ZARZĄDZANIE PROCESAMI PRACY

I - WPROWADZENIE DO PROBLEMATYKI ZARZĄDZANIA I STEROWANIA PROCESAMI

1. Wyjaśnij pojęcie zarządzania organizacją / przedsiębiorstwem

Zarządzanie to szczególnego rodzaju postępowanie zmierzające do spowodowania funkcjonowania danej organizacji / przedsiębiorstwa jako całości i poszczególnych jej elementów zgodnie z przyjętym wcześniej celem działania.

Zarządzanie przedsiębiorstwem jako systemem wyodrębnionym z otoczenia wymaga wydzielenia w jego strukturze dwóch podsystemów:

- podsystemu zarządzającego,

- podsystemu wykonawczego (zarządzanego).

Podsystem zarządzający, podejmując określone decyzje, tak oddziałuje na podsystem wykonawczy aby ten, funkcjonując doprowadził do osiągnięcia założonego celu.

2. Pojęcie systemu zarządzania przedsiębiorstwem

Pod pojęciem systemu zarządzania przedsiębiorstwem rozumie się obowiązujące w nim:

- podział uprawnień i odpowiedzialności, znajdujący swoje odzwierciedlenie w strukturze hierarchicznej organizacji;

- procedury i reguły związane z procesem zarządzania;

- kryteria ocen i wyborów dokonywanych w związku z procesem zarządzania / podejmowaniem decyzji.

3. Istota zarządzania organizacją / przedsiębiorstwem jako systemem

Istota zarządzania w układzie: podsystem zarządzający - podsystem wykonawczy

Podsystem zarządzający, podejmując określone decyzje, tak oddziałuje na podsystem wykonawczy (zarządzany) - dysponując przy tym określonymi informacjami zewnętrznymi (z otoczenia) i wewnętrznymi (dotyczącymi samego podsystemu wykonawczego) - aby ten, funkcjonując doprowadził do osiągnięcia założonego celu.

3. Istota sterowania procesami

- Ustalenie wartości wzorcowych (parametrów), wynikających ze strategii przedsiębiorstwa i przewidzianych w planie zadań

- Pomiar wartości rzeczywistych wyznaczonych parametrów

- Ustalenie istniejących odchyleń stanu faktycznego od wartości wzorcowych

- Ustalenie przyczyn zaistniałych rozbieżności

- Podejmowanie działań korygujących (regulacyjnych), polegających na eliminowaniu zaistniałych odchyleń i powrocie do ustalonego pierwotnie stanu normatywnego

4. Struktura systemu sterowania - nie wiem co tu powinno być !!!!!!

5. Działania składające się na proces sterowania

- Wyznaczanie w sposób rozmyślny wiązki celów jako przyszłych pożądanych stanów sterowanego procesu

- Kontrolowanie przebiegu procesu

- Stosowanie zasady regulacji do likwidacji odchyleń od wielkości zadanych

6. Podstawowe parametry określające proces

- Jakość wytworzonego produktu / usługi jako efektu końcowego przebiegu procesu (zgodność produktu / usługi z założeniami i oczekiwaniami klienta)

- Czas przebiegu procesu

- Koszt przebiegu procesu

7. Istota procesu decyzyjnego

W procesie podejmowania decyzji wyróżnić można następujące fazy:

1) Rozpoznanie i sformułowanie problemu decyzyjnego (łącznie z określeniem celu, który powinien być osiągnięty);

2) Poszukiwanie rozwiązań problemu z opracowanego wcześniej zbioru wariantowych rozwiązań, pozwalających na osiągnięcie celu sformułowanego w fazie pierwszej;

3) Podjęcie decyzji polegającej na wyborze jednego z rozwiązań wariantowych;

4) Wdrożenie decyzji.

II - PLANOWANIE PRACY

1. Wyjaśnić pojęcie i istotę planowania pracy

Celem planowania pracy jest wyznaczenie przez kierownika szczebla wykonawczego zadań do wykonania przez podległy mu personel.

