5.1. PROPOZYCJE PRAKTYCZNEGO WYKORZYSTANIA ZNAJOMOŚCI ROSYJSKIEJ KULTURY ORGANIZACYJNEJ I STYLU PRACY
Hierarchia w firmie.
Rosja jest krajem wysoko hierarchicznym, o ogromnym dystansie i centralizacji władzy.
Struktura organizacyjna firmy na ogół nie wygląda jak piramida, lecz jak bożonarodzeniowa choinka. Rozszerzające się gałęzie nie są połączone między sobą, lecz z centralnym pniem zasobów, decyzji i łączności, nad którym panuje siedzący na wierzchołku silny i autokratyczny przywódca.
W wielu firmach rosyjskich informacje są przekazywane szefowi tylko na jego wyraźne życzenie.
Rosyjscy menedżerowie często nie umieją (lub nie chcą) przekazywać części władzy swoim podwładnym. Ograniczają się z reguły tylko do wydawania im poleceń. Na przykład w instytucjach państwowych kierownik średniego szczebla nie ma zwykle dostatecznych kompetencji i możliwości, by podjąć jakąkolwiek decyzję i wprowadzić ją w życie bez rozporządzenia dyrektora naczelnego. Na każdym poziomie rozbudowanej machiny biurokratycznej, znajdą się bowiem osoby zdolne zastopować projekt. Możność mówienia "nie" jest często jedynym wyrazem faktycznej władzy, jaką posiadają. Prowadzenie rozmów z licznymi zastępcami i podwładnymi może więc być tylko stratą czasu. Bardzo ważne więc jest, aby przed rozpoczęciem rozmów upewnić się, czy osoba z którą prowadzona jest rozmowa, może na pewno podejmować decyzje.
Znaczenie osobistych kontaktów.
Rosja jest krajem zdecydowanie propartnerskim.
Biznes na całym świecie ma w pewnym stopniu charakter osobisty, w Rosji szczególnie. Tak jak to jest w przypadku innych krajów propartnerskich, żeby tu cokolwiek osiągnąć, trzeba najpierw nawiązać dobre stosunki osobiste. Liczy się to, kogo się zna. Te niezbędne powiązania mieszkańcy Azji Wschodniej nazywają "guanxi", Latynosi "palanca", a Egipcjanie "wastah". W języku rosyjskim odpowiednikami tych określeń są słowa "blat" oraz "znakomstwo".
Prawo handlowe w Rosji i kontrakt czy inna umowa, nie znaczą tak dużo jak w innych krajach. Prawo handlowe wprawdzie teoretycznie istnieje, jednak egzekwowanie czegokolwiek przez sąd trwa latami. Rosjanie wierzą raczej w stosunki międzyludzkie niż w kontrakty.
W Rosji kontrakty podpisuje się zwykle po zawarciu przyjaźni, a nie przed. Dewizą wielu rosyjskich biznesmenów jest robienie interesów tylko z przyjaciółmi. Typowym zachowaniem jest dzielenie ludzi na "swoich" i "obcych".
W odróżnieniu od innych krajów propartnerskich, nie zaobserwujemy tu przy pierwszych kontaktach braku zaufania do obcych, czy ksenofobii. Wręcz przeciwnie, Rosjanie są bardzo towarzyscy i otwarci na nowe znajomości. Przybyszów z zachodu, już przy pierwszym spotkaniu darzą zwykle dużym szacunkiem i często większym zaufaniem niż przedstawicieli firm miejscowych.
Podejmowanie decyzji.
Dzisiejszy dyrektor rosyjskiej firmy zwykle sporządza plany i wyznacza cele na własną rękę i własną odpowiedzialność. Pracownicy czy kierownicy niższego szczebla, na ogół nie biorą udziału w podejmowaniu decyzji.
Horyzont planowania strategicznego nie wykracza zazwyczaj poza najbliższych 12 miesięcy. Z uwagi na gwałtowne zmiany otoczenia, menedżerowie nie mają motywacji do tworzenia bardziej dalekosiężnych planów.
Planowanie opiera się zwykle na kilku kluczowych wskaźnikach (obroty, zysk i płynność finansowa), oraz doświadczeniu i instynkcie handlowym naczelnego dyrektora.
Tradycyjnym instrumentem zarządzania jest rozporządzenie czyli "ukaz". Jest on zwykle wynikiem decyzji jednej osoby, podjętej co najwyżej w gronie najbliższych doradców i nie poddanej dyskusji ani nie podbudowanej systematyczną analizą.
Pogląd przełożonego, który powinien posiadać i demonstrować władzę, zawsze przeważa nad zdaniem podwładnych, gdyż inaczej traci on autorytet.
Pozycja zespołu i pracownika.
Cudzoziemców zaskakuje u Rosjan połączenie kolektywizmu ze skrajnym nieraz indywidualizmem.
Pragnienie posiadania silnego przywódcy, na którego barki ceduje się władzę i odpowiedzialność, nie wyklucza jednak anarchistycznych zachowań podwładnych. W czasach komunizmu podkreślano rolę kolektywu, ale nigdy nie doszło tam do wypracowania autentycznego modelu grupowego zarządzania, w którym pracownicy biorą udział w podejmowaniu decyzji i przejmują odpowiedzialność za ich realizację. Oficjalne zebrania rzadko stanowią forum, na którym dochodzi do dyskusji, sporów czy zbierania informacji, a jeszcze rzadziej do podejmowania decyzji czy ustalania planów. Rosjanie współpracują nie w zespołach, lecz w grupach. Ich role są nieokreślone, a sposób funkcjonowania nie podlega żadnym normom strukturalnym. Całą władzę skupia zawsze ktoś najwyższy rangą. Model ten jest powielany "w dół" i sięga aż do najniższych szczebli instytucji. Związki osobiste, grupy nieformalne, układy personalne są często podstawą struktury organizacyjnej.
