Urszula Franas-Mirowska
zastępca dyrektora Biblioteki Akademii Świętokrzyskiej w Kielcach ds. w Piotrkowie Trybunalskim
Selekcja materiałów bibliotecznych - trudna sztuka zarządzania zbiorami. Na podstawie doświadczeń Biblioteki Filii Akademii Świętokrzyskiej w Piotrkowie Trybunalskim
"Adekwatność zbiorów do potrzeb społeczności lokalnej jest ważniejsza niż wielkość kolekcji" [1] .
WSTĘP
Zagadnienie selekcji zbiorów bibliotecznych przez wiele lat było traktowane z niechęcią i rezerwą, nie doceniano jego znaczenia w praktyce gromadzenia księgozbioru. Takie podejście do problemu było z pewnością wynikiem zaszłości historycznych, kiedy to książki z bibliotek polskich usuwano na podstawie politycznych kryteriów, a tytuły podlegające natychmiastowemu wycofaniu zamieszczano w centralnie wydawanych wykazach selekcyjnych. Samodzielna inwencja bibliotekarza w tym zakresie ograniczona była jedynie do selekcji książek fizycznie zniszczonych [2].
W najnowszej literaturze przedmiotu coraz częściej używa się sformułowania - zarządzanie zbiorami - traktowanego jako sztuka kompletowania zbiorów zarówno w drodze pozyskiwania nowości wydawniczych, uzupełniana luk w kolekcji, jak i usuwania pozycji zdezaktualizowanych i zbędnych w bibliotece [3]. Tak więc nieodłączną częścią procesu gromadzenia zbiorów jest również ich usuwanie, które należy traktować jako prawidłowy zabieg na drodze aktualizacji kolekcji oraz dostosowania jej do potrzeb użytkowników.
Pomimo braku merytorycznych przesłanek podważających zasadność tego procesu, selekcja, czyli usuwanie, stanowi bardzo trudny i złożony problem zawodowy nie tylko dla samych bibliotekarzy, ale przede wszystkim problem mentalny dla instytucji i organów, które finansują działalność biblioteki, w tym również bibliotekę uczelnianą. Zapewne podłożem takiej sytuacji jest przeświadczenie decydentów o szkodliwości usuwania oraz źle pojęta rekordomania, w myśl zasady - im więcej tym lepiej. "Dzisiaj nie liczy się ilość posiadanych przez bibliotekę woluminów, ale jakość; nie wieloegzemplarzowość , ale (.) prezencyjność"[4]. Usuwanie z biblioteki przestarzałej literatury, to nie rozrzutność, ale konieczność. Lucjan Biliński zaryzykował twierdzenie, że "nieselekcjonowanie zbiorów jest w równym stopniu naganne jak wstrzymywanie dopływu nowości wydawniczych" [5]. Przecież selekcja - to nie tylko usuwanie materiałów bibliotecznych i przekazywanie ich na makulaturę, ale także szeroka wymiana druków zbędnych, nieodpłatne ich przekazywanie, a nawet sprzedaż [6].
Należy podkreślić, iż zaniedbania czy wręcz zarzucenie selekcji na pewien czas prowadzi w rezultacie do niekontrolowanego przyrostu zbiorów i znacznego ograniczenia ich użyteczności. Zaśmiecony księgozbiór powoduje ciasnotę w magazynach oraz brak miejsca na potrzebne nowości. Magazynowanie niewykorzystywanej literatury jest nie tylko nieuzasadnione merytorycznie, ale także kosztowne. Z drugiej strony, usuwanie zbiorów trzeba realizować tak, by nie zburzyć istniejącego profilu zbiorów. Stąd częstotliwość przeprowadzania selekcji zależy od typu biblioteki, wielkości księgozbioru, możliwości magazynowych. Dla zachowania równowagi między gromadzeniem i usuwaniem, selekcję należy prowadzić planowo i systematycznie, przynajmniej raz w roku, a liczba książek usuniętych w ciągu roku może obejmować nawet 100% liczby nabytków w tym samym okresie [7].
