Marcin Kaszyński

Kurs Instruktora Rekreacji Ruchowej

Przedmiot : Organizacja i marketing imprez sportowych i rekreacyjnych

Dr Karolina Podciechowska

Temat: Opisz szczegółowo zadania poszczególnych etapów organizacji imprezy rekreacyjnej

Wstęp

Zwrot "impreza rekreacyjna" pojawia się w ustawie z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (Dz. U. z dnia 6 marca 1996 r.). Ustawa nie określa bliżej samego zwrotu "impreza rekracyjna". Zawiera ona jedynie w art. 3 pkt 8 definicję legalną tzw. rekreacji ruchowej, która jest formą aktywności fizycznej w celu wypoczynku i odnowy sił psychofizycznych. Ten zwrot może być z kolei pomocny do bliższego sprecyzowania zwrotu "impreza rekreacyjna". Główny nacisk położono w nim na cel, któremu służy rekreacja ruchowa. Jest to bowiem tego rodzaju aktywność fizyczna, która ma na celu wypoczynek i odnowę sił psychofizycznych. Różni się tym celem przykładowo od sportu, który - zgodnie z art. 3 pkt 3 ustawy o kulturze fizycznej - ma na celu doskonalenie sił psychofizycznych, indywidualnie lub zbiorowo, według reguł umownych. Poza wymienionymi wyżej przepisami zagadnienie rekreacji ruchowej reguluje także art. 42 ustawy o kulturze fizycznej. W jego ust. 1 określono podmioty, których obowiązkiem jest organizowanie działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej oraz tworzenie odpowiednich warunków materialno-technicznych do jej rozwoju- jednym z nich są organy jednostek samorządu terytorialnego. Jednostki organizacyjne utworzone przez podmioty wymienione w powyższym przepisie będą zatem najczęściej organizatorami imprez rekreacyjnych. Wszyscy organizatorzy tego rodzaju imprez muszą zaś spełniać wymagania określone ustawą o kulturze fizycznej oraz rozporządzeniami wykonawczymi ministra właściwego do spraw kultury fizycznej i sportu. Przykładowo, zgodnie z art. 44 ust. 1 powyższej ustawy, zorganizowane zajęcia rekreacji ruchowej mogą prowadzić tylko osoby posiadające kwalifikacje zawodowe nauczyciela wychowania fizycznego lub uprawnienia w tym zakresie określone odrębnymi przepisami. Bez spełnienia tych wymagań nie będziemy mieli do czynienia z imprezami rekreacyjnymi. Z kolei wydane na podstawie art. 42 ust. 3 ustawy o kulturze fizycznej rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 września 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i warunków prowadzenia działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej (Dz. U. nr 101, poz. 1095) określa w § 1 zakres zorganizowanej działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej. Obejmuje ona zarówno zajęcia, podczas których są prowadzone różne formy rekreacji ruchowej (pkt 1), jak również inne formy aktywnego wypoczynku rekreacyjno-sportowego, a w szczególności: biwaki, obozy, rajdy, zloty, spływy, turnieje, festyny i zawody amatorskie (pkt 2). Zgodnie zaś z § 2 wyżej wymienionego rozporządzenia, prowadzący działalność w dziedzinie rekreacji ruchowej jest obowiązany min. do: opracowania regulaminu zajęć oraz zapoznania z nim uczestników tych zajęć, ubezpieczenia uczestników zajęć od następstw nieszczęśliwych wypadków, zapewnienia uczestnikom rekreacji ruchowej bazy rekreacyjno-sportowej odpowiedniej dla formy prowadzonych zajęć, dopuszczenia do uczestnictwa w zajęciach wyłącznie osób posiadających zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do udziału w tych zajęciach lub które złożą podpisane własnoręcznie, a w przypadku osób niepełnoletnich przez przedstawiciela ustawowego, oświadczenie o zdolności do udziału w zajęciach rekreacyjnych. Organizator imprezy masowej, nie później niż na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy, jest obowiązany wystąpić do wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy, z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. (art. 6. ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych)

Od właściwej organizacji imprezy rekreacyjnej i należytej oprawy, w du­żej mierze zależy poziom uzyskanych wyników, poziom zaspokoje­nia wewnętrznej potrzeby ruchu i ogólnego zadowolenia uczest­ników. Niejednokrotnie ten, kto ma zorganizować impre­zę rekreacyjną staje wobec problemu jak przystąpić do realizacji tego zadania? Każdorazowo imprezy powinny być przygotowywane indywidualnie z myślą konkretnych wymaganiach i oczekiwaniach uczestników. Rosnące z każdym rokiem wymagania klientów, stawiane organizatorom rekreacji, turystyki lub sportowych imprez masowych, jak również olbrzymia konkurencja na rynku usług w tym obszarze, wymuszają profesjonalizm działania właściwie przygotowanych kadr.