Podstawowym miernikiem pozycji pracownika jest zaufanie, jakim obdarzają go przełożeni. Jego kwalifikacje, efektywność czy doświadczenie zawodowe stoją na dalszym miejscu. Powiązania z przedstawicielami władzy i wpływy osobiste mają tak duże znaczenie w Rosji, że osoba nimi dysponująca często jest rzeczywiście cenniejsza i przynosi firmie więcej korzyści niż znakomity nawet, ale niezależny fachowiec nie posiadający podobnych koneksji.
Etyka handlowa.
Biznesmeni zainteresowani robieniem biznesu w Rosji, powinni jasno zdawać sobie sprawę, że reguły etyczne i tradycje są tu odmienne niż w innych krajach. To co na zachodzie uważane jest za przekupstwo, w Rosji może być widziane jako środek do zawiązania przyjaźni. W większości przypadków łapówka jest jedyną drogą do finalizacji kontraktu z firmą państwową. Zachodni biznesmeni mają więc do wyboru trzy możliwości:
1 - zrezygnować z działalności w Rosji,
2 - skorzystać z lokalnego pośrednika (np. dystrybutora)
3 - zdecydować "skoro jestem w Rosji robię tak jak robią Rosjanie".
Innych możliwości po prostu nie ma. Wszelkie próby negocjacji, odwołujące się do etyki i moralności kończą się fiaskiem.
Stosunek do kobiet.
Hasła komunistycznej propagandy, głoszącej równouprawnienie kobiet, nie znalazły odzwierciedlenia w praktyce. Kobiety stanowią około 52% siły roboczej ale wśród osób zajmujących stanowiska kierownicze jest tylko 4.5 % przedstawicielek płci pięknej. Mniej niż 15% firm w Rosji zostało zarejestrowanych przez kobiety. Bardzo niewiele kobiet dociera do najwyższych kręgów władzy w administracji, polityce, nauce i biznesie. Ponieważ niewiele kobiet osiągnęło stanowiska decyzyjne w rosyjskich organizacjach biznesowych, mężczyźni nie są przyzwyczajeni do współdziałania z kobietami, na zasadzie przypominającej zasadę równości. Kobiety z Zachodu mogą oczekiwać ze strony Rosjan kurtuazji, muszą jednak być też przygotowane na to, że w sferze zawodowej mogą być ignorowane
5.2. WSKAZÓWKI UŁATWIAJĄCE PRZEŁAMANIE BARIER KOMUNIKACYJNYCH
Środki komunikowania się.
Rosjanie zdecydowanie preferują ustny sposób komunikowania się. Chcąc przekazać im jakąś informację, nie należy polegać na faksach, poczcie czy e-mailach, lecz najlepiej uczynić to w osobistej rozmowie. I odwrotnie: przybysze ze strefy kulturowej, w której podstawą jest słowo pisane (kultura europejska) powinni przykładać większą wagę do tego, co mówią ich rosyjscy partnerzy, niż do tego, co piszą. Dla wielu Rosjan faks jest bardzo "nieosobisty". Po otrzymaniu oferty pisemnej, Rosjanie mogą ją odłożyć aby "dojrzała" i czekać na osobisty kontakt lub przynajmniej rozmowę telefoniczną. Jeśli oferta pisemna nie zostanie potwierdzona osobiście, rosyjski kontrahent może zrozumieć, że nie chciano nawiązać relacji personalnych, na bazie których można zbudować partnerski związek biznesowy. Ponadto prawie sto lat komunizmu, wykształciło w Rosjanach swoisty brak zaufania i niechęć do słowa pisanego. Poczta była cenzurowana, a prasa była narzędziem propagandy. Obecnie przy "niemocy sądowej" kontrakt w formie pisemnej, ma czasami mniejsze znaczenie niż ten zawarty w formie ustnej. Przy dobrych stosunkach osobistych, stwierdzenie "dałeś mi swoje słowo", często da większe efekty niż przypomnienie warunków podpisanego kontraktu. Sytuacja w biurokratycznych rosyjskich urzędach wygląda zupełnie odwrotnie. Tam dokumenty z wieloma pieczęciami odgrywają rolę pierwszoplanową.
Rozmowy telefoniczne są tylko sposobem na podtrzymywanie dobrych stosunków osobistych i należy raczej unikać rozmowy o interesach przez telefon. Rosjanie często obawiają się, że rozmowy telefoniczne są podsłuchiwane. Dotyczy to głównie starszego pokolenia pamiętającego czasy przed pierestrojką, kiedy to faktycznie ogromna ilość rozmów była podsłuchiwana przez aparat bezpieczeństwa, a większość rozmów międzynarodowych nagrywana.
Trzeba zdawać sobie sprawę z faktu, że legalny kontrakt jest często "legalny jednostronnie", ponieważ rosyjski partner może go nie zaewidencjonować, uciekając w ten sposób od płacenia podatku. Omawiając więc przez telefon szczegóły legalnego kontraktu z rosyjskim partnerem, można postawić go w niezręcznej sytuacji. Innym problemem przy kontaktach telefonicznych jest brak zwyczaju "oddzwaniania" przez Rosjan. W Rosji do obowiązków strony telefonującej jako pierwsza, jest ponawianie prób w celu nawiązania kontaktu.
Zrozumienie i zadawanie pytań.
