3607


PRACOWNIA TECHNIK PRACY BIUROWEJ

Wizerunek firmy

Pierwszy kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z „prawem pierwszego kontaktu" wtedy właśnie pe­tent wyrabia sobie obraz, wizerunek firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników, które można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych.

Elementy składające się na wizerunek firmy:

Wizerunek pracownika

W biurze czy na oficjalnych spotkaniach należy zawsze być zadbanym, schludnym, eleganckim, pamiętając, że swym wyglądem zewnętrznym budujemy nie tylko autorytet osobisty, lecz także instytucji, którą reprezentujemy. Ubiór stał się więc siłą rzeczy istotnym elementem savoir vivre'u. To oni stanowią o sile firmy i to nie tylko tej merytorycznej.

Reguły te mogą mieć różnorodne odstępstwa w zależności od branży,  wielkości firmy, poziomu stanowiska w strukturze firmy, ilości kontaktów z otoczeniem zewnętrznym firmy i wiele innych.

Wyznacznikami elegancji w ubiorze są:

Wyróżnianie się swym ubiorem jest niemile widziane, a więc nie może on być ekstrawagancki ani szokujący otoczenie. Strój powinien być odpowiednio dobrany kolorystycznie i raczej stonowany. Należy też wyraźnie odróżnić elegancję od ostentacyjnej zamożności w ubiorze. Brak umiarkowania może dać efekt odwrotny do zamierzonego i narazić na śmieszność.

Bezwzględnie powinniśmy dbać o estetyczny wygląd, co w przypadku stroju przekłada się na szczególne zwracanie uwagi na jego stan. Kostium czy garnitur powinien być zawsze odprasowany i wyglądający świeżo. Buty obowiązkowo wypastowane. Staranność w ubiorze nie sprowadza się jednak wyłącznie do dbania o stan w jakim znajdują się nasze ubrania. Strój powinien też harmonizować z dodatkami takimi jak: krawat, obuwie, rękawiczki, torebka, parasolka czy nakrycie głowy.

Nabywa się ją dbałością o wyprostowaną sylwetkę, sposobem chodzenia i wypracowaniem gestów, które pozwalają ubraniu dobrze leżeć na ciele, a noszącemu je czuć się naturalnie.

Strój zawsze powinien być dopasowany do sylwetki osoby, która go nosi, jej walorów zewnętrznych, wieku i okoliczności. Inaczej bowiem będziemy ubrani w czasie weekendu, na wycieczce, a inaczej w biurze, na spotkaniu towarzyskim czy oficjalnym przyjęciu. Także pora dnia i roku decyduje o naszym wyglądzie.

Savoir vivre w biurze

Savoir vivre to zwrot, który zaczerpnięty został z języka francuskiego. Nie tłumaczy się go dokładnie na język polski, ale funkcjonuje on w naszym języku jako zwrot „dobre maniery”. Jest to zespół reguł grzeczności czy też umiejętności z zakresu postępowania w życiu oraz radzenia sobie w różnorodnych złożonych sytuacjach, z jakimi mamy do czynienia będąc wśród ludzi. Savoir vivre powinien obowiązywać nas w każdym momencie naszego życia.


Czynniki odzwierciedlające wysoką kulturę pracy to:

Elementy kultury osobistej zatrudnionych pracowników:

  1. Precedencja (zasady pierwszeństwa)

Precedencja odgrywa ważną rolę w życiu publicznym. Pozwala ustalić prawidłową kolejność powitania i prezentacji zaproszonych gości, porządkuje wzajemne stosunki w ramach oficjalnych spotkań  i przyjęć, określając m.in. kto i gdzie zajmuje miejsce przy stole, kto komu powinien być pierwszy przedstawiony i jak wygląda hierarchia miejsc w samochodzie.
Savoir-vivre pracownika biurowego

Kultura pracowników biurowych, a zwłaszcza sekretarki, wpływa pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość reguł savoir-vivre daje poczucie swobody i jednocześnie uwalnia od stałej niepewności czy postępujemy właściwie. Od kultury pracowników zależy też dobra atmosfera w pracy, co jest niezwykle ważne.

Dobrze wychowany człowiek stosuje zasady savoir-vivre zarówno w życiu prywatnym, jak i w życiu zawodowym.

Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.

Ustalanie hierarchii osób

Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami:

  1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać.

  2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.

  3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.

  4. Hierarchia służbowa - bezpośredni przełożony ma przewagę nad podwładnymi. Przewagi takiej nie ma jedanak szef, który nie jest przełożonym danego pracownika, np. kierownik innego działu.

Punktualność

W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad).

Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.

Witanie

Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:

0x01 graphic

kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną;

0x01 graphic

jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie;

0x01 graphic

mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady:

0x01 graphic

przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej.

0x01 graphic

nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka;

0x01 graphic

dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie;

0x01 graphic

nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba że partner zrobił to pierwszy;

0x01 graphic

mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać;

0x01 graphic

kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą.

Przy spotkaniu służbowym zaczyna się witanie od szefa, nawet, jeżeli jego zastępcą jest kobieta lub znacznie starszy mężczyzna.

Osoba wchodząca do pomieszczenia powinna się pierwsza przywitać (np. powiedzieć „dzień dobry”), niezależnie od stanowiska.

Gdy przełożony wchodzi do pokoju, pracownicy nie powinni wstawać, przełożony powinien pozdrowić pracowników, a oni po odpowiedzeniu na pozdrowienie powinni kontynuować swoją pracę.

Gdy do pokoju wchodzi szef lub ważny klient , a my nie rozmawiamy z nikim innym, wówczas należy wstać z krzesła i przywitać się. Nieruchome siedzenie w takim przypadku może być odebrane jako brak szacunku.

Szef wchodząc do pomieszczenia wita się tylko z tymi z którymi nie będzie za chwilę rozmawiał w gabinecie.


Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby rękę podawać z szacunkiem, patrząc w oczy witanej osobie. Nie wolno podawać ręki nad stołem czy biurkiem. Ważne, aby w momencie podania ręki delikatnie uścisną (nie miażdżyć!) rękę drugiego człowieka. Nie należy podawać ręki bezwładnie.