PRAWO W SŁUŻBIE SELEKCJI ZBIORÓW
Prawną podstawę dla procesów selekcyjnych dają ogólnobiblioteczne przepisy regulujące funkcjonowanie bibliotek, między innymi:
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych (Dziennik Ustaw nr 93, poz. 1077). Paragraf 17 Rozporządzenia zalicza między innymi do dowodów ubytków protokoły komisji w sprawie wycofanych ze zbiorów zbędnych materiałów bibliotecznych. Ponadto paragraf 19 pkt 1 narzuca obowiązek sporządzania nie rzadziej niż raz w roku zbiorczego zestawienia materiałów zarejestrowanych w rejestrze ubytków. Zgodnie z postanowieniem paragrafu 20 pkt 1 "przekazanie materiałów zbędnych innej bibliotece odbywa się na podstawie protokołów. Protokół z pokwitowaniem odbioru materiałów stanowi dowód ubytku dla biblioteki przekazującej materiały, a dowód wpływu dla biblioteki przyjmującej materiały"[8].
Brak jest natomiast jednoznacznych aktów normatywnych regulujących kwestie wymiany oraz nieodpłatnego przekazywania druków zbędnych, powstałych w wyniku selekcji, zgodnych z obowiązującą ustawą o bibliotekach. Podstawy prawne dla wymiany tych materiałów można odnaleźć już w dekrecie z dnia 17 kwietnia 1946 r. o bibliotekach i opiece nad zbiorami bibliotecznymi[9]. Do współczesnych regulacji w tym zakresie należy zaliczyć:
Zarządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 15 lutego 1973 r. w sprawie zasad wymiany, nieodpłatnego przekazywania i sprzedaży materiałów bibliotecznych (Monitor Polski nr 9, poz. 54), które zezwalało nie tylko na przekazywanie druków zbędnych innym bibliotekom, ale także na ich sprzedaż. Dziś wspomniane zarządzenie już nie obowiązuje [10], a brak nowych regulacji prawnych tej kwestii powoduje wiele niejasności w zakresie nieodpłatnego przekazywania i wymiany druków zbędnych, szczególnie w odniesieniu do prawnych procedur przekazywania darowizn.
PLAN DZIAŁAŃ SELEKCYJNYCH W BIBLIOTECE FILII
W Bibliotece Filii AŚ w Piotrkowie Trybunalskim selekcją zbiorów zajmowali się pracownicy Wypożyczalni. Wykonywano ją najczęściej w trakcie inwentaryzacji księgozbioru przez powołaną w tym celu komisję skontrową, która pełniła zarazem funkcję komisji selekcji zbiorów. Skontrum połączone z selekcją przeprowadzano w okresach zmniejszonego natężenia ruchu czytelników, głównie w przerwie międzysemestralnej i w czasie wakacji. Niemniej jednak selekcja księgozbioru była bardziej czynnością okazjonalną niż systematycznym działaniem wpisanym w roczny plan pracy biblioteki.
W ślad za zmianami programowymi, powstawaniem nowych kierunków studiów oraz ewoluowaniem specjalności prowadzonych w Uczelni, pojawiła się konieczność gromadzenia nowej literatury, często o zmienionym profilu tematycznym. Ponadto w obliczu ciągłej aktualizacji wydań literatury naukowej oraz braku przestrzeni magazynowej podjęto decyzję o konieczności wykonania planowych działań selekcyjnych, tak by przyniosły one wymierne korzyści dla podnoszenia jakości usług. W związku z powyższymi przesłankami merytorycznymi, przygotowano plan prac selekcyjnych wraz z ich podziałem na kolejne etapy.
Po pierwsze, na wniosek kierownictwa Biblioteki, zarządzeniem wewnętrznym Prorektora ds. Filii, powołano Komisję ds. Selekcji i Gospodarki Zbiorami Zbędnymi [11]. Sześcioosobowa Komisja została wyłoniona spośród doświadczonych bibliotekarzy działów udostępniania oraz działu zajmującego się gromadzeniem i uzupełnianiem zbiorów. Reprezentacja bibliotekarzy znających potrzeby środowiska i przydatność czytelniczą określonych wydawnictw, gwarantuje zminimalizowanie nietrafnych decyzji usunięcia książki cennej lub cieszącej się zainteresowaniem. Ponadto w szczególnych wypadkach, kiedy selekcja dotyczyć będzie zbiorów specjalistycznych oraz materiałów w językach obcych, Komisja skorzysta z doraźnych konsultacji merytorycznych pracowników naukowych Filii.
