Iwona Ziajka
nauczyciel bibliotekarz Biblioteki Pedagogicznej w Piotrkowie Trybunalskim Filia w Tomaszowie Maz.

    Ewidencja zbiorów. Cz. 1          

    

Ewidencja zbiorów jest jedną z podstawowych czynności bibliotecznych polegającą na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.
    Zasady ewidencji określa Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych, które obowiązuje od 1 I 2000 r.

Ewidencja materiałów w bibliotece szkolnej obejmuje:

• Szczegółową ewidencję wpływów,

• Szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków,

• Ewidencję finansowo-księgową wpływów i ubytków.

Za jednostkę ewidencyjną uważa się:

• w odniesieniu do wydawnictwa zwartego (książki) - wolumen;

• w odniesieniu do czasopism - skompletowany rocznik lub jego oprawioną część;

• w przypadku zbiorów specjalnych - płytę, zwój filmu, mikrofilmu lub taśmy magnetofonowej, komplet przeźroczy opatrzonych tym samym tytułem.

Nowe rozporządzenie przewiduje także jako jednostkę ewidencyjną:

• zestawy płyt, kaset dla kompletów stanowiących całość wydawniczą i opatrzonych wspólnym tytułem;

• dyskietkę - dla dokumentów opublikowanych jako całość wydawnicza na dyskietce komputerowej i zestaw dyskietek - dla kompletu dyskietek stanowiącego całość wydawniczą i opatrzonego wspólnym tytułem;

• płyta CD ROM i zestaw płyt CD ROM;

• kaseta video i zestaw kaset;

• poszyt - dla wydawnictw zwartych publikowanych w częściach, przed skompletowaniem określonych całości wydawniczych.

Dokładny wykaz jednostek ewidencyjnych stosowanych przy ewidencji stanowi załącznik do ww. rozporządzenia.
Podstawą ewidencji materiałów są dowody wpływów. Otrzymane materiały biblioteczne ewidencjonuje się po sprawdzeniu ich zgodności z dowodami wpływu.

Dowodami wpływu są:

• Towarzyszące wpływom:

• rachunki (oryginał i kopia) za materiały zakupione;

• pisma zawiadamiające o przekazaniu bibliotece określonych materiałów albo na podstawie przepisów o egzemplarzu obowiązkowym, albo w formie przydziału lub daru, albo w formie wymiany.

• Sporządzone w bibliotece:

• kopie pism potwierdzających odbiór materiałów, które wpłynęły do biblioteki w formie daru, przydziału czy wymiany, itp.;

• protokóły przyjęcia określonych materiałów (np. od czytelników tytułem ekwiwalentu za książki zagubione).