Gdy człowiek jest niewidomym należy poczekać aż pierwszy wyciągnie rękę. On ma prawo wyciągnąć rękę pierwszy niezależnie od tego w jakim jest wieku, jakiej jest płci i jakie piastuje stanowisko.

Przedstawianie

Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są:

0x01 graphic

mistrz ceremonii;

0x01 graphic

radca protokołu;

0x01 graphic

gospodarz spotkania.

Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Przedstawiać można się następująco:

"Pozwoli Pan, że się przedstawię: Marek Kwiatkowski"

"Czy mogę się przedstawić? Jestem Marek Kwiatkowski"

 

Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy, np.

"Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces".

"Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem Pana w sprawie..."

 

Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji.

Tytułowanie

Tytułowanie jest wyrazem szacunku i kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje tytułów:

0x01 graphic

naukowe;

0x01 graphic

zawodowe;

0x01 graphic

kurtuazyjne;

0x01 graphic

rodowe.

Tytuły i stopnie naukowe to:

profesor, docent, doktor habilitowany, doktor.

Występują też tytuły zawodowe, do których zalicza się tytuły:

magistra, inżyniera, licencjata.

Źródłem tych tytułów jest wykształcenie, nie mają one jednak rangi naukowej. tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem. Szczególną rolę odgrywają tu stanowiska kierownicze. Mówi się

pani dyrektor, panie prezesie, panie kierowniku

Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się zwracać uwagę na to, aby pomijać część tytułu zawodowego obniżającego rangę rozmówcy.

Do zastępcy dyrektora mówi się panie dyrektorze, do wiceministra panie ministrze.

W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko niekierownicze, zwykle nie używa się tytułów zawodowych, gdyż brzmią one źle np. sekretarka, asystentka. Do osób tych należy zwracać się pan/pani, dodając imię lub nazwisko.

Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np. do nauczycieli w szkole średniej mówi się tradycyjnie panie profesorze, mimo że dany nauczyciel profesorem nie jest.

Tytuły rodowe używane są obecnie rzadko. Można ich jednak używać jako form grzecznościowych, np.

Wojciech hrabia Dzieduszycki lub hrabia Wojciech Dzieduszycki

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce.

Najlepszym sposobem ustawienia stołów jest ich zestawienie w koło.

Zajmowanie miejsc w samochodzie

Hierarchia miejsc w samochodzie uzależniona jest od tego, czy kierowcą jest pracownik zatrudniony w firmie na stanowisku kierowcy, czy też kierowcą jest prywatny właściciel samochodu.

Gdy samochód prowadzi ktoś, kto nie jest kierowcą zawodowym, najważniejszym miejscem jest to obok kierowcy. Ranga kolejnych miejsc jest następująca:

kierowca

1

3

4

2

Jeżeli samochód prowadzi kierowca zawodowy, ranga miejsc jest inna:

kierowca zawodowy

3

2

4

1

Wizytówka

0x01 graphic

Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępnie.

0x01 graphic

Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś.

0x01 graphic

Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę.

0x01 graphic

Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem możesz ją schować.

0x01 graphic

Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować.

0x01 graphic

Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle widziane.

0x01 graphic

Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie możesz skończyć.

W WINDZIE:

  • do windy wchodzimy w takiej kolejności w jakiej do nie podeszliśmy. Obowiązuje również zasada, że osoby jadące na najwyższe kondygnacje, powinny wchodzić pierwsze, aby nie utrudniać komunikacji ludziom wysiadającym wcześniej,

  • kto wchodzi do windy powinien pierwszy powiedzieć "dzień dobry" czy "cześć",

  • kto wychodzi powinien się pożegnać.

Telefon

0x01 graphic

Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie.

0x01 graphic

Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać. Oddzwonisz w stosownym momencie.

0x01 graphic

Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę wyjdź.

0x01 graphic

Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwiek nie stawiał na baczność całego twojego otoczenia.

0x01 graphic

Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet służbowej w pracy), chyba że właściciel cię do tego upoważni.

0x01 graphic

Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny telefon, nie musisz się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak.

0x01 graphic

Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na kolację, powinnaś potwierdzić.

Netykieta, czyli savoir-vivre internetowy

 Zbiór niepisanych reguł uprzejmości w Internecie nosi trafną nazwę netykieta. Jest to zbitka angielskiego net (sieć) i francuskiego etiquette.

 E-mail

0x01 graphic

Regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę pocztową. Na ważne maile staraj się odpowiadać w ciągu 24 godzin.

0x01 graphic

Pisz krótko i na temat.

0x01 graphic

Nie rozsyłaj internetowych śmieci (łańcuszków szczęścia itp.) jeśli twoi znajomi tego nie chcą.

0x01 graphic

Nie wytykaj błędów w pisowni. Tu nadawca czasami nie ma czasu na korektę (ten zwyczaj nie zwalnia od dbałości o poprawność języka).

0x01 graphic

Nie pisz całych zdań dużymi literami. W Internecie duże litery to podniesiony ton.

 

Listy, grupy, fora dyskusyjne

0x01 graphic

Nie zadawaj pytania, na które już kiedyś została udzielona odpowiedź - zanim je zadasz sprawdź zawsze czy nie ma na nie odpowiedzi w FAQ (najczęściej zadawane pytania) tej grupy lub strony, na której jest forum dyskusyjne.

0x01 graphic

Pisz rzeczowo i konkretnie, tak żeby każdy Cię zrozumiał.

0x01 graphic

Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, gdyż oznaczają krzyk.

 Komunikatory, czat, IRC

0x01 graphic

Nie rozsyłaj łańcuszków szczęścia.

0x01 graphic

Jeśli ustawiasz status opisowy w programie GG postaraj się żeby dawał on jakąkolwiek(!) informację, jeśli masz zamiar w nim pisać o sprawach nikomu(!) nie potrzebnych jak np. "papa!!! :)))))))))", "Elvis żyje", "Eminem the best", "kocham Iksińską". Status opisowy wykorzystuj wtedy, gdy masz coś (niekoniecznie, choć najlepiej) ważnego do przekazania w tej akurat formie jak np. "będę o godzinie 22:00", "tylko w ważnych sprawach", "dziś jestem do 23:00", "chętnie porozmawiam z kimś" itp.

0x01 graphic

Jeśli piszesz do kogoś kto Cię nie zna lub rozmawiasz z kimś przez komunikator po raz pierwszy, to wypada się przedstawić, bo ten nieszczęśnik zamiast choćby twej ksywki widzi np. tylko Twój numer id.

