Obszar roboczy programu Excel

Poznajemy program Microsoft Excel 2002

Microsoft Excel 2002 jest potężnym arkuszem kalkulacyjnym, pozwalającym na tworzenie skoroszytów, wykresów, list a nawet stron sieci Web. Interfejs Excela jest oparty o standardowe środowisko graficzne systemu Windows a dodatkowo oferuje swoje własne elementy, takie jak nowe przyciski, polecenia i elementy sterujące. Aby efektywnie korzystać z możliwości tego programu, musisz posiadać przynajmniej podstawową wiedzę na temat zasad posługiwania się systemem Windows.

W niniejszym rozdziale zostaną omówione zagadnienia dotyczące obszaru roboczego programu Excel, a szczególności następujące elementy:

• Ekran programu Excel, włączając w to elementy okna tego programu

• Menu, skróty klawiszowe, paski narzędzi, okna dialogowe oraz okienka zadań.

• Metody przewijania dokumentów

• Właściwości systemu pomocy programu Excel, włączając w to Asystenta pakietu Office

Rady

• Jeżeli jesteś zupełnie początkującym użytkownikiem systemu Windows, to pod żadnym pozorem nie powinieneś rezygnować z lektury tego rozdziału — wiele elementów tutaj omawianych będzie miało zastosowanie nie tylko w Excelu, ale również w każdej innej aplikacji systemu Windows.

• Jeżeli korzystałeś już z poprzednich wersji programu Excel, to i tak warto będzie zapoznać się z treścią tego rozdziału — będziemy omawiali min. takie elementy interfejsu, które nie mają swojego odpowiednika w poprzednich wersjach.

Rysunek 1.1. Ekran programu Excel

Opis elementów ekranu programu Excel

1. Pasek tytułowy

Wyświetla nazwę bieżącego dokumentu. Za pomocą tego paska możesz przesuwać okno aplikacji po całym ekranie.

2. Pasek menu

Pasek menu pojawia się zawsze na górze ekranu — udostępnia użytkownikowi poszczególne polecenia programu Excel.

3. Pasek formuły

Wyświetla zawartość aktywnej komórki arkusza, jak również jej adres lub odwołanie.

4. Standardowy pasek narzędzi

Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z podstawowych poleceń programu Excel. Podobny pasek znajdziesz we wszystkich aplikacjach pakietu Office.

5. Pasek narzędzi formatowania

Znajdują się na nim przyciski umożliwiające skorzystanie z poleceń formatujących.

6. Okno zadań

Umożliwia użytkownikowi prosty i szybki dostęp do najczęściej wykonywanych operacji.

7. Wskaźnik aktywnej komórki

Wskaźnik aktywnej komórki ma postać pogrubionego, kolorowego obramowania komórki. Komórka aktywna jest to komórka, do której w danym momencie wprowadzasz dane.

8. Okno skoroszytu

Okno skoroszytu jest to obszar, w którym będziesz podczas pracy z Excelem będziesz wykonywał większość operacji. Jest ono podzielone na kolumny i wiersze, na przecięciu których znajdują się poszczególne komórki. Tworząc arkusz wprowadzasz do komórek dane lub formuły.

9. Wskaźnik myszki

Jeżeli wskaźnik myszy zostanie umieszczony w obszarze okna skoroszytu, to przyjmuje on postać pogrubionego znaku plus. Przy pomocy wskaźnika myszki możesz zaznaczać komórki, wprowadzać dane, wybierać polecenia z menu oraz korzystać z przycisków.

10. Nagłówki kolumn

Są to uszeregowane alfabetycznie etykiety kolumn arkusza.

11. Nagłówki wierszy

Są to uszeregowane kolejno etykiety wierszy arkusza.

12. Zakładki arkusza

Każdy skoroszyt utworzony w programie Excel składa się z jednego lub więcej arkuszy. Zakładki pozwalają na szybkie przełączanie się pomiędzy poszczególnymi arkuszami skoroszytu. Aby skorzystać z danej zakładki, wystarczy ustawić na niej wskaźnik myszki a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki.

13. Pasek statusu

W pasku statusu wyświetlane są różnego rodzaju informacje dotyczące bieżącego arkusza.

Rady

• W niniejszej książce pominęliśmy szczegółowe opisy standardowych elementów okienek systemu Windows. Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji na temat takich elementów jak przyciski Zamknij, Minimalizuj, Maksymalizuj, Przywróć, paski przewijania itd. powinieneś skorzystać z dokumentacji systemu Windows bądź systemu pomocy Windows.

Myszka

Podobnie jak w zdecydowanej większości aplikacji pracujących w środowisku Windows, w programie Excel mysz wykorzystywana jest min. do zaznaczania tekstu, aktywacji przycisków czy też wybierania poleceń z menu.

Wygląd wskaźnika myszki

Wygląd wskaźnika myszki zależy od jego położenia w oknie Excela oraz elementu, na który wskazuje. Poniżej przedstawiono kilka przykładów:

• W oknie dokumentu wskaźnik myszki zazwyczaj przybiera postać pogrubionego znaku plus (rysunek 1.1)

• Jeżeli wskaźnik myszki zostanie ustawiony nad dowolną opcją menu programu (rysunek 1.2) to przyjmuje on dobrze znaną postać strzałki skierowanej w lewo.

• Na pasku formuły (rysunek 1.3) albo kiedy umieścimy wskaźnik myszki nad aktualnie edytowaną komórką (rysunek 1.4) to przyjmie on postać litery I.

• Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu (rysunek 1.5).

Korzystanie z myszki

Wyróżniamy cztery podstawowe techniki pracy z myszką:

• Wskazywanie — oznacza takie ustawianie wskaźnika myszki, w którym strzałka wskaźnika znajduje się w obszarze wskazywanego elementu (patrz rysunek 1.2).

• Kliknięcie — oznacza naciśnięcie i następujące po nim zwolnienie lewego bądź prawego przycisku myszki (np. w celu zaznaczenia komórki aktywnej, umiejscowienia punktu wstawiania czy wybierania przycisku na pasku zadań).

• Podwójne kliknięcie — jak sama nazwa wskazuje, oznacza dwa kliknięcia następujące po sobie w szybkiej sekwencji (np. w celu otwarcia danego elementu czy zaznaczenia słowa do edycji).

• Przeciąganie — oznacza wciśnięcie przycisku myszki i jego przytrzymanie przy jednoczesnym przesuwaniu myszki (np. w celu zmiany rozmiarów okna, zaznaczania wielu komórek czy rysowania różnych elementów).

Wskazówka

• W celu uproszczenia zapisu w dalszej części naszej książki będziemy posługiwali się następującą konwencją: termin kliknięcie będzie oznaczał kliknięcie lewym przyciskiem myszki. Jeżeli wymagane będzie użycie prawego przycisku, to będziemy mówili po prostu o konieczności kliknięcia prawym przyciskiem myszki.

Rysunek 1.2. Podczas wskazywania polecenia menu wskaźnik myszki przybiera postać strzałki.

Rysunek 1.3 Wskaźnik myszki przybiera postać dużej literki I podczas wskazywania paska formuły…

Rysunek 1.4 …lub zawartości aktualnie edytowanej komórki.

Rysunek 1.5. Jeżeli umieścimy wskaźnik na obrzeżu zaznaczonego obszaru, to przyjmie on postać standardowej strzałki z czterema małymi strzałkami na końcu.

Menu

Wszystkie polecenia Excela są dostępne poprzez odpowiednie menu. Excel posiada trzy rodzaje menu:

• Menu personalizowane (rysunek 1.6) — pojawiają się tylko w menu głównym. Menu personalizowane śledzą sposób korzystania z poszczególnych poleceń i pokazują tylko najczęsciej używane polecenia.

• Pełne menu (rysunek 1.7) — pojawiają się w menu głównym po dwukrotnym kliknięciu jego nazwy, po otworzeniu menu personalizowanego i odczekaniu krótkiej chwili lub też po kliknięciu na małą podwójną strzałkę zlokalizowaną na dole każdego menu personalizowanego. Na rysunku 1.7 przedstawiono pełną wersję menu z rysunku 1.6.

• Menu podręczne (rysunek 1.11) — pojawia się w pobliżu wskaźnika myszki w sytuacji, kiedy klikniesz prawym przyciskiem myszki na wybranym elemencie.

Poniżej przedstawiono kilka zasad, o których powinieneś pamiętać pracując z systemem menu:

• Polecenia menu wyróżnione kolorem szarym (rysunek 1.6) nie są aktywne i w związku z tym nie mogą być wybierane.

• Jeżeli w menu po nazwie polecenia występuje wielokropek (…) to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone okno dialogowe (rysunek 1.6 oraz 1.7).

• Jeżeli w menu po nazwie polecenia znajduje się mały, czarny, trójkątny symbol (rysunek 1.8), to oznacza to, że po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone podmenu zawierające dodatkowe polecenia.

• Jeżeli w menu po nazwie polecenia umieszczono nazwę kombinacji klawiszy (rysunek 1.6 oraz 1.7), to oznacza to, że takie polecenie może być wybrane za pomocą skrótu klawiszowego.

• Jeżeli w menu przed nazwą polecenia znajduje się znaczek
  to oznacza to, że dana opcja jest „włączona”. Aby włączyć/wyłączyć daną opcję, po prostu wybierz ją z menu.

Rady

• Powyższe zasady posługiwania się menu odnoszą się nie tylko do Excela, ale także do zdecydowanej większości programów pracujących w środowisku Windows.

• Okna dialogowe i klawisze skrótu zostaną omówione nieco później w tym rozdziale.

Rysunek 1.6. Personalizowana wersja menu Edycja

Rysunek 1.7. Pełna wersja menu Edycja

Rysunek 1.8. Podmenu Wypełnij menu Edycja.

Wybieranie polecenia z menu głównego

1. Ustaw wskaźnik myszki na nazwie menu, z którego chcesz wybrać dane polecenie.

2. Kliknij lewym przyciskiem myszki — na ekranie pojawi się wybrane menu (patrz rysunek 1.6).

3. Kliknij na wybranej nazwie polecenia (rysunek 1.9)
   
   lub
   
   Jeżeli dane polecenie znajduje się w podmenu, to kliknij na wybranym podmenu — na ekranie zostanie wyświetlone podmenu (rysunek 1.8); następnie odszukaj i kliknij wybrana nazwę polecenia (rysunek 1.10).

Zanim po wybraniu polecenia menu zniknie z ekranu, możesz zauważyć, że nazwa polecenia na chwilę „błyśnie”, co potwierdza wybranie polecenia.

