Korzystanie z baz danych

Bazy danych

Microsoft Excel 2002 udostępnia szereg funkcji i mechanizmów obsługi baz danych (zwanych również listami), które mają za zadanie ułatwić tworzenie, zarządzanie i raportowanie danych. Możliwe jest min. utworzenie specjalnych formularzy służących do wprowadzania danych, filtrowanie i sortowanie rekordów oraz automatyczne tworzenie sum pośrednich. Oprócz tego wszystkie standardowe mechanizmy Excela, umożliwiające przeprowadzanie obliczeń, formatowanie, tworzenie wykresów oraz drukowanie mogą być z powodzeniem użyte w stosunku do baz danych.

Baza danych (lista) w programie Excel jest to dowolna grupa danych umieszczonych w skoroszycie, której pierwszy wiersz zawiera nagłówki definiujące znaczenie poszczególnych kolumn danych. Nie ma potrzeby definiowania bazy danych w jakiś specjalny sposób — Excel potrafi automatycznie rozpoznać taki obszar danych. Na rysunku 10.1 przedstawiono pierwszych kilka wierszy arkusza, które zostaną rozpoznane jako baza danych.

Elementami składowymi każdej bazy danych (listy) są poszczególne pola pogrupowane w rekordy. Pole jest to inaczej mówiąc kategoria informacji. Przykładowo, na rysunku 10.1 pierwszymi trzema polami rekordu są Kod produktu, Dział oraz Koszt. Rekord jest to zbiór poszczególnych pól opisujący jeden element danych. Przykładowo, na rysunku 10.1 wiersz 2 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie DBF166U, a wiersz 3 reprezentuje rekord opisujący produkt o kodzie BZX72F.

Rady

• Poszczególne pola rekordów zawsze odpowiadają poszczególnym kolumnom bazy danych (listy), natomiast poszczególne rekordy są zawsze reprezentowane przez kolejne wiersze bazy danych (listy).

• Pracując z programem Excel możesz używać wymiennie określeń lista i baza danych — w kategoriach Excela te dwa pojęcia mają takie samo znaczenie.

Rysunek 10.1. Pierwszych kilka wierszy arkusza, który zostanie przez Excela automatycznie rozpoznany jako baza danych.

Aby utworzyć bazę danych

1. W oknie arkusza wprowadź unikalne nagłówki (nazwy) poszczególnych pól (kolumn) tworzonej bazy danych (rysunek 10.2).

2. Rozpocznij wprowadzanie danych począwszy od wiersza znajdującego się bezpośrednio pod wierszem zawierającym nazwy pól bazy danych (rysunek 10.3). Upewnij się, że w poszczególnych kolumnach wprowadzasz odpowiednie dane.

Rady

• Nagłówki poszczególnych kolumn powinny znajdować się w pojedynczych komórkach arkusza. Jeżeli nazwa kolumny jest zbyt długa, to powinieneś skorzystać z opcji Zawijaj tekst (rysunek 10.4) bądź Zmniejszaj, aby dopasować. Więcej informacji na temat tych opcji znajdziesz w rozdziale 6.

• Wprowadzając informacje staraj się unikać pomijania wierszy — pozostawiony pusty wiersz oznacza koniec bazy danych.

• Wprowadzone informacje mogą być sformatowane w dowolny sposób (rysunek 10.4) — formatowanie nie ma żadnego wpływu na to, jak Excel traktuje bazy danych.

• W poszczególnych polach bazy danych możesz również umieszczać formuły. Wyniki działania formuł są traktowane przez Excela tak samo jak pola zawierające „normalne” wartości.

Aby wprowadzając dane skorzystać z mechanizmu Autouzupełniania

1. Rozpocznij wprowadzanie danych zgodnie z instrukcjami podanymi w poprzednim podrozdziale. Jeżeli pierwszych kilka znaków zawartości wprowadzanego pola będzie odpowiadało zawartości któregoś z wcześniej wprowadzonych pól, to Excel automatycznie wypełni resztę pola taką zawartością (rysunek 10.5).