Nasi rosyjscy kontrahenci mogą sprawiać wrażenie, że rozumieją nas, gdy tymczasem rzecz ma się całkiem inaczej. Powodem tego jest fakt, że podczas dyskusji Rosjanie prawie wcale nie zadawają pytań. Rosjanie zwykle wstydzą się zadawać pytania, ponieważ zadawanie wielu pytań utożsamiane jest z głupotą i brakiem wiedzy. Mimo, że do gości zagranicznych odnoszą się oni z należytą tolerancją, aby "zachować twarz" dyskutując z Rosjanami, należy zadawać minimalną ilość bardzo konkretnych pytań, które mają kluczowe znaczenie. Aby nie wprowadzić partnera w zakłopotanie, należy wyrażać się bardzo jednoznacznie, ściśle i mało kontekstowo. W Rosji zadawanie pytań typu "czy pan zrozumiał ?" jest wyrazem braku szacunku i dobrego wychowania.
Kontekstowość wypowiedzi.
Rosyjska wersja propartnerskości różni się od innych kultur tego typu, pod względem sposobu werbalnego porozumiewania się. Rosjanie są otwarci, szczerzy aż do bólu, mówią prawie wszystko to, co myślą, i myślą to, co mówią. Zachowują się zatem całkiem odmiennie niż ludzie z większości kultur nastawionych na partnera, w których powszechnie używa się aluzyjnego, bardzo osadzonego w kontekście języka. Choć podczas zebrań czy prezentacji, humor jest z reguły obecny, nigdy nie jest on głęboko ukryty, tak w kontekście służbowym, jak i prywatnym.
Wielu badaczy rosyjskiej kultury biznesu mylnie interpretuje kontekstowe zachowania Rosjan. Zdarza się bardzo często, że Rosjanie (szczególnie w miejscach publicznych czy przez telefon) przy rozmowie o interesach, używają wysoko kontekstowych zwrotów, metafor i symboli. Wynika to wyłącznie z obawy przed podsłuchiwaniem. W czasach komunizmu, kiedy oficjalny biznes był surowo zabroniony, powstał nawet swoisty język biznesu, w którym wiele słów zastąpiono ich mniej dosłownymi odpowiednikami, zrozumiałymi tylko dla wtajemniczonych.
Ekspresyjność wypowiedzi.
Na ogół poszczególne kultury, można zaliczyć albo do powściągliwych, albo do ekspresyjnych. Rosyjscy negocjatorzy, często wykazują cechy obydwu typów zachowań podczas tego samego spotkania. Na pierwszym spotkaniu można spodziewać się spokojnych, powściągliwych manier, a na następnych sesjach zachowań bardziej wylewnych. Emocjonalne wybuchy i manifestowanie nastrojów w krytycznych momentach dyskusji są zachowaniami bardzo typowymi dla rosyjskich biznesmenów. Dyskutują oni bowiem zawzięcie i stosują najrozmaitsze odcienie ekspresji. Wymiana zdań przebiega niekiedy bardzo gwałtownie i cudzoziemcy, nieprzywykli do takiego sposobu prezentowania poglądów, mają wrażenie, że są świadkami zażartej kłótni. Ilość kontrowersyjnych tematów w dyskusji przekracza często liczbę tych, które można uznać za bezpieczne i neutralne. Ponadto, cudzoziemcy powinni się przygotować na pytania natury osobistej i wylewne zwierzenia prywatne nowo poznanych osób.
Język.
Język rosyjski stał się ważnym językiem międzynarodowego biznesu. W epoce sowieckiej, zagraniczni kontrahenci mieli przeważnie do czynienia z zawodowymi negocjatorami, przedstawicielami agencji rządowych, biegle znającymi języki europejskie. Obecnie sytuacja zmieniła się.
Generalnie, można liczyć na znajomość języka zachodniego wśród przedstawicieli młodszej generacji biznesmenów. Starsi w zdecydowanej większości przypadków porozumiewają się wyłącznie po rosyjsku.
Osoby, które nie mówią biegle po rosyjsku, powinny koniecznie zatrudnić wysoko wykwalifikowanego tłumacza. Nie mogą one liczyć na mizerną zwykle znajomość tego języka, wyniesioną ze szkoły. Negocjacje z Rosjanami są trudne i należy wiedzieć dokładnie, co zostało powiedziane, aby nie znaleźć się od razu w pozycji słabszej.
Rosjanin zapytany: "Nie idziesz dziś do pracy?", odpowie: "nie" -jeśli idzie do pracy, a "tak" -jeśli do niej nie idzie.
Zdanie "Nie ma problemu" oznacza zwykle, że rozmówca nie poświęci sprawie wiele uwagi (sprawa nie zasługuje na szczególną uwagę).
Zdanie: "To będzie bardzo trudne" oznacza, że to będzie zrobione (obietnica), jednak wymaga sporego wysiłku.
Niektóre słowa mogą mieć w Rosji inne znaczenie niż w pojęciu obcokrajowców. Używając słowa "normalny" (czy angielskiego "normal"), większość ludzi z zachodu ma na myśli coś średniego czy typowego. W kulturze rosyjskiej jeśli jest "normalnie", to znaczy jest dobrze, a "bardzo normalnie" oznacza bardzo dobrze.
Język rosyjski jest elastyczny i obrazowy. Występuje w nim wiele przysłów, zwrotów frazeologicznych, oraz interesujących skrótów.
Istnieje również rosyjski wulgarny slang (tzw. "mat"). Składa się z jednego podstawowego czasownika, dwu rzeczowników, wielu terminów pochodnych i wszystkie z nich mają konotacje seksualne. Używany jest we wszystkich warstwach społecznych i w wielu sytuacjach (od ulicy po parlament). Rosjanie są z reguły bardziej pruderyjni i poprawni językowo niż ludzie z zachodu, dlatego "mat" jest o wiele bardziej ekspresyjny niż język potoczny.
Synchroniczność wypowiedzi.
