Opracowanie z rachunkowości finansowej
1.Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2011 r. dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli ich przychody za 2010 r. wyniosą co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro.
Wyrażoną w euro wielkość przelicza się na walutę polską po średnim kursie, ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień 30 września 2010 r., który wyniósł: 3,9870 zł/euro, zgodnie z tabelą kursów NBP z dnia 30 września 2010 r., nr 191/A/NBP/2010.
Kwota zobowiązująca do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2011 r. wynosi zatem:
(1.200.000 euro x 3,9870 zł/euro) = 4.784.400 zł.
Podstawa prawna:
1) Art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.);
2) Art. 24a ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej rachunkowości) zobligowane są:
a) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
b) spółki akcyjne
c) spółki komandytowo-akcyjne
d) spółki komandytowe
Ponadto obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych, spółek partnerskich jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są równe lub wyższe niż równowartość w walucie polskiej 1 200.000 euro. W przeciwny przypadku prowadzenia pełnej księgowości odbywa się na zasadzie dobrowolności.
W Polsce zarejestrowanych jest ok. 3,5 miliona podmiotów gospodarki narodowej. Zdecydowana większość z nich to indywidualna działalność gospodarcza (81%). Liczba pozostałych podmiotów wynosi ok. 670 tys. Biorąc pod uwagę tylko te podmioty, gdzie obowiązek prowadzenia pełnej rachunkowości jest obligatoryjny bezwarunkowo okazuje się, iż dotyczy on ok. 370 tys. podmiotów, z czego 251 tys. stanowią przedsiębiorstwa prywatne. Z tego powodu istotne wydaje się wprowadzenie uproszczenie w tej dziedzinie.
Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z prowadzenia pełnej księgowości jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Musi ono zasad złożone we właściwym rejestrze sądowym oraz w odpowiednim urzędzie skarbowym (obowiązek nałożony w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych). Ponadto, podmioty spełniające dodatkowe kryteria określone w Ustawie o Rachunkowości muszą przekazać sprawozdanie do biegłego rewidenta (w celu jego rewizji) oraz do Centrum Obsługi KPRM (publikacja w Monitorze Polskim B).
2.Co rozumiem pod pojęciem księgi rachunkowej?
Księgi rachunkowe - jest to dokumentacja w języku polskim i w polskiej walucie, prowadzone w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej).
Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:
dzień rozpoczęcia działalności,
początek każdego następnego roku obrotowego,
dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.
Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku gotówki (inwentaryzacja).
Księgi rachunkowe zamyka się na:
dzień kończący rok obrotowy,
dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.
Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe obejmują:
1) dziennik - służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
2)konta księgi głównej - wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
3)konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) - prowadzi się w szczególności dla:
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
rozrachunków z kontrahentami
rozrachunków z pracownikami
operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
kosztów
4)zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
3.Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
rzetelnie,
bezbłędnie,
sprawdzalnie,
bieżąco. (Ustawa o rachunkowości Art. 24 pkt.1)
Rzetelność to znaczy, że księgi przedstawiają stan rzeczywisty. Bezbłędność jeśli dane zawarte w księgach są ujęte w sposób poprawny, ciągły i kompletny. Sprawdzalność oznacza, że księgi rachunkowe dają możliwość sprawdzenia czy dokonane w nich zapisy są poprawne.
Bieżąco co oznacza, że ujmują one zapisy w dniu dokonaniu operacji gotówkowych, czekowych, i wekslowych. Dostarczane z nich informacje pozwalają na sporządzanie innych wymaganych sprawozdań w określonym terminie. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych są sporządzane za poszczególne okresy.
Ustawa o rachunkowości przewiduje szereg wymogów ogólnych dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. powinny być one:
trwale oznaczone nazwą jednostki,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego,
przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Dokumentacja księgowa jest niezbędna w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych występujących w danym podmiocie. Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Mogą to być dowody księgowe źródłowe potwierdzające dokonanie transakcji bądź sporządzane przez dany podmiot dowody księgowe.
4.Wymogi dokumentu księgowego.
Ustawa o rachunkowości reguluje nakłada podstawowe wymogi, jakim powinien odpowiadać dokument księgowy.
Nie wprowadzono żadnych zmian dotyczących dowodów księgowych w prawie bilansowym.
Zgodnie z art. 21 ust 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm) dowód księgowy powinien zawierać:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
W określonych sytuacjach można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów oraz stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach.