2. Aby zatwierdzić sugerowaną zawartość pola naciśnij klawisz Enter.
   
   lub
   
   Jeżeli chcesz skorzystać z listy zawartości pól, kliknij prawym przyciskiem myszki w takim polu. Na ekranie zostanie wyświetlone menu podręczne (rysunek 10.6), z którego powinieneś wybrać polecenie Wybierz z listy, a następnie z listy rozwijanej wybrać żądaną zawartość pola (rysunek 10.7).
   
   lub
   
   Aby wprowadzić zupełnie inną niż sugerowana zawartość pola, po prostu nie zwracaj uwagi na podpowiedzi Excela i kontynuuj wpisywanie danych.

Rysunek 10.2. W pierwszym wierszu bazy danych wprowadź unikalne nazwy pól danych (nazwy kolumn).

Rysunek 10.3. W kolejnych wierszach wprowadź poszczególne rekordy bazy danych (jeden rekord = jeden wiersz).

Rysunek 10.4. Formatowanie zawartości bazy danych nie ma żadnego wpływu na sposób jej traktowania przez Excela.

Rysunek 10.5. Jeżeli pierwszych kilka znaków zawartości wprowadzanego pola będzie odpowiadało zawartości któregoś z wcześniej wprowadzonych pól, to Excel automatycznie wypełni resztę pola taką zawartością.

Rysunek 10.6. Jeżeli chcesz skorzystać z listy zawartości pól, kliknij prawym przyciskiem myszki.

Rysunek 10.7. Wybranie polecenia Wybierz z listy powoduje wyświetlenie listy zawartości dotychczas wprowadzonych pól.

Zastosowanie formularzy do wprowadzania danych

Formularz jest to specjalne okno dialogowe, tworzone na podstawie nagłówków pól danych (rysunek 10.8), którego zadaniem jest ułatwienie wprowadzania, edycji, usuwania i wyszukiwania rekordów bazy danych.

Aby otworzyć formularz danych

1. Zaznacz dowolną komórkę w obrębie bazy danych.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Formularz (rysunek 10.9).

Aby przeglądać rekordy bazy danych

Za pomocą paska przewijania (rysunek 10.10) możesz przeglądać wszystkie rekordy bazy danych:

• Aby obejrzeć następny rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na dole paska przewijania.

• Aby obejrzeć poprzedni rekord, naciśnij przycisk strzałki znajdujący się na górze paska przewijania.

• Aby przeskoczyć o 10 rekordów do przodu, kliknij na pasku poniżej uchwytu przewijania.

• Aby przeskoczyć o 10 rekordów do tyłu, kliknij na pasku powyżej uchwytu przewijania.

Aby wprowadzać, edytować i usuwać dane

Aby utworzyć nowy rekord, naciśnij przycisk Nowy a następnie wprowadź odpowiednie informacje do poszczególnych (teraz pustych) pól formularza, reprezentujących poszczególne pola rekordu.

lub

Aby edytować rekord, odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie wprowadź potrzebne modyfikacje w odpowiednich polach formularza.

lub

Aby usunąć rekord, odszukaj i wyświetl go w oknie formularza, a następnie naciśnij przycisk Usuń.

Rady

• Excel zapisuje zmiany wprowadzone w bieżącym rekordzie w momencie, kiedy przejdziesz do następnego rekordu bądź naciśniesz przycisk Zamknij powodujący zamknięcie formularza.

• Jeżeli dane pole zawiera formułę, to Excel pobiera ją z poprzedniego rekordu i wykonuje niezbędne obliczenia.

Rysunek 10.8. Formularze są wygodnym mechanizmem pozwalającym na wprowadzanie, edycję, usuwanie i wyszukiwanie rekordów.