Rosjanie słuchają uważnie, nie przerywając i nie wykonując gestów zrozumienia, do których przyzwyczajeni są mieszkańcy krajów zachodnich. Kiedy rozmówca kończy swą wypowiedź, Rosjanie odczekują chwilę na znak szacunku. Przybysze z Zachodu, oswojeni z ożywioną wymianą zdań i nawykli do natychmiastowych reakcji, zastanawiają się często, czy nie powiedzieli czegoś niewłaściwego. Przerywanie wypowiedzi może być uznane za brak szacunku i dobrego wychowania, chociaż bardzo często, same spotkania są przerywane ciągle dzwoniącymi telefonami.
Zachowania parawerbalne i niewerbalne.
Podczas pierwszego spotkania, Rosjanie wydają się posępni i nieprzystępni, głównie dlatego, że obowiązują tu inne konwencje mowy ciała. Na przykład uśmiech, jest przyjęty tylko podczas spotkań z bliskimi przyjaciółmi. Uśmiechanie się podczas oficjalnych spotkań nie świadczy o szacunku, natomiast uśmiechanie się bez powodu uchodzi za dowód głupoty, a nie serdeczności.
Rosjanie mówią umiarkowanie głośno. Zdecydowanie powinno unikać się głośnych i hałaśliwych rozmów w sytuacjach publicznych.
Dystans przestrzenny między ludźmi jest tu bliski lub średni, to znaczy od 20 do 30 centymetrów. Ludzie dobrze zaprzyjaźnieni stosunkowo często się dotykają, wykonują słynny "uścisk niedźwiedzia" i całują się w policzki. Dotykanie przyjaciela, czy dobrze zaprzyjaźnionego partnera podczas rozmowy, jest zwykle znakiem zaufania. Dotykanie czy poklepywanie ludzi obcych, jest natomiast bardzo obraźliwe.
Patrzenie w oczy jest odznaką szczerości i otwartości. Negocjatorzy ponad stołem przetargowym patrzą sobie prosto w oczy.
Rosjanie rozwinęli bogaty język gestów, pozwalający wyrazić to, czego nie chciano lub obawiano się powiedzieć słowami. Polityka "głasnosti" zredukowała potrzebę ich używania, ale wiele z nich przetrwało bądź odnoszą się do innych niebezpiecznych tematów, np. mafii.
5.3. UWAGI CHARAKTERYZUJĄCE ETYKIETĘ ROSYJSKIEGO BIZNESU
Rosyjska ceremonialność.
W czasach komunistycznych preferowano szorstkość i prostotę sposobu bycia i przeciwstawiano ją wykwintniejszym manierom, utożsamianym z przebrzmiałym, burżuazyjnym stylem. Obecnie niektóre środowiska, zwłaszcza w Moskwie i Petersburgu, świadomie starają się nawiązać do starych, przedrewolucyjnych zwyczajów i staroruskiej tradycji.
Rosjanie są narodem wysoko ceremonialnym. Ceremonialność jest widoczna w sposobie ubierania się, rytuałach powitań, pożegnań, pozdrowień i innych elementach protokółu. Od gości oczekuje się przestrzegania dużej ceremonialności w ubiorze i w zachowaniu na forum publicznym, co jest szczególnie ważne przy pierwszym spotkaniu z rosyjskimi partnerami.
Stosunek do czasu.
W warunkach pełnego zatrudnienia, gwarantowanego przez państwo komunistyczne, wyegzekwowanie dyscypliny pracy, w tym również punktualności, było niewykonalne. Rosja jest krajem polichromicznym i upływającego czasu nie ceni się tak bardzo, jak na Zachodzie. Cnotą ważniejszą niż pośpiech jest umiejętność cierpliwego czekania. W relacjach z klientami zagranicznymi punktualność jest bardziej kwestią ambicji niż dyscypliny. Rosjanie oczekują punktualności od cudzoziemców, ale sami zachowują się różnie. Jeśli rosyjski partner spóźnia się, przyczyną może być przyzwyczajenie z poprzedniej epoki, ale również chęć zademonstrowania przewagi lub wybadania, jak dalece kontrahentowi zagranicznemu zależy na tym spotkaniu. Należy więc oczekiwać, że spotkanie w Rosji rozpocznie się z opóźnieniem (często godzinnym lub dłuższym), znacznie się przeciągnie poza zakładany czas i będzie raz po raz przerywane.
Rosjanie zwykle zaczynają dzień stosunkowo wcześnie, ale w ogóle nie planują swojego czasu pracy. Harmonogramy stale się zmieniają, często w ostatniej chwili. Irytujący bywa nie tylko fakt, że rzeczy nie toczą się według ustalonego planu, ale niemożność otrzymania informacji, z jakiej przyczyny nastąpiło opóźnienie i jak długo potrwa. Trudno jest również przewidzieć, ewentualny czas zakończenia spotkania. Spotkania biznesowe i inne wydarzenia, wydają się być wydarzeniami otwarto-zamkniętymi. Każdy odwiedzający powinien starać się być punktualnym, ale jednocześnie elastycznym i tolerancyjnym.
Rosyjscy menedżerowie wysokiego szczebla uważają również za normalne prowadzenie trzech czy czterech rozmów jednocześnie, jednych twarzą w twarz, a innych przez jeden czy kilka telefonów. Sytuacja wygląda inaczej w firmach z udziałem zagranicznym, które przejmują zachodnie systemy organizacji i oczekują większej wydajności. Ogólnie jednak, biznesmeni z zachodu powinni uzbroić się w cierpliwość i nie liczyć na szybkie załatwienie spraw. Ważne jest również aby robili oni odpowiednie rezerwy czasowe w swoich harmonogramach. W Rosji czas to "towar nielimitowany".
Powitanie.
