Zintegrowany Systemu Zarządzania

w Kompanii Węglowej SA

w pytaniach i odpowiedziach

Katowice, wrzesień 2012 r.

SPIS TREŚCI

Poniższa broszura informacyjna została opracowana z myślą o wszystkich pracownikach Kompanii Węglowej S.A. w celu umożliwienia szybkiego dostępu do informacji, które pozwolą uzyskać odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Całość przygotowano w formie zadawanych pytań i udzielanych na nie odpowiedzi, które to mogą okazać się dla wielu oczywiste i proste.

Jednakże celem postawienia tych pytań było sprowokowanie do zastanowienia się nad sposobem wykonywania codziennych obowiązków w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Bywa tak, że jesteśmy tak bardzo przyzwyczajeni do pewnych działań oraz schematów postępowania, że korzystając z nich nie zdajemy sobie sprawy, że one tak naprawdę istnieją. Dopiero głośno zadane pytanie zmusza nas do refleksji i zastanowienia się:

„przecież ja wiem jak wykonywać swoją pracę, ja to umiem, ja to robię, ale czy na pewno robię to właściwie?”

Objaśnienia wybranych pojęć.

Co to jest ORGANIZACJA?

Organizacja to publiczna lub prywatna firma, spółka, korporacja, przedsiębiorstwo, organ władzy lub instytucja, albo jakakolwiek ich część lub kombinacja, samodzielna lub nie, o własnych zadaniach i administracji.

Kto to jest KLIENT?

Klient to odbiorca, nabywca, konsument - osoba lub organizacja, która otrzymuje wyrób. Wyrobem oferowanym klientowi może być produkt lub usługa.

W przypadku Kompanii Węglowej S.A. klientami są:

- Odbiorcy indywidualni węgla (drobnica),

- Energetyka zawodowa,

- Odbiorcy instytucjonalni,

- Kopalnie, na terenie których Zakłady wykonują specjalistyczne roboty górnicze.

Co to jest Aspekt Środowiskowy?

Aspekty środowiskowe są to wynikające z działalności firmy działania bądź zdarzenia, które wpływają bądź mogą wpływać na środowisko. Aspekt jest przyczyną naszych dalszych czynności, a wpływ stanowi jego skutek.

W ramach ZSZ zostały określone aspekty środowiskowe, tj. elementy działalności firmy, które mogą oddziaływać na środowisko, np. wytwarzanie odpadów, zużycie energii elektrycznej, zużycie wody, zużycie paliw na potrzeby transportu. Zidentyfikowane aspekty zostały poddane ocenie, w wyniku której wyznaczono aspekty znaczące.

Dla tych aspektów opracowano programy środowiskowe, czyli plany działań, które mają na celu zmniejszenie negatywnego oddziaływania tych aspektów na środowisko.

Co to jest proces?

Proces to zestaw wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących działań, które przetwarzają nakłady na wyniki, czyli przekształcają wejścia w wyjścia. Innymi słowy proces to powiązane ze sobą czynności zmierzające do osiągnięcia celu poprzez wykonanie określonych zadań z wykorzystaniem określonych zasobów.

Czym jest procedura?

Procedura to jednoznacznie i szczegółowo ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu.

Procedura daje odpowiedź na pytania:

- KTO - jest odpowiedzialny za realizację określonego procesu/działania;

- CO - ma być zrealizowane, jaka czynność wykonana;

- KIEDY - ma być zrealizowane dane działanie;

- NA JAKIEJ PODSTAWIE - ma być zrealizowane dane działanie - jaka decyzja lub jaki dokument to

powodują.

Kto jest dostawcą w rozumieniu normy ISO?

Dostawca (wykonawca) - organizacja lub osoba, która dostarcza wyrób/usługę (dostawcy materiałów, Zakłady Energetyczne, firmy szkoleniowe, itp.)

Czym jest wyrób?

Wyrób to wynik działań lub procesów. Wyrób może obejmować usługę, przedmiot materialny, materiał

wytwarzany w procesach ciągłych, wytwór intelektualny albo stanowić ich kombinację. Wyrób może być materialny (produkt - np. węgiel, przebudowywane wyrobisko), niematerialny (usługa - np. wiedza lub koncepcje) albo stanowić ich kombinację.

Co to jest audit?

Audit jest to niezależny proces prowadzony w celu potwierdzenia - sprawdzenia (na podstawie uzyskanych dowodów) zgodności działania firmy z określonymi wytycznymi, np. normą ISO, prawem czy procedurami i instrukcjami wewnętrznymi.

Co to jest niezgodność?

Niezgodność to brak spełnienia wymagania (normy, ustawy, aktu wewnętrznego itp.)

Co to jest ryzyko zawodowe?

Ryzyko zawodowe to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.

Co ma na celu ocena ryzyka zawodowego?