0x01 graphic

Nie wstawiaj w wiadomości naraz całej galerii emoticon (tzw. buziek) np. 50 na raz, bo to tylko zwiększa rozmiary twoich wiadomości. Emoticons mają, jak sama nazwa wskazuje, wyrażać uczucia, które nie tak łatwo przekazać przez Internet, a nadużywanie ich sprawia, że stają się po prostu znaczkami graficznymi.

0x01 graphic

Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, gdyż oznaczają krzyk.
 

Precendencja

Precedencja odgrywa ciągle ważną rolę w życiu publicznym, także międzynarodowym. Polega na określeniu porządku, w jakiej kolejności osoby są witane, zajmują miejsca, zabierają głos itp. W Polsce nie ma oficjalnie ustalonej precedencji stanowisk, co w związku z tym, że różnie wygląda praktyka w poszczególnych instytucjach - prowadzi do wielu zatargów. W ustaleniu precedencji powinno się jednak uwzględniać konstytucję oraz przepisy określające kompetencje stanowisk. (m.in. ustawę o wynagrodzeniu osób zajmujący kierownicze stanowiska państwowe). Powinno się także pamiętać o tradycji.

Precedencja stanowisk umocowanych konstytucyjnie i kierowniczych państwowych:

  • Prezydent RP;

  • Marszałek Sejmu;

  • Marszałek Senatu;

  • Prezes Rady Ministrów;

  • Prezes Trybunału Konstytucyjnego;

  • Prezes Sądu Najwyższego;

  • Ministrowie;

  • Prezes NBP;

  • Prezes NSA;

  • Prezes NIK;

  • Rzecznik praw obywatelskich;

  • Prezes instytucji Pamięci Narodowej;

  • Posłowie i senatorowie;

  • Szef Kancelarii Prezydenta;

  • Szefowie Kancelarii Sejmu i Senatu;

  • Szef Kancelarii Premiera;

  • Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego;

  • Sekretarz Stanu;

  • Kierownik urzędu centralnego;

  • Wojewoda.

Precedencja stanowisk administracji rządowej i samorządowej w województwie:

  • Wojewoda;

  • Marszałek województwa;

  • Przewodniczący Sejmiku Województwa;

  • Wicewojewoda;

  • Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej;

  • Przewodniczący Samorządowego Kolegium Odwoławczego;

  • Wiceprzewodniczący Zarządu Województwa;

  • Wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa;

  • Członek Zarządu Województwa;

  • Radny województwa;

  • Dyrektor generalny Urzędu Wojewódzkiego;

  • Skarbnik województwa.

Precedencja stanowisk samorządowych w powiecie:

  • Starosta;

  • Przewodniczący Rady Powiatu;

  • Wicestarosta;

  • Wiceprzewodniczący Rady Powiatu;

  • Członek Zarządu Powiatu;

  • Radny powiatu;

  • Sekretarz powiatu;

  • Skarbnik powiatu.

Precedencja stanowisk w gminie:

  • Burmistrz, prezydent (miasta);

  • Rady gminy (miasta);

  • Zastępca burmistrza (prezydenta miasta);

  • Rady gminy (miasta);

  • Członek zarządy gminy (miasta);

  • Radny gminy (miasta);

  • Sekretarz gminy (miasta);

  • Skarbnik gminy (miasta);

  • Sołtys, przewodniczący zarządu dzielnicy (osiedla).

Etyka pracownika biurowego/ w pracy biurowej

Praca jest jedną z dziedzin ludzkiego działania, która wyróżnia człowieka na tle innych gatunków. Ma dwa wymiary - jeden to materialny - dostarcza człowiekowi możliwości zaspokajania swoich potrzeb, od tych najbardziej podstawowych po te najbardziej wyrafinowane. Poza tym wymiarem, praca ma też wartość psychologiczną. Jest źródłem satysfakcji, sposobem na znalezienie własnego miejsca w społeczeństwie, odnalezienia się w jego hierarchii. Jednak, aby praca spełniała ludzkie potrzeby fizyczne i psychiczne, musi być obwarowana ustaleniami etycznymi, z których te najbardziej podstawowe mówią o godziwym wynagrodzeniu za wykonaną pracę, o szacunku dla pracodawcy i pracownika i o odpowiednich warunkach w jakich praca powinna być wykonywana.

Szczegółowym ustalaniem norm postępowania i spełnianych wartości w odniesieniu do konkretnych zawodów, zajmują się etyki zawodowe. Ich zadaniem jest ustalanie relacji między kierownikiem a pracownikiem, między członkami tego samego zespołu zawodowego. Powszechnym zadaniem każdej etyki zawodowej jest dbałość o cały organizm pracowniczy, na wszystkich jego szczeblach i we wszystkich działaniach.

Praca może być sensem działania zawodowego, źródłem satysfakcji, ale nie może wymagać całkowitego poświęcenia się człowieka, który ma także inne życiowe cele poza pracą. Musi mieć więc zapewniony odpowiedni wypoczynek, musi mieć pełną swobodę w realizowaniu potrzeb kulturalnych, społecznych a także religijnych. Przede wszystkim jednak trzeba uwzględnić społeczną naturę człowieka, którego zadaniem jest także życie rodzinne. Każdy więc człowiek, który poświęca się jakiejkolwiek pracy, nie może zostać oderwany od roli społecznej w rodzinie.

Zadaniem etyki jest więc formułowanie zasad i norm, które zachowują powyższe wymagania.

Etyka pochodzi od greckiego słowa ethicos, pojmowana jest jako nauka o moralności, Etyka zawodowa stanowi zespół zasad i norm określających, jak z moralnego punktu widzenia powinni zachowywać się przedstawiciele danego zawodu.

Etyka zawodowa jest więc przede wszystkim etyką normatywną, jej zadaniem jest ukazywanie norm właściwego działania dla poszczególnych grup zawodowych. Dlatego mówi się np. o etyce sędziowskiej, nauczycielskiej, menedżerskiej itp. Różnią się one w szczegółach, jednak cel, do którego dążą jest dla wszystkich taki sam - stworzenie idealnego wzoru postępowania, sformułowanie celów działalności i pracy, sposobów etycznego rozwiązywania konfliktów zawodowych w obrębie każdej z tych grup.