Powszechne jest podawanie ręki i jej uścisk. Wersja rosyjska to mocny uścisk dłoni z kilkoma szybkimi potrząśnięciami. Rękę podaje jako pierwsza osoba starsza lub kobieta. Pomiędzy kobietą i mężczyzną lub dwiema kobietami uścisk dłoni jest oczywiście delikatny.
Krewni i dobrzy znajomi obejmują się i całują wzajemnie w policzki.
Kontakt wzrokowy podczas przedstawiania się jest bardzo ważny ale może być utrzymywany tylko tak długo jak osoba zwraca się do nas.
W grupie prawdopodobnie nie zostaniemy nikomu przedstawieni, ani nikt nas nie przedstawi.
Tytułowanie.
Wraz z upadkiem komunizmu wyszedł z użycia zwyczaj zwracania się do wszystkich per "towarzyszu". Powróciła używana w przed-rewolucyjnej Rosji forma gospodin i gaspaża. Aby bardzo oficjalnie zwrócić się do partnera używa się zwrotu "gospodin" (grzecznościowy tytuł podobny do Pan) lub "gosporza" (podobne do Pani) plus jego lub jej nazwisko.
Nazwiska rosyjskie składają się z trzech członów - imienia, "otczestwa", czyli formy pochodnej od imienia ojca, oraz nazwiska rodowego. Na przykład: Tatiana Iwanowna Titova (ojciec miał na imię Iwan). Należy zwracać się do niej per Tatiano Iwanowna. Wyraża to cieplejszy, przyjazny stosunek do rozmówcy, nie umniejszając w niczym szacunku. Jest także zgodne z rosyjską skłonnością do szybkiego, przynajmniej pozornie, porzucania oficjalnych, sztywnych reguł na rzecz nieoficjalnych, serdecznych form.
Do osób spoza kręgu rodziny i przyjaciół Rosjanie zwracają się w liczbie mnogiej (wy). Mówienie sobie per ty jest przyjęte tylko wśród młodych lub zaprzyjaźnionych ludzi. Osoby, które są ze sobą po imieniu, używają różnych zdrobnień, których brzmienie odbiega niekiedy daleko od podstawowej formy np.: Jura, Gora, Żora, Gregori to samo imię.
Powszechnie używane są tytuły, takie jak doktor czy profesor, a najbardziej chyba prestiżowym jest ogólnie szanowany tytuł akademika. Oznacza on, że dany człowiek jest jednym z 200 członków Akademii Nauk.
Karty wizytowe.
Powszechne i często konieczne jest używanie kart wizytowych, ponieważ w wielu rejonach Rosji książki telefoniczne nie są dostępne. Zalecane jest przetłumaczenie karty wizytowej na język rosyjski (na tekst pisany cyrylicą) na odwrotnej stronie karty. Nie należy się dziwić, jeśli partnerowi "właśnie skończyły się wizytówki", ponieważ zdarza się to nagminnie.
Ubranie.
Trudno dać jednoznaczną odpowiedź na pytanie o obowiązujący w Rosji styl ubierania. Jak wiele innych sfer życia, i ta ulega gwałtownym przeobrażeniom. W przeszłości modę traktowano raczej jako burżuazyjną fanaberię, a młodych ludzi podążających za jej wskazaniami oskarżano o tendencje wywrotowe. To ideologiczne podejście do kwestii stroju należy już oczywiście do przeszłości, ale wielu przedsiębiorców i przedstawicieli administracji nadal ubiera się konserwatywnie i będzie ceniło podobny styl u partnera zagranicznego.
Spora część młodych biznesmenów traktuje ubranie jako manifestację długo zabronionej swobody oraz świadectwo sukcesu, i statusu społecznego, stąd w pogoni za modą wyprzedza swoich zagranicznych kolegów.
Trzeba wziąć również pod uwagę ogromne różnice w dochodach ludności. O ile w głębi kraju, a nawet w stolicy, spotkamy wiele osób w ponadczasowych strojach lub wręcz biednie ubranych, bogaci Rosjanie i Rosjanki noszą to, co nosi się w Paryżu czy Mediolanie.
Sauna.
Odgrywa ona szczególną rolę w życiu gospodarczym Rosji. W czasach Związku Radzieckiego tam właśnie zawierano umowy i zatwierdzano najpoważniejsze decyzje. Jest to miejsce wyłącznie dla mężczyzn. Mężczyźni ufają sobie bardziej, kiedy są nadzy. Było to kolejną przyczyną dyskryminacji kobiet. Podczas wielogodzinnego pobytu w saunie Rosjanie spędzają najwyżej pół godziny w gorącej parze, a resztę przy stole, jedząc, pijąc i dyskutując.
Zaproszenie do sauny jest gestem sugerującym chęć zbliżenia i przyjaźni, nie zaleca się odmowy zaproszenia do sauny.
Restauracja.
Restauracje nadal odgrywają zasadniczą rolę w nawiązywaniu stosunków służbowych.
Można się spodziewać, że ilość przygotowanego jedzenia i napojów znacznie przekroczy możliwości biesiadników. Nakłanianie gości do jedzenia, nawet wtedy, gdy już się nasycili, jest częścią rosyjskiej gościnności.
Rosjanie są dumni z tego, że po wypiciu dużej ilości alkoholu zachowują względną trzeźwość umysłu. Wielu nie ma nic przeciwko kontynuowaniu w tym stanie rozmów na tematy zawodowe. Mocne trunki mogą pojawić się na stole już w godzinach przedpołudniowych. Podczas posiłków i przyjęć często upijają się raczej przybysze z Zachodu, nie dlatego, że nie są tak przyzwyczajeni do wódki, jak Rosjanie, lecz dlatego, że piją jej więcej. Rosjanie, kiedy chcą się upić, robią to raczej prywatnie, w gronie przyjaciół, niż w czasie oficjalnych spotkań. Rosjanie są na szczęście bardzo tolerancyjni wobec ludzkich słabości i nawet człowiek, który nadużył alkoholu, nie jest narażony następnego ranka na nieprzyjemne komentarze.