(Field name — Nazwa pola; Fields containing formulas — Pola zawierające formuły; Field containing value — Pole zawierające wartość; Record number indictator — Wskaźnik numeru rekordu)

Rysunek 10.9. Menu Dane zawiera szereg poleceń przeznaczonych do pracy z bazami danych (listami).

Rysunek 10.10. Pasek przewijania umożliwia przeglądanie rekordów bazy danych.

Aby wyszukać rekord

1. W oknie formularza naciśnij przycisk Kryteria — na ekranie pojawi się okno dialogowe kryteriów wyszukiwania (rysunek 10.11).

2. W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania (rysunek 10.12).

3. Naciśnij przycisk Znajdź następny, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania.
   
   lub
   
   Naciśnij przycisk Znajdź poprzedni, aby odszukać kolejny rekord spełniający kryteria wyszukiwania.
   Kiedy Excel odnajdzie ostatni rekord spełniający kryteria wyszukiwania, powiadomi Cię o tym krótkim sygnałem dźwiękowym.

Rady

• Kryteria wyszukiwania możesz wprowadzać w dowolnej kombinacji pól. Jeżeli wprowadzisz więcej niż jeden warunek, to Excel będzie wyświetlał tylko rekordy spełniające wszystkie kryteria wyszukiwania.

• Im więcej wprowadzisz kryteriów wyszukiwania, tym dokładniejsze będą jego rezultaty i tym mniejsza ilość otrzymanych w odpowiedzi rekordów.

• Podając kryteria wyszukiwania możesz używać operatorów porównania (tabela 10.1) oraz symboli wieloznacznych (tabela 10.2). Przykładowo, wprowadzenie warunku >100 spowoduje wyświetlenie tylko tych rekordów, które w określonym polu posiadają wartość większą niż 100.

• Do szybkiego wyszukiwania i wyświetlania rekordów spełniających kryteria wyszukiwania możesz również użyć mechanizmu autofiltrowania. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w kolejnym podrozdziale.

Rysunek 10.11. Po naciśnięciu przycisku Kryteria formularz danych zamienia się w formularz kryteriów wyszukiwania.

Rysunek 10.12. W odpowiednich polach formularza wprowadź kryteria wyszukiwania.

Tabela 10.1. Operatory porównania

Operator	Funkcja
=	Równy
<>	Nierówny
>	Większy niż
>=	Większy lub równy
<	Mniejszy niż
<=	Mniejszy lub równy

Tabela 10.2. Symbole wieloznaczne

Symbol	Funkcja
?	Zastępuje dowolny pojedynczy znak
*	Zastępuje dowolny ciąg znaków

Polecenie Autofiltr

Po wywołaniu polecenia Autofiltr obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawi się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania. Po wybraniu określonej opcji wyświetlane tylko rekordy spełniające wybrane kryterium.

Aby skorzystać z polecenia Autofiltr

1. Zaznacz dowolną komórkę w bazie danych.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Autofiltr (rysunek 10.14). Excel dokona analizy danych i dla każdej kolumny utworzy listę rozwijaną zawierającą dostępne kryteria wyszukiwania.

Aby wyszukać rekordy za pomocą polecenia Autofiltr

Dla wybranej kolumny rozwiń listę dostępnych kryteriów (rysunek 10.15) i zaznacz żądany warunek wyszukiwania.

W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium.

Rady

• Aby wyświetlić wszystkie rekordy bazy, z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Pokaż wszystko (rysunek 10.14) bądź z listy rozwijanej kryteriów wyszukiwania wybierz polecenie (Wszystkie) — rysunek 10.15.

• Aby filtrować dane na podstawie kryteriów wyszukiwania dla więcej niż jednej kolumny wybierz odpowiednie kryteria dla poszczególnych kolumn. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające wszystkie zadane kryteria.