Kodeks etyczny to katalog standardów zachowań etycznych, określających

sposób postępowania i zachowania pracowników; jest zbiorem zasad i wartości

etycznych wyznaczających standardy postępowania urzędników publicznych na

rzecz realizacji interesu publicznego9. Stanowi on uporządkowany logicznie

zbiór zasad etycznych,

Kodeks etyczny dotyczy zwykle następujących zagadnień10:

- określenia grupy docelowej,

- obowiązków urzędników wobec społeczeństwa,

- ujawniania majątku przez urzędników,

- zachowania w sytuacji powstania konfliktu interesu,

- nadużywania władzy wynikającej z zajmowanej pozycji,

wykorzystania zasobów publicznych dla korzyści prywatnych,

- postępowania po zakończeniu pracy w sektorze publicznym i restrykcji

związanych z podejmowaniem określonych zajęć,

- definiowania zachowań i sposobów, sytuacji lub postępowań naruszających

kodeks,

- stosowania sankcji w przypadku naruszenia zapisów kodeksu.

Siedem Zasad Życia Publicznego (zasady Nolana, The

Seven Principles of Public Life)14:

1. Zasada bezstronności (selflessness).

2. Zasada niezawisłości (integrity).

3. Zasada obiektywizmu (objectivity).

4. Zasada odpowiedzialności (accountability).

5. Zasada jawności (openness).

6. Zasada uczciwości (honesty).

7. Zasada przywództwa

Dwanaście zasad mających na celu wsparcie postaw etycznych w sektorze publicznym

1. Standardy etyczne służby publicznej powinny być wyrażone w sposób

zrozumiały dla osób mających je stosować.

2. Standardy etyczne powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozwiązaniach

prawnych.

3. Urzędnicy publiczni powinni posiadać możliwość uzyskiwania informacji

i wyjaśnień w zakresie stosowania standardów etycznych.

4. Urzędnicy publiczni powinni znać swoje prawa i obowiązki dotyczące

sytuacji, w której informują o wykryciu zachowania nieetycznego innych

urzędników.

5. Promowanie rozwiązań etycznych na poziomie politycznym powinno służyć

wzmacnianiu etycznych postaw urzędników publicznych.

6. Proces decyzyjny powinien być przejrzysty i poddający się kontroli.

7. Sformułowanie jasnych zaleceń odnośnie relacji sektora publicznego

i prywatnego.

8. Zwierzchnicy funkcjonariuszy publicznych powinni swoim zachowaniem

demonstrować i wyznaczać standardy etycznego zachowania.

9. Zarządzanie i procedury w sektorze publicznym powinny wspierać postawy

etyczne.

10. Warunki pracy i zarządzanie zasobami ludzkimi powinny wpierać postawy

etyczne.

11. Powinny istnieć odpowiednie mechanizmy egzekwowania

odpowiedzialności w sektorze publicznym.

12. Muszą istnieć procedury i sankcje wobec nieetycznych działań urzędników

Standardy etyczne Służby cywilnej

Wprowadzony w służbie cywilnej Kodeks etyki Służby Cywilnej jest najszerzej

znanym kodeksem etycznym w polskiej administracji, stanowiąc często podstawę

dla opracowania regulacji dla konkretnego urzędu. Formułuje następujące

zasady odnośnie pracy członków korpusu służby cywilnej16:

1. Rzetelność - rozumiana jako sumienność, twórczość, odpowiedzialność,

bezstronność, gotowość przyznania się do błędu i do jego naprawienia,

racjonalność w gospodarowaniu, lojalność, zgoda na ograniczenie zasady

poufności informacji także z życia osobistego (§2).

2. Dbałość o rozwój własnych kompetencji - rozwijanie wiedzy zawodowej,

dążenie do poznania aktów prawnych, gotowość skorzystania z wiedzy

innych, wyjaśnianie swego stanowiska (§ 3).

3. Bezstronność - nie dopuszczanie do podejrzeń o konflikt interesów, nie

przyjmowanie żadnych korzyści materialnych ani osobistych w związku

z prowadzonymi sprawami, szanowanie prawa obywateli do informacji

(§4).

4. Neutralność polityczna - lojalne i rzetelne wykonywanie strategii Rządu RP

niezależnie od własnych przekonań, dbanie o jasność własnych relacji,

eliminowanie wpływów politycznych na rekrutację i awans w służbie

cywilnej (§ 5).

Zastosowanie zasad etycznych niesie ze sobą m.in. następujące pozytywne

zmiany w organizacji:

1. Wolność wykonawcza - eliminacja nieetycznych zachowań zmniejsza

regulacje prawne, biurokrację, zwiększa swobodę wykonywania

działalności.

2. Osiągnięcia pracowników - lepsze rezultaty pracy dzięki otwartemu,

kreatywnemu i etycznemu środowisku.

3. Osobista satysfakcja - zadowolenie z osiągnięcia celów bez niekorzystnych

zmian dla innych.

4. Unikanie sporów i aktów oskarżenia.

5. Akceptacja społeczna.

6. Zaufanie kontrahentów, inwestorów.

7. Lojalność klientów.

Kształtowanie zasad etycznych przy pomocy kodeksów etycznych zależy

głównie od sposobu wprowadzania, a nie od samych przepisów. Kultura

organizacyjna towarzysząca wdrożeniu kodeksu, zaangażowanie kierownictwa

decyduje o tym, jak pracownicy będą interpretować kodeks, oraz czy będą

postępować zgodnie z jego przesłaniem, a nie tylko dokładnymi przepisami2

23

Oprócz tych ogólnych wskazań - wartości, powinności i uprawnień moralnych - istnieją również pewne wartości i normy szczegółowe, wynikające ze specyfiki poszczególnych zawodów (tzw. etyki zawodowe).
Określają one bardziej szczegółowo relacje między pracodawcą a pracobiorcą, między wykonawcą a odbiorcą rezultatów pracy, między członkami poszczególnych grup zawodowych. Nie znaczy to jednak, że całość etyki pracy składa się jedynie z kodeksów etycznych dla poszczególnych zawodów.

Podstawowymi zasadami etycznymi pracy biurowej są:

- zasada tajemnicy zawodowej,

- zasada tajemnicy powiernictwa,

- zasada dobra klienta,

- zasada odpowiedzialności moralnej.