Ocena ryzyka zawodowego ma na celu sprawdzenie czy występujące na stanowisku pracy zagrożenia zostały rozpoznane, a dobrana profilaktyka jest właściwa, i czy po jej zastosowaniu ryzyko jest dopuszczalne.

Kto ocenia ryzyko zawodowe?

Ryzyko zawodowe ocenia Zespół ds. oceny ryzyka zawodowego w składzie:

Pracownik Zespołu BHP/Zespołu Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy, Kierownik komórki organizacyjnej, której dotyczy ocena ryzyka, ZSIP/OSIP, Osoba zatrudniona w komórce organizacyjnej, której dotyczy ocena ryzyka.

Co zawiera karta oceny ryzyka zawodowego?

Karta oceny ryzyka zawodowego zawiera wszystkie zagrożenia i ich skutki, prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia, ocenione ryzyko zawodowe, a także środki profilaktyczne obniżające to ryzyko oraz wielkość i dopuszczalność ryzyka po zastosowaniu tej profilaktyki.

Jak podzielono zagrożenia występujące na stanowiskach pracy?

• czynniki mierzalne szkodliwe (np. hałas, zapylenie, wibracje),

• czynniki uciążliwe (np. wymuszona pozycja ciała, wysoka lub niska temperatura),

• zagrożenia wypadkowe (np. potknięcie, uderzenie bryłami skał, porażenie prądem, upadek z wysokości, pochwycenie ruchomymi częściami maszyn),

• zagrożenia naturalne (np. zagrożenie metanowe, wybuch pyłu węglowego, tąpania, zagrożenie wodne).

Według jakiej metody w KW S.A. prowadzona jest ocena ryzyka zawodowego?

Ocena ryzyka zawodowego KW S.A. prowadzona jest w skali 3-stopniowej, według metody opisanej w Polskiej Normie PN-N-18002. Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego.

Jak jest określana wielkość i dopuszczalność ryzyka zawodowego oraz jakie są wynikające z jego oceny zalecenia?

• małe dopuszczalne - należy zapewnić, że ryzyko pozostaje na tym samym poziomie,

• średnie dopuszczalne - zaleca się podjęcie działań zmniejszających ryzyko zawodowe,

• duże niedopuszczalne - praca nie może być rozpoczęta do czasu obniżenia ryzyka do poziomu

dopuszczalnego.

Kto powinien być zapoznany z kartą oceny ryzyka zawodowego?

Z kartą oceny ryzyka zawodowego zapoznawani są wszyscy pracownicy zatrudnieni na ocenionym stanowisku pracy.

Co to jest Dokument Bezpieczeństwa?

Dokument bezpieczeństwa to podstawowy dokument systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, stanowiący zbiór wewnętrznych regulacji umożliwiających ocenę ryzyka zawodowego oraz stosowania środków profilaktycznych zmniejszających to ryzyko.

Co to jest zintegrowany system zarządzania?

System Zarządzania to wszystko to, co robimy w firmie lub co powinniśmy robić, aby efekt naszej pracy prowadzonej w warunkach bezpiecznych, i z poszanowaniem środowiska naturalnego był satysfakcjonujący dla naszych klientów zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych. Abyśmy nie marnotrawili czasu, zdrowia, pieniędzy, materiałów, urządzeń robiąc coś, czego nikt od nas nie będzie chciał kupić, lecz aby kupując raz, Klient chciał wrócić po więcej.

System Zarządzania to odpowiednia struktura organizacyjna, podział odpowiedzialności pomiędzy pracowników oraz zasoby (materialne, finansowe, ludzkie) firmy, które są niezbędne do zapewnienia powtarzalnej jakości oraz poszanowania zdrowia pracowników przez dążenie do rozpoznania i ograniczania ryzyka zawodowego oraz poszanowania zasobów środowiska i dążenie do zapobiegania zanieczyszczeniom.

Celem sprostania wymogom rynku oraz poszczególnych klientów w 2004 roku został wdrożony i certyfikowany w Kompanii Węglowej S.A. System Zarządzania Jakością, oparty na wymaganiach normy „ISO 9001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania.”

Po trzech latach w 2007 roku połączono certyfikowany system z nowym Systemem Zarządzania Środowiskowego opartym na normie „ISO 14001 Systemy zarządzania środowiskowego. Specyfikacja i wytyczne stosowania.” tworząc tym samym Zintegrowany System Zarządzania.

W 2009 roku Zarząd Kompanii Węglowej SA podjął decyzję o integracji funkcjonującego dotąd autonomicznie w Kopalniach KW S.A. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem opartego o wymagania normy „PN-N-18001 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania” z Zintegrowanym Systemem Zarządzania.