W trakcie wieczoru, wraz z rozkręcaniem się atmosfery, możemy spodziewać się, że od innych stolików padnie propozycja przyłączenia się do zabawy, napicia się, znajdujące się zaś w naszym gronie panie będą zapraszane do tańca. Trzeba niestety traktować to jako element rosyjskiej gościnności.
Osoba, która zaprasza do restauracji płaci rachunek. Jako gest uprzejmości, oczekuje się, że gość zrobi znak zabrania (zapłacenia) rachunku. Jednak gdy kobieta jest osobą zapraszającą, rachunek prawie zawsze płacą mężczyźni.
Niełatwo dać odpowiedź, w jaki sposób wymigać się od picia w przypadku bliższej przyjaźni z partnerem. Człowiek usiłujący zachować trzeźwość traktowany bywa podejrzliwie, gdyż uważa się, że "nie chce on odkryć swojej duszy", a więc jest sztywny, nieszczery i ma prawdopodobnie coś do ukrycia. Decyzja o umiarkowanym piciu jest równie trudna do wykonania, ponieważ w wielu środowiskach uważa się, że otwarta butelka musi być wypita do końca, a pusta butelka na stole jest w zdecydowanie złym tonie. Najlepszym wytłumaczeniem jest stan zdrowia lub prowadzenie samochodu.
Palenie papierosów wciąż jest popularne, a palacze nie są tak ograniczani jak w innych krajach. Osoba paląca, koniecznie powinna poczęstować innych. Dotyczy to także przypadkowych znajomych - np. współpasażerów w pociągu.
Tematy rozmów.
W rozmowie dopuszcza się mówienie o uczuciach i życiu prywatnym. Rosjanie często są bardziej zainteresowani życiem prywatnym partnera, niż jego firmą. Informacja finansowa jest natomiast sprawą osobistą. Podczas gdy ludzie z zachodu mogą spędzić mnóstwo czasu sprawdzając i wymieniając informacje finansowe o swoich firmach, zanim jeszcze ustanowią relacje biznesowe, to Rosjanie wolą czekać, aż zostaną ustanowione przyjacielskie stosunki. Wyjaśnieniem takiej niechęci do mówienia o sytuacji finansowej, może być nieprzyjazny system podatkowy i nagminne unikanie płacenia podatków, a także pozostałości minionej epoki.
Inne tematy rozmów, których należy unikać: narzekanie na Rosję, warunki życia w Rosji, Car i monarchia, mniejszości etniczne, Czeczenia, wojna, religia, rozpad ZSRR, porównywanie Rosji z innymi krajami, porównywanie Moskwy z Sankt Petersburgiem.
Prezenty.
Do niedawna nawet zupełnie zwyczajne przedmioty były mile przyjmowane, jeśli odbiegały swoim wyglądem lub stylem od tego, co można było dostać na rosyjskim rynku. Obecnie podaż towarów konsumpcyjnych znacznie się poprawiła, ale z kolei wysokie ceny markowych, zachodnich produktów czynią je niedostępnymi dla przeciętnych obywateli. Nie dotyczy to jednak ludzi biznesu, w tym środowisku upominki muszą być bardzo wyszukane lub ogólnie przyjęte.
Odpowiednimi i ogólnie przyjętymi podarunkami są: markowy alkohol, słodycze, albumy. Kwiaty jako upominek daje się wyłącznie kobietom. Najlepiej wybrać kwiaty koloru różowego, kremowego, pomarańczowego lub niebieskiego, ponieważ nie mają one żadnego specjalnego znaczenia.
Osoby, które zostały zaproszone do domu, powinny kupić kwiaty dla pani domu i alkohol dla gospodarza. Otrzymanie takiego zaproszenia w Rosji jest uważane za zaszczyt oraz propozycję nawiązania bliższych stosunków osobistych.
5.4. ZALECENIA DOTYCZĄCE PROWADZENIA ROZMÓW NEGOCJACYJNYCH
Bardzo jest ważne właściwe dobranie członków grupy negocjacyjnej.
Ponieważ Rosja jest krajem wysoko hierarchicznym, status członków grupy jest bardzo istotny. Grupa powinna przemawiać "jednym głosem", oraz mieć wyraźnego przywódcę (lidera), który jest upoważniony do podejmowania decyzji. Managerowie średniego szczebla nie powinni zajmować tej pozycji. Rosjanie wolą prowadzić rozmowy z kimś, kto ma pozycję autorytetu. W innym przypadku rozmowy będą widziane przez nich jako tymczasowe i nieosobiste, w najgorszym razie obraźliwe.
Członkowie grupy powinni być osobami o usposobieniu cierpliwym, wysoko tolerancyjnym oraz odpornym na prowokacje. Ważne jest prezentowanie "jednolitego frontu" grupy w negocjacjach z Rosjanami.
Przed rozpoczęciem negocjacji ważne jest upewnienie się, że wszyscy członkowie grupy rozumieją i zgadzają się w najdrobniejszych szczegółach z tym, co chcą osiągnąć.
W czasie negocjacji w Rosji można spotkać się z propozycjami, które uważa się z nieetyczne. Grupa negocjacyjna musi dobrze znać swoją etykę i granice tego co jest dopuszczalne, aby nie dać się zaskoczyć.
co widać na zewnątrz, może być zwodnicze. Wiele rosyjskich przedsiębiorstw znajdujących się na skraju bankructwa stara się utrzymać wizerunek dobrze prosperującej firmy.