Pierwszy kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z „prawem pierwszego kontaktu" wtedy właśnie pe­tent wyrabia sobie obraz, wizerunek firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników, które można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych.

TECHNICZNE ŚRODKI WSPOMAGAJĄCE PRACĘ BIURWĄ

Telefon

Telefon to bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. Występuje jednak duża ilość modeli, ktore mają rozbudowane funkcje. W biurze warto zainstalować taki aparat, ktory odpowiada naszym potrzebom np.: ma automatyczną sekretarkę, ma programowalną pamięć, posiada system głośno mowiący, ma kilka linii tzn. istnieje możliwość przełączenia

rozmowcy do innej osoby itp.

Istotną sprawą przy wykorzystywaniu telefonu w firmie jest umiejętne przyjmowanie i łączenie rozmow telefonicznych. Osoba, ktora odbiera telefon w firmie powinna przestrzegać następujących zasad:

− po podniesieniu słuchawki należy powitać rozmowcę i przedstawić się, podając nazwę jednostki i komorki organizacyjnej, a następnie poczekać na to, co powie telefonujący,

− przed wybraniem numeru należy przygotować się do rozmowy poprzez opracowanie planu rozmowy oraz przygotowanie ewentualnych materiałow, ktore mogą być potrzebne,

− nie należy przerywać rozmowcy, a po każdej własnej wypowiedzi należy pozostawić czas na jego ewentualną odpowiedź,

− szef powinien przekazać sekretarce listę osob, z ktorymi ma łączyć go zawsze wtedy, gdy telefonują,

− jeżeli sekretarka łączy rozmowę do szefa, powinna na początku poinformować go, kto telefonuje i w jakiej sprawie,

− jeżeli nie można wyjaśnić jakieś sprawy, należy poinformować rozmowcę, że za 10 - 15 minut zatelefonujemy do niego z gotową informacją,

− przez telefon należy mowić spokojnie i trochę wolniej niz w rozmowie bezpośredniej, ponieważ nerwowa i za szybka mowa utrudnia odbior,

− rozmowę telefoniczną powinna kończyć ta osoba, ktora ją rozpoczęła.

Telefony.
Telefon przewodowy, telefon bezprzewodowy oraz telefon komórkowy są niezbędnym sprzętem pozwalającym na utrzymywaniu łączności i komunikacji.
Komputer.
Komputery to urządzenia, które maja wspomagać, upraszczać pracę dzięki komputerom mamy możliwość tworzenia baz danych łączymy się z globalną siecią komputerową, mamy możliwość komunikowania się z całym światem, przesyłania plików. Komputery wykorzystujemy do tworzenia grafiki. Mamy możliwość liczenia, pisania,……………………………………………………………………...
Skanery.
To urządzenia, które współpracują z komputerem. Są bardzo użyteczne w pracy biurowej. Pozwalają na przeniesienie obrazu rzeczywistego obiektu do obrazu zapisanego w postaci cyfrowej. Zapis cyfrowy pozwala na jego obróbkę za pomocą programów komputerowych………………………………………………………....
Rzutniki.
Rzutniki używane są już od jakiegoś czasu. Technologia ich produkcji stale podlega unowocześnianiu. Za pomocą rzutnika obraz zapisany na danym nośniku przenoszony jest na ścianę lub ekran projekcyjny, gdzie powiększony, może być zaprezentowany większej liczbie ludzi. Obecnie coraz popularniejsze są rzutniki komputerowe, które wyświetlają obraz z komputera, aparatu cyfrowego, czy z innych elektronicznych nośników danych.
Gilotyny.
Gilotyna kojarzy się głównie ze średniowiecznym sposobem kary. Dziś urządzenie to działające na podobnej zasadzie ma zupełnie inne zastosowanie. Gilotyny to urządzenia, za pomocą, których przycinane są arkusze papieru lub blachy. Poruszający się nóż przycina arkusze, co ułatwia ich dalszą obróbkę.
Bindownice.
Bindownica to przyrząd umożliwiający łączenie luźnych kartek. Są one sczepiane z jednej strony przy użyciu tzw. bindy. Zastosowanie tego urządzenia umożliwia szybką oprawę danych kartek. Sczepione w ten sposób dokumenty wyglądają elegancko i schludnie. Niewątpliwym plusem jest to, iż łatwo można je rozpiąć, by dodać lub usunąć jakiś arkusz.

Kopiarki.
Przepisywanie ręczne lub maszynowe zastąpiła w biurze kopiarka, zwana często ksero, xero lub kserokopiarką. Urządzenie to pozwala na uzyskanie kopii dokumentu w dowolnym rozmiarze i w dowolnej ilości.

Kserokopiarka to urządzenie służące do powielania wszelkiego rodzaju dokumentow. Każda kopia ma identyczną jakość, gdyż jest kopią oryginału. Obsługa kserokopiarki nie jest trudna. Wystarczy włożyć do kopiarki oryginał, ustawić na panelu sterowania parametry kopiowania i nacisnąć odpowiedni przycisk. Kserokopiarka automatycznie pobierze papier z pojemnika i wykona zadaną liczbę kopii. Kserokopiarki dzieli się na kserokopiarki osobiste,

średnionakładowe i wysokonakładowe.

Rodzaje kserokopiarek.

Osobista - liczba kopii na minutę 4 - 12; pojemnik na papier do 50 arkuszy ; max format kopii - A4

Średnionakładowe - - liczba kopii na minutę 17 - 35; pojemnik na papier do 500 arkuszy; ; max format kopii A3

Wysokonakładow- liczba kopii na minutę 40 - 90; pojemnik na papier do 7 500 ; max format kopii arkuszy A3 i większe

Aby zapewnić właściwe użytkowanie kserokopiarki należy unikać:

− wysokiej temperatury i nasłonecznienia,

− raptownych zmian temperatury,

− dużej wilgotności,

zakurzonych, źle wentylowanych miejsc……………………………………….
Frankownica - urządzenie służące do jednoczesnego nanoszenia na kopertę stempli z opłatą pocztową, datą wysyłki bądź reklamą firmy,

Laminatory.
Laminator to urządzenie pozwalające na przeprowadzenie procesu tzw. laminacji. Laminowanie pozwala na pokrycie powierzchni dokumentu laminatem - substancją, która zapobiegnie ewentualnym uszkodzeniom dokumentu (np. zawilgoceniu, zgnieceniu).
Niszczarki.
W biurze niezbędna jest również niszczarka. Służy ona do niszczenia dokumentów, które są już nam zbędne. Dzięki użyciu niszczarki, która tnie dokument na paski lub ścinki, zabezpieczamy się przed ewentualnym odtworzeniem dokumentu przez osoby niepowołane

Niszczarki dokumentowe to urządzenia, ktore tną dokumenty na wąskie paski. Ich

stosowanie jest niezbędne przy wycofywaniu z obiegu dokumentow poufnych i tajnych.