Kolejnym krokiem na drodze ustalenia kolejności prac selekcyjnych oraz procedur z tym związanych było opracowanie Instrukcji w sprawie zasad i trybu prowadzenia selekcji oraz postępowania z materiałami zbędnymi w Bibliotece Filii. W dokumencie tym zdefiniowano i uszczegółowiono kryteria typowania literatury do ubytkowania oraz określono rodzaje publikacji niepodlegających selekcji. Zgodnie z przyjętymi ustaleniami, wycofaniu podlegają:
a) książki zdezaktualizowane, o przestarzałej treści i niskiej wartości dydaktycznej - z każdego tytułu przeznaczonego do selekcji pozostawia się co najmniej 1 egzemplarz, traktując go jako egzemplarz archiwalny w zbiorach biblioteki,
b) książki niewypożyczane przez okres 10 lat,
c) zdezaktualizowane podręczniki szkolne - z każdego tytułu przeznaczonego do selekcji pozostawia się jednak po 2 egzemplarze archiwalne,
d) nadmierna ilość egzemplarzy podręczników i skryptów akademickich, nieuzasadniona potrzebami dydaktycznymi - z każdego tytułu przeznaczonego do selekcji pozostawia się od 2 do 4 egzemplarzy,
e) książki w bardzo złym stanie technicznym, których koszt oprawy introligatorskiej znacznie przewyższa wartość zakupu nowego egzemplarza,
f) książki wykraczające znacząco poza profil zbiorów,
g) czasopisma wieloegzemplarzowe i niekompletne,
h) czasopisma wykraczające poza profil kolekcji.
Natomiast selekcji nie podlegają:
a) książki wydane przed 1945 rokiem,
b) publikacje pracowników Filii AŚ w Piotrkowie oraz pracowników AŚ w Kielcach,
c) depozyty,
d) książki opatrzone exlibrisem, dedykacją,
e) książki wydane w tzw. drugim obiegu,
f) dokumenty życia społecznego związane z regionem i środowiskiem Uczelni,
g) czasopisma wydane do 1945 roku,
h) czasopisma niekompletne o wysokiej wartości dydaktycznej.
Ponadto na zebraniu roboczym Komisji zostały omówione najważniejsze problemy, takie jak plan pracy, tworzenie poprawnej dokumentacji, procedury związane z przekazywaniem wyselekcjonowanych książek bibliotekom i studentom. Podjęto także decyzję o bezwzględnej archiwizacji każdego tytułu, w tym również literatury wykraczającej częściowo poza główny profil zbiorów oraz zdezaktualizowanej, w ilości 1 egzemplarza.
Wraz z powołaniem Komisji ds. Selekcji i Gospodarki Zbiorami Zbędnymi zapadła decyzja, iż selekcja zbiorów będzie czynnością permanentną prowadzoną we wszystkich kategoriach zbiorów. W związku z powyższym, ustalono wieloetapowy plan prac nad aktualizacją księgozbioru.
W pierwszej kolejności postanowiono zaktualizować księgozbiór podręczników akademickich, tzw. księgozbiór pomocniczy, umownie oznaczony w katalogach literą "P". Głównym powodem akcji selekcyjnej realizowanej w kolekcji podręczników akademickich będzie ich nadmierna ilość w stosunku do aktualnych i przewidywanych potrzeb oraz ewentualna nieaktualność. Problem selekcji tej części zbiorów jest szczególnie ważny z uwagi na szybko postępującą dezaktualizację tych publikacji, konieczność zapewnienia dostępu do aktualnych i kompletnych źródeł informacji. Niejednokrotnie decyzje dotyczące wycofania nadmiernej ilości egzemplarzy określonego tytułu zapadną po konsultacji z wykładowcą, w związku z pojawieniem się nowego wydania.
Organizacja prac selekcyjnych w księgozbiorze podręczników akademickich obejmować będzie następujące procedury zadaniowe w ramach funkcjonowania Komisji ds. Selekcji i Gospodarki Zbiorami Zbędnymi:
1. Pracownicy Wypożyczalni, posiadający największą wiedzę o przydatności i częstotliwości wypożyczeń konkretnego tytułu, typować będą z autopsji pozycje przewidziane do wycofania, zgodnie z przyjętymi kryteriami zawartymi w Instrukcji.
2. Zmiana statusu dostępności wyselekcjonowanych książek w bazie systemu SOWA, w celu uniemożliwienia zamówienia danej pozycji.