    Po otrzymaniu materiałów i dowodu wpływu, lub w przypadku jego braku, samodzielnym sporządzeniu spisu materiałów, należy sprawdzić czy otrzymane pozycje są zgodne z rachunkiem, tak pod względem tytułów, jak i ilości egz. oraz ceny. Wszelkie niezgodności należy od razu wyjaśnić.
    Ponadto, jeśli brak ceny na dowodzie wpływu lub innych dokumentach towarzyszących, konieczne jest dokonanie wyceny zbiorów, ustala się ją na podstawie okresowej wyceny opracowywanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki.
    Poza ewidencją pozostawia się materiały wykorzystywane na bieżąco, a w szczególności pojedyncze numery dzienników i magazynów, materiały propagandowe, katalogi, cenniki, prospekty przemysłowo - handlowe oraz instrukcje obsługi maszyn i urządzeń.
    W przypadku, gdy nie wszystkie materiały wyszczególnione w dowodzie wpływu nadają się do włączenia do zbiorów, trzeba sporządzić wykaz jednostek zakwalifikowanych do włączenia, który pełni funkcję dowodu wpływu. Dotyczy to zwłaszcza darów, najlepiej więc przyjmować tylko takie książki, co do których mamy pewność, że będą przydatne w naszej bibliotece.
    Na dowodach wpływu (oryginałach i kopiach) zapisuje się numery inwentarzowe poszczególnych jednostek ewidencyjnych. Na odwrocie dowodu wpływu umieszcza się zapis: "Książki zostały zakupione do biblioteki szkolnej i wpisane do inwentarza(głównego, zbiorów specjalnych) pod numerami od ... do ..., liczba egzemplarzy ..., na kwotę (podać liczbowo i słownie) data, podpis bibliotekarza, pieczątka biblioteki."
    Oryginały dowodów wpływu (w tym protokoły zwrotu przez czytelników ekwiwalentu za niezwrócone książki) przekazuje się księgowości, kopie zaś przechowuje się w osobnych teczkach pod tytułem "Dowody wpływów" - w układzie chronologicznym wg lat i zaopatruje się je w kolejne numery w obrębie danego roku, np. 1/98, 2/98...1/99... - najnowsze na początku[1].
    Nie gromadzi się dowodów wpływu przy ewidencji szczegółowej czasopism skompletowanych w bibliotece.
    Czas przechowywania dowodów wpływu w bibliotece, zasady ich przekazywania do archiwum określają przepisy archiwalne obowiązujące w szkole.
    Szczegółowa ewidencja wpływów obejmuje materiały włączane do zbiorów. Szczegółowa ewidencja wpływów (z wyjątkiem ewidencji prowadzonej w sposób uproszczony) polega na rejestrowaniu każdej jednostki ewidencyjnej w księdze inwentarzowej (dla każdej jednostki 1 i tylko 1 numer).
    Przed rozpoczęciem wpisywania, książki bądź inne dokumenty, należy ułożyć w kolejności ich występowania na rachunku, w celu uniknięcia pomyłek.
    Szczegółowa ewidencja obejmuje wydawnictwa zwarte, ciągłe (czasopisma) i zbiory specjalne. Dla tych materiałów prowadzi się ją w księgach inwentarzowych. Dla gromadzonych w większej liczbie egzemplarzy podręczników oraz materiałów o krótkim okresie aktualności prowadzi się ewidencję szczegółową w sposób uproszczony, wpisując je do założonego przez siebie rejestru.

Biblioteka szkolna jest obowiązana prowadzić następujące księgi ewidencyjne:

• Księgę inwentarza głównego książek i oprawionych roczników czasopism.

Jeśli biblioteka gromadzi i oprawia większą liczbę tytułów czasopism, zakłada się dla nich odrębną księgę inwentarzową.

• Księgę podręczników i broszur(należy ją dodatkowo oznaczyć symbolem literowym Br. lub Podr. dla odróżnienia od księgi inwentarza głównego).

• Księgę zbiorów specjalnych znajdujących się w bibliotece.Można prowadzić osobną księgę dla każdego rodzaju zbiorów specjalnych[2], lub jedną wspólną księgę inwentarzową dla wszystkich tych zbiorów - jeżeli do biblioteki w ciągu roku wpływa nie więcej niż 50 jednostek każdego typu zbiorów specjalnych - księgę tę wówczas dzieli się na tyle części ile jest rodzajów zbiorów specjalnych, stosując odrębną numerację dla poszczególnych rodzajów zbiorów.

• Rejestr ubytków.

Inwentarz główny książek i oprawionych roczników czasopism.

    W bibliotekach szkolnych do wszystkich rodzajów zbiorów stosuje się ten sam wzór księgi inwentarzowej. Wyjątki można robić dla broszur wpisywanych do zeszytu, jeśli w bibliotece jest ich niewiele, ale podział rubryk musi być taki jak w księdze inwentarzowej.

Rys. 1 Wzór księgi inwentarzowej

Zakładając księgę należy jej strony ponumerować, wszystkie karty przesznurować i końce sznurka przytwierdzić do okładki naklejką z pieczęcią urzędową szkoły. Obok pieczęci dyrektor szkoły oraz główny księgowy potwierdzają podpisem informacje o liczbie stron.

"Księga inwentarzowa nr .... biblioteki ... .zawiera stron ponumerowanych i przesznurowanych oraz ...pozycji inwentarzowych od nr.... do nr..... .

............, dnia, ......20.... r.

Podpis dyrektora szkoły

Pieczęć okrągła."