System Zarządzania Jakością:

• stawia na zadowolenie klienta poprzez spełnienie jego oczekiwań, zarówno tych z góry ustalonych, jak tych których nie określił. Wymaga również pomiaru zadowolenia klienta;

• wymaga udowodnienia, że Przedsiębiorstwo ciągle doskonali swoje działania we wszystkich dziedzinach swego funkcjonowania, szczególnie w zakresie zarządzania;

• wymaga udowodnienia, że przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednimi zasobami do spełnienia oczekiwań klienta: wykwalifikowanego personelu, narzędzi i urządzeń niezbędnych do należytego wykonywania prac;

• wymaga stosowania i udokumentowania metod kontroli i weryfikacji.

Najważniejszą cechą systemu jest osobista odpowiedzialność każdego pracownika za wykonywaną pracę, każdy jest odpowiedzialny za zadowolenie klienta.

Do głównych zadań wynikających z wdrożenia Systemu Zarządzania Środowiskowego należy:

• wspomaganie działań związanych z ochroną środowiska i zapobieganiem zanieczyszczeniom w sposób wyważony, z uwzględnieniem potrzeb społeczno - ekonomicznych;

• identyfikacja elementów działalności firmy, które mogą oddziaływać na środowisko, oraz zapobieganie niekorzystnemu oddziaływaniu na środowisko tych elementów;

• doskonalenie działalności w zakresie minimalizacji oddziaływania firmy na środowisko;

• pełna identyfikacja wymagań prawnych w obszarze ochrony środowiska oraz sprawowanie nadzoru nad ich spełnieniem.

Istotnym obowiązkiem wynikającym z Systemu Zarządzania Środowiskowego jest zapewnienie świadomości, że:

każdy pracownik powoduje powstawanie aspektów środowiskowych i jest odpowiedzialny

za wykonywanie pracy z jednoczesnym poszanowaniem środowiska

np. poprzez prawidłową gospodarkę odpadami, ograniczanie nadmiernego zużycia energii elektrycznej czy strat wody.

Główne zadania a jednocześnie korzyści wynikające z wdrożenia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy to:

• rozpoznawanie zagrożeń i wprowadzanie działań zapobiegawczych przed wypadkiem, a nie po wypadku,

• redukcja strat wywołanych przez wypadki i choroby zawodowe,

• przyspieszenie poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy,

• motywowanie wszystkich pracowników do bezpiecznej pracy,

• wdrożenie zasad określonych w Polskiej Normie PN-N-18001, zapewniających uporządkowane i konsekwentne działania w zakresie ciągłej poprawy bhp.

W jakim celu wdrożono zintegrowany system zarządzania?

Zintegrowany System Zarządzania pozwala między innymi bez przeszkód informować o przyjętej strategii, kierunkach rozwoju firmy oraz utrzymać bieżący kontakt z zainteresowanymi stronami. Skutecznie wdrożony System poprawia komunikację wewnętrzną i zewnętrzną i dzięki temu ogranicza ilość nieprawidłowości spowodowanych błędnymi informacjami.

Główne cele wdrożenia ZSZ:

• dążenie do poprawienia jakości, efektywności funkcjonowania firmy, usprawnienia i zracjonalizowania przebiegu procesów wewnętrznych;

• chęć udowodnienia otoczeniu, że jesteśmy firmą nowoczesną, oferującą takie wyroby jakich klient oczekuje;

• chęć zbudowania wizerunku firmy dbającej o środowisko, postępującej zgodnie z obowiązującymi przepisami i działającej na rzecz minimalizacji negatywnych oddziaływań na środowisko;

• zbudowanie świadomości wśród pracowników i osób pracujących w imieniu KW S.A., że prawidłowa gospodarka odpadami oraz poszanowanie zasobów środowiskowych to nie tylko obowiązek prawny, ale również świadoma decyzja i zaangażowanie każdego nas;

• dążenie do stałej poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;

• zapewnienie środków na rzecz inwestycji służących doskonaleniu jakości, ochronie środowiska i podnoszeniu bezpieczeństwa i higieny pracy;

Wdrożenie ZSZ jest korzystne m. in. z powodu chęci zmniejszenia przypadków składania reklamacji.

W przeciwieństwie do jednorazowych działań, zastosowanie systemowego podejścia do zaistniałego problemu pozwala na takie jego rozwiązanie, aby nie pojawił się on więcej w przyszłości.

Wdrożenie ZSZ, uzyskanie i utrzymanie certyfikatu jest potwierdzeniem dla otoczenia, że w firmie dzieje się dobrze. Certyfikat, który jest niczym innym jak pozytywną opinią niezależnej jednostki certyfikującej o naszej firmie, ugruntowuje naszą pozycję na rynku i potwierdza wiarygodność na arenie nie tylko Polski, ale również w skali europejskiej.

