Nauka o przedsiębiorstwie
Outsourcing
Projekt opracowali:
Michała Glugla, Pawła Czeski, Michał Grosiak, Dagmara Chabierska, Ewa Galant, Maciej Budych
|
Spis treści |
str |
1. |
Czym jest i na czym polega Outsourcing |
3 |
2. |
Dziedziny, w których outsourcing znalazł zastosowanie |
4 |
3. |
Outsourcing w dziedzinie IT |
5 |
4. |
Wady i zalety outsourcingu |
6 |
5. |
Rozwój i przykłady firm outsourcingowych |
8 |
6. |
Podsumowanie |
9 |
|
Bibliografia |
9 |
"Jeśli jest coś czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej" - twierdził Henry Ford, który spopularyzował outsourcing w minionym wieku.
Outsourcing jest jedną z technik zarządzania polegającą na przekazywaniu wyspecjalizowanemu partnerowi z zewnątrz (tzw. outsourcerowi) zadań i procesów niezbędnych do funkcjonowania własnego przedsiębiorstwa, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie.
Nazwa Outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. W dosłownym tłumaczeniu oznacza to korzystanie z zasobów zewnętrznych. Główna idea outsourcingu polega na przekazywaniu różnych zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji w firmie zewnętrznej.
Zwykle dotyczy to zadań pomocniczych, nie powiązanych bezpośrednio z uzyskiwaniem dochodu. Bardzo często outsource'owane są usługi ochroniarskie, prawnicze, informatyczne, księgowe, rekrutacyjne, utrzymywanie czystości itp. Najczęściej są to usługi długoterminowe.
Outsourcing może mieć przeróżne oblicza. Począwszy od prostych projektów usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów i po prostu ułatwiających życie - po outsourc'owanie części produkcji oraz skomplikowane projekty które prowadzą niekiedy do powstania "organizacji wirtualnej" czy też mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.
Zlecanie zadań o mniejszej wadze innym, wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom zewnętrznym pozwala organizacji skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu przyjętej misji przedsiębiorstwa. W ciągu ostatnich lat outsourcing stał się jedną z najszybciej rozwijających się strategii, a rozpowszechnia się przede wszystkim w środowiskach branży IT.
Outsourcing może mieć zastosowanie w następujących dziedzinach:
- usługi finansowo analityczne i księgowe (kadry i płace):
Usługa dzięki której przedsiębiorstwo ma pełną kontrolę nad kosztami, wydatkami, wprowadzenie nowych standardów kadrowo-płacowych itp. Np „Fide Consulo”.
- usługi internetowe:
Usługi polegające przeważnie na prowadzeniu witryn internetowych przedsiębiorstw oraz zarządzanie tymi stronami.
- zarządzanie projektami w zakresie controllingu:
Polega na badaniu rynku tzn. popyt, podaż, zagrożenie ze strony konkurencji, informowaniu o wymaganym poziomie inwestycji.
- zarządzania jakością:
Firma, która oferuje tą usługę ma na celu sprawdzenie jakości wytwarzanych dóbr, produktów, czy usług.
- zarządzanie dokumentami i administracja:
Jak sama nazwa wskazuje usługa polegająca na administracji danego przedsiębiorstwa i zarządzająca jego dokumentacją np. „Logica”.
- kompleksowe usługi informatyczne:
Usługi polegające na wdrażaniu i pomoc w wykorzystaniu najnowszych technologii IT. Np. „Datacom System S.A.”.
- usługi szkoleniowe i zarządzanie personelem:
Ta usługa polega na szkoleniu pracowników w wybranym kierunku specjalizacji potrzebnej w przedsiębiorstwie i/lub dostarczanie takich pracowników na rynek np. „PUP”.
- usługi transportowe:
Usługi polegające na udostępnianiu pojazdów (tiry, cysterny itp.) do przewozu personelu lub zasobów danego przedsiębiorstwa.
- usługi ochrony mienia,
Usługa ta jak sama nazwa wskazuje polega na ochronie osób i mienia np. „Olczak”.
- usługi marketingowe - call center:
Usługa dotyczy m.in.: tworzenia strategii, kampanii marketingowych, przeprowadzanie ich oraz organizowania eventów.