Aby wyświetlić pierwszych 10 rekordów spełniających zadane kryterium

1. Dla wybranej kolumny z listy rozwijanej Autofiltr wybierz opcję (10 pierwszych) — rysunek 10.15.

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych (rysunek 10.17) określ czy będą wyświetlane pierwsze czy ostatnie rekordy spełniające kryterium, zdefiniuj ilość wyświetlanych rekordów oraz czy będzie wyświetlana określona ilość czy też określony procent wszystkich rekordów spełniających dane kryterium.

3. Naciśnij przycisk OK.

Rysunek 10.13. Po wywołaniu polecenia Autofiltr obok nagłówków poszczególnych kolumn pojawi się lista rozwijana zawierająca dostępne kryteria wyszukiwania.

Rysunek 10.14. Polecenie Autofiltr znajdziesz w podmenu polecenia Dane Filtr.

Rysunek 10.15. Z listy rozwijanej polecenia Autofiltr wybierz odpowiednie kryterium wyszukiwania.

Rysunek 10.16. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium.

Rysunek 10.17. Okno dialogowe Autofiltr 10 pierwszych pozwala na wyświetlanie określonej ilości lub procentu pierwszych lub ostatnich rekordów spełniających zadane kryterium.

Aby zdefiniować niestandardowy Autofiltr

1. Dla wybranej kolumny, z listy rozwijanej Autofiltr wybierz polecenie (Inny…) — rysunek 10.15. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Autofiltr niestandardowy (rysunek 10.18).

2. Za pomocą list rozwijanych (rysunek 10.19) wybierz jeden lub dwa operatory porównania.

3. Za pomocą list rozwijanych bądź pól tekstowych wprowadź jeden lub dwa kryteria wyszukiwania.

4. Zaznacz opcję I albo LUB, aby poinformować Excela, czy wyszukiwane rekordy będą spełniały jeden (LUB) lub dwa (I) podane warunki.

5. Naciśnij przycisk OK. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające zadane kryterium (rysunek 10.20).

Rada

• Wprowadzając kryteria wyszukiwania możesz używać symboli wieloznacznych (tabela 10.2).

Aby zastosować wiele kryteriów autofiltrowania

Wybierz odpowiednie kryterium filtrowania dla wszystkich kolumn, które tego wymagają. W oknie arkusza zostaną wyświetlone tylko rekordy spełniające wszystkie zadane kryteria (rysunek 10.21)

Rysunek 10.18. Okno dialogowe Autofilter niestandardowy.

Rysunek 10.19. Za pomocą listy rozwijanej wybierz odpowiedni operator porównania.

Rysunek 10.20. Autofiltr ustawiono tak, aby wyświetlane były tylko rekordy, dla których wartość pola Dział jest równa Narzędzia lub Książki.

Rysunek 10.21. Do kryteriów wyszukiwania z rysunku 10.20 dodano nowy warunek: cena sprzedaży musi być większa niż 20.

Filtr zaawansowany

Filtr zaawansowany pozwala na zastosowanie większej ilości kryteriów niż Autofiltr. Aby wyszukać rekordy, musisz najpierw zaznaczyć obszar z kryteriami wyszukiwania a następnie skorzystać z okna dialogowego Zaawansowany filtr.

Aby skorzystać z filtru zaawansowanego

1. Utwórz obszar kryteriów wyszukiwania poprzez skopiowanie w inne miejsce arkusza wiersz nagłówków bazy danych, a następnie w komórkach leżących bezpośrednio pod nimi wpisz poszczególne kryteria wyszukiwania (rysunek 10.22).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Filtr Filtr zaawansowany (rysunek 10.14).

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zaawansowany filtr (rysunek 10.23) — zaznacz odpowiednie opcje określające, czy rekordy spełniające warunek będą wyświetlane zamiast oryginalnej zawartości arkusza (opcja Filtruj listę na miejscu), bądź w innym miejscu arkusza (opcja Kopiuj w inne miejsce).