Dążeniem podczas budowy ZSZ w obszarze Zarządzania Środowiskowego było m.in. wykształcenie mechanizmów, które umożliwią wyegzekwowanie postępowania podmiotów zewnętrznych zgodnie z ustalonymi w KW S.A. zasadami. Efektem wdrożenia są również rozwiązania umożliwiające sukcesywne budowanie świadomości środowiskowej pracowników KW S.A., gwarantujące aktywne zaangażowanie w coraz skuteczniejsze zmniejszanie negatywnego oddziaływania na środowisko.

Co daje organizacji uzyskanie certyfikatów Jakości, Bezpieczeństwa i Środowiskowego?

Organizacje mające dobre wyniki i osiągnięcia dążą do tego, aby ocenił je ktoś niezależny i potwierdził, że są firmami nowoczesnymi, oferującymi wyroby i usługi na najwyższym poziomie, spełniające oczekiwania klientów. Firmy te liczą też na to, że może to przynieść im większe obroty i zwiększyć ich udział w rynku. Certyfikat, potwierdzający zgodność wdrożonego Systemu z wymaganiami norm, stanowi wizytówkę budującą wiarygodność Kompanii Węglowej S.A. zarówno pod kątem jakości oferowanych produktów i usług, ciągłej poprawy bezpieczeństwa dla załogi, jak i oddziaływania na środowisko. Certyfikat jest dowodem, że jesteśmy zdolni do systematycznego spełniania wymagań naszych klientów oraz wymagań prawnych, przy jednoczesnym poszanowaniu środowiska naturalnego.

Jakie korzyści przynosi Kompanii Węglowej S.A. wdrożony ZSZ?

• pokazanie otoczeniu firmy, że organizacja jest firmą nowoczesną, oferującą wyroby, jakich klient oczekuje przy jednoczesnym poszanowaniu środowiska naturalnego oraz spełniając wymagania prawne w tym zakresie;

• osiągany wysoki poziom bezpieczeństwa pracy nie tylko przez spełnianie obowiązujących przepisów, ale także poprzez podnoszenie standardów i kompleksowe rozwiązywanie problemów bezpieczeństwa pracy;

• udoskonalenie stosunków wewnętrznych firmy, czyli wprowadzenie lepszej kultury organizacyjnej, poprawienie sprawności działania, racjonalizacja kosztów, zmniejszenie kosztów związanych z wypadkami przy pracy, koniecznością ponoszenia opłat podwyższonych oraz kar związanych z korzystaniem ze środowiska;

• ustalenie i usystematyzowanie kierunków działań i rozwoju organizacji zarówno pod kątem dostarczanych wyrobów, jak i oddziaływania na środowisko.

• umocnienie lub poprawa pozycji konkurencyjnej na rynku, a co za tym idzie efektywniejsze realizowanie misji, skuteczniejsze wykorzystanie zasobów z pożytkiem dla:

• jakości produkowanych wyrobów i świadczonych usług;

• poprawy bezpieczeństwa warunków pracy;

• wszystkich stron zainteresowanych;

• środowiska naturalnego.

Jakie korzyści z wdrożenia ZSZ mają pracownicy Kompanii Węglowej S.A.?

Poza powyższymi korzyściami, które są korzyścią również dla pracownika (bezpieczna pozycja firmy na rynku, pewność zatrudnienia pracowników, bezpieczniejsze wykonywanie pracy, godziwe wynagrodzenia), pracownicy zyskują jasny podział kompetencji uprawnień, a co za tym idzie praw i obowiązków w procesie świadczenia pracy.

Każdy pracownik organizacji powinien wiedzieć:

- CO ma zrealizować, jaką czynność wykonać;

- KIEDY ma zrealizować dane działanie;

- NA JAKIEJ PODSTAWIE ma zrealizować dane działanie - jaka decyzja lub jaki dokument to określa;

- CZYM jest aspekt środowiskowy, jak może wpływać na zmniejszanie negatywnego oddziaływania

na środowisko podczas codziennej pracy;

- W JAKI SPOSOB bezpiecznie wykonywać swoją pracę.

Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania powinno skutkować tym, że każdy w firmie wie, jakie ma zadania, za co odpowiada i jakie są jego kompetencje, a pisemne instrukcje ułatwiają mu wykonywanie zadań.

Jakie są obowiązki pracowników organizacji, która posiada wdrożony ZSZ?

Obowiązki pracowników organizacji, która posiada wdrożony Zintegrowany System Zarządzania, nie różnią się od obowiązków pracowników firmy, która takiego systemu nie posiada. Pracownicy muszą mieć jednak świadomość, że:

• za jakość produktów firmy odpowiedzialny jest każdy;

• za bezpieczne wykonywanie pracy odpowiedzialny jest każdy;

• każdym swoim działaniem powodują powstawanie aspektów środowiskowych, zaś sposób oddziaływania tych aspektów na środowisko zależy od nich samych.