Outsourcing Informatyczny - jest to przekazanie działu informatycznego firmie zewnętrznej i należy do najefektywniejszych strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Utrzymanie własnego działu IT jest bardzo kosztowne i nie gwarantuje poziomu świadczonych usług. Takie rozwiązanie pozwala na szybką modernizację i optymalizację procesów biznesowych.
Outsourcing Strategiczny IT - jest jedną z najbardziej skomplikowanych odmian outsourcingu. Polega na przekazaniu w zarządzanie pełnej struktury informatycznej wraz z wszelkimi zasobami operacyjnymi, strukturą działania oraz procesami, przy czym założone cele realizowane są tu poprzez zarządzanie takim działem przez partnera zewnętrznego
Zarządzanie infrastrukturą informatyczną - kompleksowa usługa zarządzania
środowiskiem komputerów osobistych Klienta - stacjonarnymi komputery PC,
komputerami przenośnymi, drukarkami, serwerami plików, serwerami wydruku oraz
HelpDesk na wszystkich etapach jego życia, poczynając od procesu zakupu infrastruktury
(procurement), poprzez instalację nowego sprzętu, dystrybucją oprogramowania,
przeprowadzanie procesu wszelkich zmian i uaktualnień, serwisowanie całej platformy, aż
po utylizację zużytego sprzętu.
Zarządzanie infrastrukturą internetową - udostępnienie internetowego centrum
danych - platformy sprzętowej i odpowiedniego oprogramowania, a także usług
związanych z tworzeniem i zarządzaniem specjalistycznymi portalami lub serwisami
internetowymi.
Outsourcing w tej dziedzinie obejmuje:
- Hosting - to udostępnianie przez dostawcę usług internetowych zasobów serwerowni.
Oddanie do dyspozycji określonej objętości dysku twardego, na której można przechowywać pliki tworzące treść stron internetowych. Inna odmiana hostingu to udostępnienie większych obszarów dysku a nawet całego serwera lub kilku - jako fizycznego nośnika dla dużego serwisu internetowego, portalu, grupy dyskusyjnej i innych.
- Hoteling, kolokacja - usługa (zwykle informatyczna) polegająca na ulokowaniu sprzętu klienta w siedzibie (serwerowni) dostawcy, który zobowiązuje się do utrzymania tego sprzętu.
Usługa świadczona przez ISP polegająca na udostępnieniu zasobów serwerowni. W ramach usługi klient może otrzymywać miejsce w szafie serwerowej, dostęp do sieci, zasilanie i wsparcie administratorów, samemu dostarczając serwer(y), czym różni się ta usługa od hostingu.
- Usługa BCS- obejmuje zapewnienie ciągłości pracy firmy poprzez odtworzenie środowiska informatycznego po awarii i polega na zapewnieniu klientowi sprawnego sprzętu lub biura z odpowiednią infrastrukturą w przypadku awarii sprzętu klienta.
- Usługa ASP-która polega na wynajmowaniu programów komputerowych poprzez połączenie internetowe, a opłaty za użytkowanie pobierane są w zależności od oprogramowania lub usługodawcy
Ryzyka związane z outsourcingiem (Wady)
Utrzymanie jakości - celem firmy outsourcingowej jest maksymalizacja osiąganej marży. Istnieje więc ryzyko, że odbędzie się to kosztem jakości oferowanej usługi. Dodatkowo, w niektórych firmach specjalistycznych występuje wysoka rotacja pracowników, co powoduje, że przedsiębiorstwo zmuszone jest do współpracy z coraz to nowymi ekspertami, nie znającymi specyfiki jego działalności. obniżenie jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia: niewłaściwe wykonywanie usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury
Uzależnienie od firmy outsourcingowej - w sytuacji gdy outsourcowany proces jest skomplikowany i przeniesienie go z powrotem do firmy byłoby drogie i czasochłonne, firma staje się w krótkiej perspektywie uzależniona od dostawcy usługi i jej siła przetargowa słabnie.
Konflikt interesów - firmie outsourcingowej zależy na jak największej redukcji kosztów w celu wypracowania jak najwyższej marży, firmie zlecającej zależy natomiast na jakości oraz obniżaniu ceny usługi outsourcingu.
Rozmycie odpowiedzialności - w sytuacji niedokładnie określonych zadań obu stron powstają sytuacje rozmytej odpowiedzialności oraz `spychania' poszczególnych zadań na druga stronę w celu minimalizacji swojego kosztu.