4. Upewnij się, że w polu tekstowym Zakres listy znajduje się prawidłowy zakres komórek, obejmujący całą bazę danych.

5. W polu tekstowym Zakres kryteriów wprowadź zakres komórek, w których znajdują się warunki wyszukiwania (łącznie z nazwami poszczególnych pól).

6. Jeżeli w punkcie 3 zaznaczyłeś opcję Kopiuj w inne miejsce, to w polu Kopiuj do musisz wprowadzić adres pierwszej komórki nowej listy.

7. Jeżeli chcesz wykluczyć wyświetlanie duplikatów rekordów spełniających warunki wyszukiwania, zaznacz opcję Tylko unikatowe rekordy.

8. Naciśnij przycisk OK. Excel wyszuka rekordy spełniające zadane kryteria i wyświetli je w określonym w punkcie 3 miejscu (rysunek 10.24).

Rada

• Niezbędne zakresy komórek możesz wprowadzać za pomocą klawiatury lub myszki.

Rysunek 10.22. Utwórz obszar kryteriów wyszukiwania obejmujący nagłówki pól oraz poszczególne kryteria wyszukiwania.

Rysunek 10.23. Okno dialogowe Zaawansowany filtr.

Rysunek 10.24. Kryteria wyszukiwania przedstawione na rysunku 10.22 dały taki oto rezultat.

Sortowanie

Excel potrafi sortować dane na podstawie dowolnej kolumny, co pozwala na szybkie uporządkowanie kolejności rekordów w bazie.

Aby posortować listę

1. Zaznacz dowolną komórkę listy.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Sortuj (rysunek 10.9). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sortowanie (rysunek 10.25).

3. Z list Sortuj według wybierz główny klucz sortowania (rysunek 10.26).

4. Wybierz porządek sortowania:

• Opcja Rosnąco — sortuje od wartości najmniejszej do największej

• Opcja Malejąco — sortuje od wartości największej do najmniejszej

Jeżeli to konieczne, powtórz punktu 3 i 4 dla drugiego i trzeciego klucza sortowania (opcje grup następnie według).

Jeżeli sortowana lista posiada nagłówki kolumn, to zaznacz opcję Ma wiersz nagłówka; w przeciwnym wypadku zaznacz opcję Nie ma wiersza nagłówka.

Naciśnij przycisk OK. Lista zostanie posortowana zgodnie z wybranymi ustawieniami (rysunek 10.27).

lub

1. Zaznacz dowolną komórkę w kolumnie, według której chcesz posortować listę.

2. Aby posortować rosnąco naciśnij przycisk Sortuj rosnąco
   ; aby posortować malejąco naciśnij przycisk Sortuj malejąco
   — obydwa przyciski znajdują się na standardowym pasku narzędzi.

Rysunek 10.25. Okno dialogowe Sortowanie z ustawionymi dwoma kluczami sortowania.

Rysunek 10.26. Lista rozwijana Sortuj według.

Rysunek 10.27. Początek listy posortowanej według kryteriów przedstawionych na rysunku 10.25.

Rady

• Sortowaniu może podlegać cała lista, lista filtrowana bądź lista utworzona za pomocą polecenia Filtr zaawansowany.

• Kolejne klucze sortowania (opcje następnie według) są przydatne w sytuacji, kiedy sortowanie według klucza głównego napotka kilka rekordów z identycznymi wartościami klucza głównego. Przykład zastosowania dodatkowych kluczy sortowania przedstawiono na rysunkach 10.25 i 10.27.

• Jeżeli rezultaty sortowania nie są zgodne z Twoimi oczekiwaniami, to możesz zawsze wycofać tą operację wykonując polecenie Edycja Cofnij, naciskając kombinację klawiszy CTRL-Z, bądź naciskając przycisk Cofnij
  znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

• Jeżeli sortowana lista posiada nagłówki kolumn, a Ty omyłkowo zaznaczysz opcję Nie ma wiersza nagłówka, to lista zostanie posortowana łącznie z nagłówkami. W takiej sytuacji nie pozostaje Ci nic innego, jak tylko wycofać całą operację i wykonać ją (poprawnie!) raz jeszcze.