Należy również zdobyć informację o hierarchii w rosyjskiej firmie tak, aby negocjować z osobą odpowiedzialną za decyzje. W firmie prywatnej będzie to najprawdopodobniej właściciel lub prezes zarządu. W przypadku firm i organizacji państwowych władza decyzyjna (zwykle jednoosobowa) jest tam, gdzie znajduje się źródło finansowania.
Rosjanie również chcą negocjować wyłącznie z osobą, która może podejmować kluczowe decyzje, dlatego przed negocjacjami przedstawiciel delegacji zagranicznej powinien przedstawić swoje możliwości decyzyjne.
Dobrze, aby strony negocjujące miały wspólnych przyjaciół. Takie referencje w Rosji zarówno dotyczą firmy, jak i personalnie osoby zajmującej wiodącą pozycję w grupie negocjacyjnej. Jeśli ktoś zaufany powie rosyjskiemu partnerowi "z tym człowiekiem możesz rozmawiać" będzie to połowa przyszłego sukcesu.
Należy brać pod uwagę możliwość wystąpienia nieścisłości językowych. Ważne jest aby terminologia biznesowa była wyjaśniana i upraszczana, wiele terminów bowiem może być nowością dla Rosjan.
Zaleca się korzystanie z wysoko profesjonalnego tłumacza, jednak pośrednictwo tłumacza często może być przeszkodą w nawiązaniu dobrych stosunków osobistych.
Rosjanie często żywią ogromne zaufanie do profesjonalnych kompetencji i doświadczenia partnera zagranicznego i oczekują od niego uniwersalnej "recepty na sukces". Również często przeceniają oni zainteresowanie partnera zagranicznego w inwestowaniu na rynku rosyjskim. Podczas, gdy inwestor zagraniczny ostrożnie szuka potencjalnych możliwości, Rosjanie sądzą, że decyzja praktycznie została już podjęta i zostaną zaangażowane w przedsięwzięcie ogromne środki finansowe. Może to spowodować wysokie żądania strony rosyjskiej już przy rozpoczęciu negocjacji. Przed podjęciem negocjacji partner zagraniczny powinien więc bardzo klarownie przedstawić swoją pozycję.
Pierwsze spotkanie jest zwykle tylko formalnością. Służy do lepszego poznania partnerów. Ogólnie mówiąc, nie należy podejmować kluczowych decyzji podczas pierwszego spotkania. Powinno ono służyć raczej nawiązaniu stosunków osobistych i co najwyżej wstępnej prezentacji oferty, czy zrozumieniu swoich pozycji negocjacyjnych.
Rosjanie negocjują "wygrany-wygrany" wyłącznie z przyjaciółmi. W innym przypadku przyjmują pozycję "wygrany-przegrany", a ponieważ w Rosji "ustąpić" znaczy "przegrać" a "przegrać" znaczy "stracić twarz i autorytet", nie można liczyć na sukces negocjacyjny przy pierwszym spotkaniu z nowo poznanym partnerem.
Najlepszą strategią podczas pierwszego spotkania jest robienie wrażenia bardzo pewnych siebie, przy jednoczesnym utrzymaniu atmosfery ciepła, serdeczności i dostępności, oraz powstrzymywać się od wszelkich przejawów zniecierpliwienia w zachowaniu. Zwykle trzeba poświęcić sporo czasu na "przełamywanie lodów" zanim rozpoczną się poważne negocjacje. Jest to zatem czas na zbudowanie atmosfery zaufania i przyjaźni. Należy jednak pamiętać, że pochwały i komplementy wygłaszane przez nieznajomych przy pierwszych spotkaniach mogą zostać potraktowane z podejrzliwością.
Rosjanie z reguły reprezentują w zachowaniach podwójną normę etyczną (nasi-obcy). Kierują się oni najwyższymi standardami moralnymi wewnątrz sieci swoich prywatnych związków (przypadek "nasi"), jednocześnie, ci sami ludzie czują się bardzo komfortowo łamiąc wszelkie reguły etyczne w stosunkach z "obcymi" - stosunkowo łatwo przychodzi im bycie nieuczciwymi, nie dotrzymują zobowiązań, itd. W rozmowach należy więc podkreślać bardziej podobieństwa niż różnice.
Również dobre stosunki osobiste budują więź partnerską i są fundamentem na którym powstaje zaufanie. Etyka rosyjskiego biznesu jest silniejsza dla partnera, któremu się ufa. Dodatkowo zaleca się więc dzielenie informacjami quasi poufnymi z szefem rosyjskiej delegacji. Pokazuje to zaufanie do partnera i zaangażowanie w budowę przyszłego związku.
Po nawiązaniu dobrych stosunków personalnych należy podkreślać wyłączność. Rosjanie preferują wyłączność w związkach biznesowych. Negocjatorzy zagraniczni często przyjmują błędną taktykę, informując partnera rosyjskiego o prowadzonych rozmowach z innymi firmami, aby wynegocjować lepsze warunki. Taka taktyka wprawdzie w pewnych sytuacjach może być skuteczna, ale na ogół przyjmowana jest jako brak szacunku i niechęć nawiązania dobrych stosunków.
Większość rozmów powinna być oparta na metodzie "białe-czarne": "Wybrałem Ciebie do interesu ponieważ wierzę, że jesteś najlepszy. Nie będę rozmawiał z nikim innym, dopóki wspólnie nie zrobimy wszystkiego, aby dojść do porozumienia". Szacunek w Rosji jest bardzo istotny.
Przedstawiana oferta czy prezentacja firmy powinna być bardzo obrazowa. Szczególnie ważne w prezentacji są foldery i broszury reklamowe. Rosjanie bowiem są "wzrokowcami". Foldery należy przetłumaczyć na język rosyjski z ukazaniem w tłumaczeniu nazwy firmy, dla której tłumaczenie takie zostało "specjalnie" zrobione. Podkreśla to indywidualność przeznaczenia oferty.