    Karty księgi inwentarzowej uzyskane w formie wydruku muszą być opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy uszeregowane wg kolejnych, rosnących numerów inwentarzowych. Wydruk kolejnych kart ksiąg inwentarzowych następuje z częstotliwością określoną przez kierownika biblioteki, jednak nie rzadziej niż raz w roku.
     Zasady prowadzenia ewidencji podane są w instrukcji załączonej na początku każdej księgi, należy się z nią zapoznać i bezwzględnie przestrzegać.
     Księgi inwentarzowe powinny być prowadzone starannie i czytelnie. Zapisów błędnych nie wolno wymazywać ani zaklejać, należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem, wprowadzający poprawkę umieszcza datę i podpis w rubryce 16 - Uwagi.
    Do księgi inwentarza głównego wpisuje się książki oraz oprawione roczniki czasopism. Każdą stronę księgi inwentarzowej po zakończeniu na niej zapisów należy podliczyć w rubryce 13 (cena lub wartość), dodając dotychczasową wartość wymienioną na początku strony po słowach "z przeniesienia".
    Jeżeli książka została wykreślona z inwentarza, nie wolno na jej miejsce wpisywać żadnej innej; w przypadku odnalezienia tej pozycji nadaje się jej nowy numer inwentarzowy i podaje w rubryce "Uwagi" informację o jej odnalezieniu oraz poprzedni numer inwentarzowy.
Dane książek i innych zbiorów nanosimy do inwentarza na podstawie strony tytułowej książki.
Wszystkie rubryki inwentarza należy wypełniać długopisem, za wyjątkiem rubryki 3 (znak miejsca, sygnatura) którą można wypełnić ołówkiem. W rubrykę 4 wpisuje się nazwisko i pierwszą literę imienia, w przypadku 2 lub 3 autorów wpisuje się nazwisko pierwszego "i 1 in." ("i 2 in."). Jeżeli autorów jest więcej niż 3, od początku rubryki wpisujemy tytuł dzieła. W rubryce 5 wpisujemy tytuł z karty tytułowej książki, zbyt długi można skrócić (za wyjątkiem wyrazów początkowych), wyrazy opuszczone należy zastąpić trzema kropkami. Jeżeli jednostka inwentarzowa jest częścią wydawnictwa zwartego lub ciągłego podaje się również numer kolejny tej części (tomu). W rubryce tej zapisuje się również kolejność wydania (inną niż wyd. 1). Rubryka 6 służy do podawania roku wydania i nazwy wydawnictwa. W przypadku braku któregoś z tych elementów można umieścić tu kreskę. Przy wpisywaniu do księgi inwentarzowej kilku egzemplarzy jednego działa można stosować znaki powtórzenia w rubrykach 5 (tytuł; z wyjątkiem dzieł anonimowych) i 6 (rok wydania, wydawnictwo). W rubryce 7 wpisuje się numer dowodu wpływu nadany przez bibliotekę (zgodny z tym, jakim oznaczono rachunek w teczce "Dowody wpływów"). W rubryce 16 nie wpisuje się uwag dotyczących ubytków (do tego służy osobna rubryka) a jedynie np. dotyczące dokumentów towarzyszących. W rubryce 13 (cena lub wartość) należy podać wartość książki, zgodną z ceną na rachunku, lub innym dowodzie wpływu. Cenę łączną kilku tomów rozbija się na poszczególne pozycje.

Rys. 2 Inwentarz główny książek i oprawionych roczników czasopism

    Po zapełnieniu pierwszej księgi inwentarzowej zakłada się następną, kontynuując numerację wpisywanych pozycji, a na okładce i na grzbiecie wpisuje się jej kolejny numer. Kolejną księgę i wszystkie następne opisuje się na końcu, podając liczbę stron i pozycji.
    Materiały, które wpłynęły do biblioteki szkolnej jako dary, ale nie odpowiadają jej potrzebom, traktowane są jako tzw. druki zbędne i nie obejmuje się ich ewidencją szczegółową. Można je przekazać innym bibliotekom lub oddać na makulaturę, najlepiej więc przyjmować tylko książki naprawdę potrzebne bibliotece.
     Wydawnictwa periodyczne zakwalifikowane do stałego lub dłuższego przechowywania wpisuje się do księgi inwentarzowej dopiero po skompletowaniu rocznika i ewentualnym oprawieniu określonych jednostek ewidencyjnych. W przypadku cennych dla biblioteki czasopism, można do księgi inwentarzowej wpisywać jednostki niekompletne, a uzyskane, brakujące części odnotowuje się w rubryce "Uwagi" (numery i wartość tych części), nie zwiększa się jednak wpisanej uprzednio wartości danej jednostki ewidencyjnej w księdze inwentarzowej ani w księgowości.
Wydawnictwa te wpisuje się do księgi inwentarzowej bezpośrednio, bez uprzedniego sporządzania dowodu wpływu. Wydawnictwa periodyczne które wpłynęły do biblioteki jako kompletne jednostki ewidencyjne wpisuje się do księgi inwentarzowej na podstawie dowodów wpływu.
    Część wydawnictw periodycznych zakwalifikowanych do stałego lub dłuższego przechowywania i poszyty nie stanowiące kompletnych jednostek ewidencyjnych można zapisywać do czasu ich skompletowania w kartotekach lub na kartach akcesji B-111, B-117.
    Ewidencjonowanie czasopism na kartach ułatwia orientację w brakujących numerach (stosowną dla tego numeru rubrykę opuszczamy, co pozwala nam potem szybko wyłowić braki).
    Po skompletowaniu roczników czasopisma, które warto przez czas dłuższy przechowywać w bibliotece, wpisuje się je do inwentarza głównego (po oprawieniu), lub gdy jest ich dużo można założyć odrębny inwentarz czasopism.

Inwentarz podręczników i broszur.

    Do inwentarza podręczników i broszur wpisuje się podręczniki, programy nauczania, rozkłady materiału, wieloegzemplarzowe zestawy słowników ortograficznych, atlasów szkolnych, informatory, materiały propagandowe, broszury o ograniczonej trwałości (np. gazetowe wydania lektur). W inwentarzu tym prowadzi sięszczegółową ewidencję wpływów w sposób uproszczony.Polega ona na zapisywaniu w jednej pozycji księgi (np. pod nr 125) wszystkich egzemplarzy jednostki wyszczególnionej w dowodzie wpływu, z podaniem w jednej z rubryk 8-12 (sposób nabycia), liczby zakupionych egzemplarzy. Dla identyfikacji poszczególnych egzemplarzy nadaje się im numer inwentarza łamany przez kolejny numer w danym zbiorze (125/1...,125/14).
Aby nie dublować numerów inwentarza księgozbioru podstawowego, książki wpisane do inwentarza podręczników i broszur sygnuje się dodatkowo symbolem ewidencji uproszczonej (np. Podr., Br., dla odróżnienia).

Rys. 3 Inwentarz podręczników i broszur

 

Na fakturze, na której umieszczono m.in. takie materiały należy podać na odwrocie informację np. "pozycję 5 wpisano do księgi podręczników i broszur pod nr 585.
Za zagubienie materiałów ujętych w inwentarzu podręczników i broszur czytelnik ponosi taką samą odpowiedzialność jak za pozycje z księgozbioru głównego.

Bibliografia:
1. Andrzejewska Jadwiga, Bibliotekarstwo szkolne : teoria i praktyka. T. 1, Organizacja biblioteki. Warszawa SBP, 1996
2. Saniewska Danuta, Vademecum nauczyciela bibliotekarza. Wyd. nowe. Warszawa SUKURS, 2003
3. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Dziennik Ustaw RP nr 93 z 1999 r. poz. 1077
4. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 7 lipca 2001 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych DzU nr 74 z 2001 r. poz. 793
5. Juhanowicz Urszula, Orłowski Bohdan (red.), Poradnik nauczyciela bibliotekarza. Warszawa Programowanie Komputerów, 2005

Przypisy:
[1] U. Juhanowicz w "Poradniku nauczyciela bibliotekarza" zaleca aby dla poszczególnych rodzajów dokumentów, czyli de facto dla każdej księgi inwentarzowej założyć odrębną teczkę z dowodami wpływów (czyli osobną teczkę dla dokumentów audiowizualnych, osobną dla książek i roczników czasopism)

[2] Jeżeli prowadzimy jedną księgę dla jednego rodzaju zbiorów, należy ją opisać pełną nazwą na grzbiecie, a na kartach i zbiorach umieścić odpowiedni symbol np. Pł., T. ...

   

 

Ewidencja zbiorów. Cz. 1 / Iwona Ziajka // W: Warsztaty Bibliotekarskie [Dokument elektroniczny] / red. nacz. Wiesława Olczykowska. - Czasopismo elektroniczne. - Nr 1/2006 (17) marzec. - Piotrków Trybunalski : Biblioteka Pedagogiczna, 2006. - Tryb dostępu: http://www.pedagogiczna.edu.pl/warsztat/2006/1/060105.htm. - ISSN 1732-7008

---