3. Sporządzanie w 2 egzemplarzach wykazów materiałów zakwalifikowanych do usunięcia. Wykazy nie będą zawierać więcej niż 200 pozycji. Każdy z nich zawiera następujące dane: numer bieżący ubytkowanej książki, numer inwentarza, autor i tytuł, cena, kolejny numer ubytku zgodny z ostatnim zapisem w rejestrze ubytków.
4. Utworzenie oddzielnych wykazów dla książek zniszczonych, przeznaczonych na makulaturę oraz wykazów książek przeznaczonych dla innych bibliotek i studentów.
5. Sprawdzenie, na podstawie inwentarzy, poprawności zapisów w sporządzonych wykazach.
6. Połączenie wykazów w jeden protokół i przedłożenie go do akceptacji dyrektorowi Biblioteki, prorektorowi ds. Filii, a następnie przekazanie go do Kwestury w celu pomniejszenia stanu Biblioteki o wartość wynikającą z protokołów.
7. Wycofanie wyselekcjonowanych książek z inwentarzy i katalogów Biblioteki.
8. Usunięcie znaków własności z wycofanych książek.
9. Przekazanie wycofanych książek innym bibliotekom, studentom lub na makulaturę.
Jak wspomniano już wcześniej, selekcją objęte zostaną wszystkie kategorie zbiorów, w tym także księgozbiór naukowy. Z uwagi na specyfikę przeznaczenia, każda z kolekcji będzie wymagała odmiennego traktowania oraz indywidualnych decyzji. W przypadku księgozbioru naukowego, decyzje o przydatności konkretnej książki do celów dydaktycznych i badawczych będą z pewnością krańcowo różne. Stąd też konieczna będzie ekspertyza pracowników naukowych, aby potwierdzić słuszność decyzji Komisji o wycofaniu egzemplarza ze zbiorów.
OCZEKIWANE EFEKTY SELEKCJI
W rezultacie prace nad selekcją księgozbioru przyniosą wymierne korzyści zarówno merytoryczne, ekonomiczne, jak i praktyczne. Do najważniejszych należy zaliczyć:
1. Wygospodarowanie powierzchni magazynowej niezbędnej dla nowych zbiorów. Jest to szczególnie ważny problem w sytuacji, gdy niemożliwe jest pozyskanie dodatkowej powierzchni.
2. Uaktualnienie i odnowienie zbiorów poprzez usuwanie nadmiernej ilości pozycji treściowo zdezaktualizowanych, o niskiej wartości dydaktycznej.
3. Usunięcie zbiorów zniszczonych w stopniu uniemożliwiającym ich dalszą naprawę. W księgozbiorze podręczników akademickich są to przede wszystkim wieloegzemplarzowe skrypty i podręczniki kupowane na podstawie rekomendacji wykładowcy.
4. Usunięcie zbiorów niewykorzystywanych, niezgodnych z profilem księgozbioru i tematyką prowadzonych studiów, niewypożyczanych przez okres co najmniej 10 lat.
5. Przegląd stanu technicznego zbiorów oraz wytypowanie przydatnych i wykorzystywanych książek do naprawy i oprawy introligatorskiej.
6. Upowszechnienie i rozszerzenie informacji o zbiorach zbędnych i zalegających w bibliotece, a być może przydatnych innej placówce.
7. Uporządkowanie zbiorów oraz informacji o nich w sposób skracający drogę czytelnika do książki.
8. Wyselekcjonowanie pozycji cennych ze względu na ich wartość historyczną i kulturową, które należy szczególnie chronić.
Przedstawiony plan działań zmierzających do aktualizacji księgozbioru jest z założenia procesem wieloetapowym, pracochłonnym i wymagającym wiedzy zawodowej oraz doświadczenia. Zapewne lepsze wyniki przyniesie stała aktualizacja zbiorów niż jednorazowe usunięcie ich dużej części. Wyżej nakreślony plan postępowania selekcyjnego jest jedynie pierwszą próbą wypracowania zasad, którymi będziemy się kierować. Zapewne praktyka dnia codziennego w naturalny sposób zweryfikuje niektóre z wcześniej przyjętych założeń. Procedury oraz kryteria selekcji oparte zostały na bogatej literaturze przedmiotu oraz na doświadczeniu innych bibliotek, które przez lata zdołały wypracować optymalny model działań w tym zakresie [12]. Jednak na wymierne efekty selekcji potrzeba czasu oraz konsekwentnej pracy.