Obsługa niszczarki jest prosta, gdyż uruchomiana jest automatycznie po włoŜeniu do nich dokumentow. Rownież automatycznie, po pocięciu całego dokumentu, wyłącza się. Zależnie od stopnia tajności dokumentow niszczarki przystosowane są do ich cięcia na szersze lub węższe paski albo prostokąty.

− Klasa I - dokumenty są cięte na paski o szerokości ponad 6mm,

− Klasa II - dokumenty są cięte na paski o szerokości około 4 - 6 mm,

− Klasa III - dokumenty są cięte na prostokąty o wymiarach około 3 x 20 mm.

Fax.
Inne nazwy tego urządzenia to faks lub telefaks. Faks umożliwia przesłanie tekstu pisanego z użyciem linii telefonicznej. Niegdyś bardzo użyteczny, obecnie staje się coraz mniej popularny, ze względu na rozwój technologii IT.
Urządzenia wielofunkcyjne………………………………………………………..
To bardzo popularne urządzenia biurowe, łączące w sobie użyteczność skanera, faksu i drukarki. Często nazywane kombajnem lub krótko kombo.
Falcerka.
Biurowe falcerki służą do składania papieru - Składają kartki pojedynczo, podwójnie i potrójnie, na różne sposoby

.Drukarki.
Drukarka to kolejne urządzenie współpracujące z komputerem. Technologia drukowania ulega szybkim przemianom. Zastosowanie drukarki pozwala na przeniesienie obrazu z komputera - nośnika elektronicznego na inny nośnik - nośnik analogowy np. folię, papier. Najczęściej stosowane drukarki to drukarki igłowe, atramentowe i laserowe……………………………………………………..
Rodzaje Drukarek………………………………………………………………….
Drukarka to urządzenie, które pobiera dane z komputera i drukuje je na papierze lub folii. Trzy najpopularniejsze typy drukarek to: drukarki igłowe, atramentowe i laserowe. Podstawowym parametrem drukarki jest rozdzielczość wydruku. Określamy ją w punktach na cal. Im wyższa rozdzielczość drukarki, tym lepszej jakości otrzymujemy wydruk. Obecnie większość drukarek atramentowych i laserowych zapewnia drukowanie z rozdzielczością 1200 dpi. Działanie drukarki igłowej jest oparte na głowicy 9- lub 24-igłowej. Igły głowicy, uderzając w taśmę barwiącą, pozostawiają ślad na papierze.
Podstawowe rodzaje drukarek i ich działanie.
Drukarka atramentowa - najpopularniejszy obecnie typ drukarek. Drukuje poprzez umieszczanie na papierze bardzo małych (od kilku do kilkudziesięciu pikolitrów) kropli specjalnego tuszu do drukowania. Praktycznie wszystkie dzisiejsze drukarki atramentowe umożliwiają druk w kolorze. Stosowany jest atrament w czterech kolorach: cyjan, karmazynowy (ang. magenta), żółty i czarny (model CMYK). Ponadto w niektórych drukarkach można stosować specjalne tusze "fotograficzne" (są one nieco jaśniejsze niż standardowe i lepiej oddają barwy przy drukowaniu zdjęć) oraz inne dodatkowe kolory. Wadą tanich drukarek atramentowych są dość wysokie koszty eksploatacji (wysoka cena tuszu w stosunku do ilościowej możliwości pokrycia nim papieru). Jeden z niewielu typów drukarek umożliwiających druk w kolorze białym (obok technologii termotransferowej).
Drukarka igłowa, drukarka mozaikowa - niegdyś najpopularniejszy typ drukarek. Wykorzystują do drukowania taśmę barwiącą podobną do tej stosowanej w maszynach do pisania. Ich główną zaletą jest tania eksploatacja i możliwość drukowania kilku kopii na papierze samo kopiującym; do dziś często używana do druku faktur itp.; najczęściej spotykane są głowice 9- i 24-igłowe, istnieją także drukarki wielogłowicowe (każda głowica drukuje fragment wiersza). rukarka laserowa - drukuje poprzez umieszczanie na papierze cząstek tonera. Zasada działania drukarek laserowych jest bardzo podobna do działania kserokopiarek. Wałek selenowy jest elektryzowany, następnie naświetlany światłem laserowym (lub diod LED). Przez to miejsca naświetlone tracą swój ładunek elektryczny i nie przyciągają cząsteczek tonera. Następnie toner z wałka przenoszony jest na papier. Na końcu prowadzony jest proces utrwalania wydruku. Karta papieru przechodzi przez fuser - utrwalacz termiczny, gdzie toner jest rozgrzewany i wprasowywany w kartkę papieru. Drukarki laserowe charakteryzują się bardzo wysoką jakością i szybkością wydruku, a druk pod wpływem wody się nie rozpływa.
Inne rodzaje drukarek:……………………………………………………………
Drukarka głowicowa - następczyni elektrycznej maszyny do pisania. Głowica wykonana w formie kulistej lub częściej owalnej z naniesionymi wokół znakami (na równoleżnikach). Na jedno uderzenie głowicy przez taśmę barwiącą w papier przypada jeden wydrukowany znak. Dostępność znaków limitowana wykonaniem rozetki drukującej. Brak trybu graficznego.
Drukarka iskrowa - drukarka, w której stosowany jest specjalny papier pokryty folią aluminiową. Drukowanie polega na przepaleniu uziemionej warstwy folii przez ślizgający się po powierzchni papieru drut podłączony do zasilania. Sterowanie realizowane jest podobnie jak w drukarce igłowej.
Drukarka rozetkowa - następczyni elektrycznej maszyny do pisania. Głowica wykonana w formie łatwo wymiennej tarczy z znakami na obwodzie. Brak trybu graficznego.
Drukarka stałoatramentowa - technologia opracowana przez firmę Tektronix na początku lat 90., polega na nanoszeniu roztopionego woskowego atramentu bezpośrednio na nośnik lub też na bęben transferowy Zaletami są znakomite krycie, wierność barw, szybkość, prostota konstrukcji i całkowita odporność na UV i wodę. Do wad można zaliczyć niską wytrzymałość mechaniczną druku i łatwo ulegający analizie termicznej atrament. Obecnie drukarki w tej technologii produkuje tylko firma Xerox.
Drukarka termiczna - drukarka zazwyczaj używana jest w kasach fiskalnych. Drukowanie odbywa się na specjalnym papierze, który pod wpływem ciepła ciemnieje. Zaletą są: szybkość wydruku, bardzo niski poziom hałasu oraz to, że jedynym materiałem eksploatacyjnym jest papier (nie trzeba stosować taśm, tuszy i in.). Wadą jest zanikanie wydruku. Proces ten jest znacznie szybszy w wypadku poddawania wydruków działaniu światła słonecznego lub wysokiej temperatury.
Drukarka termotransferowa - drukarka zbliżona w działaniu do drukarki igłowej. Zasadniczą różnicą jest taśma barwiąca jednokrotnego wykorzystania z której barwnik nie jest przenoszony na papier w wyniku mechanicznego oddziaływania, lecz punktowego podgrzania i dociśnięcia przez iglice (grzałki) głowicy. Jeden z niewielu typów drukarek umożliwiających druk w kolorze białym (obok technologii atramentowych).
Drukarka wierszowa - drukarka pracująca wyłącznie w trybie tekstowym, stawiająca za jednym ruchem cały rząd znaków; najczęściej czcionki zamocowane są na łańcuchu przewijającym się ciągle przed papierem barwiącym i przez uderzenie specjalnego młoteczka zostawiają ślad na papierze wydruku; obecnie stosowane