Wskazówka

W celu uproszczenia zapisu w dalszej części naszej książki do określania poleceń menu będziemy używali zapisu Nazwa_menu Nazwa_polecenia lub Nazwa_menu Nazwa_podmenu Nazwa_polecenia. Przykładowo, aby wskazać lokalizację polecenia Kopiuj z menu Edycja będziemy używali zapisu Edycja Kopiuj.

Wybieranie polecenia z menu podręcznego

1. Kliknij prawym przyciskiem myszki na wybranym elemencie — na ekranie pojawi się menu podręczne (rysunek 1.11).

2. Kliknij na wybranym poleceniu.

Rady

• W menu podręcznym pojawiają się tylko te polecenia, które mają zastosowanie do wybranego elementu.

• Menu podręczne jest również często nazywane menu kontekstowym.

Rysunek 1.9. Wybieranie polecenia Edycja Kopiuj.

Rysunek 1.10. Wybieranie polecenia Edycja Wypełnij W dół.

Rysunek 1.11. Przykład menu podręcznego dla wybranej komórki.

Klawisze skrótu

Klawisze skrótu to kombinacje klawiszy, które pozwalają na wywołanie danego polecenia bez konieczności korzystania z menu. Przykładowo, klawiszem skrótu dla polecenia Edycja Kopiuj jest kombinacja CTRL-C (rysunek 1.9) — naciśnięcie tej kombinacji klawiszy daje taki sam efekt, jak wybranie polecenia z menu.

Rady

• Wszystkie klawisze skrótu wykorzystują co najmniej jeden z poniższych klawiszy modyfikujących:
  Nazwa klawisza Klawisz klawiatury
  Control CTRL
  Shift Shift
  Alt Alt

• Klawisze skrótu są wyświetlane po prawej stronie poleceń menu (rysunek 1.9).

• Wiele aplikacji wykorzystuje dla poszczególnych poleceń takie same klawisze skrótu (stały się one swego rodzaju standardem). Przykładowo, polecenia Zapisz oraz Drukuj niemal we wszystkich programach pracujących w systemie Windows można wywołać za pomocą kombinacji klawiszy odpowiednio CTRL-S oraz CTRL-P.

• Pełną listę skrótów klawiszowych umieszczono w Dodatku A.

Używanie klawiszy skrótów

1. Wciśnij i przytrzymaj dany klawisz modyfikujący (w zależności od wybranego skrótu) — najczęściej będzie to klawisz CTRL.

2. Wciśnij klawisz odpowiadający literze lub cyfrze wybranego skrótu.

Przykładowo, aby wykonać polecenie Kopiuj powinieneś wcisnąć i przytrzymać klawisz CTRL a następnie wcisnąć klawisz C.

Paski narzędzi

Excel udostępnia wiele różnych pasków narzędzi przeznaczonych do realizacji różnorodnych zadań. Każdy z nich posiada odpowiedni zestaw przycisków bądź poleceń menu umożliwiających wykonywanie określonych operacji.

Domyślnie, po uruchomieniu Excel wyświetla dwa paski narzędzi.:

• Pasek Standardowy (rysunek 1.12) — udostępnia najczęściej wykonywane polecenia.

• Pasek Formatowanie (rysunek 1.13) — udostępnia polecenia formatujące wybrane elementy arkusza.

Jeżeli na ekranie nie mieszczą się wszystkie elementy danego paska narzędzi, to Excel wyświetla tylko personalizowaną wersję paska, zawierającą tylko najczęściej wykorzystywane polecenia. Pozostałe elementy paska pozostają ukryte; możesz uzyskać do nich dostęp poprzez naciśnięcie przycisku Opcje paska narzędzi, znajdującego się na końcu paska (patrz rysunki 1.12 i 1.13).

Rady

• Pozostałe paski narzędzi mogą się pojawiać na ekranie automatycznie, w zależności od wykonywanej operacji.

• Przyciski wyróżnione kolorem szarym (przykładowo, przycisk Cofnij na rysunku 12) są nieaktywne i nie mogą zostać wybrane.

• Przyciski, które są otoczone niebieskim obramowaniem oznaczają „włączone” opcje.

• Przyciski, obok których znajduje się malutki, czarny trójkącik (np. przyciski Autosumowanie czy Powiększenie na rysunku 1.12) powodują po wybraniu wyświetlenie dodatkowego menu (rysunek 1.17).

• Poszczególne przyciski na paskach narzędzi możesz zidentyfikować na podstawie wyświetlanych etykietek (podpowiedzi ekranowych) — patrz rysunek 1.14.

• Pasek narzędzi może być zadokowany bądź pływający. Zadokowany pasek narzędzi (rysunki 1.12 i 1.13) jest „przyklejony” do dowolnej krawędzi okna. Pływający pasek narzędzi może znajdować się w dowolnym miejscu okna aplikacji.

Rysunek 1.12. Pasek narzędzi Standardowy - z wyświetlonymi wszystkimi przyciskami.

(More buttons — --> Opcje paska narzędzi[Author:SK] )

Rysunek 1.13. Pasek narzędzi Formatowanie — z wyświetlonymi wszystkimi przyciskami.

(More buttons — --> Opcje paska narzędzi[Author:SK] )

Wyświetlanie ukrytych przycisków

Kliknij na przycisku Opcje paska narzędzi, znajdującym się na prawym końcu danego paska narzędzi — na ekranie pojawi się okienko z dodatkowymi przyciskami danego paska (rysunki 1.12 i 1.13).