• Jeżeli w kolumnie, według której chcesz posortować listę zaznaczysz dowolną komórkę, to po otwarciu okna dialogowego Sortowanie odwołanie do tej kolumny automatycznie pojawi się w odpowiednim polu.

• Aby posortować listę według czterech i więcej kolumn, powinieneś najpierw posortować listę według najmniej znaczących kluczy i przechodzić poprzez kolejne klucze aż do tych najbardziej znaczących. Przykładowo, aby posortować listę według kolumn A, B, C, D i E sortujesz najpierw według D i E, a dopiero potem według A, B i C.

• Aby skorzystać z automatycznego generowania sum pośrednich musisz najpierw posortować dane według kolumny, dla której będą wyznaczane sumy pośrednie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w kolejnym podrozdziale.

Sumy pośrednie

Mechanizm generowania sum pośrednich programu Excel 2002 powoduje umieszczenie formuł zawierających funkcję SUMY.POŚREDNIE w odpowiednich miejscach bazy danych. Funkcja SUMY.POŚREDNIE zwraca sumę częściową na liście lub w bazie danych. Składnia funkcji jest następująca:

SUMY.POŚREDNIE(funkcja_nr;adres)

Argument funkcja_nr to liczba określająca, której funkcji należy użyć do obliczenia sum częściowych. W tabeli 10.3 przedstawiono listę dostępnych funkcji wraz z odpowiadającymi im numerami (więcej informacji na temat użytych funkcji znajdziesz w rozdziale 5). Argument zakres określa zakres komórek, dla którego będą obliczane sumy częściowe.

Aby obliczyć sumę częściową

1. Posortuj listę według pola, dla którego chcesz obliczyć sumę częściową (rysunek 10.27), a następnie zaznacz dowolną komórkę z listy.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Dane Sumy częściowe (rysunek 10.9). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Sumy pośrednie (rysunek 10.28).

3. Z listy Dla każdej zmiany w: wybierz nazwę pola, dla którego mają być obliczane sumy pośrednie. Wybrane pole będzie prawdopodobnie jednym z pól, według których posortowałeś listę.

4. Z listy rozwijanej Użyj funkcji wybierz funkcję, której należy użyć do obliczenia sum częściowych (rysunek 10.29).

5. Na liście Dodaj sumę pośrednią do: zaznacz pola, dla których ma zostać obliczana suma częściowa.

6. Jeżeli to konieczne, to zaznacz odpowiednie opcje spośród opcji znajdujących się na dole okna dialogowego.

7. Naciśnij przycisk OK. Excel zamieni listę w konspekt oraz umieści na nim odpowiednie nagłówki oraz obliczone sumy pośrednie (rysunek 10.30).

Rady

• Aby usunąć wygenerowane sumy pośrednie, naciśnij przycisk Usuń wszystko znajdujący się w oknie dialogowym Sumy pośrednie (rysunek 10.28).

• Konspekt sum pośrednich grupuje informacje na kilku różnych poziomach — w zależności od potrzeb możesz je wyświetlać lub ukrywać.

Tabela 10.3. Dopuszczalne wartości argumentu funkcja_nr wraz z opisem.

funkcja_nr	Nazwa funkcji
1	ŚREDNIA
2	ILE.LICZB
3	ILE.NIEPUSTYCH
4	MAX
5	MIN
6	ILOCZYN
7	ODCH.STANDARDOWE
8	ODCH.STANDARDOWE.POPUL
9	SUMA
10	WARIANCJA
11	WARIANCJA.POPUL

Rysunek 10.28. Okno dialogowe Sumy pośrednie.

Rysunek 10.29. Za pomocą listy rozwijanej Użyj funkcji wybierz funkcję, która będzie użyta do obliczania sumy częściowej.

Aby pracować z konspektem sumy pośredniej

Aby wyświetlać bądź ukrywać poszczególne poziomy konspektu powinieneś klikać na odpowiednich symbolach paska konspektu znajdującego się po lewej stronie okna aplikacji:

• Aby ukryć (zwinąć) daną sekcję konspektu naciśnij przycisk minus.

• Aby wyświetlić (rozwinąć) daną sekcję konspektu naciśnij przycisk plus.

• Aby wyświetlić bądź ukryć wybrany poziom konspektu kliknij na przycisk z numerem konspektu.

Na rysunku 10.31 przedstawia częściowo zwinięty konspekt sumy częściowej utworzony przez polecenie Dane Sumy częściowe. Zwróć uwagę na wygląd przycisków i paska konspektu, znajdujących się po lewej stronie okna aplikacji.

Rada

• Teoretycznie możesz utworzyć konspekt sum pośrednich niemal dla dowolnego arkusza. Niestety szczegółowy opis zasad postępowania podczas tworzenia konspektów wykracza poza ramy tej książki, niemniej jednak zamieścimy tutaj jedną istotną poradę: klucz do tworzenia przejrzystych i efektownych konspektów kryje się w podmenu polecenia Dane Grupy i konspekt (rysunek 10.32).

Rysunek 10.30. Fragment listy przedstawionej na rysunku 10.27 po wygenerowaniu sum pośrednich.

Rysunek 10.31. Konspekt z rysunku 10.30 po ukryciu kilku sekcji.

Rysunek 10.32. Klucz do tworzenia przejrzystych i efektownych konspektów kryje się w podmenu polecenia Dane Grupy i konspekt.

Funkcje operujące na bazach danych

Microsoft Excel 2002 udostępnia szereg funkcji, których zadaniem jest operowanie i zarządzanie list oraz baz danych (jedną z takich funkcji jest omówiona w poprzednim podrozdziale funkcja SUMY.POŚREDNIE). Poniżej przedstawiono kilka najczęściej wykorzystywanych funkcji bazodanowych, wraz z ich składnią:

BD.SUMA(baza;pole;kryteria)

BD.ŚREDNIA(baza_danych;pole;kryteria)

BD.ILE.REKORDÓW(baza;pole;kryteria)

BD.ILE.REKORDÓW.A(baza;pole;kryteria)

BD.MAX(baza;pole;kryteria)

BD.MIN(baza;pole;kryteria)

Argument baza określa zakres komórek, które tworzą listę lub bazę danych. Argument pole reprezentuje nazwę pola, na którym operuje dana funkcja natomiast argument kryteria może mieć postać danych (wartości), których poszukujesz albo postać zakresu komórek, które zawierają warunki określone przez użytkownika.

Na rysunku 10.33 przedstawiono przykłady zastosowania wymienionych funkcji, zdefiniowanych przy użyciu kryteriów przedstawionych na rysunku 10.22.

Rady

• Każda funkcja operująca na bazach danych jest oparta na odpowiedniej funkcji matematycznej lub statystycznej — z tym, że działają one tylko na rekordach spełniających zadane kryterium. Więcej informacji na temat funkcji znajdziesz w rozdziale 5.

• Funkcje operujące na bazach danych mogą zostać umieszczone na arkuszu za pomocą okna dialogowego Wstawianie funkcji. Więcej informacji na temat tego okna dialogowego znajdziesz w rozdziale 5.

Rysunek 10.33. Przykład zastosowania funkcji operujących na bazach danych. W kolumnie pierwszej umieszczono nazwę funkcji, w kolumnie drugiej, wynik działania funkcji a w kolumnie trzeciej przedstawiono formuły użyte w kolumnie drugiej.

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 C:\Documents and Settings\skipper\Moje dokumenty\Helion\Po prostu Excel XP\rozdzial10.doc

---