Utrata tożsamości - groźba utraty przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej ze względu na zatarcie się granic kto i co wytwarza
Zwalnianie niewygodnych pracowników - brak całkowitej akceptacji społecznej zwalnianych pracowników posługiwanie się outsourcingiem do zwalniania niewygodnych pracowników.
Przyczyny outsourcingu (Zalety)
Redukcja kosztów:
wyspecjalizowane firmy outsourcingowe często potrafią obsłużyć dany proces biznesowy znacznie efektywniej, obniżając jego koszt dla przedsiębiorstwa zlecającego. Wynika to z faktu, że firmy te wykorzystując efekt skali, potrafią znacznie obniżyć jednostkowe koszty działalności. Na przykład w przypadku usług księgowych, firma outsourcingowa może obsługiwać wiele podmiotów przy wykorzystaniu jednego systemu księgowego, podczas gdy przedsiębiorstwo prowadząc rachunkowość we własnym zakresie musiałoby ponieść koszt całego systemu we własnym zakresie.
obniżenie (ograniczenie) kosztów, ponieważ wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie socjalne, emerytalne i chorobowe. Przedsiębiorstwo nie ponosi również kosztów urlopów, zwiększania kwalifikacji personelu a przede wszystkim kosztów utrzymania jego stanowiska pracy - począwszy od dzierżawy pomieszczenia, w którym pracuje, poprzez amortyzację sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych a skończywszy na zużyciu energii
może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokość inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę. W każdym razie nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing,
Uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa - dzięki outsourcingowi, przedsiębiorstwo może skupić wszystkie swoje zasoby i całą uwagę na podstawowej działalności, z której generuje zyski. Menedżerowie nie muszą poświęcać swojego czasu na zajmowanie się administracyjnymi lub innymi zadaniami niezwiązanymi z działalnością strategiczną.
Koncentracja zasobów na strategicznych celach firmy.
Koncentracja na umiejętnościach firmy, które zapewniają jej przewagę konkurencyjną,
uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.
Poprawa jakości
powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić lepszych fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo. Zatrudnienie tych samych fachowców w naszej firmie było by zbyt drogie i nieopłacalne.
umowa z firmą outsourcingowa to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz z porad innych ekspertów,
Gwarancja wysokiej jakości
nie występuje uzależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie,
Dostęp do wiedzy
doskonałym przykładem są tu usługi prawnicze, IT bądź księgowe. Firmy oferujące te usługi zatrudniają wielu specjalistów z danej dziedziny. Posiadają więc znaczącą pulę doświadczenia, z którego czerpie firma zlecająca im usługi outsourcingu. Przedsiębiorstwo może mieć problemy z utrzymaniem specjalistów we własnym zakresie z powodu kosztów jak i braku możliwości zaoferowania im atrakcyjnej ścieżki kariery. Dodatkowo, dzięki outsourcingowi, przedsiębiorstwo może uzyskać dostęp do nowych technologii , które byłyby zbyt drogie, aby mogły być nabyte przez samo przedsiębiorstwo.. także ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej
wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
Zwiększenie elastyczności - przedsiębiorstwo może elastycznie dopasowywać skalę współpracy w zależności od zmian skali własnej działalności, tym samym lepiej kontrolując poziom ponoszonych kosztów.
Większa efektywność:
bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba - pracuje również w soboty i niedziele, wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny przesyłania usług teleinformatycznych itp.
możliwość obejścia blokady etatów. Przy wykonywaniu pracy specjalista korzysta ze stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania firmy outsourcingowej
Choć outsourcing tak naprawdę zaczął się rozwijać stosunkowo niedawno to jego zastosowanie możemy odnaleźć już w odległej dla nas historii. W Średniowieczu kiedy Kościół odgrywał dużą rolę i praktycznie tylko on miał dostęp do wiedzy władcy wielu państw powierzali zakonom organizacje struktur edukacyjnych. Było to zdecydowanie tańsze niż wykształcenie komplementarnej kadry pedagogicznej. Jakość usług świadczonych przez zakon była też zdecydowanie wyższa, ponieważ zakonnicy mieli dostęp do wiedzy, więc lepiej znali poznane zagadnienie.
