 ) działanie nieskuteczne, ale korzystne. 3) działanie skuteczne i korzystne/ działanie sprawne /. 4) działanie nieskuteczne i niekorzystne/ niesprawne/.

3. Ekonomiczność, stosunek wyniku użytecznego do kosztów działania

Oznaczając symbolem W - wynik użyteczny, K - koszty, mamy następujące sytuacje :

(1) W > 1 - działanie jest ekonomiczne,

K

(2) W = 1 - działanie jest obojętne z punktu widzenia ekonomiczności,

K

(3) W < 1 - działanie jest nieekonomiczne.

K

Przedstawione warianty działania mogą występować oddzielnie, iż zmiana korzystności jest proporcjonalna do zmiany ekonomicznej, a zatem nie zawsze najkorzystniejszy wariant jest zarazem najbardziej ekonomiczny.

Z punktu ekonomizacji działań możemy wyróżnić następujące jej formy:

1.
W maksimum

K constans

przy stałych kosztach maksymalizujemy wynik.

2. W constans

K minimum

przy stałym wyniku minimalizujemy koszty, wariant tzw. oszczędnościowy

3. W maksimum

K minimum

maksymalizujemy wynik (zwiększamy wydajność ), minimalizujemy koszty ( zwiększamy oszczędność).

I 3. Teoria a praktyka zarządzania

Czołowe miejsce w badaniach nad organizacją i zarządzaniem przypada Stanom Zjednoczonym. Amerykańska nauka o organizacji i zarządzaniu /managament science/, a ściślej - nauki o zarządzaniu są zróżnicowanym zespołem idei, dyscyplin naukowych i problemów badawczych, której wspólną cechą jest dążenie do formułowania zasad i wskazówek użytecznych w praktyce. Najnowsze tendencje występujące w teorii i praktyce zarządzania tzw. nowej szkole, koncentrują się na badaniu procesów podejmowania decyzji z wykorzystaniem metod matematycznych i najnowocześniejszych ośrodków obliczeniowych. Wysiłki badaczy tej dyscypliny naukowej koncentrują się na poszukiwaniu rozwiązań, które mogą być wykorzystywane bezpośrednio w życiu. Nie lekceważąc osiągnięć nauki, jednak podstawowe znaczenie przypisywane jest doświadczeniu / wykorzystaniu / praktycznemu. Wielu naukowców wiąże działalność naukową z praktyką organizacyjną w charakterze doradców. Koncentracja na rozwiązywaniu problemów zgłaszanych przez praktykę sprawia, iż za główną zasadę metodyczną przyjmują oni badanie instytucji w ich naturalnym środowisku tzn. z u uwzględnieniem całokształtu czynników wyznaczających działanie instytucji.

Najwybitniejszymi przedstawicielami tego kierunku badań to : Chandler, Drucker, / Praktyka zarządzania /, A. Koźmiński / Zarządzanie -Teoria i Praktyka/

P. Drucker rozróżnia jak wielu reprezentantów szkoły empirycznej pojęcie " naukowe zarządzanie " i " nauka o zarządzaniu".

Naukowe zarządzanie oznacza praktykę zarządzania realizowaną na podstawach naukowych, tworzonych przez " naukę zarządzania "rozumianą jako teoretyczne badanie samego procesu zarządzania.

Zarządzanie jest raczej praktyka niż nauką czy zawodem, choć zawiera elementy zawodu i aspekty naukowe, Zarządzanie wg Druckera jest w pewnym sensie sztuką. Oznacz to tym samym przyznanie decydującej roli w działaniu kierowniczym takim czynnikom jak :

- talentom kierownika,

• doświadczeniu,

• odwadze i umiejętnościom przewidywania.

P. Drucker wymienia specyficzne funkcje kadry kierowniczej :

1. Tworzenie prawdziwej całości, która jest większa niż suma jej części, a wydajność całości przewyższa sumę włożonych zasobów/ dyrygent w orkiestrze i kompozytor/

2. Przy podejmowaniu każdej decyzji i w każdym działaniu winny być brane pod uwagę bieżące warunki, a także wymagania przyszłych okresów

3. W pracy kierownika nie zależnie od zajmowanego stanowiska i szczebla w hierarchii to:

1) formułowanie celów,

2) organizowanie,

3) motywowanie,

4) komunikowanie,

5) pomiar pracy oraz rozwój ludzi.