Przypisy:
[1] Wytyczne IFLA/UNESCO za: Biliński, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 2007. ISBN 978-83-89316-76-9, s. 5.
[2] Biliński, L. Selekcja zbiorów bibliotek publicznych warunkiem racjonalnego gromadzenia. Bibliotekarz, 1995, nr 1, s. 18.
[3] W tradycyjnym podejściu do bibliotekarstwa czynnością warunkującą funkcjonowanie biblioteki było gromadzenie. Dziś, kiedy podstawowe procesy biblioteczne uległy istotnym zmianom, uległ także zmianie katalog czynności wchodzących w zakres gromadzenia. Poprzez gromadzenie można rozumieć także usuwanie zbiorów. Stąd też wszystkie procesy związane z tworzeniem księgozbioru zaczęto określać terminem - zarządzanie zbiorami.
[4] Świstek-Oborska, B., Mikołajska, A. Doświadczenia w zakresie selekcji zbiorów zwartych, czasopism i wydawnictw ciągłych w Bibliotece Uniwersytetu w Poznaniu (1999-2006). W: Biuletyn EBIB 2007, nr 89 [online], dostęp 1.12.2007, dostępny w Word Wide Web: http://www.ebib.info/2007/89a.php?swistek.
[5] Biliński, L. Selekcja zbiorów bibliotek publicznych .. s. 23.
[6] Biliński, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych .. s. 8.
[7] Zych, B. Zarządzanie zbiorami. Materiały metodyczne dla nauczycieli bibliotekarzy [online], dostęp 7.12.2007, dostępny w Word Wide Web: http://www.pbw.waw.pl/pbw/publikacje/Zarządzanie%20zbiorami.pdf
[8] Ewidencja materiałów bibliotecznych. Prawne regulacje. Warszawa: Wydawnictwo SBP, 1999. ISBN 83-87629-28-2, s. 11.
[9] Biliński, L. Selekcja materiałów bibliotecznych, przekazywanie druków zbędnych ..s. 22.
[10] Uchylone zostało 28 lutego 1998 r.
[11] Zarządzenie NR 12/2007 Prorektora ds. Filii w Piotrkowie Trybunalskim Akademii Świętokrzyskiej im. Jan Kochanowskiego w Kielcach z dnia 10.12.2007 r. w sprawie powołania bibliotecznej Komisji ds. Selekcji i Gospodarki Zbiorami Zbędnymi.
[12] Przy opracowywaniu praktycznych procedur selekcyjnych niezmiernie pomocne były doświadczenia innych bibliotek przedstawione w następujących publikacjach: Chadaj, A., Garczyńska, M. Organizacja selekcji zbiorów w Bibliotece Głównej i bibliotekach sieci Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie. W: Biuletyn EBIB 2007, nr 89 [online], dostęp w Word Wide Web: http://www.ebib.info/2007/89/a.php?chadaj-garczynska; Masikowska, K., Malec, A. Selekcja druków zwartych w Bibliotece Politechniki Łódzkiej. Organizacja i działania praktyczne. W: Biuletyn EBIB 2007, nr 89 [online], dostęp w Word Wide Web: http://www.ebib.info/2007/89a.php?masikowska-malec ; Michniewicz-Wanik, K. Selekcja materiałów zbędnych (na przykładzie Biblioteki Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu Wrocławskiego). W: Biuletyn EBIB 2007, nr 89 [online], dostęp w Word Wide Web: http://www.ebib.info/2007/89/a.php?michniewicz-wanik ; Staromiejska, J. Mniejsza biblioteka - mniejszy problem? O selekcji w bibliotece instytutowej słów kilka. W: Biuletyn EBIB 2007, nr 89 [online], dostęp w Word Wide Web: http://www.ebib.info/2007/89/a.php?staromiejska
Selekcja materiałów bibliotecznych - trudna sztuka zarządzania zbiorami : na podstawie doświadczeń Biblioteki Filii Akademii Świętokrzyskiej w Piotrkowie Trybunalskim / Urszula Franas-Mirowska // W: Warsztaty Bibliotekarskie [Dokument elektroniczny] / red. nacz. Wiesława Olczykowska. - Czasopismo elektroniczne. - Nr 4/2007 (24) grudzień. - Piotrków Trybunalski : Biblioteka Pedagogiczna, 2007. - Tryb dostępu: http://www.pedagogiczna.edu.pl/warsztat/2007/4/070401.htm. - ISSN 1732-7008