Kogo dotyczy zintegrowany system zarządzania?

Dotyczy on wszystkich pracowników pracujących w Oddziałach KW S.A., które są nim objęte. Zintegrowany System Zarządzania obejmuje swoim zakresem następujące jednostki organizacyjne Kompanii Węglowej S.A.:

- Centralę Kompanii Węglowej S.A.,

- Kopalnie,

- Zakład Remontowo Produkcyjny,

- Zakład Górniczych Robot Inwestycyjnych,

- Zakład Informatyki i Telekomunikacji.

Kto odpowiada w Oddziale KW S.A. za jakość jego wyrobów?

Za jakość odpowiadają WSZYSCY pracownicy firmy. Wyrób satysfakcjonujący klienta jest efektem finalnym możliwym do osiągnięcia wtedy, gdy złoży się na niego rzetelna, solidna i pełna poczucia obowiązku praca wszystkich pracowników.

Kto odpowiada w Oddziale KW S.A. za działalność środowiskową?

Za działalność środowiskową zgodną z wewnętrznymi ustaleniami w tym zakresie odpowiadają WSZYSCY pracownicy firmy. W związku z powyższym wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustaleń zawartych w procedurach Zarządzania Środowiskowego, Programach środowiskowych oraz instrukcjach wewnętrznych.

Kto odpowiada w Oddziale KW S.A. za poprawę warunków BHP?

Za poprawę warunków BHP i rozwój systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy odpowiadają: Pracodawca i wszyscy pracownicy w ramach swoich kompetencji.

W jaki sposób funkcjonuje Dokumentacja ZSZ w KW S.A.?

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania została udostępniona na stronach wewnętrznej sieci informatycznej Kompanii Węglowej S.A. pod adresami przypisanymi dla każdego Oddziału KW S.A. objętego ZSZ (np. http://isomarcel.ad.kwsa.pl). Pracownicy mający dostęp do komputera i sieci wewnętrznej naszej firmy logują się do systemu automatyczne lub podając identyfikator (tj. małymi literami: imię i nazwisko) oraz domyślne hasło: „iso”. Po wejściu do serwisu możemy zmienić hasło na swoje indywidualne.

W odniesieniu do Zintegrowanego Systemu Zarządzania i wymagań norm: ISO 9001, ISO 14001 oraz PN-N-18001 opracowana została dokumentacja, której najważniejszymi elementami w strukturze są:

* Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania;

* Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania Kompanii Węglowej S.A.;

* Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania kopalń/zakładów/ centrali;

* Księgi Procesów kopalń/zakładów/centrali;

* Procedury i instrukcje zintegrowanego systemu zarządzania;

* Wewnętrzne akty normatywne takie jak: Regulamin organizacyjny KW S.A., uchwały zarządu,

zarządzenia, regulaminy, instrukcje, procedury itp.;

* Inne dokumenty przywołane w procedurach i instrukcjach.

Dodatkowo Serwis DGA Quality poszerzony został o zakładki o nazwie „Zarządzanie Środowiskowe” - tzw. moduł DGA Eco oraz DGA BHP . Przeznaczone są one do gromadzenia, zarządzania i udostępniania dokumentacji systemowej związanej odpowiednio z obszarem zarządzania środowiskowego i zarządzania bezpieczeństwem. Po otworzeniu dokumentacji można więc wybrać z menu bocznego opcję „Zarządzanie środowiskowe” - wyświetli się nowy ekran z tabelką „Rejestr aspektów” (tabela ta jest jedną z zakładek DGA Eco, na których opiera się dokumentacja środowiskowa) lub można wybrać zakładkę DGA BHP - wyświetli się nowy ekran z tabelką „Rejestr kart oceny ryzyka” (tabela ta jest jedną z zakładek DGA BHP, na których opiera się dokumentacja bezpieczeństwa).

Co znajduje się w dokumentacji ZSZ?

Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania odzwierciedla główne cele działalności Kompanii Węglowej S.A. również w obszarze BHP i środowiskowym, uwzględniając rolę ZGRI, ZIT i ZRP.

Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001 dokument ten zapewnia, że:

• odnosi się on do celów istnienia organizacji;

• zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania;

• tworzy ramy do ustanowienia i przeglądów celów jakości;

• jest zakomunikowana i zrozumiała w całej organizacji;

• jest przeglądana pod względem jej ciągłej przydatności;

w odniesieniu do wymagań normy ISO 14001 dokument ten zapewnia, że:

• jest odpowiednia do skali oraz wpływów na środowisko działań, wyrobów i usług realizowanych przez jednostki organizacyjne Kompanii Węglowej S.A.;

• zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań prawnych i innych związanych ze zidentyfikowanymi aspektami środowiskowymi;

• przestrzegane są obowiązujące przepisy prawa z uwzględnieniem sygnałów napływających z zewnątrz, dotyczących naszej działalności,