Wyświetlanie etykietek (podpowiedzi ekranowych)

Ustaw wskaźnik myszki na wybranym pasku narzędzi bądź przycisku. Obok wskaźnika myszki pojawi się małe, żółte okienko zawierające nazwę wybranego elementu (rysunek 1.14).

Używanie przycisków z pasków narzędzi

1. Ustaw wskaźnik myszki na wybranym przycisku paska narzędzi (rysunek 1.14).

2. Kliknij lewym przyciskiem myszki.

Używanie menu z pasków narzędzi

1. Ustaw wskaźnik myszki na małym, czarnym trójkąciku obok nazwy menu na pasku narzędzi — na ekranie pojawi się żądane menu (rysunki 1.15 i 1.17).

2. Kliknij na wybranym poleceniu lub opcji.

Rady

• Menu paska narzędzi, które posiada szary „uchwyt” na górnej krawędzi okienka (rysunek 1.15) może zostać odklejone od przycisku macierzystego i pełnić funkcję osobnego paska narzędzi. Aby tego dokonać, po wyświetleniu danego menu „złap” lewym przyciskiem myszki za uchwyt okna, przeciągnij je z paska w żądane miejsce a następnie zwolnij lewy przycisk myszki. Menu będzie teraz wyświetlane w postaci pływającego paska narzędzi — jego nazwa pojawi się na pasku tytułowym tego okienka (rysunek 1.16).

• Jeżeli menu zawiera pola tekstowe (rysunek 1.17) to możesz zmodyfikować jego zawartość wpisując tam nową wartość. W tym celu powinieneś zaznaczyć istniejącą zawartość (rysunek 1.18) a następnie wpisać nową wartość i nacisnąć klawisz Enter (rysunek 1.19).

Rysunek 1.14. Po ustawieniu wskaźnika myszki na przycisku, na ekranie pojawia się etykietka z nazwą przycisku.

Rysunek 1.15. Menu, które pojawia się po kliknięciu na przycisku Kolor wypełnienia.

Rysunek 1.16. Po złapaniu za uchwyt możesz przeciągnąć menu paska w dowolne miejsce okna aplikacji i wykorzystywać go jako menu pływające.

Rysunek 1.17. Aby wyświetlić menu kliknij na małym, czarnym trójkąciku znajdującym się po prawej stronie przycisku.

Rysunek 1.18. Kliknij wewnątrz pola tekstowego aby zaznaczyć jego zawartość…

Rysunek 1.19. …a następnie wpisz nową wartość i naciśnij klawisz Enter.

Wyświetlanie i ukrywanie paska narzędzi

W menu Widok kliknij opcję Paski narzędzi a następnie z listy wybierz nazwę paska, który powinien zostać wyświetlony/ukryty (rysunek 1.20).

Jeżeli obok nazwy paska znajduje się symbol
to oznacza to, że pasek jest aktualnie wyświetlany i zostanie ukryty…

lub

… jeżeli takiego znaku nie ma, to dany pasek jest ukryty i zostanie wyświetlony.

Wskazówka

Pasek pływający może zostać ukryty poprzez kliknięcie na przycisku Zamknij.

Odklejanie zadokowanego paska narzędzi

Złap lewym przyciskiem myszki za uchwyt okna (rysunek 1.21), przeciągnij je z paska w żądane miejsce (z dala od krawędzi okna aplikacji) a następnie zwolnij lewy przycisk myszki (rysunek 1.22).

Wskazówka

Odklejenie zadokowanego paska narzędzi zazwyczaj zmienia położenie oraz wygląd pozostałych pasków zadokowanych w tym samym wierszu (rysunek 1.22).

Dokowanie pływającego paska narzędzi

Złap lewym przyciskiem myszki za pasek tytułowy i przeciągnij pasek do wybranej krawędzi okna.

Wskazówka

--> Pływający pasek narzędzi może zostać zadokowany na dowolnej krawędzi okna aplikacji.[Author:SK] Po zadokowaniu paska na bocznych krawędziach okna wygląd jego przycisków może ulec zmianie.

Przenoszenie paska narzędzi

Złap lewym przyciskiem myszki za pasek tytułowy i przeciągnij pasek w wybrane miejsce.

Zmiana rozmiarów pływającego paska narzędzi

Przeciągnij krawędź paska do uzyskania żądanych rozmiarów (rysunek 1.23).

Rysunek 1.20. W menu Widok kliknij opcję Paski narzędzi a następnie z listy wybierz nazwę paska, który powinien zostać wyświetlony/ukryty.

Rysunek 1.21. Na lewej krawędzi każdego paska narzędzi znajduje się uchwyt przenoszenia.

Rysunek 1.22. Aby odkleić zadokowany pasek narzędzi po prostu przesuń go do wnętrza okna aplikacji. Jeżeli odkleisz pasek Formatowanie, to zwróć uwagę, że zadokowany pasek Standardowy zajmie sporą część powstałego w ten sposób miejsca.

(Move handles — Uchwyty przenoszenia paska narzędzi)

Rysunek 1.23. Aby zmienić rozmiar paska po prostu przeciągnij jego krawędź.

Okno zadań

W pakiecie Microsoft Office XP wprowadzony został nowy element — okno zadań, który znaleźć możesz w każdej aplikacji tego pakietu, włączając w to Excela. Każde okno zadań zawiera pewien zestaw łącz i innych opcji pozwalający na wykonywanie określonych zadań. Przykładowo, okno Nowy skoroszyt (rysunek 1.24), które pojawia się po uruchomieniu Excela, pozwala na tworzenie nowych skoroszytów oraz otwieranie już istniejących.

Wskazówka

• Mimo, że okno zadań jest bardzo poręcznym i praktycznym narzędziem, które pozwala szybki dostęp do często używanych poleceń bez konieczności dodatkowego operowania systemem menu i oknami dialogowymi, to jednak może się okazać, że zajmuje ono zbyt dużo miejsca na ekranie komputera. Jeżeli potrzebujesz więcej przestrzeni roboczej na ekranie, to po prostu zamknij okno zadań w sposób opisany poniżej.

Wywoływanie poleceń z okna zadań

Aby wykonać wybrane zadanie wystarczy kliknąć na odpowiednim łączu w oknie zadań.

Wyświetlanie innego okna zadań

Na pasku tytułowym każdego okna zadań znajdziesz mały przycisk po kliknięciu którego na ekranie pojawi się menu rozwijane z listą nazw dostępnych okien (rysunek 1.25) — aby wyświetlić dane okno po prostu wybierz z menu jego nazwę.

Zamykanie okna zadań

Aby zamknąć okno zadań wystarczy kliknąć na przycisku Zamknij
(rysunek 1.25).

Otwieranie okna zadań

Wybierz z menu polecenie Widok Okienko zadań (rysunek 1.26)

lub

wybierz z menu polecenie Widok Paski narzędzi Okienko zadań (rysunek 1.20).

Zapobieganie wyświetlaniu okienka zadań podczas uruchamiania Excela

Usuń zaznaczenie opcji Pokaż przy uruchamianiu — znajdziesz ją na dole okna zadań (rysunek 1.24).

Rysunek 1.24. Okienko zadań Nowy skoroszyt.

Rysunek 1.25. Aby wyświetlić dane okno po prostu wybierz z menu rozwijanego jego nazwę.

(Close button — przycisk Zamknij)

Rysunek 1.26. Aby wyświetlić okno zadań wybierz z menu głównego polecenie Widok Okienko zadań.

Okna dialogowe

Podobnie jak większość innych aplikacji pracujących w systemie Windows, Excel do komunikacji z użytkownikiem wykorzystuje tzw. okna dialogowe.

Excel korzysta z całego szeregu różnych okien dialogowych, które można podzielić na dwie główne kategorie:

• Okna dialogowe służące do wyświetlania informacji (rysunek 1.27).

• Okna dialogowe udostępniające szereg opcji wyboru (rysunek 1.28).

Wskazówka

• Zazwyczaj, aby zamknąć okno dialogowe musisz nacisnąć jeden z przycisków: OK albo Anuluj — dopiero wtedy możesz kontynuować pracę z Excelem.

Anatomia okien dialogowych programu Excel

Poniżej opisano podstawowe elementy składowe okien dialogowych:

• Zakładki (rysunek 1.28) — pojawiają się w górnej części okien dialogowych; pozwalają na przełączanie się pomiędzy poszczególnymi grupami opcji. Aby zmienić zakładkę na inną, wystarczy ustawić na niej wskaźnik myszki i kliknąć lewym przyciskiem myszki.

• Pola tekstowe (rysunki 1.28 i 1.29) — pozwalają na wprowadzanie informacji z klawiatury. Aby przenieść kursor z jednego pola do drugiego możesz użyć klawisza Tab lub po prostu kliknąć kursorem myszki w nowym polu.

• Pola list (rysunek 1.28) — udostępniają cały szereg opcji do wyboru. Jeżeli lista zawiera więcej opcji, niż może być wyświetlone jednocześnie, to posługując się paskiem przewijania możesz przejrzeć resztę opcji. Aby wybrać żądaną opcję wystarczy na niej kliknąć kursorem myszki — dana opcja zostanie podświetlona i jednocześnie pojawi się w polu tekstowym na górze pola listy.

• Pola wyboru (rysunek 1.28) — pozwalają na włączanie bądź wyłączanie poszczególnych opcji. W celu zmiany stanu pola (włączone/wyłączone) wystarczy kliknąć na nim lewym przyciskiem myszki. Pole jest wybrane (włączone) jeżeli znajduje się w nim znak x.

Rysunek 1.27. Okno dialogowe pojawiające się na ekranie po zakończeniu sprawdzania pisowni jest przykładem informacyjnego okna dialogowego.

Rysunek 1.28. Zakładka Czcionka okna dialogowego Formatuj komórki.

(Tabs — Zakładki; Drop-down list — lista rozwijane; Text box — pole tekstowe; List box — pole listy; Check boxes — pola wyboru; Preview area — Obszar podglądu; Push buttons — Przyciski)

Rysunek 1.29. Okno dialogowe Powiększenie.

(Option buttons — przyciski opcji)

• Przyciski opcji (rysunek 1.29) — pozwalają na wybranie tylko jednej opcji z całej grupy. Kliknij na wybranej opcji — zostanie ona zaznaczona; opcja wybrana uprzednio przestanie być aktywna.

• Listy rozwijane (rysunek 1.28) — podobnie jak przyciski opcji, pozwalają na wybranie tylko jednej opcji z całej grupy. Lista opcji jest wyświetlana jak swego rodzaju menu (rysunek 1.30), z którego możesz wybrać żądaną opcję.

• Obszary podglądu (rysunki 1.28 i 1.29) — umożliwiają wcześniejsze zapoznanie się z rezultatami wprowadzonych zmian, zanim użytkownik zatwierdzi wybór naciśnięciem przycisku OK.

• Przyciski (rysunki 1.27, 1.28 i 1.29) — pozwalają na wywoływanie innych okien dialogowych, zatwierdzanie wprowadzonych zmian i zamknięcie okna (przycisk OK), anulowanie wprowadzonych zmian i zamknięcie okna (przycisk Anuluj).

Rady

• Jeżeli zawartość pola tekstowego jest zaznaczona, to wpisanie dowolnej treści spowoduje zastąpienie nią bieżącej zawartości pola.

• W Excelu bardzo często wykorzystywana jest kombinacja pola tekstowego z polem listy (rysunek 1.28) — wyboru opcji (nowej wartości) możesz dokonać zarówno w jednym jak i w drugim.

• Jeżeli obok pola tekstowego widoczna jest para małych trójkącików, to oznacza to, że za ich pomocą możesz modyfikować wartość zapisaną w tym polu. Klikając górny trójkąt powodujesz zwiększenie wartości pola i analogicznie, klikając dolny trójkąt zmniejszasz wartość pola.

• Podwójne kliknięcie niektórych opcji (np. pozycji pola listy) powoduje wybranie takiej opcji i automatyczne zamknięcie okna dialogowego.

• Jeżeli w oknie dialogowym znajduje się grupa pól wyboru, to możesz zaznaczyć (wybrać) dowolną ilość takich pól (selekcja wiele-z-wielu); w przypadku grupy przycisków opcji możesz wybrać tylko jeden z nich (selekcja jeden-z-wielu).

• Jeżeli dany przycisk jest aktywny (obramowany) to naciśnięcie klawisza Enter jest równoznaczne z kliknięciem na takim przycisku.

• Zazwyczaj naciśnięcie klawisza ESC jest w oknie dialogowym traktowane na równi z kliknięciem na przycisku Anuluj.

Rysunek 1.30. Wyświetlanie listy rozwijanej.

Przewijanie zawartości okna

Jeżeli cały dokument nie mieści się jednocześnie na ekranie, to do przeglądania „ukrytej” części możesz wykorzystać paski przewijania.

Rada

• Więcej informacji na temat pracy z oknem dokumentu znajdziesz w rozdziale 4.

Przewijanie zawartości dokumentu w oknie aplikacji

Aby przewijać zawartość dokumentu w górę lub w dół wystarczy kliknąć odpowiednią strzałkę na pasku przewijania (rysunek 1.31) . Przykładowo, aby przewinąć zawartość dokumentu w dół, wystarczy kliknąć na dolnej strzałce paska przewijania.

Możesz również zastosować rozwiązanie alternatywne: złap myszką uchwyt przewijania i przeciągnij w stronę, w którą chcesz przeglądać dokument (rysunek 1.31)

lub

kliknij na pasku przewijania odpowiednio powyżej lub poniżej uchwytu przewijania (rysunek 1.31) — zawartość dokumentu zostanie przewinięta za każdym razem o jeden ekran.

Rady

• Pamiętaj, że aby przewinąć zawartość dokumentu w górę musisz kliknąć na górną strzałkę paska przewijania; aby przewinąć w dół musisz kliknąć na dolną strzałkę paska przewijania; aby przewinąć w lewo musisz kliknąć na lewą strzałkę paska przewijania; aby przewinąć w prawo musisz kliknąć na prawą strzałkę paska przewijania.

• Przewijania zawartości dokumentu w oknie aplikacji możesz również dokonać za pomocą klawiatury, niemniej jednak zmienia się wtedy również położenie wskaźnika aktywnej komórki: więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 2.

Rysunek 1.31. Pionowy pasek przewijania umożliwia przewijanie zawartości dokumentu w górę lub w dół; odpowiednio za pomocą poziomego paska przewijania możesz przewijać zawartość dokumentu w lewo lub w prawo.

(Scroll arrow - strzałka przewijania; Scroll bar - pasek przewijania; Scroll box - uchwyt przewijania)

Asystent pakietu Office

Asystent pakietu Office jest animowanym żyjątkiem (rysunek 1.32), które pojawia się od czasu do czasu na ekranie, dostarcza różnego rodzaju porad i odpowiada na pytania użytkownika. Jeżeli włączysz korzystanie z asystenta, to stanie się on głównym pośrednikiem pomiędzy użytkownikiem a systemem pomocy programu Excel.

Wyświetlanie Asystenta pakietu Office

Wybierz z menu głównego polecenie Pomoc Pokaż Asystenta pakietu Office.

Ukrywanie Asystenta pakietu Office

1. Wybierz z menu głównego polecenie Pomoc Ukryj Asystenta pakietu Office.

2. Jeżeli na ekranie pojawi się „dymek” przedstawiony na rysunku 1.34, wybierz opcję Nie, po prostu ukryj mnie.

Rada

• Ukrycie Asystenta spowoduje jego chwilowe zniknięcie z ekranu; wyłączenie bądź zablokowanie spowoduje jego trwałe usunięcie. W dalszej części tego rozdziału dowiesz się jak zablokować działanie Asystenta pakietu Office.

Przesuwanie Asystenta pakietu Office

Złap Asystenta przy użyciu myszki i po prostu przesuń w żądane miejsce ekranu.

Rada

• Asystent pakietu Office automatycznie przesuwa się w takie miejsce ekranu, w którym nie przesłania obszaru roboczego.

Korzystanie z porad Asystenta

1. Kliknij na ikonie żarówki, która pojawia się w pobliżu Asystenta w sytuacji, kiedy pragnie on Ci coś zasugerować (rysunek 1.32). Porada pojawi się w swego rodzaju „dymku” obok Asystenta (rysunek 1.35).

2. Po przeczytaniu wskazówki naciśnij przycisk OK.

Rysunek 1.32. Asystent pakietu Office.

Rysunek 1.33. Menu Pomoc.

Rysunek 1.34. Przy próbie wyłączenia Asystenta, na ekranie może pojawić się taki „dymek”…

Rysunek 1.35 Asystent może udzielić interesujących porad…

Zadawanie pytań Asystentowi

1. Kliknij Asystenta — na ekranie pojawi się „dymek” z instrukcją postępowania (rysunek 1.36).

2. Wpisz pytanie w polu tekstowym i naciśnij przycisk Wyszukaj (rysunek 1.37). W kolejnym „dymku” pojawi się lista potencjalnych odpowiedzi na Twoje pytanie (rysunek 1.38).

3. Kliknij wybrany temat. Na ekranie pojawi się okno systemu pomocy programu Excel zawierające szczegółowe informacje na wybrany temat (rysunek 1.39).

4. Zwróć uwagę na prawą stronę tego okna. W treści tematu pomocy znajdziesz podkreślone słowa-łącza, których kliknięcie spowoduje wyświetlenie dodatkowych informacji. Aby wybrać inny temat pomocy skorzystaj z listy tematów znajdującej się w lewej części okna.

5. Po zakończeniu kliknij na przycisku Zamknij — okno pomocy zostanie usunięte z ekranu.

Wyłączanie Asystenta

1. Wyświetl Asystenta a następnie kliknij na nim lewym przyciskiem myszki — na ekranie pojawi się dobrze Ci już znany „dymek” (rysunek 1.36).

2. Naciśnij przycisk Opcje.

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe zatytułowane Asystent pakietu Office. Przejdź na zakładkę Opcje i wyłącz opcję Użyj Asystenta pakietu Office.

4. Naciśnij przycisk OK - gotowe!

Rady

• Innym sposobem na wyłączenie Asystenta jest wybranie odpowiedzi Tak, wyłącz mnie na „dymku”, który pojawia się podczas próby ukrycia Asystenta (rysunek 1.34).

• Gdy Asystent zostanie wyłączony to ponownie będzie on mógł się pojawić dopiero po wybraniu z menu głównego polecenia Pomoc Pokaż Asystenta pakietu Office (rysunek 1.33).

Rysunek 1.36. Zwróć na siebie uwagę Asystenta…

Rysunek 1.37. …a następnie wpisz swoje pytanie.

Rysunek 1.38. Na ekranie pojawi się „dymek” z listą potencjalnych odpowiedzi.

Rysunek 1.39. W oknie systemu pomocy programu Excel znajdziesz żądane informacje i łącza do tematów powiązanych z bieżącym problemem.

Rysunek 1.40. Zakładka Opcje okna dialogowego Asystent pakietu Office.

System pomocy programu Excel

Microsoft Excel posiada bardzo rozbudowany system pomocy obejmujący szerokie spektrum zagadnień, z którymi możesz się spotkać podczas pracy. Dostęp do systemu pomocy jest możliwy poprzez Asystenta bądź też bezpośrednio poleceń z menu Pomoc (rysunek 1.33).

Otwieranie okna pomocy

Jeżeli Asystent pakietu Office jest aktywny, to postępuj zgodnie z zaleceniami przedstawionymi w poprzednim podrozdziale, tak aby otworzyć okno pomocy programu Excel (rysunek 1.39)

lub

Jeżeli Asystent pakietu Office jest wyłączony, to z menu głównego wybierz polecenie Pomoc Microsoft Excel - pomoc (rysunek 1.33); alternatywnie możesz nacisnąć po prostu klawisz F1 lub kliknąć na przycisku Microsoft Excel - pomoc
, znajdującym się na standardowym pasku narzędzi (rysunek 1.41).

Rady

• System pomocy programu Excel w bardzo szerokim zakresie korzysta z hiperłączy (z ang. hyperlinks) — słów i zwrotów wyróżnionych niebieskim kolorem, których kliknięcie powoduje wyświetlanie powiązanych z łączem tematów. Jeżeli dane łącze prowadzi do witryny internetowej (rysunek 1.44), to do poprawnego działania takiego łącza niezbędny jest dostęp do sieci Internet.

• Zakładki okna pomocy, znajdujące się po jego lewej stronie mogą być w łatwy sposób ukryte — w tym celu powinieneś nacisnąć przycisk Ukryj/Pokaż, znajdujący się na pasku narzędzi okna pomocy. Rysunki 1.39 i 1.41 przedstawiają okno systemu pomocy z widocznymi zakładkami.

Rysunek 1.41. Zakładka Kreator odpowiedzi okna systemu pomocy programu Excel.

(Show/Hide button — przycisk Pokaż/Ukryj)

Zadawanie pytań

1. Otwórz system pomocy programu Excel (zgodnie z wytycznymi z poprzedniej strony).

2. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę Kreator odpowiedzi (rysunek 1.41).

3. Wpisz treść pytania w polu tekstowym na górze zakładki a następnie naciśnij przycisk Wyszukaj. W polu Wybierz temat, który chcesz wyświetlić pojawi się lista tematów, które potencjalnie zawierają odpowiedź na zadane pytanie.

4. Kliknij na temacie pomocy, który chcesz wyświetlić — w prawej części okna pomocy zostanie wyświetlony szczegółowy opis danego tematu (rysunek 1.42).

Rada

• Z Kreatora odpowiedzi możesz również skorzystać w prostszy sposób, wpisując bezpośrednio pytanie w polu tekstowym Zadaj pytanie znajdującym się na prawym krańcu paska menu głównego (rysunek 1.43). Po wpisaniu pytania i naciśnięciu klawisza Enter na ekranie zostanie wyświetlone okienko zawierające listę tematów, które potencjalnie zawierają odpowiedź na zadane pytanie (rysunek 1.44). Kliknij na temacie, który chcesz wyświetlić — wybrany temat pojawi się w standardowym oknie pomocy programu Excel.

Rysunek 1.42. Tematy pomocy pojawiają się po lewej stronie okna pomocy. Kliknięcie na wybrany temat powoduje jego wyświetlenie w prawej części okna.

Rysunek 1.43. Z Kreatora odpowiedzi możesz również skorzystać w prostszy sposób, wpisując bezpośrednio pytanie w polu tekstowym Zadaj pytanie znajdującym się na prawym krańcu paska menu głównego.

Rysunek 1.44. Naciśnięcie klawisza Enter powoduje wyświetlenie listy tematów, które potencjalnie zawierają odpowiedź na zadane pytanie.

Przeglądanie tematów Pomocy

1. Otwórz system pomocy programu Excel (zgodnie z wytycznymi z poprzednich podrozdziałów).

2. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę Spis Treści (rysunek 1.45).

3. Aby sprawnie korzystać z systemu pomocy, zapoznaj się z poniższymi radami:

• Aby rozwinąć listę tematów podrzędnych kliknij na małym znaczku
  znajdującym się po lewej stronie tematu głównego — lista tematów podrzędnych pojawi się poniżej.

• Aby wyświetlić szczegółowy opis danego tematu wystarczy kliknąć na wybranym temacie w lewej części okna (po lewej stronie każdego tematu wyświetlana jest ikona
  ). Opis tematu pojawia się w prawej części okna pomocy.

• Aby wyświetlić informacje, które są powiązane z tematem bieżącym, należy kliknąć na odpowiednie łącze (łącza są wyróżnione niebieskim kolorem). Wybrane informacje pojawiają się bądź jako nowy temat w oknie pomocy bądź jako dodatkowa informacja w oknie bieżącym (wyróżniona kolorem zielonym) — rysunek 1.47.

Rada

• Aby powrócić do tematu przeglądanego nieco wcześniej w tej samej sesji z systemem pomocy, wystarczy kliknąć na przycisku Cofnij, znajdującym się na pasku narzędzi okna pomocy.

Rysunek 1.45. Zakładka Spis treści okna pomocy programu Excel.

Rysunek 1.46. Kolejne tematy pomocy możesz wyświetlać poprzez rozwijanie tematów głównych i korzystanie z hiperłączy.

Rysunek 1.47. Kliknięcie na hiperłączu otwiera nowy temat w oknie pomocy bądź wyświetla w kolorze zielonym dodatkowe informacje (np. definicje użytych pojęć).

Korzystanie z indeksu pomocy

1. Otwórz system pomocy programu Excel (zgodnie z wytycznymi z poprzednich podrozdziałów).

2. Jeżeli to konieczne, przejdź na zakładkę Indeks (rysunek 1.48).

3. W polu tekstowym Wpisz słowa kluczowe znajdującym się na górze okna wpisz jedno lub więcej poszukiwanych słów kluczowych a następnie naciśnij przycisk Wyszukaj.
   
   lub
   
   W polu tekstowym Wpisz słowa kluczowe wpisz jedno lub więcej poszukiwanych słów kluczowych a następnie w liście słów kluczowych znajdującej się poniżej odszukaj i dwukrotnie kliknij interesujące Cię słowo (rysunek 1.49). W polu Wybierz temat pojawi się lista znalezionych tematów (rysunek 1.50).

4. Kliknij na wybranym temacie pomocy — w prawej części okna pojawi się szczegółowy opis wybranego tematu.

Rysunek 1.48. Zakładka Indeks okna pomocy programu Excel.

Rysunek 1.49. Wpisz poszukiwane słowo kluczowe a w polu poniżej pojawi się lista podobnych słów kluczowych.

Rysunek 1.50. Dwukrotne kliknięcie na wybranym słowie kluczowym powoduje wyświetlenie listy odpowiadających mu tematów pomocy.

niekoniecznie… „łapiąc” myszką za uchwyt paska (mała, szara, kreskowana linia na lewej krawędzi paska) możesz umieścić dowolny pasek narzędzi, w tym pasek menu na innych krawędziach okna jak również w dowolnie wybranym miejscu ekranu — (przyp. tłum.)

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 C:\Documents and Settings\skipper\Moje dokumenty\Helion\Po prostu Excel XP\rozdzial1.doc

Jak widać lokalizacja pakietu nie zawsze powoduje tłumaczenie nazw opcji wprost...

Jak widać lokalizacja pakietu nie zawsze powoduje tłumaczenie nazw opcji wprost...

Pominięte odwołanie do rysunku 1.21 (zbędne).

---