Podczas gdy mocne dowody empiryczne i inne dane oparte na faktach są bardzo ważne w każdej prezentacji, to w Rosji najważniejsze jest zrobienie dobrego ogólnego wrażenia. Należy na każdym kroku uwypuklać wyjątkowy charakter oferty i wysoką pozycję firmy. Rosjanie wolą robić interesy z bardzo ważnymi ludźmi reprezentującymi znaczące korporacje. Trzeba również się upewnić, czy rosyjscy partnerzy właściwie rozumieli ofertę, ponieważ z reguły nie zadają oni pytań.
Większość Rosjan postrzega kompromis jako coś moralnie złego. Spotkanie z partnerem "w pół drogi" nie daje im poczucia satysfakcji. Zawarcie kompromisu jest również dla nich oznaką moralnej słabości. Należy więc pamiętać, aby zacząć negocjacje z takiej pozycji, aby w końcowym efekcie partner rosyjski miał możliwość ustąpić mniej niż o połowę różnicy między startowymi pozycjami.
Rosjanie podchodzą bardzo ambicjonalnie do negocjacji i za wszelką cenę chcą "wygrać". Sama "wygrana" jest często ważniejsza niż końcowy efekt negocjacji.
Należy się spodziewać, że niezależnie od wewnętrznych różnic, strona rosyjska będzie przemawiała jednym głosem. Konieczne jest więc przyjęcie jednolitej koncepcji przez wszystkich członków zagranicznej delegacji. Wszelką niezgodność stanowisk strona rosyjska rozegra na swoją korzyść.
Nie zaleca się wiec stosowania techniki "dobry i zły negocjator w grupie". Każda niespójność grupy zostanie bowiem zrozumiana jako brak autorytetu jej przywódcy, a więc jego słabość i spowoduje jeszcze silniejszą nieustępliwość strony rosyjskiej.
Nie zaleca się również stosowania techniki "braku kompetencji". Kiedy w trakcie negocjacji partnerzy zagraniczni w celu strategicznym stwierdzą: "nie jesteśmy upoważnieni do podjęcia takiej decyzji", strona rosyjska prawdopodobnie zerwie negocjacje nie chcąc ich kontynuować z "niekompetentnymi pośrednikami".
W Rosji nie sprawdzają się również inne techniki negocjacyjne, jak na przykład powoływanie się na autorytety, czy dobro ogółu i wartości społeczne.
sprawy, jest wystawiona na ciężką próbę. Rosjanie wiedzą o tym i starają się przetrzymać przeciwnika, licząc, że zgodzi się na gorsze warunki, byle tylko doprowadzić rozmowy do szybkiego końca. Rosjanie będą więc długo odmawiać wycofania się z raz zajętej pozycji przetargowej, czekając aby druga strona zgodziła się na poczynienie odpowiednich ustępstw lub okazała słabość. Należy więc uzbroić się w cierpliwość, i poświęcić ten czas na wyjaśnianie stronie rosyjskiej wzajemnych korzyści.
Więcej szacunku zyskuje negocjator, który potrafi wyjaśnić zalety dla obu stron niż ten, który na twardość reaguje kolejnymi ustępstwami.
W relacjach z Rosjanami trzeba być przygotowanym na mocne słowa, wybuchy niezadowolenia, głośne wyrażanie oburzenia. Partner zagraniczny musi być przygotowany na taktykę "przypierania do muru" - nieustępliwe, czasami konfrontacyjne podejście, być może podkreślane uderzaniem pięścią w stół, napady złości, emocjonalne wybuchy, stawianie w sytuacji bez wyjścia, głośno wyrażane groźby i wychodzenie z sali. Niektórzy negocjatorzy rosyjscy stosują bowiem elementy "sowieckiego" stylu targowania się, także w erze postsowieckiej. Gwałtowne wyrażanie emocji w zmiennie ekspresyjnej kulturze rosyjskiej nie zawsze oznacza utratę panowania nad sobą. W rzeczywistości ekspresja uczuć może być celowa i kontrolowana. Najczęściej rosyjski partner będzie po prostu próbował zniecierpliwić i zmęczyć przeciwnika.
Rosjanie także na każdym etapie negocjacji chcą manifestować swoją siłę. Odpowiedzieć na to należy cierpliwością i tolerancją.
Partner zagraniczny nie powinien się również przerażać, gdy rosyjska strona, uznając jego warunki za niedopuszczalne, zerwie rozmowy. Opuszczanie sali stanowi często jedynie technikę "zmiękczania" partnera. Technikę tą partnerzy zagraniczni mogą z powodzeniem zastosować sami, aby nie zostali uznani za zbyt miękkich. Osobom sceptycznie nastawionym do tego rodzaju metod eksperci w sprawach rosyjskich doradzają obserwować, jak często rosyjskie, a wcześniej radzieckie delegacje opuszczały posiedzenia ONZ, by prędzej czy później powrócić.
Mimo generalnej niechęci Rosjan do słowa pisanego często sami po zakończeniu negocjacji nalegają na sporządzenie "protokołu", z wyszczególnieniem co zostało uzgodnione w trakcie spotkania.
Zarówno protokół z negocjacji, jak i późniejszy kontrakt, w Rosji nie mają większego znaczenia z prawnego punktu widzenia. Są jednak pewnym uporządkowaniem uzgodnionych kwestii i mogą być pomocne przy późniejszym rozwiązywaniu nieporozumień i kwestii spornych.
Po podpisaniu kontraktu można spodziewać się licznych prób jego renegocjacji, zwykle w związku z niemożliwością realizacji warunków kontraktu przez stronę rosyjską. Rosyjska kultura biznesu nie należy bowiem do kultur ścisłych.
3