• uwzględnia się w planach działań zmierzających do ograniczenia ujemnego wpływu na środowisko,

• stosuje się nowoczesnych rozwiązania i technologie umożliwiające zapobieganie zanieczyszczeniom powstającym w wyniku prowadzonej działalności oraz dąży się do minimalizacji negatywnego oddziaływania na środowisko,

• efektywnie i racjonalnie wykorzystuje się zasoby naturalne,

zaś w odniesieniu do wymagań normy PN-N-18001 Polityka ZSZ zapewnia, że:

• dąży się do stałej poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

• zapewnienia się środki na rzecz podnoszenia bezpieczeństwa i higieny pracy.

• doskonali się działania oraz wdraża programy mające na celu zapobieganie wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym i zdarzeniom potencjalnie wypadkowym,

• zarządza się ryzykiem zawodowym oraz ciągle współpracuje z zewnętrznymi organami kontroli i nadzoru w obszarze bhp i ppoż.

Polityka jest dostępna na stronie internetowej Kompanii Węglowej S.A. (www.kwsa.pl) i przez to dostępna nie tylko dla pracowników naszej firmy, ale również wszystkich zainteresowanych stron.

Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania Kompanii Węglowej S.A., stanowi dokument określający najistotniejsze elementy i obszary ustanowionego i wdrożonego systemu zarządzania. Określa Zakres systemu, zasady jego funkcjonowania oraz przyjęte rozwiązania w obszarze zarządzania procesami mającymi wpływ na jakość usługi i funkcjonowanie firmy. Oficjalnie obowiązująca wersja Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania znajduje się u Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz w serwisie informacyjnym DGA Quality. Ponadto w każdej z jednostek organizacyjnych w serwisie DGA Quallity znajduje się Księga ZSZ dla danego Oddziału.

Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania kopalń/zakładów/ centrali to dokumenty posiadające skorelowany układ odsyłaczy do udokumentowanych procesów systemu, związanych z planowaniem zarządzaniem działaniami wewnątrz Oddziału/ Centrali, mającymi wpływ na jakość, środowisko oraz na bezpieczeństwo i higienę pracy. Księga zawiera: Politykę Zintegrowanego Systemu Zarządzania KW S.A., charakterystykę Oddziału/Centrali, Zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania - wyłączenia i ich opis, strukturę organizacyjną oraz krotką charakterystykę dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Jakie procesy, procedury i instrukcje włączone zostały do Zintegrowanego Systemu Zarządzania?

Struktura procesów została podzielona na 4 grupy:

• Procesy związane z Zarządzaniem;

• Procesy związane ze Sprzedażą;

• Procesy związane z Produkcją;

• Procesy związane ze Wsparciem produkcji.

Poniższy rysunek, który można znaleźć na stronie z dokumentacją pod zakładką Struktura procesów biznesowych/ Struktura procesów (VACD), przedstawia Mapę Procesów dla Kompanii Węglowej S.A.

Inne dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań norm - zarządzenia, regulaminy, instrukcje stanowiskowe, instrukcje eksploatacyjne itp. możemy odnaleźć w zakładce: Instrukcje wewnętrzne (Dokumenty wewnętrzne) lub Pozostałe dokumenty.

Serwis informacyjny pozwala także na bezpośredni i stały kontakt między pracownikami, a Pełnomocnikiem ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Mamy w tym celu do dyspozycji takie narzędzia jak e-mail do Pełnomocnika (w przypadku, gdy Użytkownik chce się zwrócić z jakąś sprawą do Pełnomocnika) oraz komunikaty, gdy Pełnomocnik chce skierować informację do użytkowników.

Księgi Procesów Oddziałów/Centrali zawierają podstawowe informacje o procesach systemu - wskazują cele, mierniki lub wskaźniki lub inne narzędzia pomiaru efektywności ich realizacji, a także dane dotyczące zasad monitorowania. Oryginał zatwierdzonej Księgi Procesów przechowuje Pełnomocnik ds. ZSZ właściwy dla danego Oddziału.

Kto nadzoruje przebieg procesów w KWSA S.A.?

W Kompanii Węglowej S.A. wszystkie procesy opisane są w sposób formalny, a ich przebieg jest nadzorowany. Właścicielem procesu jest wskazana osoba odpowiedzialna za właściwy przebieg działań tego procesu. Pozwala to na uporządkowanie działania firmy i ułatwienie wykonywania pracy przez osoby uczestniczące w procesie.

Każdy osobiście uczestniczy codziennie w jednym lub wielu procesach, choć tego do tej pory nikt tak nie nazywał.

W jaki sposób można zapoznać się z dokumentacją środowiskową?

W większości dokumentacja dotycząca obszaru środowiskowego zawarta jest w procedurach zamieszczonych w procesie Zarządzanie Środowiskowe. Podstawowe procedury środowiskowe wchodzące w skład dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania zostały tak zbudowane, iż mogą dotyczyć wszystkich pracowników KW S.A.

Dodatkowo w zakładce Zarządzanie Środowiskowe (w bocznym menu strony z dokumentacją ZSZ) zamieszczony jest moduł, zawierający podstawową dokumentację zawierającą szczegóły systemu. W wyżej wymienionych procedurach znajduje się odniesienie do tego modułu, którego zawartość została opisana poniżej.

Dostępne zakładki w Zarządzaniu Środowiskowym to:

* Aspekty środowiskowe - zawiera następujące tabele:

• Rejestr aspektów - tabela zestawiająca wszystkie wyznaczone aspekty środowiskowe wraz z ich oceną, na różowo podświetlone są aspekty znaczące;

• Aspekty znaczące - pozwala na wyświetlenie tylko samych aspektów znaczących (tych, które zostały uznane za najważniejsze z perspektywy oddziaływania na środowisko). Dla nich sporządzane są działania doskonalące w postaci Programów Środowiskowych.

* Program środowiskowy - zawiera następujące tabele:

• Aktualny program środowiskowy - prezentuje cele składające się na aktualny program środowiskowy, wraz z ich szczegółowym opisem;

• Rejestr programów środowiskowych - prezentuje zestawienie wszystkich programów środowiskowych, zarówno aktualnego, jak i archiwalnych;

• Monitoring środowiskowy - prezentuje zestawienie elementów wymagających nadzorowania oraz monitorowania wraz z osobami za te działania odpowiedzialnymi;

* Wymagania prawne - zawiera następujące tabele:

• Rejestr wymagań prawnych - prezentuje zestawienie aktów prawnych oraz wszystkich wymagań z nich wynikających dla danego Oddziału KW S.A., pozwala też zamieścić/ ściągnąć plik z danym aktem prawnym;

• Ocena zgodności - prezentuje zestawienie wymagań prawnych oraz osób odpowiedzialnych za ocenę czy dane wymaganie zostało spełnione;

* Zdarzenia potencjalnie awaryjne - pokazuje zestawienie wszystkich zidentyfikowanych sytuacji potencjalnie awaryjnych.

W jaki sposób mogę zapoznać się z dokumentacją bezpieczeństwa i higieny pracy?

W znacznym stopniu dokumentacja dotycząca obszaru BHP zawarta jest w procedurach opisanych w procesie BHP Zarządzanie Bezpieczeństwem i Higieną Pracy. Dodatkowo w zakładce DGA BHP (w bocznym menu strony z dokumentacją ZSZ) zamieszczony jest moduł, zawierający podstawową dokumentację zawierającą szczegóły systemu.

Dostępne zakładki w module BHP to:

* Ocena ryzyka - zawiera następujące tabele:

• Rejestr kart oceny ryzyka zawierający charakterystykę miejsca prac, stanowiska, czynności i dopuszczalność ryzyka;

* Plan poprawy warunków BHP - zawierający tabelę:

• Plany poprawy warunków BHP zawierającą planowane zadania służące poprawie warunków BHP, zasoby przeznaczone na ich realizację, terminy realizacji i osoby odpowiedzialne za realizację zadań;

* Rejestry - zawierający tabelę:

• Rejestr wymagań prawnych zawierający nazwę aktu prawnego, datę wydania, wymagania prawne wynikające z aktu prawnego, komórki organizacyjne, których dotyczy;

* Rejestr działań organizacyjno-technicznych - zawierający działanie i opis;

* Rejestr środków ochrony indywidualnej - zawierający podział środków na grupy;

* Rejestr środków ochrony zbiorowej - zawierający podział środków na grupy;

* Rejestr maszyn i urządzeń - zawierający podział maszyn i urządzeń na grupy;

* Rejestr narzędzi - zawierający podział narzędzi na grupy;

* Rejestr materiałów - zawierający podział materiałów na grupy;

* Rejestr prac szczególnie niebezpiecznych - zawierający prace i stanowiska związane za szczególnymi zagrożeniami, i zagrożenia;

* Rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych - zawierający tabele generujące Raporty:

• Rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych z podziałem na miejsce, przyczynę i skutki;

* Rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych - archiwum do dnia … - zawierający tabelę:

• Rejestr zdarzeń potencjalnie wypadkowych - archiwum do dnia … zawierający zestawienie zdarzeń PW uwzględniający : opis zdarzenia PW, lokalizację, prawdopodobieństwo wystąpienia urazu u pracownika, możliwe negatywne skutki zdrowotne, planowane ćwiczenia, planowane szkolenia oraz uwagi;

* Rejestr działań profilaktycznych - zawierający grupy zagrożeń i opis działania;

* Bibliotekę zagrożeń - zawierającą podział zagrożeń i ich opis;

* Monitoring czynników szkodliwych - zawierający tabelę:

• Monitoring czynników szkodliwych z nazwą, lokalizacją i charakterystyką stanowiska pracy, ilością pracujących na stanowisku osób z podziałem na: kobiety, młodocianych, pracujących na nocnej zmianie, liczbę pracujących w warunkach przekroczenia wartości dopuszczalnych;

* Kontrola stanu BHP - zawierający tabelę obejmującą: stanowisko osoby kontrolującej, trasę objazdu, datę i zmianę.

Za co odpowiadają poszczególni uczestnicy ZSZ w KW S.A.?

Zarząd KW SA odpowiada za:

• określenie misji i wizji dla Organizacji,

• przestrzeganie Polityki ZSZ oraz wymagań prawnych i innych, do których się zobowiązał,

• wyznaczenie celów strategicznych i operacyjnych,

• zapewnienie zasobów do realizacji celów strategicznych i operacyjnych,

Kierownictwo Oddziałów odpowiada za:

• realizacji zadań wynikających z Polityki ZSZ,

• wyznaczenie i realizację celów strategicznych i operacyjnych w swoich Oddziałach,

• zapewnienie zasobów do realizacji celów operacyjnych i zadań na szczeblu Oddziałów,

Pracownicy Kompanii Węglowej S.A. odpowiadają za:

• znajomość i przestrzeganie założeń Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania w ramach realizowanych zadań,

• realizację zadań zgodnie z procedurami i instrukcjami systemowymi i/ lub innymi dokumentami wewnętrznymi KW S.A.,

• informowanie bezpośredniego przełożonego o nowych aspektach środowiskowych,

• zgłaszanie informacji o wszelkich niezgodnościach w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Koordynatorowi ds. Zarządzania Środowiskowego, Koordynatorowi ds. Zarządzania Bezpieczeństwem jak również Pełnomocnikowi ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Czy zintegrowany system zarządzania to sposób kontroli?

Zintegrowany System Zarządzania nie jest sposobem kontroli, natomiast służy do kierowania organizacją i jej nadzorowania, w odniesieniu do jakości, bezpieczeństwa oraz oddziaływania na środowisko, w sposób ciągły w trakcie funkcjonowania firmy. Można powiedzieć, że wdrożenie ZSZ powoduje odejście od kontrolowania pracowników na rzecz ich samokontroli, lecz nie wyklucza kontroli formalnych.

Czy ZSZ jest systemem zbiurokratyzowanym?

W systemie zarządzania, zgodnym z przywołanymi normami dokumentować należy tylko to, co niezbędne do osiągnięcia zamierzonych celów. Zintegrowany System Zarządzania ma wspomóc wykonywanie pracy, a nie być celem samym w sobie, na potrzeby którego produkuje się dodatkową dokumentację. Dlatego też w Kompanii Węglowej S.A. wdrożono i użytkuje się ZSZ z zastosowaniem narzędzi informatycznych.

Na wewnętrznej stronie intranetowej, która jest dostępna dla każdego pracownika z dostępem do komputera i wewnętrznej sieci KW S.A., zamieszczona jest cała dokumentacja ZSZ w formie elektronicznej.

Centrala KW S.A. http://iso.ad.kwsa.pl

KWK "Bielszowice” http://isobielszowice.ad.kwsa.pl

KWK "Bobrek-Centrum" http://isobobrek.ad.kwsa.pl

KWK "Bolesław Śmiały" http://isoboleslaw.ad.kwsa.pl

KWK "Brzeszcze" http://isobrzeszcze.ad.kwsa.pl

KWK "Chwałowice" http://isochwalowice.ad.kwsa.pl

KWK "Halemba-Wirek" http://isohalemba.ad.kwsa.pl

KWK "Jankowice" http://isojankowice.ad.kwsa.pl

KWK "Knurów-Szczygłowice" http://isoknursz.ad.kwsa.pl

KWK "Marcel" http://isomarcel.ad.kwsa.pl

KWK "Piast" http://isopiast.ad.kwsa.pl

KWK "Piekary" http://isopiekary.ad.kwsa.pl

KWK "Pokój" http://isopokoj.ad.kwsa.pl

KWK "Rydułtowy-Anna" http://isorydultowy.ad.kwsa.pl

KWK "Sośnica-Makoszowy" http://isososnmako.ad.kwsa.pl

KWK "Ziemowit" http://isoziemowit.ad.kwsa.pl

Zakład Górniczych Robót Inwestycyjnych http://isozgri.ad.kwsa.pl

Zakład Informatyki i Telekomunikacji http://isozit.ad.kwsa.pl

Zakład Remontowo-Produkcyjny http://isozrp.ad.kwsa.pl

- 1 -

---