Traktowanie prze Druckera zarządzania jako głównie praktyki powoduje, iż poddaje on w wątpliwość istnienia zarządzania jako dyscypliny naukowej.Wątpliwości te ujął w wymowne pytanie

" Czy zarządzanie kiedykolwiek będzie nauką ? . "

W świetle powyższego istotne jest przypomnienie podstawowych cech charakteryzujących zarządzanie praktyczne sformułowanych przez P. Druckera, amerykańskiego klasyka teorii organizacji i zarządzania ^{1 :}

1. Zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi. Jego celem jest takie współdziałanie wielu osób, które pozwala zneutralizować słabości oraz maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników. Najważniejsze w zarządzaniu ludźmi i kontaktami międzyludzkimi jest tworzenie efektywnych zespołów i przewodzenie im. Oznacza to:

• prawidłowy dobór najbliższych współpracowników (z punktu widzenia potrzebnych kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, umiejętności),

• wyznaczenie zespołowi długofalowych celów i doraźnych zadań,

• zapewnienie otwartej komunikacji (wymiany informacji) wewnątrz zespołu oraz dbałość o najlepsze wykorzystanie wiedzy, kwalifikacji i informacji, którymi dysponują członkowie zespołu,

• zarządzanie relacjami formalnymi wewnątrz zespołu (podział zadań, władzy, odpowiedzialności i zasobów) oraz relacjami pomiędzy zespołem a innymi komórkami organizacyjnymi,

• zarządzanie nieformalnymi stosunkami wewnątrz zespołu, a przede wszystkim

• przeciwdziałanie konfliktom i tworzenie atmosfery współpracy.

2. Zarządzanie jest głęboko osadzone w kulturze. Oznacza to, iż musi uwzględniać

uznawane przez daną społeczność normy właściwego zachowania (znajomości

kultury, w której ludzie uczestniczą i szacunku dla tych kultur),

3. Zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działania i zadań

jednoczących wszystkich uczestników organizacji,

4. Zarządzanie powinno doprowadzić do tego, by organizacja była zdolna do uczenia, czyli adaptacji do zmiennych warunków oraz stałego doskonalenia się uczestników,

5. Zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu informacji wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem,

6. Zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, pozwalających stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania (np. wskaźniki płynności finansowej, usterkowości wyrobów , fluktuacji kadr),

7. Zarządzanie musi być zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient. W warunkach konkurencji jest to jedyny sposób na utrzymanie i zwiększenie udziału w rynku poprzez spełnienie warunków :

• stałego kontaktu i dobrej komunikacji z klientem,

• odpowiedniego nastawienia pracowników firmy wobec klienta.

W ostatnim okresie następuje odejście od modelu dwuczłonowego na rzecz trójczłonowego modelu relacji między teorią a praktyką zarządzania, na który składa

system tworzenia wiedzy,

system transmisji i

system wykorzystania wiedzy.

Powyższe powiązania przedstawiono na rys. 4 wraz z instytucjonalną, społeczną, procesualną i rezultatową charakterystyką poszczególnych sfer / systemów/ :

Wytyczne postępowania dla menedżerów najwyższego szczebla tzw. czternaście wskazań W.E. Deminga

1. Doprowadź do wytrwałości w dążeniu do doskonalenia wyrobów i usług,

2. Przyjmij nową filozofię za swoją,

3. Nie polegaj na masowej kontroli jakości,

4. Przestań zamawiać jedynie na podstawie ceny,

5. Stale doskonal system produkcji i obsługi,

6. Wprowadź nowoczesne metody szkolenia na stanowisku pracy,

7. Zapewnij przywództwo,

8. Wyeliminuj lęk,

9. Przełamuj bariery między rożnymi służbami,

10. Zrezygnuj z haseł i sloganów adresowanych do pracowników,

11. Zrezygnuj z zadań ilościowych,

12. Usuń przeszkody na drodze do odczuwania dumy z jakości pracy,

13. Wprowadzaj intensywny program oświaty i szkolenia,

14. Działaj, by dokonać przekształceń.

10

13

1. Role interpersonalne

• reprezentant

• przywódca

• łącznik

2. Role informacyjne

• monitor

• rozdzielający informacje

• rzecznik

3. Role decyzyjne

• przedsiębiorca

• kierujący zaburzeniami

• rozdzielający zasobami

• negocjator

Pozycja i władza formalna

---