Celem poniższego opracowania jest po­danie podstawowych wskazówek dotyczących zasad i reguł organizo­wania imprez rekreacyjnych.

Marketing w rekreacji

Marketing to:

• świadomość, że klient i jego oczekiwania to najważniejszy element biznesu: jeśli nie ma klientów, przedsiębiorstwo traci rację bytu,

• wynikający z tej świadomości proces identyfikowania i zaspokajania potrzeb klienta - przy równoczesnym zapewnieniu zysku przedsiębiorstwa i ciągłości funkcjonowania,

• techniki wspomagające ten proces: badania rynku, kształtowania produktu, oddziaływania na rynek, ustalania ceny, sprzedaży.

Marketing w rekreacji /podobnie jak w sporcie, turystyce, rozrywce/ musi być szczególnie ściśle powiązany z analizą funkcji, które musi spełniać dla indywidualnie traktowanego klienta. Marketing to przede wszystkim:

• Identyfikacja wymagań klientów oraz analiza ich potrzeb,

• Wyszukiwanie produktu, który sprosta tym wymaganiom

• Ustanowienie odpowiedniej struktury usługi dla jak najlepszej jej dystrybucji, oraz należytej promocji, nakłaniającej potencjalnego klienta do skorzystania z proponowanej oferty, i w konsekwencji, zagwarantowanie usługodawcy oczekiwanego efektu.

Klasyczne podejście dla marketingu ujmuje w mieszance marketingowej następujące elementy:

• Produkt

• Promocję

• Dystrybucję

PRODUKT -rodzaje aktywności:

• aktywność ruchową służącą utrzymaniu kondycji fizycznej,

• imprezy masowe,

• sporty rekreacyjne.

Środki niezbędne do osiągnięcia podstawowych celów w obszarze rekreacji obejmują: środki finansowe, urządzenia sportowe, odpowiednio przygotowanie animatorów, media - prasa, telewizja, radio

CENA - „Znaczenie problematyki cen w marketingu wynika stąd, że są one, z jednej strony - istotnym kryterium wyboru przy nabywaniu produktów przez kupujących, a z drugiej - znaczącym czynnikiem określającym efekty działalności przedsiębiorstw sprzedających te produkty.

Promocja imprez rekreacyjnych

Celem promocji jest:

• poinformowanie publiczności o istnieniu firmy, o organizowaniu imprez rekreacyjnych,

• zachęcenie do korzystania z usług,

• przyciąganie klientów.

Do podstawowych elementów strategii promocyjnej zaliczamy reklamę:

• płatna - radio, telewizja

• bezpłatna- przyciągnięcie uwagi dziennikarzy lokalnych gazet, wręcz ich zaproszenie.

Celem reklamy jest informowanie, nauczanie, przypominanie lub nakłanianie. Reklama zamieszczana w gazecie jest najskuteczniejszą metoda dotarcia do dorosłych odbiorców. Dobra reklama powinna się „rzucać w oczy”. Reklamując imprezę rekreacyjną tym samym reklamujemy produkt. Reklama prasowa musi być zrozumiała dla naszego odbiorcy, musi go zachęcić do przyjścia na naszą imprezę. Lepiej unikać w nich humoru bo to co nas bawi nie zawsze musi bawić czytelnika. Odbiorca z reguły czyta tytuł lub ogląda ilustracje, niż czyta sam tekst, dlatego tytuł naszej imprezy powinien przyciągać. W związku z tym każda przez nas zorganizowana impreza powinna nazywać się, być realizowana pod jakimś hasłem, tytułem. Pamiętajmy, że każdą reklamę należy ocenić. Należy zadać sobie pytanie czy przyniosła ona zamierzone korzyści, czyli w naszym przypadku czy przybyło na naszą imprezę tyle ludzi ile spodziewaliśmy się. Organizacja jakichkolwiek imprez, a w szczególności imprez sportowych i rekreacyjnych to z jednej strony zagwarantowanie jej uczestnikom maksimum wrażeń i dobrej zabawy, z drugiej zaś to odpowiedzialność i czuwanie nad powodzeniem przedsięwzięcia i bezpieczeństwem jego uczestników. Organizując imprezy staramy się aby były one jedyne i niepowtarzalne, przede wszystkim bezpieczne podczas którego wszyscy świetnie się bawią i wypoczywają.

Public relations

Warto tu wspomnieć o public relations. Istnieje wiele definicji, ale do najczęściej stosowanych należy: Public relations jest planowaniem i organizowaniem wysiłków przedsiębiorstw lub instytucji, zakładających korzyści publiczne ze wzajemnej współpracy. Do głównych narzędzi public relations zalicza się publikacje, imprezy, wiadomości, przemówienia, działalność publiczną /charytatywną/, budowanie świadomości. Jednym z tych narzędzi są imprezy rekreacyjne, festyny, turnieje, wycieczki a nawet wystawy. Jeżeli w organizowaniu imprezy będziemy stosowali marketing, a w ramach niej public relations, to sukces musi być osiągnięty.

Pozyskiwanie dodatkowych źródeł finansowania - sponsoring

Sponsoring jest jedną z najszybciej rozwijających się form promocji. Jego istotą są skojarzenia, dzięki którym pozytywny obraz sponsorowanego przenosi się na sponsora. Znak sponsora towarzyszy imprezom lub działaniu sponsorowanych instytucji. W przypadku produktów, których reklama jest ograniczona przepisami prawnymi (np. wyroby tytoniowe, alkoholowe), sponsoring jest często jedyną możliwością promocji masowej. Ważnym argumentem przemawiającym za stosowaniem sponsoringu jest również zwiększające się zainteresowanie masową rozrywką oraz wzrost świadomości społecznej.

W sponsoringu występują zawsze dwie strony:

• sponsor - jest nim najczęściej firma lub osoba prywatna zainteresowana promowaniem siebie lub swoich produktów i ponosząca z tego tytułu określone koszty;

• sponsorowany - jest nim osoba lub instytucja, która korzysta ze świadczenia.

Proces negocjacji

Proces negocjacji to proces dochodzenia do możliwego najkorzystniejszego rozwiązania dla obu stron. Nie powinno się traktować go jako walki, w której kontrahenci spotykają się po to, aby jeden mógł pogłębić drugiego i przez to osiągnąć sukces. Rozmowy powinny być prowadzone z myślą o osiągnięciu korzystnego kompromisu.

ORGANIZACJA IMPREZY REKREACYJNEJ

W organizacji imprez rekreacyjnych obowiązują określone zasady i reguły. Wyróżniamy trzy etapy dzia­łania :

I etap: przygotowawczy:

• złożenie wniosku o wydanie zezwolenie na przeprowadzenie imprezy,

• określenie rodzaju imprezy (sportowa, artystyczna, rozrywkowa),

• wynalezienie i rezerwacja odpowiedniego miejsca na imprezę,

• charakterystyka imprezy (zakres i formy przebiegu imprezy, harmonogram)

• Ustalenie regulaminu imprezy wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy,

• obmyślenie środków i sposobów działania,

• podział obowiązków, aby odpowiednie osoby posiadały doświadczenie w danej dziedzinie,

• pozwoleniu na użytkowanie obiektu, na terenie którego ma odbyć się impreza,

• pozyskanie potrzebnych urządzeń, narzędzi, sprzętu spor­towego
  i zapewnienie ich sprawności,

• pozyskanie pomocników niezbędnych do organizacji imp­rezy.

• powołanie komitet organizacyjnego, honorowego,

• określenie możliwości finansowych,

• ustalenie programu ramowego i minutowego, zasadniczego i towarzyszącego ,

• określenie spraw technicznych,

• drukowaniem zaproszeń i całej dokumentacji,

• zapewnienie cateringu ,

• organizacja programu artystycznego,

• obsługa logistyczno-transportowa ,

• rezerwacją bazy noclegowej według oczekiwanych standardów.

II etap: główny

• polega na realizacji programu imprezy

III etap: końcowy - zakończenie imprezy:

• przywrócenie do stanu poprzedniego obiektu na którym odbyła się impreza

• złożenie i oddanie sprzętu,

• czynności porządkowe,

• analiza przebiegu imprezy

• podziękowanie współorganizatorom,

Przed przystąpieniem do organizacji imprezy należy określić jej rodzaj i charakter (masowa, indywidualna, zawody drużyno­we itp.). Ze wstępnych przemyśleń winna się stopniowo wyłonić ogólna koncepcja, wykrystalizować cel główny oraz cele drugo­rzędne. Wówczas należy powołać komitet organizacyjny, który zaj­muje się całością przygotowań. Od inicjatywy, energii i pomysłowości organizatorów zależy powodzenie imprezy. Toteż dobór ludzi do spełnienia powyższych obowiązków nie powinien być przypad­kowy lecz ściśle przemyślany, zgodny z kompetencjami poszczegól­nych osób, ich zainteresowaniami i możliwościami.

REGULAMIN IMPREZY

Ogólna koncepcja imprezy rekreacyjnej jest podstawą do ułożenia regulaminu, który wyraża się już w konkretnych i sprecyzowanych zasadach, regułach i postano­wieniach regulujących przebieg danej imprezy, a także wpływa na sposób ich przygotowania. Regulamin jest dokumentem normującym działalność organizatorów i postępowania uczestników imprezy, określa zatem zasady współdziałania i zasady współzawodnictwa. Regulamin dla potencjalnego uczestnika - to ostatecznie sformułowane ustalenia umożliwiające zainteresowanemu podjecie decyzji w sprawie udziału w imprezie. Toteż jego język po­winien być jasny, sprecyzowany, wszystkie sformułowania - jedno­znaczne i zrozumiałe dla wszystkich. Obszerność regulaminu, za­kres regulowanych spraw i jego treść - są zależne od rodzaju im­prezy, jej zasięgu, celów i charakteru.

Regulamin najogólniej powinien zawierać następujące punkty:

CELE I ZADANIA - chodzi o podanie celu, jakiemu ma służyć impreza.

• stworzenie warunków i uczestnictwa w różnych formach aktywności skłaniających do współzawodnictwa i zademonstrowania cech sprawności fizycznej jednostki lub różnego rodzaju zespołu ,

• stworzenie warunków dla przyjemnego, atrakcyjnego spędzania czasu wolnego.

TERMIN, MIEJSCE I NAZWA IMPREZY - określenie dokładnego terminu, miejsca odbycia i nazwy imprezy.

KIEROWNICTWO - określenie organizatora imprezy i jego kierownika
(przewodniczącego) oraz współorganizatorów.

UCZESTNICTWO

• ustalenie liczby osób (określenie wieku, podział na gru­py wiekowe, itp.),

• dobrowolne uczestnictwo i odpowiedzialność uczestników imprezy.

PROGRAM IMPREZY

a) program ramowy

• zależy od charakteru imprezy rekreacyjnej np. zawierający pełny zestaw konkurencji, zabaw, gier zespołowych, występów artystycznych, itp.

b) program szczegółowy (minutowy)

• ustala kolejność, czas i miejsce odbycia imprezy,

• należy opracować go i rozpowszechnić tak wcześnie, jak na to pozwalają warunki i sprawność organizatorów.

SPOSÓB PRZEPROWADZANIA IMPREZY

• system eliminacji, rozgrywek, sposoby losowania, zasady i rodzaje punktacji, ustalenie kolejności-miejsc, rodzaj zabawy, kolejność występów artystycznych,

• zasady klasyfikacji końcowej: indywidualnej lub zespołowej,

ZGŁOSZENIA DO IMPREZY

• kto na prawo zgłaszać uczestników,

• kiedy upływa termin przyjmowa­nia zgłoszeń,

• kto i jak rozstrzyga sprawy sporne, jakie przewiduje się sankcje za
  uchybienia w zakresie tego punktu,

• warto podać wzór zgłoszenia.

ZASADY FINANSOWANIA

• preliminarz kosztów powinien wskazywać wszystkie źródła finansowania zadania, w tym również dotacje innych organów rządowych, samorządowych, sponsorów, wpłaty uczestników, środki własne.

• preliminarz powinien zawierać szczegółowy opis kosztów rodzajowych (liczba uczestników, koszt jednostkowy itp.). Wysokość honorariów i wpłat wnoszonych przez uczestników musi w sposób jednoznaczny wynikać z dokumentacji.

• gospodarka finansowa powinna przebiegać zgodnie z prze­pisami prawnymi,

• kto pokrywa koszty (dotyczy to zwykle przejazdów, diet, wy­żywienia,
  nagród, wynajmu obiektów, urządzeń, opłat za sę­dziowanie, prace
  porządkowe, opiekę lekarską).

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• kto rozstrzyga sprawy sporne, jakie mogą wystąpić w cza­sie trwania
  imprezy,

• powołanie specjalnej komisji przed rozpoczęciem imprezy

PROGRAM IMPREZY

Jedną z poważnych i jednocześnie trudnych spraw jest uło­żenie minutowego programu organizowanej imprezy. Źle ułożony program powoduje, że impreza nie jest ciekawa i nie spełni za­łożonego celu. Wczesne ogłoszenie programu minutowego ułatwia opiekunowi dokonania odpowiedniego zgłoszenia uczestników do imprezy rekreacyjnej. W przypadku dużej ilości uczestników i bogatego programu imprezy trzeba unikać nagromadzenia naj­ciekawszych spotkań w jednym czasie. Konkurencje i spotkania mniej ciekawe powinny być przeplatane bardziej interesują­cymi i porywającymi. Nawet najlepiej ułożony i najkonsekwentniej realizo­wany program nie będzie wykorzystany, jeśli uczestnikom nie potrafi zwrócić się uwagi na najistotniejsze momenty imprezy.

PRZEPROWADZENIE IMPREZY

Omówione powyżej sprawy są ważne, gdyż od nich przede wszyst­kim zależy powodzenie imprezy. Cała praca może pójść na marne, jeśli impreza będzie źle przeprowadzona. Dlatego też ci, którzy są odpowiedzialni za jej przebieg, muszą być dokładnie poin­formowani o wszystkich szczegółach, muszą znać swoje obowiązki i wiedzieć jakie czynności będą wykonywali w czasie trwania całej imprezy. Przed imprezą należy zawsze przeprowadzić odprawę z osobami odpowiedzialnymi za imprezę.

Warunkiem sprawnego przeprowadzenia imprezy jest:

1. opracowanie dobrego planu oraz jego konsekwentna realizacja

2. Na terenie gdzie odbywa się impreza nie ma osób postronnych powinni znajdować się tylko uczestnicy i osoby do tego upo­ważnione, służby pomocnicze, główny organizator.

3. Osoby przebywające na terenie imprezy powinny akceptować regulamin imprezy i zobowiązać się do stosowania wszelkich zaleceń, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku.

4. Dobry podział obowiązków wśród organizatorów imprezy.

5. Szybka, dokładna działalność organizatorów i ściśle z nią współpracującej obsługi technicznej .

ZAKOŃCZENIE

      Organizacja imprez rekreacyjnych w czasach obecnych przekształciła się z działalności spontanicznej i amatorskiej do ściśle zaplanowanej i profesjonalnej. Udane imprezy rekreacyjne zależą od organizatora, który swoją postawą, umiejętnościami, dobrą organizacją oraz właściwym doborem środków stworzy wśród uczestników odpowiednią atmosferę. Imprezom takim zwykle towa­rzyszy duże zaangażowanie, przeżywanie dużych emocji. Są także zabarwione uczuciem nieskrępowanej radości i zadowolenia przy równoczesnym wewnętrznym zdyscyplinowaniu, co sprzyja wypo­czynkowi i odprężeniu.

LITERATURA:

• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ z dnia 12 września 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad i warunków prowadzenia działalności w dziedzinie rekreacji ruchowej,(Dz. U. z dnia 20 września 2001 r.)

• USTAWA z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej, (Dz. U. z dnia 6 marca 1996 r.)

• USTAWA z dnia 22 sierpnia 1997 r.o bezpieczeństwie imprez masowych, (Dz. U. z dnia 11 września 1997 r.)

• Gadziński B.: Program festynu rekreacyjno-sportowego. Wych. Fiz. i Higiena Szkolna nr 2/86.

• Poradnik organizatora rekreacji fizycznej

• Lachowicz L., Ogiński A., Starzyńska S., Gdański festyn zabaw i gier ruchowych, Gdańsk 1992, Zeszyty metodyczne nr 9 AWF-Gdańsk.

• Siwiński W., Tanber R. - Rekreacja ruchowa. Poznań 2004.Wydawnictw Naukowe WSHiG w Poznaniu

• Starzyńska S., Ogiński A., Zabawy ruchowe i propozycje ich odmian, Gdańsk 1999, Zeszyt metodyczny nr 9 AWF Gdańsk.
  
  

11

---