Outsourcing jest efektem postępującej globalizacji. Początkowo jej liderami były kraje Europy, Stany Zjednoczone i Japonia. W ostatnich latach do trendu tego dołączają kraje rozwijające się oferując wykształconą siłę roboczą za ułamek kosztów, które pochłania ona w bogatych krajach Zachodu. Okazuje się, że firmy będą dywersyfikowały zasoby globalne i kładły większy nacisk na działalność międzynarodową, w tym szczególnie na Europę Wschodnią, Amerykę Łacińską, Chiny i Azję Południową. Swój udział w tym rynku zdobywają już Polska, Czechy czy Węgry. Każdego dnia pojawiają się nowe informacje o krajach pragnących skorzystać z trendu outsourcingowego.
Outsourcing w Polsce stawia pierwsze kroki, istnieje jednak już wiele przykładów firm współpracujących na tej zasadzie. Jednym z nich jest Obsługa Funduszy Inwestycyjnych
Sp. z o.o.. Głównym celem działalności tej firmy jest pełnienie funkcji agenta transferowego dla funduszy inwestycyjnych i emerytalnych. Oznacza to prowadzenie rejestrów uczestników funduszy, rozliczanie transakcji, księgowanie obrotów na rachunkach nabyć, umorzeń i prowizji, a także kontrola przepływu środków pieniężnych.
Oto inne Przykłady firm świadczących usługi outsourcingowych w Polsce:
- HP w Polsce jest już od wielu lat niekwestionowanym liderem rynku outsourcingowego oferując klientom zaawansowane usługi outsourcingowe w obszarze zarządzania systemami informatycznymi.
- ZETO SA - outsourcing IT, projektowanie i wykonywanie sieci oraz portali korporacyjnych,
Outsourcing jest wykorzystywany przez większość przedsiębiorstw zarówno w Europie jak i Stanach Zjednoczonych . Kiedy strategia ta w latach lat 80. wpadła na podatny grunt ówczesnej gospodarki rozpoczęła nie tylko swój rozwój ale również rozwój ogólnoświatowej gospodarki. Dane statystyczne USA, jednego z gospodarczych tytanów, mówi sama za siebie - ponad 90 % przedsiębiorstw zleca przynajmniej jedną działalność firmom z zewnątrz. Outsourcing wpływa bardzo dobrze na funkcjonowanie firmy, ale jeszcze lepiej na dane otoczenie gospodarcze - firma zlecająca różne działalności innym przedsiębiorstwom powoduje, że i one się rozwijają oraz zlecają część swoich działalności kolejnym partnerom. W ten sposób tworzy się swojego rodzaju sieć między przedsiębiorstwami, dzięki której dany rynek dojrzewa. Niestety w przypadku zbyt rozwiniętej sieci powiązań między firmami istnieje duże ryzyko zerwania niektórych połączeń.
Wraz ze zmianami w najszybciej rozwijającym się aspekcie współczesnego świata - technologii informatycznej i elektronicznej - coraz większe znaczenie ma informacja. Dlatego z biegiem czasu coraz więcej firm korzysta z outsourcingu związanego z tą dziedziną nauki. Dobry menager mając niewielkie środki ale dysponujący dużą ilością informacji i potrafiącym je wykorzystać może być konkurencją dla największych.
Przykłady firm z woj. Zachodniopomorskiego korzystające z outsourcingu:
- Multikino S.A.
- Zakłady mięsne Agryf
- Przedsiębiorstwo Przemysłu Cukierniczego GRYF S.A.
Podsumowując outsourcing pozwolił przedsiębiorstwom na rozwój własny oraz co za tym idzie na rozwój rynku. Gdyby każda firma w dzisiejszych czasach wykonywała wszystkie potrzebne działalności we własnym zakresie, współczesny rynek byłby mniej różnorodny oraz rozwinięty.
Bibliografia
Biernat M.: Outsourcing - sposób oszczędzania. „Prawo przedsiębiorcy” 2001, nr 14, s.32
Gay Ch. L., Essinger J.: Outsourcing strategiczny, Oficyna Ekonomiczna Kraków 2002 s.18
Penc J., Leksykon biznesu, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 1997
Trocki M, Outsourcing: metoda restrukturyzacji działalności gospodarczej, PWE, Warszawa 2001
Niemczyk Jerzy: Strategie outsourcingu: Współczesne problemy teorii i praktyki zarządzania strategicznego, pr. zbior. pod red. Rafała Krupskiego, Wałbrzych 1999.
Williamson Oliver E.: Ekonomiczne instytucje kapitalizmu, PWN Warszawa 1998.
- 8 -