Podstawą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody zewnętrzne (własne i obce), dowody wewnętrzne. Art. 20 ust 3 uor zawiera również wskazanie, że podstawą zapisów mogą być dowody zastępcze, które w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, za zgodą kierownika jednostki mogą stanowić udokumentowanie operacji gospodarczej .Sporządzone powinny być one przez osoby dokonujące tych operacji.
Warto jednocześnie podkreślić iż dokumenty księgowe powinny również wypełniać wymogi prawne wynikające z innych aktów prawnych. W szczególności należy tu wymienić Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337 oraz z 2009 r. nr 222, poz. 1760), które między innymi reguluje kwestie dotyczące:
Faktur VAT
Faktur korygujących VAT
Faktur VAT MP
Not korygujących
Faktur VAT marża
Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 precyzuje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Ważne
Biorąc jednak pod uwagę rozwój technologii informatycznych, przepisy uor dopuszczają możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym danych o których mowa w pkt. 5 i 6, jeżeli to wynika z odrębnych przepisów lub wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Możliwość taka będzie miała jednak zastosowanie w przypadku stosowania technik komputerowych, przy pomocy których operacje są księgowane automatycznie, zgodnie z algorytmami wynikającymi z programu finansowo-księgowego. W takiej jednak sytuacji konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.
Ustawa o rachunkowości nie nakazuje natomiast, aby zapisy dotyczące sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jak również zatwierdzenia dowodu do zapłaty, znajdowały się na rewersie oryginału faktury. Zapisy te mogą znajdować się w dodatkowym dokumencie stanowiącym załącznik do faktury, stanowiąc jego integralna część i łącznie z nią musi być przechowywany. Stosowne zapisy w tym zakresie, powinny zostać określone w polityce rachunkowości, którą ustala i aktualizuje stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 uor - kierownik jednostki.
W świetle ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy natomiast między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane prawidłowymi dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach.
Zasady dokumentowania operacji gospodarczych
Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan prawny.
W odróżnieniu od innego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczych i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.
Prawidłowość ksiąg rachunkowych zależy między innymi od tego, czy zapisy księgowe są udokumentowane dowodami księgowymi, spełniającymi wymogi określone w przepisach. W świetle znowelizowanej ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi".
Ustawa honoruje podział dowodów księgowych na następujące grupy:
zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Dowody zewnętrzne obce są sporządzane przez kontrahentów jednostki otrzymującej dowód i służą do udokumentowania ich operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, świadczeniu jej robót, usług i innych czynności. W jednostce otrzymującej, dowód własny kontrahenta jest dowodem obcym dokumentującym zakup w powyższym zakresie.
Dowody zewnętrzne własne służą do udokumentowania:
operacji polegających na sprzedaży kontrahentom składników majątkowych i usług oraz przekazywania im składników majątkowych,
usankcjonowanych przepisami prawa świadczeń jednostki na rzecz budżetów lub instytucji, świadczeń umownych na rzecz kontrahentów oraz świadczeń dobrowolnych.
Dowody własne wewnętrzne stanowią udokumentowanie:
operacji gospodarczych wewnętrznych, tj. takich, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,
kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów,
ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,
stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń,
powierzenia składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,
operacji gospodarczych, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym zaksięgowanie kompletu operacji gospodarczych.
Prawidłowymi są również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
korygujące poprzednie zapisy - służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub stornowań,
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji; nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT),
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych - czyli dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, wg dozwolonych zasad i kryteriów.
Warunki uznawania dowodu księgowego za prawidłowy
Mimo występującej w praktyce różnorodności dokumentów, każdy dokument, z reguły ma wiele istotnych cech wspólnych wszystkim dokumentom. Posiadanie tych cech jest warunkiem koniecznym do uznania go za prawidłowy dowód księgowy. Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub innego oznaczenia np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej),
określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej (ogólnie ujmując tj. sprzedającego i kupującego); w dowodach wystawionych przez jednostkę na potrzeby wewnętrzne,
określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki,
datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych; jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji (wartość w dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, co zostanie potwierdzone stosownym wydrukiem),
własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie (z uwzględnieniem wymagań określonych przepisami w zakresie podatku VAT),
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w urządzeniach księgowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz, o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów, sposobu ujęcia dowodu na kontach wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach.