SEKRETARIAT

Rola sekretariatu w biurze

Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołaną do obsługi osoby pełnią­cej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych.

Jest to także centrum informacyjne. Do sekretariatu napływają informacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Wizerunek firmy kształtowany jest przez wie­le czynników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekretarką.

Na wizerunek firmy mają wpływ następujące elementy:

wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble);

zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie;

wygląd pracowników;

logo firmy, znak firmowy;

forma i sposób komunikowania się z petentami;

dyscyplina pracy, etykieta zawodowa;

przestrzeganie zasad savoir-vivre'u w biurze.

Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania zawodowego, do­świadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy.

Od kandydatów na stanowisko sekretarki wymaga się:

wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy,

umiejętności redagowania pism,

znajomości języków obcych,

bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie,

obsługi urządzeń technicznych,

znajomości podstaw psychologii,

znajomości postaw ekonomii.

Rodzaje sekretariatów:

Uniwersalne - występują w małych i średnich firmach, łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie.

Osobiste - obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa.

Imprez - funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, targów, realizują czynności sekretarskie w trakcie przygotowania, trwania imprezy i po jej zakończeniu.

Działowe - obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

Funkcje sekretariatu:

reprezentacyjną (wygląd i wyposażenie sekretariatu);

informacyjną (przyjmowanie i przekazywanie informacji);

regulacyjną (przyjmowanie i obsługa interesantów);

pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi;

wspomagającą przełożonego.

Predyspozycje do wykonywania zawodu sekretarki:

podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych;

twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych;

  obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny;

lojalność w stosunku do zwierzchników i kolegów/koleżanek;

wysoka kultura osobista i odpowiednia prezencja;

dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie;

dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi;

pewność siebie;

odporność na stres;

dyspozycyjność;

  dobry stan zdrowia.

Zadania sekretarki:

prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa;

gromadzenie i przechowywanie informacji;

wykonywanie prac administracyjno-biurowych;

przyjmowanie interesantów;

przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie sta­nowisk;

redagowanie krótkich pism;

zapisywanie pism dyktowanych przez zwierzchników;

uczestniczenie w planowaniu prac zwierzchników;

odbieranie telefonów i udzielanie informacji;

odbieranie i wysyłanie faksów, e-maili;

prowadzenie kontroli terminów;

przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw;

prowadzenie rejestru wyjazdów i delegacji;

kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych;

gospodarowanie materiałami biurowymi;

gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla zwierzchników;

przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek;

wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

ZADANIA SEKRETARIATU

Zadania te możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne.

Zadania asystenckie - to czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef.

Należą do nich: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw do­tyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.), prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat itp.

Zadania recepcyjne - to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośred­ni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, któ­ra go przyjmie, jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firm.

 

Profesjonalna sekretarka przyczynia się swoją działalnością do rozwoju insty­tucji.

Potrafi wybrać z różnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy swojego zwierzchnika, przyjmuje interesantów zgod­nie z ich oczekiwaniami.

Sekretarka powinna tak zorganizować swoją pracę, aby wykonać wszystkie zadania w zaplanowanym czasie i pamiętać o nadchodzących terminach.

Potrafi utrzymywać miłe, koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżan­kami bez naruszania tajemnicy służbowej.

Coraz częściej zdarza się też, że w sekretariacie szukają pracy mężczyźni, ale firmy rzadko go dzą się na zatrudnienie ich.

Zadania sekretariatu

Głównym zadaniem sekretariatu jest odciążenie kierownika z uciążliwych administracyjno - biurowych i techniczno - usługowych spraw, które są bardzo drobne. W strukturze firmy sekretariat nie ma charakteru merytorycznego lecz usługowy. W sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa (zatrudniony to sekretarka lub sekretarz).
Do najważniejszych zadań sekretarki (sekretarza) należą:

    - współpraca z szefem

  - uczestniczenie w planowaniu prac szefa

  - organizowanie wyjazdów służbowych szefa

        - organizowanie zebrań


- gromadzenie i przechowywanie informacji,
- wykonywanie prac administracyjno - biurowych,
- przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw,
- samodzielne prowadzenie korespondencji,
- przyjmowanie, segregowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji,
- redagowanie krótkich pism,
- zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,

- przyjmowanie i łączenie telefonów,
- prowadzenie kontroli terminów,
- prowadzenie i przechowywanie akt,
- gospodarowanie materiałami biurowymi,
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
- przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek.