Istota planowania pracy

Planowanie pracy przez kierowników szczebla wykonawczego polega na:

• Podziale wybranego przedsięwzięcia na zadania cząstkowe,

• Ustaleniu czasu i kolejności ich realizacji,

• Określeniu sposobu ich wykonania,

• Przydzieleniu zadań do wykonania określonym wykonawcom.

2. Warunki, jakim winien odpowiadać przyjęty w planowaniu podziała pracy nie wiem co tu powinno być !!!!!!

1) Istotnym problemem podziału pracy jest znalezienie optymalnego stopnia rozdrobnienia (podziału) zadania całościowego na zadania cząstkowe, przydzielane poszczególnym wykonawcom. Zbyt duże rozdrobnienie zadania ma swoje dobre strony i to zarówno w sferze psychospołecznej jak i ekonomicznej, ale ma też i skutki negatywne

2) Zasady planowania pracy

- Dostosowanie poszczególnych zadań cząstkowych do możliwości pracowników i posiadanych przez nich kwalifikacji

- Równomierne obciążenie pracą poszczególnych pracowników / zespołów

- Pełna synchronizacja pracy realizowanej w ramach określonego przedsięwzięcia

- Zgodność zadań cząstkowych z przyjętą wcześniej technologią wykonania

- Optymalny poziom rozdrobnienia całościowego zadania na zadania cząstkowe, przydzielone określonym pracownikom / zespołom

- Najkorzystniejsza realizacja zadań

3. Wady i zalety głębokiego podziału pracy

Wady

1) Psychospołeczne skutki głębokiego podziału pracy - o charakterze negatywnym

- Zmniejszenie u wykonawców poczucia wartości osobistej, a to na skutek obniżonych wymagań stawianych im przez pracę

- Znużenie pracą w efekcie dużej powtarzalności prostych działań

- Zanik inicjatywy i poczucia odpowiedzialności za realizowany proces

- Obniżenie zainteresowania pracowników wykonywaną pracą

2) Ekonomiczne skutki głębokiego podziału pracy - o charakterze negatywnym

- Wzrost pracochłonności na skutek wzrostu manipulacji przedmiotami pracy (przemieszczenia między stanowiskami pracy), a także na skutek konieczności zwiększenia w związku z tym ilości działań kontrolnych w trakcie realizacji procesu

- Utrata części wydajności jako efekt:

a. Przeciążania stale tej samej grupy mięśni, prowadzącego do przedwczesnego zmęczenia

b. Obniżonej motywacji pracy ze względu na daleko idące uproszczenie realizowanych zadań

- Wzrost kosztów wytwarzania wskutek zdarzającej się u części wykonawców większej liczby błędów, absencji, świadomego zwalniania tempa pracy jako reakcji wtórnej na brak zainteresowania pracą i satysfakcji z jej wykonywania

- Utrata zdolności do szybkiego przestawiania się na inny rodzaj pracy (w przypadku zmiany technologii, zmiany produkowanego asortymentu)

Zalety

1) Psychospołeczne skutki głębokiego podziału pracy - o charakterze pozytywnym

- Ułatwione znalezienie wykonawcy, ponieważ nie są wymagane wysokie kwalifikacje

- Część wykonawców jest zadowolona z możliwości wykonywania pracy prostej, nie wymagającej podejmowania trudnych decyzji, a zatem pracy mniej odpowiedzialnej, a wskutek tego minimalizującej ich wysiłek psychiczny

2) Ekonomiczne skutki głębokiego podziału pracy - o charakterze pozytywnym

- Obniżenie pracochłonności produkcji dzięki redukcji manipulacji narzędziami i przedmiotami pracy

- Wzrost wydajności pracy jako efekt wysokiej specjalizacji wykonawców i specjalizacji wyposażenia technicznego stanowiska pracy

- Spadek kosztów robocizny bezpośredniej dzięki możliwości zatrudnienia pracowników o niższych kwalifikacjach, także dzięki niższym nakładom na szkolenie pracowników

- Tworzenie przesłanek do mechanizacji i automatyzacji robót

4. Podstawowe formy harmonogramów stosowane w planowaniu pracy

!!!!

Harmonogramowaniem nazywamy graficzne odwzorowanie zaplanowanego przebiegu procesu pracy.

Harmonogramy określają:

- Kolejność wykonania poszczególnych zadań cząstkowych,

- Terminy rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadań,

- wykonawców zadań.

Podstawowe formy: wykresy Gantta, wykresy sieciowe

1) Wykresy Gantta określają:

- Kolejność realizacji poszczególnych zadań cząstkowych

- Czas wykonania zadań (terminy rozpoczęcia i zakończenia),

- Przyporządkowanie poszczególnych zadań konkretnym wykonawcom

2) Wykresy sieciowe - jako graficzne odzwierciedlenie logicznego przebiegu realizacji zadań, pozwalają ustalić wśród zadań cząstkowych te zadania, które mają charakter krytyczny i wymagają specjalnego nadzoru. Wykresy sieciowe pozwalają także optymalizować przebieg procesu i czas jego realizacji pod kątem obniżenia kosztów wykonania

5. Zalety stosowania w planowaniu wykresów sieciowych

- pozwalają ustalić wśród zadań cząstkowych te zadania, które mają charakter krytyczny i wymagają specjalnego nadzoru

- pozwalają optymalizować przebieg procesu i czas jego realizacji pod kątem obniżenia kosztów wykonania

III - WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ

1. Funkcje płacy

- Dochodowa

- Kosztowa

- Motywacyjna

- Stratyfikacyjna

- Partycypacyjna

- Społeczna

F. dochodowa: Wynagrodzenie w postaci płacy stanowi podstawowy składnik dochodów uzyskiwanych przez osoby pracujące. To płaca determinuje możliwości nabywania pożądanych dóbr, służących zaspokojeniu ludzkich potrzeb a jednocześnie aktywizuje ludzi do intensywnej i jakościowo lepszej pracy

F. kosztowa: Wynagrodzenie za pracę w postaci płacy stanowi liczącą się część kosztów wytwarzania, a w związku z tym wywiera istotny wpływ na cenę produktu i wysokość uzyskiwanych przez pracodawcę zysków

F. motywacyjna: Wynagrodzenie jako forma zapłaty otrzymywanej przez pracownika za wykonaną pracę, stanowi jednocześnie rodzaj bodźca motywującego go do zachowań oczekiwanych przez pracodawcę

F. stratyfikacyjna: Płaca może mieć istotne znaczenie z punktu widzenia kreowania pozycji społecznej pracownika i jego prestiżu w otoczeniu. W odbiorze samego pracownika płaca może sprawić, że poczuje się on ważny i społecznie użyteczny

F. partycypacyjna: Funkcja partycypacyjna płacy polega na tym, że pracownik usatysfakcjonowany otrzymywanym wynagrodzeniem zaczyna czuć się odpowiedzialnym za los firmy, co jest równoznaczne z tym, że cele firmy stają się jego własnymi celami.

F. społeczna: Zadowolenie z otrzymywanego przez osoby zatrudnione wynagrodzenia wpływa pozytywnie na atmosferę społeczną w środowisku (brak jest objawów społecznego niezadowolenia, takich jak zbiorowe konflikty, strajki itp.).

2. Pojęcie systemu płac

System płac to całość uregulowań określających w firmie:

- Składniki wynagrodzenia

- Zasady kształtowania poszczególnych składników wynagrodzenia

- Formy płac

- Taryfikatory i tabele płac

3. Rodzaje składników wynagrodzenia

- Płaca zasadnicza

- Dodatki funkcyjne

- Dodatki stażowe

- Premie za uzyskane efekty

- nagrody z zysku

- nagrody jednorazowe (okolicznościowe)

4. Podstawowe formy płac

Pod pojęciem formy płac rozumie się sposób uzależnienia wynagrodzenia od ilości i efektów pracy. Elementarne formy płac obejmują wynagrodzenie zasadnicze lub akordowe oraz te składniki dodatkowe wynagrodzenia, które są ustalane w sposób uzależniający ich wysokość od płacy zasadniczej lub akordowej.

Uzupełniająca formy płac obejmują: premie, dodatki wydajnościowe, prowizje i inne elementy wynagrodzenia, które są ustalane w oderwaniu od płacy elementarnej (zasadniczej).

5. Zinterpretować pojęcie polityki płacowej

Polityka płacowa jest jednym z najbardziej efektywnych narzędzi motywowania.

Do podstawowych zadań polityki płacowej w przedsiębiorstwie należy:

1. Kształtowanie środków na wynagrodzenie

2. Rozdział tych środków między:

- Poszczególne składniki wynagrodzenia

- Komórki organizacyjne

- Pracowników

IV - KONTROLA PRZEBIEGU PROCESÓW PRACY

1. Istota funkcji kontroli w zarządzaniu

Funkcja kontrolowania sprowadza się do porównania tego, co zamierzono osiągnąć, z tym co faktycznie osiągnięto. W praktyce gospodarczej treść tej funkcji obejmuje także czynności regulacyjne, mające na celu eliminowanie powstałych w toku działań odchyleń od ustaleń dokonanych na etapie planowania.

Kontrola przebiegu pracy stanowi istotny element procesu zarządzania i sterowania procesami pracy / procesami wytwórczymi.

2. Czynniki determinujące konieczność kontroli procesów pracy

- Rosnąca konkurencja i stale wzrastające wymagania ze strony klienta, postęp w technice

- Rosnąca złożoność procesu pracy

- Możliwość popełnienia błędu przez pracownika

- Delegowanie uprawnień na pracowników (chodzi o kontrolę okresową lub sporadyczną)

- Potrzeba minimalizacji kosztów wytwarzania (skuteczna kontrola pozwala uniknąć zbędnych nakładów, podnosi jakość i efektywność produkcji).

3. Zadania kontroli przebiegu pracy

Kontrola przebiegu procesów pracy / procesów wytwórczych winna umożliwić mierzenie postępu w realizacji zadań i celów, pozwalając jednocześnie na wykrycie ewentualnych odchyleń od założonych parametrów po to, by móc korygować przebieg procesu pracy lub zapobiegać powstawaniu odchyleń.

4. Etapy kontroli procesów pracy

- Ustanowienie norm i metod pomiaru (normy powinny mieć postać wskaźników odzwierciedlających cel danego procesu pracy)

- Mierzenie wyników przebiegu pracy (powtarzalny proces, którego częstotliwość zależy od rodzaju wykonywanego działania)

- Porównanie wyników z ustalonymi normami (sprawdzenie czy osiągnięte efekty odpowiadają normie)

- Ocena wyników przebiegu pracy

- Podjęcie działań regulacyjnych (działania te mogą polegać na korekcie zaistniałych odchyleń poprzez zmianę sposobów działania lub na przyjęciu nowej normy)

5. Cechy skutecznego systemu kontroli procesów pracy

- Ścisłość informacji uzyskiwanych w wyniku kontroli

- Aktualność dostarczanych danych

- Obiektywność i zrozumiałość dokonywanych ocen

- Koncentracja systemu na strategicznych punktach kontroli (gdzie istnieje największe prawdopodobieństwo wystąpienia odchyleń od normy)

- Realizm ekonomiczny (koszt wdrożenia systemu kontroli powinien być mniejszy od korzyści z niego płynących lub co najwyżej im równy)

- Realizm organizacyjny systemu

- Skoordynowanie systemu z przebiegiem procesu pracy

- Akceptacja systemu przez członków organizacji

4

---