Dowody księgowe zawsze są dokumentami źródłowymi lub wtórnymi (zbiorczymi, sporządzonymi z dowodów źródłowych) w formie nośnika papierowego. Dla ważności formalno-prawnej dowodów nie ma znaczenia, czy będą one sporządzone ręcznie czy techniką komputerową przez użytkowane systemy informatyczne. O ważności dowodu decyduje jego zawartość wymagana wg obowiązujących przepisów, a nie technika jego sporządzenia.
Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały. W dowodach księgowych dozwolone jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.
Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku, gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym.
Wszelkie dokumenty przed ich zaksięgowaniem winny być poddane szczegółowej kontroli. Kontrola ta ma na celu ustalenie prawidłowości samych dokumentów oraz prawidłowości operacji gospodarczych przedstawionych w tych dokumentach.
Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod względem:
merytorycznym,
formalno-rachunkowym.
Kontrola merytoryczna dokumentów polega na ustaleniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach, tzn. czy odpowiadają one rzeczywistości, jak również na stwierdzeniu czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z obowiązującymi przepisami. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.
Kontrola formalno-rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje zazwyczaj upoważniony przez głównego księgowego pracownik działu księgowości.
Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno - rachunkowej winno być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym, główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek (o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej). Tak sprawdzony dokument księgowy, zawierający podpis dyrektora (właściciela) i głównego księgowego stanowi podstawę księgowania w odpowiednim urządzeniu księgowym.
Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią te egzemplarze dowodów, które przeznaczone są dla służby finansowo - księgowej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (zaginięcie, zniszczenie) zezwala się na dokonywanie zapisów księgowych w oparciu o duplikat dokumentu pod warunkiem dokonania szczegółowego sprawdzenia okoliczności braku odpowiedniego dokumentu i po uzyskaniu akceptacji głównego księgowego. W celu uniemożliwienia wielokrotnego księgowania tego samego dowodu, dział księgowości zobowiązany jest do oznaczania danego dowodu numerem księgowym (nr pozycji rejestru itp.), zadekretowania na odpowiednie konta księgowe i uzyskania podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (długopisem, atramentem lub pismem maszynowym).
Powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone jw. oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane innymi środkami (np. chemicznymi). Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane w ściśle określony sposób:
dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu korygującego zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej),
w dowodach księgowych wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty - z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb - oraz wpisanie poprawnej treści, daty poprawki i złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej); nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Przechowywanie dowodów księgowych
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu jednostki lub w siedzibach jej zakładów (oddziałów). Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze. W toku opracowania dokumentacji księgowej za przechowanie tej dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy otrzymujący kolejno dokumentację zgodnie z ustaleniami instrukcji obiegu dokumentów. Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę tych księgowań powinny być ułożone w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania tak, aby odszukanie każdego z dowodów nie nastręczało trudności oraz aby zapewnić ich nienaruszalność. W ten sam sposób powinny być przechowywane w siedzibie jednostki dowody księgowe po zakończeniu roku obrotowego, którego dotyczyły.
Archiwowane zbiory dokumentacji księgowej powinny być oznaczone:
nazwą jednostki,
symbolem lub nazwą zbioru i numerów w zbiorze,
symbolem kategorii akt (wraz z liczbą lat przechowywania),
wskazaniem roku obrotowego i okresu sprawozdawczego, którego dotyczą.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych (z wyłączeniem list płac, dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych od nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Archiwowane zbiory dowodów mogą być udostępnione i wydane poza siedzibę jednostki na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.
Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki, wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane co najmniej przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Od tej generalnej zasady są następujące wyjątki:
karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),
dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
Ponadto:
dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia (polityki) rachunkowości - przechowuje się przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Druki ścisłego zarachowania
Jednostka samodzielnie określa rodzaje druków, które z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania - formularze objęte ilościową kontrolą zużycia.
W Jednostce najczęściej obowiązują następujące druki ścisłego zarachowania:
arkusze spisu z natury,
dokumenty kasowe "KP" i "KW",
karty drogowe,
dowody wydania "WZ",
dowody wydania materiałów "RW"
przepustki materiałowe,
faktury VAT,
inne dokumenty w zależności od potrzeb.
Dla wymienionych druków i dokumentów, wyznaczona osoba upoważniona powinna prowadzić kontrolki druków ścisłego zarachowania. Niektóre z wymienionych dokumentów mogą być drukowane przy pomocy systemów informatycznych, w których procedury kontroli dbają o zachowanie kolejności i ciągłości numeracji lub wydawane przez osoby upoważnione wg potrzeb poszczególnych ogniw organizacyjnych jednostki (działy nadają numery i dbają o ich ciągłość oraz prowadzą rejestry dla poszczególnych rodzajów dowodów).
Za prawidłową gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialność ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika działu. Zobowiązany jest on do przechowywania ich w zamkniętym pomieszczeniu.
Przed wydaniem druków do użytkowania dokonuje on:
ponumerowania druków każdego rodzaju nadając im bieżący numer kolejno w danym roku obrotowym, jeżeli druki wystawiane są w kilku egzemplarzach oznacza się tym samym numerem oryginał i wszystkie kopie,
wpisania poszczególnych druków do książki druków ścisłego zarachowania,
wydania druków za pokwitowaniem w książce druków ścisłego zarachowania,
przed wydaniem nowej partii druków rozliczenia z poprzednio wydanych.
Sposób rozliczania druków ścisłego zarachowania określa Główny Księgowy.
Organizacja obiegu i kontroli dokumentów w jednostce
Znowelizowane przepisy ustawy o rachunkowości (jak i poprzednio obowiązujące) nie określają zasad obiegu czy też systemu kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych, stanowiących podstawę dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych jednostki. Jednakże doświadczenia lat poprzednich oraz praktyka dowodzą, że właściwie zorganizowany obieg dokumentów księgowych w znacznym stopniu wpływa na prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ sprawne funkcjonowanie kontroli wewnętrznej ma szczególne znaczenie dla wiarygodności danych pozyskiwanych z ksiąg rachunkowych.
Dokumenty występujące w Jednostce zawierają zazwyczaj informacje dotyczące różnych komórek organizacyjnych i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogę obiegu wewnętrznego. Przechodzenie dokumentów przez różne komórki organizacyjne od momentu ich wpływu do jednostki lub od momentu ich sporządzenia, aż do chwili ich zarejestrowania i złożenia w archiwum nazywane jest obiegiem dokumentów. Na obieg dokumentów składają się poniższej wymienione, podstawowe czynności:
przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,
gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli,
kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,
przetwarzanie dowodów na inne dowody np. zbiorcze, rozliczeniowe,
ujęcie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,
przechowywanie bieżące, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,
archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.
Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji zarządu tej jednostki. To kierownictwo jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej firmy i specyfiki prowadzonej działalności. Podstawę opracowania instrukcji obiegu dokumentów powinna stanowić inwentaryzacja występujących w jednostce dowodów księgowych, której celem powinno być:
zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,
zweryfikowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych uczestniczących w obiegu dowodów,
określenie i zlokalizowaniem ogniw organizacyjnych (zgodnie ze strukturą jednostki) uczestniczących w obiegu każdego dokumentu,
wytyczenie dróg (kanałów przepływu) dla poszczególnych dokumentów z przyporządkowaniem czynności dla każdego ogniwa organizacyjnego.
Obieg dokumentów księgowych w jednostce może być przedstawiony kilkoma metodami:
metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów księgowych, czynności, ogniw i kanałów przepływu oraz innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym powiązaniu lub przy dużej ilości dokumentów w oddzielnych schematach graficznych dla każdego dowodu;
metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic przepływu dowodów księgowych, z wykorzystaniem symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio zdefiniowanych i objaśnionych dla potencjalnych użytkowników dokumentacji;
metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu obiegu dowodów księgowych, tj. dla wszystkich dowodów opisanie poszczególnych czynności, przypisanych wszystkim ogniwom organizacyjnym w logicznym powiązaniu;
metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej ilości kart stanowiących całość systemu obiegu dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden dokument; metoda ta wymaga wcześniejszego opracowania karty wzorcowej, na której zostaną następnie odpowiednio przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów.
5.Co oznacza polityka rachunkowości i kto ją ustala?
Przyjęte zasady (polityce) rachunkowości - rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymagalną jakość sprawozdań finansowych.
Jednostki zobowiązane SA stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelne i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktów i pasywów, w tym także dokonywania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wykonujące były porównywalne. Wskazanie w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłość działalność w nie zmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłość, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.
Określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnione w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki przy zachowaniu zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:
Zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników artykułów, w tym również dokonane w postaci opisów amortyzujących lub umorzeniowych,
Wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne
Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne
Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.
6.Co rozumiemy pod pojęciem inwentaryzacji i do czego służy?
Inwentaryzacja - ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
wyceny wartości spisanych składników,
uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:
spis z natury - dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
uzgadnianie sald z kontrahentami - obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
weryfikacja stanu ewidencyjnego - dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.
Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.
Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.
Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Metody inwentaryzacji:
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:
• oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
• drukarka etykiet,
• czytniki kodów kreskowych,
• kolektory danych,
• kod kreskowy,
• targi RFID.
Inwentaryzacja jest przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego :
1)aktów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny ilości, porównania wartości , porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
2)aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
3)środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności z zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów - droga porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników
Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
1)składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś nastąpiło przez podpisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów jakie nastąpiły między data a spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym
2)zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencja ilościowo - wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat
3)środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat
4)zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku
5)zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną- przeprowadzono raz w roku
inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisanej odstąpić od inwestycji.
7.Co rozumiemy pod pojęciem sprawozdawczość finansowa oraz krótka charakterystyka pojęć finansowych.
Okres sprawozdawczy - okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych.
Kosztach i stratach - rozumie się przez to uprawdopodobnienie zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzają do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Sprawozdanie finansowe - wyniki finansowe przedsiębiorstwa przedstawione zgodnie z zasadami rachunkowości. Sporządza się je na koniec roku obrachunkowego (dzień bilansowy) lub inny dzień zamknięcia ksiąg wynikający z przepisów prawa podatkowego. Sprawozdania finansowe sporządza się w języku polskim oraz w walucie polskiej.
Muszą one spełniać warunki formalne tj.: podanie w nagłówku pełnej nazwy i adresu firmy, określenie momentu lub okresu, którego dotyczą dane. Inne warunki to załączenie tablic statystycznych, zawierające zestawienie liczbowe związane z określonym zagadnieniem. Następnym ważnym warunkiem jest podanie daty sporządzenia sprawozdania oraz podpisanie sprawozdania przez osoby odpowiedzialne za rzetelne i prawidłowe jego sporządzenie. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysiąca złotych, jeżeli nie zniekształci to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. To właśnie jednostki gospodarcze, prowadząc swą działalność, są zobowiązane zamknąć księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego, a konsekwencją tego zdarzenia jest przygotowanie i przetworzenie informacji wynikających z tych ksiąg oraz ich zestawienie w formie odpowiednich sprawozdań. W celu zapewnienia jednolitej formy sprawozdawczości finansowej Główny Urząd Statystyczny, na wiosek ministra finansów, wydaje dla jednostek gospodarczych instrukcje i wzory sprawozdawcze, w których określa:
1. jednostki zobowiązane do składania sprawozdań,
2. jednostki uprawnione do ich otrzymywania,
3. terminy i tematykę,
4. zasady wypełniania poszczególnych sprawozdań.
Najważniejszym sprawozdaniem jednostki gospodarczej jest obligatoryjne roczne sprawozdanie finansowe, czyli roczny raport finansowy, który powinien zawierać czytelny przegląd rozwoju działalności jednostki i jej sytuacji oraz wskazywać na ważne wydarzenia, które wystąpiły od zakończenia roku obrachunkowego. Powinien też wskazywać prawdopodobny przyszły rozwój jednostki oraz działalność w dziedzinie badań i rozwoju. Sprawozdania finansowe dostarczają wielu informacji dla ich odbiorców. Dlatego, też muszą one spełniać pewne standardy jakościowe, aby informacje w nich zawarte nie budziły zastrzeżeń. Dlatego powinny odznaczać się:
1) wiarygodnością (rzetelnością),
2) zrozumiałością dla użytkowników,
3) kompletnością,
4) porównywalnością,
5) sprawdzalnością,
6) terminowością,
7) ciągłością.
Sprawozdania finansowe sporządza się w różnych sytuacjach i warunkach czasowych, organizacyjnych oraz kapitałowych funkcjonowania jednostek gospodarczych. Informacje sprawozdawcze mogą być prezentowane w odmiennych układach i z niejednakowym stopniem szczegółowości.
Pełne sprawozdanie finansowe obejmuje:
• informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia,
• rachunek zysków i strat,
• bilans,
• sprawozdanie z przepływów pieniężnych,
• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.
Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów[1].
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, oraz inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego.
Sprawozdanie finansowe powinno się składać z:
• Bilansu
• Rachunku zysków i strat informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia
Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzenia wynika z ustawy lub odrębnych przypisów.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz sprawozdaniu z działalności.
8.Odpowiedzialność i obowiązki kierownika jednostki wynikające z ustawy o rachunkowości.
powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki,
zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniły wymagania przewidziane w ustawie.
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku.
1