Zadania te możemy podzielić na:
zadania recepcyjne: zadaniem recepcyjnym sekretariatu jest przyjmowanie interesantów. Wyobrażanie o firmie często kształtuje się przy pierwszym kontakcie, który najczęściej następuje w sekretariacie. To sekretarka lub sekretarz wywiera pierwsze (złe lub dobre) wrażenie na interesancie, które potem rzutuje na wizerunek firmy.Dlatego sekretarka (sekretarz) powinna zachowywać się taktownie wobec interesanta i nie wchodzić z nim w konflikty. Musi również wykazywać zainteresowanie sprawą z jaką przyszedł.
Sprawy z którymi przychodzą interesanci do sekretariatu można podzielić na dwie grupy:
Sprawy które sekretarka (sekretarz) załatwia od razu i sprawy które muszą zostać omówione z kierownikiem. W przypadku tych drugich interesanta umawia się na konkretny dzień i godzinę. Jeśli sprawa jest bardzo pilna można spróbować natychmiast zorganizować spotkanie z kierownikiem.
Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez sekretarkę lub sekretarza. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe lub branżowe (np. czasopisma branżowe). Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.
zadania asystenckie

Należą do nich proste czynności biurowe lub administracyjne. Są to zadania którymi nie powinien zajmować szef. Są to takie czynności, jak odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.). Prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat to także funkcje asystenckie oraz współpraca z szefem.
Współpraca z szefem

Aby współpraca szefa z sekretarką (sekretarzem) była efektywna muszą łączyć ich dobre relacje. Na samy początku współpracy powinny zastać ustalone zasady a szef powinien przedstawić swoje oczekiwanie wobec pracownika. Oczekiwanie szefa wobec sekretarki (sekretarza) będą dotyczyć jej kwalifikacji zawodowych, umiejętności i prowadzenia rozmowy z interesantami, zachowania się oraz radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie.
Spotkania szefa są wcześniej przygotowane w czym bierze udział pracownik sekretariatu. Nie wystarczy jeśli umówi on interesanta na spotkanie, musi także dopilnować terminu spotkania. Niektóre sprawy są załatwiane w sekretariacie a sekretarka (sekretarz) tylko relacjonuje swojemu szefowi.
Współpraca szefa i sekretarki (sekretarza) zależy od cech osobowości szefa i pracownika, od tego czy zakres obowiązków sekretarki (sekretarzy)został dokładnie określony i od dyspozycyjności osoby zatrudnionej.
4. Łączenie telefonów


Do zadań sekretarskich należy przyjmowanie i łączenie telefonów. Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. ?Tutaj sekretariat firmy ......?) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.
5 Kontrola terminów

Osoba zatrudniona w sekretariacie ma obowiązek czuwania nad terminowym załatwianiem spraw. Dlatego terminy zapisywane są w terminarzach i na bieżąco kontrolowane. Ewidencjonuje się terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa oraz przygotowuje materiały potrzebne do nich.

ORGANIZOWANIE ZEBRAŃ

Zebranie, to zgromadzenie wielu osób, zorganizowane dla osiągnięcia wspól­nego celu obrad.

Bardzo ważnym elementem komuni­kowania się są narady i różnego rodzaju zebra­nia, podczas których są przekazywane informa­cje i podejmowane decyzje dotyczące działalno­ści przedsiębiorstwa.

Spotkania w firmie mają

Ze względu na charakter uczestnictwa orga­nizuje się:

Celem zebrania może być m.in.:

Rodzaje zebrań oraz metody ich prowadzenia:

Zebrania mogą mieć różny charakter i róż­ną rangę. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania.

Typowe zebrania to:

Niektóre zebrania mają bardzo sformalizo­wany charakter, określony przez przyjęty regu­lamin i stosowne przepisy. Na przykład posie­dzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisem­nie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu -prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. Przygotowanie takiego zebrania wyma­ga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą.

Organizuje się też zebrania, które nie wyma­gają takiej skomplikowanej procedury, jak po­siedzenia zarządu. Na przykład odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygo­dniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odno­śnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swoich terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane.

Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Prace związane z przygotowaniem sympozjum lub konferencji

Opracowanie założeń zebrania

Prace poprzedzające termin zebrania

  • ustalenie tematyki i celu zebrania

  • ustalenie listy firm i osób, które powinny wziąć udział

  • ustalenie projektu porządku zebrań

  • sporządzenie listy osób, które mogą przygoto­wać materiały i wystąpienia

  • przygotowanie listy kandydatów, którzy mogą pełnić funkcję przewodniczącego zebrania

  • wstępne ustalenie miejsca, terminu i czasu trwa­nia (liczba dni) sympozjum lub konferencji

  • przygotowanie ramowych zasad obsługi i zaopa­trzenia

  • przygotowanie szacunkowego preliminarza kosztów i określenie źródeł ich pozyskania, jeśli takie mają uzasadnienie (wynajem sali, zakwate­rowanie, zaopatrzenie, przygotowanie mate­riałów dla uczestników itp.)

  • potwierdzenie miejsca i terminu

  • opracowanie szczegółowego programu (np. kto prowadzi spotkanie, kto ma wykłady, gdzie są zakwaterowani uczestnicy, gdzie spożywają posiłki); taki program jest opracowany po usta­leniu tematyki i osób prezentujących wybrane tematy

  • ustalenie wstępnej listy osób zaproszonych

  • przygotowanie materiałów, np. streszczenia wystąpień

  • wysyłanie zaproszeń i przyjmowanie pism z po­twierdzeniem uczestnictwa, na podstawie któ­rych sporządza się ostateczną listę uczestników zebrania i zamawia zakwaterowanie oraz wyży­wienie (jeśli istnieje taka potrzeba)

  • w niektórych wypadkach wskazane jest zamó­wienie biletów do np.: kina, teatru, muzeum

Zaproszenia na zebranie są rozsyłane wraz z materiałami dwa tygodnie przed terminem ze­brania; jeżeli jest to kilkudniowa konferencja, to zawiadomienia należy wysłać wcześnie.

Każde zaproszenie powinno zawierać następujące informacje: