PRACOWNIA TECHNIK PRACY BIUROWEJ

Wizerunek firmy

Pierwszy kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z „prawem pierwszego kontaktu" wtedy właśnie pe­tent wyrabia sobie obraz, wizerunek firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników, które można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych.

Elementy składające się na wizerunek firmy:

• wystrój firmy, np. jednolita aranżacja pomieszczeń biurowych, meble biurowe,

• zewnętrzny wygląd firmy, np. budynek, tereny zielone,

• wygląd pracowników, np. wprowadzanie jednolitych akcentów stroju po­ wiązanych z rodzajem prowadzonej działalności,

• logo firmy, kolorystyka, znak firmowy,

• forma i sposób komunikowania się z otoczeniem,

• sposób odnoszenia się do petentów,

• respektowanie wspólnych wartości, np. dyscyplina pracy, etyka zawodowa,

• przestrzeganie zasad kultury współżycia.

Wizerunek pracownika

W biurze czy na oficjalnych spotkaniach należy zawsze być zadbanym, schludnym, eleganckim, pamiętając, że swym wyglądem zewnętrznym budujemy nie tylko autorytet osobisty, lecz także instytucji, którą reprezentujemy. Ubiór stał się więc siłą rzeczy istotnym elementem savoir vivre'u. To oni stanowią o sile firmy i to nie tylko tej merytorycznej.

Reguły te mogą mieć różnorodne odstępstwa w zależności od branży,  wielkości firmy, poziomu stanowiska w strukturze firmy, ilości kontaktów z otoczeniem zewnętrznym firmy i wiele innych.

Wyznacznikami elegancji w ubiorze są:

• Umiar i prostota

Wyróżnianie się swym ubiorem jest niemile widziane, a więc nie może on być ekstrawagancki ani szokujący otoczenie. Strój powinien być odpowiednio dobrany kolorystycznie i raczej stonowany. Należy też wyraźnie odróżnić elegancję od ostentacyjnej zamożności w ubiorze. Brak umiarkowania może dać efekt odwrotny do zamierzonego i narazić na śmieszność.

• Staranność w ubiorze

Bezwzględnie powinniśmy dbać o estetyczny wygląd, co w przypadku stroju przekłada się na szczególne zwracanie uwagi na jego stan. Kostium czy garnitur powinien być zawsze odprasowany i wyglądający świeżo. Buty obowiązkowo wypastowane. Staranność w ubiorze nie sprowadza się jednak wyłącznie do dbania o stan w jakim znajdują się nasze ubrania. Strój powinien też harmonizować z dodatkami takimi jak: krawat, obuwie, rękawiczki, torebka, parasolka czy nakrycie głowy.

• Szykowność

Nabywa się ją dbałością o wyprostowaną sylwetkę, sposobem chodzenia i wypracowaniem gestów, które pozwalają ubraniu dobrze leżeć na ciele, a noszącemu je czuć się naturalnie.

• Dostosowanie ubrania do okoliczności

Strój zawsze powinien być dopasowany do sylwetki osoby, która go nosi, jej walorów zewnętrznych, wieku i okoliczności. Inaczej bowiem będziemy ubrani w czasie weekendu, na wycieczce, a inaczej w biurze, na spotkaniu towarzyskim czy oficjalnym przyjęciu. Także pora dnia i roku decyduje o naszym wyglądzie.

Savoir vivre w biurze

Savoir vivre to zwrot, który zaczerpnięty został z języka francuskiego. Nie tłumaczy się go dokładnie na język polski, ale funkcjonuje on w naszym języku jako zwrot „dobre maniery”. Jest to zespół reguł grzeczności czy też umiejętności z zakresu postępowania w życiu oraz radzenia sobie w różnorodnych złożonych sytuacjach, z jakimi mamy do czynienia będąc wśród ludzi. Savoir vivre powinien obowiązywać nas w każdym momencie naszego życia.

Czynniki odzwierciedlające wysoką kulturę pracy to:

• poszanowanie uznawanych autorytetów (np. pozytywne opinie o sposo­bie zarządzania przez dyrektora firmy),

• poczucie odpowiedzialności za kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy,

• uznawanie i stosowanie w praktyce przyjętych zasad etyki zawodowej

• szacunek do pracy (bez względu na poziom wynagrodzenia i nasze am­bicje),

• odpowiedzialność za podejmowane działania,

• rozumienie i akceptowanie celów nadrzędnych firmy,

• pełna akceptacja zmian w firmie i działań nowych

Elementy kultury osobistej zatrudnionych pracowników:

• zalety intelektualne,

• szacunek dla klientów firmy,

• wrażliwość emocjonalną,

• gotowość niesienia pomocy w trudnych sytuacjach,

• panowanie nad emocjami,

• umiejętność współdziałania,

• otwartość na nowe wyzwania,

• skuteczność działania,

• przestrzeganie norm moralnych, obyczajowych i prawnych,

• tworzenie jednolitego wizerunku firmy,

1. Precedencja (zasady pierwszeństwa)

Precedencja odgrywa ważną rolę w życiu publicznym. Pozwala ustalić prawidłową kolejność powitania i prezentacji zaproszonych gości, porządkuje wzajemne stosunki w ramach oficjalnych spotkań  i przyjęć, określając m.in. kto i gdzie zajmuje miejsce przy stole, kto komu powinien być pierwszy przedstawiony i jak wygląda hierarchia miejsc w samochodzie.
Savoir-vivre pracownika biurowego

Kultura pracowników biurowych, a zwłaszcza sekretarki, wpływa pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość reguł savoir-vivre daje poczucie swobody i jednocześnie uwalnia od stałej niepewności czy postępujemy właściwie. Od kultury pracowników zależy też dobra atmosfera w pracy, co jest niezwykle ważne.

Dobrze wychowany człowiek stosuje zasady savoir-vivre zarówno w życiu prywatnym, jak i w życiu zawodowym.

Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.

Ustalanie hierarchii osób

Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami:

1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać.

2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.

3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo.

4. Hierarchia służbowa - bezpośredni przełożony ma przewagę nad podwładnymi. Przewagi takiej nie ma jedanak szef, który nie jest przełożonym danego pracownika, np. kierownik innego działu.

Punktualność

W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad).

Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.

Witanie

Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady:

	kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną;
	jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie;
	mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady:

	przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej.
	nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka;
	dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie;
	nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba że partner zrobił to pierwszy;
	mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać;
	kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą. Przy spotkaniu służbowym zaczyna się witanie od szefa, nawet, jeżeli jego zastępcą jest kobieta lub znacznie starszy mężczyzna. Osoba wchodząca do pomieszczenia powinna się pierwsza przywitać (np. powiedzieć „dzień dobry”), niezależnie od stanowiska. Gdy przełożony wchodzi do pokoju, pracownicy nie powinni wstawać, przełożony powinien pozdrowić pracowników, a oni po odpowiedzeniu na pozdrowienie powinni kontynuować swoją pracę. Gdy do pokoju wchodzi szef lub ważny klient , a my nie rozmawiamy z nikim innym, wówczas należy wstać z krzesła i przywitać się. Nieruchome siedzenie w takim przypadku może być odebrane jako brak szacunku. Szef wchodząc do pomieszczenia wita się tylko z tymi z którymi nie będzie za chwilę rozmawiał w gabinecie. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby rękę podawać z szacunkiem, patrząc w oczy witanej osobie. Nie wolno podawać ręki nad stołem czy biurkiem. Ważne, aby w momencie podania ręki delikatnie uścisną (nie miażdżyć!) rękę drugiego człowieka. Nie należy podawać ręki bezwładnie. Gdy człowiek jest niewidomym należy poczekać aż pierwszy wyciągnie rękę. On ma prawo wyciągnąć rękę pierwszy niezależnie od tego w jakim jest wieku, jakiej jest płci i jakie piastuje stanowisko.

Przedstawianie

Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są:

	mistrz ceremonii;
	radca protokołu;
	gospodarz spotkania.

Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Przedstawiać można się następująco:

"Pozwoli Pan, że się przedstawię: Marek Kwiatkowski"

"Czy mogę się przedstawić? Jestem Marek Kwiatkowski"

 

Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy, np.

"Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces".

"Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem Pana w sprawie..."

 

Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji.

Tytułowanie

Tytułowanie jest wyrazem szacunku i kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje tytułów:

	naukowe;
	zawodowe;
	kurtuazyjne;
	rodowe.

Tytuły i stopnie naukowe to:

profesor, docent, doktor habilitowany, doktor.

Występują też tytuły zawodowe, do których zalicza się tytuły:

magistra, inżyniera, licencjata.

Źródłem tych tytułów jest wykształcenie, nie mają one jednak rangi naukowej. tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem. Szczególną rolę odgrywają tu stanowiska kierownicze. Mówi się

pani dyrektor, panie prezesie, panie kierowniku

Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się zwracać uwagę na to, aby pomijać część tytułu zawodowego obniżającego rangę rozmówcy.

Do zastępcy dyrektora mówi się panie dyrektorze, do wiceministra panie ministrze.

W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko niekierownicze, zwykle nie używa się tytułów zawodowych, gdyż brzmią one źle np. sekretarka, asystentka. Do osób tych należy zwracać się pan/pani, dodając imię lub nazwisko.

Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np. do nauczycieli w szkole średniej mówi się tradycyjnie panie profesorze, mimo że dany nauczyciel profesorem nie jest.

Tytuły rodowe używane są obecnie rzadko. Można ich jednak używać jako form grzecznościowych, np.

Wojciech hrabia Dzieduszycki lub hrabia Wojciech Dzieduszycki

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach

Gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce.

Najlepszym sposobem ustawienia stołów jest ich zestawienie w koło.

Zajmowanie miejsc w samochodzie

Hierarchia miejsc w samochodzie uzależniona jest od tego, czy kierowcą jest pracownik zatrudniony w firmie na stanowisku kierowcy, czy też kierowcą jest prywatny właściciel samochodu.

Gdy samochód prowadzi ktoś, kto nie jest kierowcą zawodowym, najważniejszym miejscem jest to obok kierowcy. Ranga kolejnych miejsc jest następująca:

kierowca	1
3	4	2

Jeżeli samochód prowadzi kierowca zawodowy, ranga miejsc jest inna:

kierowca zawodowy	3
2	4	1

Wizytówka

	Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępnie.
	Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś.
	Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę.
	Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem możesz ją schować.
	Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować.
	Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle widziane.
	Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie możesz skończyć. W WINDZIE: do windy wchodzimy w takiej kolejności w jakiej do nie podeszliśmy. Obowiązuje również zasada, że osoby jadące na najwyższe kondygnacje, powinny wchodzić pierwsze, aby nie utrudniać komunikacji ludziom wysiadającym wcześniej, kto wchodzi do windy powinien pierwszy powiedzieć "dzień dobry" czy "cześć", kto wychodzi powinien się pożegnać.

Telefon

	Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie.
	Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać. Oddzwonisz w stosownym momencie.
	Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę wyjdź.
	Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwiek nie stawiał na baczność całego twojego otoczenia.
	Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet służbowej w pracy), chyba że właściciel cię do tego upoważni.
	Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny telefon, nie musisz się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak.
	Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na kolację, powinnaś potwierdzić.

Netykieta, czyli savoir-vivre internetowy

 Zbiór niepisanych reguł uprzejmości w Internecie nosi trafną nazwę netykieta. Jest to zbitka angielskiego net (sieć) i francuskiego etiquette.

 E-mail

	Regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę pocztową. Na ważne maile staraj się odpowiadać w ciągu 24 godzin.
	Pisz krótko i na temat.
	Nie rozsyłaj internetowych śmieci (łańcuszków szczęścia itp.) jeśli twoi znajomi tego nie chcą.
	Nie wytykaj błędów w pisowni. Tu nadawca czasami nie ma czasu na korektę (ten zwyczaj nie zwalnia od dbałości o poprawność języka).
	Nie pisz całych zdań dużymi literami. W Internecie duże litery to podniesiony ton.

 

Listy, grupy, fora dyskusyjne

	Nie zadawaj pytania, na które już kiedyś została udzielona odpowiedź - zanim je zadasz sprawdź zawsze czy nie ma na nie odpowiedzi w FAQ (najczęściej zadawane pytania) tej grupy lub strony, na której jest forum dyskusyjne.
	Pisz rzeczowo i konkretnie, tak żeby każdy Cię zrozumiał.
	Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, gdyż oznaczają krzyk.

 Komunikatory, czat, IRC

	Nie rozsyłaj łańcuszków szczęścia.
	Jeśli ustawiasz status opisowy w programie GG postaraj się żeby dawał on jakąkolwiek(!) informację, jeśli masz zamiar w nim pisać o sprawach nikomu(!) nie potrzebnych jak np. "papa!!! :)))))))))", "Elvis żyje", "Eminem the best", "kocham Iksińską". Status opisowy wykorzystuj wtedy, gdy masz coś (niekoniecznie, choć najlepiej) ważnego do przekazania w tej akurat formie jak np. "będę o godzinie 22:00", "tylko w ważnych sprawach", "dziś jestem do 23:00", "chętnie porozmawiam z kimś" itp.
	Jeśli piszesz do kogoś kto Cię nie zna lub rozmawiasz z kimś przez komunikator po raz pierwszy, to wypada się przedstawić, bo ten nieszczęśnik zamiast choćby twej ksywki widzi np. tylko Twój numer id.
	Nie wstawiaj w wiadomości naraz całej galerii emoticon (tzw. buziek) np. 50 na raz, bo to tylko zwiększa rozmiary twoich wiadomości. Emoticons mają, jak sama nazwa wskazuje, wyrażać uczucia, które nie tak łatwo przekazać przez Internet, a nadużywanie ich sprawia, że stają się po prostu znaczkami graficznymi.
	Nie pisz bez potrzeby dużymi literami, gdyż oznaczają krzyk.

Precendencja

Precedencja odgrywa ciągle ważną rolę w życiu publicznym, także międzynarodowym. Polega na określeniu porządku, w jakiej kolejności osoby są witane, zajmują miejsca, zabierają głos itp. W Polsce nie ma oficjalnie ustalonej precedencji stanowisk, co w związku z tym, że różnie wygląda praktyka w poszczególnych instytucjach - prowadzi do wielu zatargów. W ustaleniu precedencji powinno się jednak uwzględniać konstytucję oraz przepisy określające kompetencje stanowisk. (m.in. ustawę o wynagrodzeniu osób zajmujący kierownicze stanowiska państwowe). Powinno się także pamiętać o tradycji.

Precedencja stanowisk umocowanych konstytucyjnie i kierowniczych państwowych:

Prezydent RP; Marszałek Sejmu; Marszałek Senatu; Prezes Rady Ministrów; Prezes Trybunału Konstytucyjnego; Prezes Sądu Najwyższego; Ministrowie; Prezes NBP; Prezes NSA; Prezes NIK; Rzecznik praw obywatelskich; Prezes instytucji Pamięci Narodowej; Posłowie i senatorowie; Szef Kancelarii Prezydenta; Szefowie Kancelarii Sejmu i Senatu; Szef Kancelarii Premiera; Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego; Sekretarz Stanu; Kierownik urzędu centralnego; Wojewoda.

Precedencja stanowisk administracji rządowej i samorządowej w województwie:

Wojewoda; Marszałek województwa; Przewodniczący Sejmiku Województwa; Wicewojewoda; Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej; Przewodniczący Samorządowego Kolegium Odwoławczego; Wiceprzewodniczący Zarządu Województwa; Wiceprzewodniczący Sejmiku Województwa; Członek Zarządu Województwa; Radny województwa; Dyrektor generalny Urzędu Wojewódzkiego; Skarbnik województwa.

Precedencja stanowisk samorządowych w powiecie:

Starosta; Przewodniczący Rady Powiatu; Wicestarosta; Wiceprzewodniczący Rady Powiatu; Członek Zarządu Powiatu; Radny powiatu; Sekretarz powiatu; Skarbnik powiatu.

Precedencja stanowisk w gminie:

Burmistrz, prezydent (miasta); Rady gminy (miasta); Zastępca burmistrza (prezydenta miasta); Rady gminy (miasta); Członek zarządy gminy (miasta); Radny gminy (miasta); Sekretarz gminy (miasta); Skarbnik gminy (miasta); Sołtys, przewodniczący zarządu dzielnicy (osiedla).

Etyka pracownika biurowego/ w pracy biurowej

Praca jest jedną z dziedzin ludzkiego działania, która wyróżnia człowieka na tle innych gatunków. Ma dwa wymiary - jeden to materialny - dostarcza człowiekowi możliwości zaspokajania swoich potrzeb, od tych najbardziej podstawowych po te najbardziej wyrafinowane. Poza tym wymiarem, praca ma też wartość psychologiczną. Jest źródłem satysfakcji, sposobem na znalezienie własnego miejsca w społeczeństwie, odnalezienia się w jego hierarchii. Jednak, aby praca spełniała ludzkie potrzeby fizyczne i psychiczne, musi być obwarowana ustaleniami etycznymi, z których te najbardziej podstawowe mówią o godziwym wynagrodzeniu za wykonaną pracę, o szacunku dla pracodawcy i pracownika i o odpowiednich warunkach w jakich praca powinna być wykonywana.

Szczegółowym ustalaniem norm postępowania i spełnianych wartości w odniesieniu do konkretnych zawodów, zajmują się etyki zawodowe. Ich zadaniem jest ustalanie relacji między kierownikiem a pracownikiem, między członkami tego samego zespołu zawodowego. Powszechnym zadaniem każdej etyki zawodowej jest dbałość o cały organizm pracowniczy, na wszystkich jego szczeblach i we wszystkich działaniach.

Praca może być sensem działania zawodowego, źródłem satysfakcji, ale nie może wymagać całkowitego poświęcenia się człowieka, który ma także inne życiowe cele poza pracą. Musi mieć więc zapewniony odpowiedni wypoczynek, musi mieć pełną swobodę w realizowaniu potrzeb kulturalnych, społecznych a także religijnych. Przede wszystkim jednak trzeba uwzględnić społeczną naturę człowieka, którego zadaniem jest także życie rodzinne. Każdy więc człowiek, który poświęca się jakiejkolwiek pracy, nie może zostać oderwany od roli społecznej w rodzinie.

Zadaniem etyki jest więc formułowanie zasad i norm, które zachowują powyższe wymagania.

Etyka pochodzi od greckiego słowa ethicos, pojmowana jest jako nauka o moralności, Etyka zawodowa stanowi zespół zasad i norm określających, jak z moralnego punktu widzenia powinni zachowywać się przedstawiciele danego zawodu.

Etyka zawodowa jest więc przede wszystkim etyką normatywną, jej zadaniem jest ukazywanie norm właściwego działania dla poszczególnych grup zawodowych. Dlatego mówi się np. o etyce sędziowskiej, nauczycielskiej, menedżerskiej itp. Różnią się one w szczegółach, jednak cel, do którego dążą jest dla wszystkich taki sam - stworzenie idealnego wzoru postępowania, sformułowanie celów działalności i pracy, sposobów etycznego rozwiązywania konfliktów zawodowych w obrębie każdej z tych grup.

Kodeks etyczny to katalog standardów zachowań etycznych, określających

sposób postępowania i zachowania pracowników; jest zbiorem zasad i wartości

etycznych wyznaczających standardy postępowania urzędników publicznych na

rzecz realizacji interesu publicznego9. Stanowi on uporządkowany logicznie

zbiór zasad etycznych,

Kodeks etyczny dotyczy zwykle następujących zagadnień10:

- określenia grupy docelowej,

- obowiązków urzędników wobec społeczeństwa,

- ujawniania majątku przez urzędników,

- zachowania w sytuacji powstania konfliktu interesu,

- nadużywania władzy wynikającej z zajmowanej pozycji,

wykorzystania zasobów publicznych dla korzyści prywatnych,

- postępowania po zakończeniu pracy w sektorze publicznym i restrykcji

związanych z podejmowaniem określonych zajęć,

- definiowania zachowań i sposobów, sytuacji lub postępowań naruszających

kodeks,

- stosowania sankcji w przypadku naruszenia zapisów kodeksu.

Siedem Zasad Życia Publicznego (zasady Nolana, The

Seven Principles of Public Life)14:

1. Zasada bezstronności (selflessness).

2. Zasada niezawisłości (integrity).

3. Zasada obiektywizmu (objectivity).

4. Zasada odpowiedzialności (accountability).

5. Zasada jawności (openness).

6. Zasada uczciwości (honesty).

7. Zasada przywództwa

Dwanaście zasad mających na celu wsparcie postaw etycznych w sektorze publicznym

1. Standardy etyczne służby publicznej powinny być wyrażone w sposób

zrozumiały dla osób mających je stosować.

2. Standardy etyczne powinny znaleźć odzwierciedlenie w rozwiązaniach

prawnych.

3. Urzędnicy publiczni powinni posiadać możliwość uzyskiwania informacji

i wyjaśnień w zakresie stosowania standardów etycznych.

4. Urzędnicy publiczni powinni znać swoje prawa i obowiązki dotyczące

sytuacji, w której informują o wykryciu zachowania nieetycznego innych

urzędników.

5. Promowanie rozwiązań etycznych na poziomie politycznym powinno służyć

wzmacnianiu etycznych postaw urzędników publicznych.

6. Proces decyzyjny powinien być przejrzysty i poddający się kontroli.

7. Sformułowanie jasnych zaleceń odnośnie relacji sektora publicznego

i prywatnego.

8. Zwierzchnicy funkcjonariuszy publicznych powinni swoim zachowaniem

demonstrować i wyznaczać standardy etycznego zachowania.

9. Zarządzanie i procedury w sektorze publicznym powinny wspierać postawy

etyczne.

10. Warunki pracy i zarządzanie zasobami ludzkimi powinny wpierać postawy

etyczne.

11. Powinny istnieć odpowiednie mechanizmy egzekwowania

odpowiedzialności w sektorze publicznym.

12. Muszą istnieć procedury i sankcje wobec nieetycznych działań urzędników

Standardy etyczne Służby cywilnej

Wprowadzony w służbie cywilnej Kodeks etyki Służby Cywilnej jest najszerzej

znanym kodeksem etycznym w polskiej administracji, stanowiąc często podstawę

dla opracowania regulacji dla konkretnego urzędu. Formułuje następujące

zasady odnośnie pracy członków korpusu służby cywilnej16:

1. Rzetelność - rozumiana jako sumienność, twórczość, odpowiedzialność,

bezstronność, gotowość przyznania się do błędu i do jego naprawienia,

racjonalność w gospodarowaniu, lojalność, zgoda na ograniczenie zasady

poufności informacji także z życia osobistego (§2).

2. Dbałość o rozwój własnych kompetencji - rozwijanie wiedzy zawodowej,

dążenie do poznania aktów prawnych, gotowość skorzystania z wiedzy

innych, wyjaśnianie swego stanowiska (§ 3).

3. Bezstronność - nie dopuszczanie do podejrzeń o konflikt interesów, nie

przyjmowanie żadnych korzyści materialnych ani osobistych w związku

z prowadzonymi sprawami, szanowanie prawa obywateli do informacji

(§4).

4. Neutralność polityczna - lojalne i rzetelne wykonywanie strategii Rządu RP

niezależnie od własnych przekonań, dbanie o jasność własnych relacji,

eliminowanie wpływów politycznych na rekrutację i awans w służbie

cywilnej (§ 5).

Zastosowanie zasad etycznych niesie ze sobą m.in. następujące pozytywne

zmiany w organizacji:

1. Wolność wykonawcza - eliminacja nieetycznych zachowań zmniejsza

regulacje prawne, biurokrację, zwiększa swobodę wykonywania

działalności.

2. Osiągnięcia pracowników - lepsze rezultaty pracy dzięki otwartemu,

kreatywnemu i etycznemu środowisku.

3. Osobista satysfakcja - zadowolenie z osiągnięcia celów bez niekorzystnych

zmian dla innych.

4. Unikanie sporów i aktów oskarżenia.

5. Akceptacja społeczna.

6. Zaufanie kontrahentów, inwestorów.

7. Lojalność klientów.

Kształtowanie zasad etycznych przy pomocy kodeksów etycznych zależy

głównie od sposobu wprowadzania, a nie od samych przepisów. Kultura

organizacyjna towarzysząca wdrożeniu kodeksu, zaangażowanie kierownictwa

decyduje o tym, jak pracownicy będą interpretować kodeks, oraz czy będą

postępować zgodnie z jego przesłaniem, a nie tylko dokładnymi przepisami2

23

Oprócz tych ogólnych wskazań - wartości, powinności i uprawnień moralnych - istnieją również pewne wartości i normy szczegółowe, wynikające ze specyfiki poszczególnych zawodów (tzw. etyki zawodowe).
Określają one bardziej szczegółowo relacje między pracodawcą a pracobiorcą, między wykonawcą a odbiorcą rezultatów pracy, między członkami poszczególnych grup zawodowych. Nie znaczy to jednak, że całość etyki pracy składa się jedynie z kodeksów etycznych dla poszczególnych zawodów.

Podstawowymi zasadami etycznymi pracy biurowej są:

- zasada tajemnicy zawodowej,

- zasada tajemnicy powiernictwa,

- zasada dobra klienta,

- zasada odpowiedzialności moralnej.

Pierwszy kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z „prawem pierwszego kontaktu" wtedy właśnie pe­tent wyrabia sobie obraz, wizerunek firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników, które można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych.

TECHNICZNE ŚRODKI WSPOMAGAJĄCE PRACĘ BIURWĄ

Telefon

Telefon to bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. Występuje jednak duża ilość modeli, ktore mają rozbudowane funkcje. W biurze warto zainstalować taki aparat, ktory odpowiada naszym potrzebom np.: ma automatyczną sekretarkę, ma programowalną pamięć, posiada system głośno mowiący, ma kilka linii tzn. istnieje możliwość przełączenia

rozmowcy do innej osoby itp.

Istotną sprawą przy wykorzystywaniu telefonu w firmie jest umiejętne przyjmowanie i łączenie rozmow telefonicznych. Osoba, ktora odbiera telefon w firmie powinna przestrzegać następujących zasad:

− po podniesieniu słuchawki należy powitać rozmowcę i przedstawić się, podając nazwę jednostki i komorki organizacyjnej, a następnie poczekać na to, co powie telefonujący,

− przed wybraniem numeru należy przygotować się do rozmowy poprzez opracowanie planu rozmowy oraz przygotowanie ewentualnych materiałow, ktore mogą być potrzebne,

− nie należy przerywać rozmowcy, a po każdej własnej wypowiedzi należy pozostawić czas na jego ewentualną odpowiedź,

− szef powinien przekazać sekretarce listę osob, z ktorymi ma łączyć go zawsze wtedy, gdy telefonują,

− jeżeli sekretarka łączy rozmowę do szefa, powinna na początku poinformować go, kto telefonuje i w jakiej sprawie,

− jeżeli nie można wyjaśnić jakieś sprawy, należy poinformować rozmowcę, że za 10 - 15 minut zatelefonujemy do niego z gotową informacją,

− przez telefon należy mowić spokojnie i trochę wolniej niz w rozmowie bezpośredniej, ponieważ nerwowa i za szybka mowa utrudnia odbior,

− rozmowę telefoniczną powinna kończyć ta osoba, ktora ją rozpoczęła.

Telefony.
Telefon przewodowy, telefon bezprzewodowy oraz telefon komórkowy są niezbędnym sprzętem pozwalającym na utrzymywaniu łączności i komunikacji.
Komputer.
Komputery to urządzenia, które maja wspomagać, upraszczać pracę dzięki komputerom mamy możliwość tworzenia baz danych łączymy się z globalną siecią komputerową, mamy możliwość komunikowania się z całym światem, przesyłania plików. Komputery wykorzystujemy do tworzenia grafiki. Mamy możliwość liczenia, pisania,……………………………………………………………………...
Skanery.
To urządzenia, które współpracują z komputerem. Są bardzo użyteczne w pracy biurowej. Pozwalają na przeniesienie obrazu rzeczywistego obiektu do obrazu zapisanego w postaci cyfrowej. Zapis cyfrowy pozwala na jego obróbkę za pomocą programów komputerowych………………………………………………………....
Rzutniki.
Rzutniki używane są już od jakiegoś czasu. Technologia ich produkcji stale podlega unowocześnianiu. Za pomocą rzutnika obraz zapisany na danym nośniku przenoszony jest na ścianę lub ekran projekcyjny, gdzie powiększony, może być zaprezentowany większej liczbie ludzi. Obecnie coraz popularniejsze są rzutniki komputerowe, które wyświetlają obraz z komputera, aparatu cyfrowego, czy z innych elektronicznych nośników danych.
Gilotyny.
Gilotyna kojarzy się głównie ze średniowiecznym sposobem kary. Dziś urządzenie to działające na podobnej zasadzie ma zupełnie inne zastosowanie. Gilotyny to urządzenia, za pomocą, których przycinane są arkusze papieru lub blachy. Poruszający się nóż przycina arkusze, co ułatwia ich dalszą obróbkę.
Bindownice.
Bindownica to przyrząd umożliwiający łączenie luźnych kartek. Są one sczepiane z jednej strony przy użyciu tzw. bindy. Zastosowanie tego urządzenia umożliwia szybką oprawę danych kartek. Sczepione w ten sposób dokumenty wyglądają elegancko i schludnie. Niewątpliwym plusem jest to, iż łatwo można je rozpiąć, by dodać lub usunąć jakiś arkusz.

Kopiarki.
Przepisywanie ręczne lub maszynowe zastąpiła w biurze kopiarka, zwana często ksero, xero lub kserokopiarką. Urządzenie to pozwala na uzyskanie kopii dokumentu w dowolnym rozmiarze i w dowolnej ilości.

Kserokopiarka to urządzenie służące do powielania wszelkiego rodzaju dokumentow. Każda kopia ma identyczną jakość, gdyż jest kopią oryginału. Obsługa kserokopiarki nie jest trudna. Wystarczy włożyć do kopiarki oryginał, ustawić na panelu sterowania parametry kopiowania i nacisnąć odpowiedni przycisk. Kserokopiarka automatycznie pobierze papier z pojemnika i wykona zadaną liczbę kopii. Kserokopiarki dzieli się na kserokopiarki osobiste,

średnionakładowe i wysokonakładowe.

Rodzaje kserokopiarek.

Osobista - liczba kopii na minutę 4 - 12; pojemnik na papier do 50 arkuszy ; max format kopii - A4

Średnionakładowe - - liczba kopii na minutę 17 - 35; pojemnik na papier do 500 arkuszy; ; max format kopii A3

Wysokonakładow- liczba kopii na minutę 40 - 90; pojemnik na papier do 7 500 ; max format kopii arkuszy A3 i większe

Aby zapewnić właściwe użytkowanie kserokopiarki należy unikać:

− wysokiej temperatury i nasłonecznienia,

− raptownych zmian temperatury,

− dużej wilgotności,

− zakurzonych, źle wentylowanych miejsc……………………………………….
Frankownica - urządzenie służące do jednoczesnego nanoszenia na kopertę stempli z opłatą pocztową, datą wysyłki bądź reklamą firmy,

Laminatory.
Laminator to urządzenie pozwalające na przeprowadzenie procesu tzw. laminacji. Laminowanie pozwala na pokrycie powierzchni dokumentu laminatem - substancją, która zapobiegnie ewentualnym uszkodzeniom dokumentu (np. zawilgoceniu, zgnieceniu).
Niszczarki.
W biurze niezbędna jest również niszczarka. Służy ona do niszczenia dokumentów, które są już nam zbędne. Dzięki użyciu niszczarki, która tnie dokument na paski lub ścinki, zabezpieczamy się przed ewentualnym odtworzeniem dokumentu przez osoby niepowołane

Niszczarki dokumentowe to urządzenia, ktore tną dokumenty na wąskie paski. Ich

stosowanie jest niezbędne przy wycofywaniu z obiegu dokumentow poufnych i tajnych.

Obsługa niszczarki jest prosta, gdyż uruchomiana jest automatycznie po włoŜeniu do nich dokumentow. Rownież automatycznie, po pocięciu całego dokumentu, wyłącza się. Zależnie od stopnia tajności dokumentow niszczarki przystosowane są do ich cięcia na szersze lub węższe paski albo prostokąty.

− Klasa I - dokumenty są cięte na paski o szerokości ponad 6mm,

− Klasa II - dokumenty są cięte na paski o szerokości około 4 - 6 mm,

− Klasa III - dokumenty są cięte na prostokąty o wymiarach około 3 x 20 mm.

Fax.
Inne nazwy tego urządzenia to faks lub telefaks. Faks umożliwia przesłanie tekstu pisanego z użyciem linii telefonicznej. Niegdyś bardzo użyteczny, obecnie staje się coraz mniej popularny, ze względu na rozwój technologii IT.
Urządzenia wielofunkcyjne………………………………………………………..
To bardzo popularne urządzenia biurowe, łączące w sobie użyteczność skanera, faksu i drukarki. Często nazywane kombajnem lub krótko kombo.
Falcerka.
Biurowe falcerki służą do składania papieru - Składają kartki pojedynczo, podwójnie i potrójnie, na różne sposoby

.Drukarki.
Drukarka to kolejne urządzenie współpracujące z komputerem. Technologia drukowania ulega szybkim przemianom. Zastosowanie drukarki pozwala na przeniesienie obrazu z komputera - nośnika elektronicznego na inny nośnik - nośnik analogowy np. folię, papier. Najczęściej stosowane drukarki to drukarki igłowe, atramentowe i laserowe……………………………………………………..
Rodzaje Drukarek………………………………………………………………….
Drukarka to urządzenie, które pobiera dane z komputera i drukuje je na papierze lub folii. Trzy najpopularniejsze typy drukarek to: drukarki igłowe, atramentowe i laserowe. Podstawowym parametrem drukarki jest rozdzielczość wydruku. Określamy ją w punktach na cal. Im wyższa rozdzielczość drukarki, tym lepszej jakości otrzymujemy wydruk. Obecnie większość drukarek atramentowych i laserowych zapewnia drukowanie z rozdzielczością 1200 dpi. Działanie drukarki igłowej jest oparte na głowicy 9- lub 24-igłowej. Igły głowicy, uderzając w taśmę barwiącą, pozostawiają ślad na papierze.
Podstawowe rodzaje drukarek i ich działanie.
Drukarka atramentowa - najpopularniejszy obecnie typ drukarek. Drukuje poprzez umieszczanie na papierze bardzo małych (od kilku do kilkudziesięciu pikolitrów) kropli specjalnego tuszu do drukowania. Praktycznie wszystkie dzisiejsze drukarki atramentowe umożliwiają druk w kolorze. Stosowany jest atrament w czterech kolorach: cyjan, karmazynowy (ang. magenta), żółty i czarny (model CMYK). Ponadto w niektórych drukarkach można stosować specjalne tusze "fotograficzne" (są one nieco jaśniejsze niż standardowe i lepiej oddają barwy przy drukowaniu zdjęć) oraz inne dodatkowe kolory. Wadą tanich drukarek atramentowych są dość wysokie koszty eksploatacji (wysoka cena tuszu w stosunku do ilościowej możliwości pokrycia nim papieru). Jeden z niewielu typów drukarek umożliwiających druk w kolorze białym (obok technologii termotransferowej).
Drukarka igłowa, drukarka mozaikowa - niegdyś najpopularniejszy typ drukarek. Wykorzystują do drukowania taśmę barwiącą podobną do tej stosowanej w maszynach do pisania. Ich główną zaletą jest tania eksploatacja i możliwość drukowania kilku kopii na papierze samo kopiującym; do dziś często używana do druku faktur itp.; najczęściej spotykane są głowice 9- i 24-igłowe, istnieją także drukarki wielogłowicowe (każda głowica drukuje fragment wiersza). rukarka laserowa - drukuje poprzez umieszczanie na papierze cząstek tonera. Zasada działania drukarek laserowych jest bardzo podobna do działania kserokopiarek. Wałek selenowy jest elektryzowany, następnie naświetlany światłem laserowym (lub diod LED). Przez to miejsca naświetlone tracą swój ładunek elektryczny i nie przyciągają cząsteczek tonera. Następnie toner z wałka przenoszony jest na papier. Na końcu prowadzony jest proces utrwalania wydruku. Karta papieru przechodzi przez fuser - utrwalacz termiczny, gdzie toner jest rozgrzewany i wprasowywany w kartkę papieru. Drukarki laserowe charakteryzują się bardzo wysoką jakością i szybkością wydruku, a druk pod wpływem wody się nie rozpływa.
Inne rodzaje drukarek:……………………………………………………………
Drukarka głowicowa - następczyni elektrycznej maszyny do pisania. Głowica wykonana w formie kulistej lub częściej owalnej z naniesionymi wokół znakami (na równoleżnikach). Na jedno uderzenie głowicy przez taśmę barwiącą w papier przypada jeden wydrukowany znak. Dostępność znaków limitowana wykonaniem rozetki drukującej. Brak trybu graficznego.
Drukarka iskrowa - drukarka, w której stosowany jest specjalny papier pokryty folią aluminiową. Drukowanie polega na przepaleniu uziemionej warstwy folii przez ślizgający się po powierzchni papieru drut podłączony do zasilania. Sterowanie realizowane jest podobnie jak w drukarce igłowej.
Drukarka rozetkowa - następczyni elektrycznej maszyny do pisania. Głowica wykonana w formie łatwo wymiennej tarczy z znakami na obwodzie. Brak trybu graficznego.
Drukarka stałoatramentowa - technologia opracowana przez firmę Tektronix na początku lat 90., polega na nanoszeniu roztopionego woskowego atramentu bezpośrednio na nośnik lub też na bęben transferowy Zaletami są znakomite krycie, wierność barw, szybkość, prostota konstrukcji i całkowita odporność na UV i wodę. Do wad można zaliczyć niską wytrzymałość mechaniczną druku i łatwo ulegający analizie termicznej atrament. Obecnie drukarki w tej technologii produkuje tylko firma Xerox.
Drukarka termiczna - drukarka zazwyczaj używana jest w kasach fiskalnych. Drukowanie odbywa się na specjalnym papierze, który pod wpływem ciepła ciemnieje. Zaletą są: szybkość wydruku, bardzo niski poziom hałasu oraz to, że jedynym materiałem eksploatacyjnym jest papier (nie trzeba stosować taśm, tuszy i in.). Wadą jest zanikanie wydruku. Proces ten jest znacznie szybszy w wypadku poddawania wydruków działaniu światła słonecznego lub wysokiej temperatury.
Drukarka termotransferowa - drukarka zbliżona w działaniu do drukarki igłowej. Zasadniczą różnicą jest taśma barwiąca jednokrotnego wykorzystania z której barwnik nie jest przenoszony na papier w wyniku mechanicznego oddziaływania, lecz punktowego podgrzania i dociśnięcia przez iglice (grzałki) głowicy. Jeden z niewielu typów drukarek umożliwiających druk w kolorze białym (obok technologii atramentowych).
Drukarka wierszowa - drukarka pracująca wyłącznie w trybie tekstowym, stawiająca za jednym ruchem cały rząd znaków; najczęściej czcionki zamocowane są na łańcuchu przewijającym się ciągle przed papierem barwiącym i przez uderzenie specjalnego młoteczka zostawiają ślad na papierze wydruku; obecnie stosowane

SEKRETARIAT

Rola sekretariatu w biurze

Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołaną do obsługi osoby pełnią­cej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych.

Jest to także centrum informacyjne. Do sekretariatu napływają informacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Wizerunek firmy kształtowany jest przez wie­le czynników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekretarką.

Na wizerunek firmy mają wpływ następujące elementy:

● wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble);

● zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie;

● wygląd pracowników;

● logo firmy, znak firmowy;

● forma i sposób komunikowania się z petentami;

● dyscyplina pracy, etykieta zawodowa;

● przestrzeganie zasad savoir-vivre'u w biurze.

Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania zawodowego, do­świadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy.

Od kandydatów na stanowisko sekretarki wymaga się:

● wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy,

● umiejętności redagowania pism,

● znajomości języków obcych,

● bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie,

● obsługi urządzeń technicznych,

● znajomości podstaw psychologii,

● znajomości postaw ekonomii.

Rodzaje sekretariatów:

● Uniwersalne - występują w małych i średnich firmach, łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie.

● Osobiste - obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa.

● Imprez - funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, targów, realizują czynności sekretarskie w trakcie przygotowania, trwania imprezy i po jej zakończeniu.

● Działowe - obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

Funkcje sekretariatu:

● reprezentacyjną (wygląd i wyposażenie sekretariatu);

● informacyjną (przyjmowanie i przekazywanie informacji);

● regulacyjną (przyjmowanie i obsługa interesantów);

● pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi;

● wspomagającą przełożonego.

Predyspozycje do wykonywania zawodu sekretarki:

● podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych;

● twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych;

●  obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny;

● lojalność w stosunku do zwierzchników i kolegów/koleżanek;

● wysoka kultura osobista i odpowiednia prezencja;

● dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie;

● dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi;

● pewność siebie;

● odporność na stres;

● dyspozycyjność;

●  dobry stan zdrowia.

Zadania sekretarki:

● prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa;

● gromadzenie i przechowywanie informacji;

● wykonywanie prac administracyjno-biurowych;

● przyjmowanie interesantów;

● przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie sta­nowisk;

● redagowanie krótkich pism;

● zapisywanie pism dyktowanych przez zwierzchników;

● uczestniczenie w planowaniu prac zwierzchników;

● odbieranie telefonów i udzielanie informacji;

● odbieranie i wysyłanie faksów, e-maili;

● prowadzenie kontroli terminów;

● przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw;

● prowadzenie rejestru wyjazdów i delegacji;

● kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych;

● gospodarowanie materiałami biurowymi;

● gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla zwierzchników;

● przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek;

● wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

ZADANIA SEKRETARIATU

Zadania te możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne.

Zadania asystenckie - to czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef.

Należą do nich: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw do­tyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.), prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat itp.

Zadania recepcyjne - to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośred­ni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, któ­ra go przyjmie, jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firm.

 

Profesjonalna sekretarka przyczynia się swoją działalnością do rozwoju insty­tucji.

Potrafi wybrać z różnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy swojego zwierzchnika, przyjmuje interesantów zgod­nie z ich oczekiwaniami.

Sekretarka powinna tak zorganizować swoją pracę, aby wykonać wszystkie zadania w zaplanowanym czasie i pamiętać o nadchodzących terminach.

Potrafi utrzymywać miłe, koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżan­kami bez naruszania tajemnicy służbowej.

Coraz częściej zdarza się też, że w sekretariacie szukają pracy mężczyźni, ale firmy rzadko go dzą się na zatrudnienie ich.

Zadania sekretariatu

Głównym zadaniem sekretariatu jest odciążenie kierownika z uciążliwych administracyjno - biurowych i techniczno - usługowych spraw, które są bardzo drobne. W strukturze firmy sekretariat nie ma charakteru merytorycznego lecz usługowy. W sekretariacie może być zatrudnionych kilka osób ale najczęściej jest to komórka jednoosobowa (zatrudniony to sekretarka lub sekretarz).
Do najważniejszych zadań sekretarki (sekretarza) należą:

    - współpraca z szefem

  - uczestniczenie w planowaniu prac szefa

  - organizowanie wyjazdów służbowych szefa

        - organizowanie zebrań

- gromadzenie i przechowywanie informacji,
- wykonywanie prac administracyjno - biurowych,
- przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw,
- samodzielne prowadzenie korespondencji,
- przyjmowanie, segregowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji,
- redagowanie krótkich pism,
- zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,

- przyjmowanie i łączenie telefonów,
- prowadzenie kontroli terminów,
- prowadzenie i przechowywanie akt,
- gospodarowanie materiałami biurowymi,
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
- przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek.

Zadania te możemy podzielić na:
zadania recepcyjne: zadaniem recepcyjnym sekretariatu jest przyjmowanie interesantów. Wyobrażanie o firmie często kształtuje się przy pierwszym kontakcie, który najczęściej następuje w sekretariacie. To sekretarka lub sekretarz wywiera pierwsze (złe lub dobre) wrażenie na interesancie, które potem rzutuje na wizerunek firmy.Dlatego sekretarka (sekretarz) powinna zachowywać się taktownie wobec interesanta i nie wchodzić z nim w konflikty. Musi również wykazywać zainteresowanie sprawą z jaką przyszedł.
Sprawy z którymi przychodzą interesanci do sekretariatu można podzielić na dwie grupy:
Sprawy które sekretarka (sekretarz) załatwia od razu i sprawy które muszą zostać omówione z kierownikiem. W przypadku tych drugich interesanta umawia się na konkretny dzień i godzinę. Jeśli sprawa jest bardzo pilna można spróbować natychmiast zorganizować spotkanie z kierownikiem.
Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez sekretarkę lub sekretarza. Już w sekretariacie prosi się gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeżeli gość nie może być od razu przyjęty przez szefa, należy poprosić go, by usiadł, i zaproponować kawę lub herbatę. Można podać mu do przejrzenia bieżącą prasę albo materiały firmowe lub branżowe (np. czasopisma branżowe). Osoba zatrudniona w sekretariacie wprowadza gościa do pokoju szefa i przedstawia go.
zadania asystenckie

Należą do nich proste czynności biurowe lub administracyjne. Są to zadania którymi nie powinien zajmować szef. Są to takie czynności, jak odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.). Prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat to także funkcje asystenckie oraz współpraca z szefem.
Współpraca z szefem

Aby współpraca szefa z sekretarką (sekretarzem) była efektywna muszą łączyć ich dobre relacje. Na samy początku współpracy powinny zastać ustalone zasady a szef powinien przedstawić swoje oczekiwanie wobec pracownika. Oczekiwanie szefa wobec sekretarki (sekretarza) będą dotyczyć jej kwalifikacji zawodowych, umiejętności i prowadzenia rozmowy z interesantami, zachowania się oraz radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie.
Spotkania szefa są wcześniej przygotowane w czym bierze udział pracownik sekretariatu. Nie wystarczy jeśli umówi on interesanta na spotkanie, musi także dopilnować terminu spotkania. Niektóre sprawy są załatwiane w sekretariacie a sekretarka (sekretarz) tylko relacjonuje swojemu szefowi.
Współpraca szefa i sekretarki (sekretarza) zależy od cech osobowości szefa i pracownika, od tego czy zakres obowiązków sekretarki (sekretarzy)został dokładnie określony i od dyspozycyjności osoby zatrudnionej.
4. Łączenie telefonów

Do zadań sekretarskich należy przyjmowanie i łączenie telefonów. Przyjmując rozmowę telefoniczną, sekretarka lub sekretarz zgłasza się, podając swoje stanowisko i nazwę firmy (np. ?Tutaj sekretariat firmy ......?) lub swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Łącząc rozmowę telefoniczną do szefa, informuje się go, kto dzwoni i w jakiej sprawie. Szef jest informowany o telefonach do niego, które sekretariat odbiera podczas jego nieobecności.
5 Kontrola terminów

Osoba zatrudniona w sekretariacie ma obowiązek czuwania nad terminowym załatwianiem spraw. Dlatego terminy zapisywane są w terminarzach i na bieżąco kontrolowane. Ewidencjonuje się terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa oraz przygotowuje materiały potrzebne do nich.

ORGANIZOWANIE ZEBRAŃ

Zebranie, to zgromadzenie wielu osób, zorganizowane dla osiągnięcia wspól­nego celu obrad.

Bardzo ważnym elementem komuni­kowania się są narady i różnego rodzaju zebra­nia, podczas których są przekazywane informa­cje i podejmowane decyzje dotyczące działalno­ści przedsiębiorstwa.

Spotkania w firmie mają

• charakter roboczy (np. narady, odprawy) lub charakter specjalny (np. zebrania stanowiące formę prawną działania określonego organu) ;

• odbywające się na forum publicznym (krajowym bądź międzynarodowym lub wewnętrznym ;

• będące zgromadzeniami znacznej liczby uczestników (np. kongresy, zjazdy lub o małej liczbie uczestników (np. odprawy) ;

• koncentrujące obrady wokół tematyki dotyczącej określonych dziedzin lub ze­brania sprawozdawczo-wyborcze, zajmujące się rozliczaniem działalności or­ganów kierowniczych, a także wyborami nowych władz lub ;

• mogące obradować niezależnie od liczby uczestników lub te, które dla ważno­ści obrad wymagają uczestnictwa określonej liczby osób, niezbędnej do pra­womocności zebrania ;

• mające zasięg ogólny, powszechny (np. walne zebranie członków stowarzy­szenia bądź walne zgromadzenie członków spółdzielni, w których uczestni­czy ogół członków) lub zebrania o składzie ograniczonym do wybranych delegatów (np. zebrania przedstawicieli spółdzielni bądź zebrania sprawozdawczo-wyborcze w dużych organizacjach) ;

• mające rangę wyższą (np. walne zebranie członków zarządu organizacji) lub niższą (np. zebranie plenarne zarządu organizacji, posiedzenie prezydium za­rządu organizacji) ze względu na miejsce organu w systemie organizacyjnym;

• walne zebrania zwyczajne, zwoływane po upływie kadencji władz (sprawozdawczo-wyborcze) lub planowane w czasie ich kadencji (sprawozdawcze, uchwałodawcze) i walne zebrania nadzwyczajne, zwoływane w trakcie kaden­cji w związku z zaistnieniem określonych okoliczności.

Ze względu na charakter uczestnictwa orga­nizuje się:

• zebrania zewnętrzne - z udziałem fachow­ców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców,

• zebrania wewnętrzne:

• otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników,

• przy zamkniętych drzwiach - uczestnika­mi mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu.

Celem zebrania może być m.in.:

• przekazywanie informacji,

• kontrola bieżących prac,

• rozwiązywanie problemów,

• podejmowanie decyzji i uchwał,

• wymiana poglądów i doświadczeń.

Rodzaje zebrań oraz metody ich prowadzenia:

• Zebrania służące rozwiązywaniu problemów.

• W celu rozpoznania i zdefiniowania problemu.

• W celu obmyślenia rozwiązania - burza mózgów: wszyscy uczestnicy skupiają się na zaproponowaniu wielu możliwych rozwiązań jednego problemu, co umożliwia wielostronne spojrzenie na problem, bez krytyki proponowanych rozwiązań,

• W celu oceny propozycji rozwiązań i podjęcia decyzji - dążenie do osią­gnięcia porozumienia (konsensu)

• W celu wprowadzenia decyzji w życie - badanie alternatywnych sposobów wprowadzania rozwiązań w życie,

• Zebrania informacyjne (poświęcone sprawozdawczości i prezentacji). Sposo­by usprawnienia zebrań informacyjnych to: organizowanie pokazów, posługi­wanie się pomocami wizualnymi, wykorzystanie technik wykładów i prezen­tacji, udostępnienie uczestnikom informacji na temat zebrania.

• Zebrania zespołotwórcze - prowadzący zebranie aktywnie słucha wypowiedzi innych oraz dodaje własne komentarze;

• Zebrania dotyczące zarządzania projektem - zadaniem prowadzącego jest: przygotowanie sprawozdań z przebiegu pracy nad projektem, przeprowadze­nie prób, które służą zbadaniu skuteczności pracy w określonych warunkach, porównanie postępów, wymaganie dokonania zmian w oparciu o opinie użyt­kowników, kontrola opóźnień w pracy nad projektem, określenie ryzyka przy­szłych utrudnień w realizacji planu.

Zebrania mogą mieć różny charakter i róż­ną rangę. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania.

Typowe zebrania to:

• Odprawa - niebyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, robo­czym, mające cel instruktażowy. W niektó­rych przedsiębiorstwach zwoływane jest sys­tematycznie co tydzień, np. w każdy ponie­działek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień.

• Narada - niebyt długie spotkanie (do 60 mi­nut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada doty­cząca nowego produktu.

• Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowa­ne spotkanie, wymaga wcześniejszego usta­lenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarzą­du, rady nadzorczej. Może trwać nawet kil­ka godzin.

• Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biuro­wej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzo­na przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa lite­ratura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

• Konferencja - spotkanie przedstawicieli róż­nych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub rożnych branż (lub jednej), dotyczące okre­ślonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechno­logii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymaga­ją wcześniejszego bardzo szczegółowego pla­nowania zarówno programu wystąpień, jak zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

• Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgo­wego planowania, jak konferencja.

• Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów wyższej szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

Niektóre zebrania mają bardzo sformalizo­wany charakter, określony przez przyjęty regu­lamin i stosowne przepisy. Na przykład posie­dzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisem­nie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu -prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. Przygotowanie takiego zebrania wyma­ga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą.

Organizuje się też zebrania, które nie wyma­gają takiej skomplikowanej procedury, jak po­siedzenia zarządu. Na przykład odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygo­dniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odno­śnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swoich terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane.

Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Prace związane z przygotowaniem sympozjum lub konferencji

Opracowanie założeń zebrania

Prace poprzedzające termin zebrania

ustalenie tematyki i celu zebrania ustalenie listy firm i osób, które powinny wziąć udział ustalenie projektu porządku zebrań sporządzenie listy osób, które mogą przygoto­wać materiały i wystąpienia przygotowanie listy kandydatów, którzy mogą pełnić funkcję przewodniczącego zebrania wstępne ustalenie miejsca, terminu i czasu trwa­nia (liczba dni) sympozjum lub konferencji przygotowanie ramowych zasad obsługi i zaopa­trzenia przygotowanie szacunkowego preliminarza kosztów i określenie źródeł ich pozyskania, jeśli takie mają uzasadnienie (wynajem sali, zakwate­rowanie, zaopatrzenie, przygotowanie mate­riałów dla uczestników itp.)

potwierdzenie miejsca i terminu opracowanie szczegółowego programu (np. kto prowadzi spotkanie, kto ma wykłady, gdzie są zakwaterowani uczestnicy, gdzie spożywają posiłki); taki program jest opracowany po usta­leniu tematyki i osób prezentujących wybrane tematy ustalenie wstępnej listy osób zaproszonych przygotowanie materiałów, np. streszczenia wystąpień wysyłanie zaproszeń i przyjmowanie pism z po­twierdzeniem uczestnictwa, na podstawie któ­rych sporządza się ostateczną listę uczestników zebrania i zamawia zakwaterowanie oraz wyży­wienie (jeśli istnieje taka potrzeba) w niektórych wypadkach wskazane jest zamó­wienie biletów do np.: kina, teatru, muzeum

Zaproszenia na zebranie są rozsyłane wraz z materiałami dwa tygodnie przed terminem ze­brania; jeżeli jest to kilkudniowa konferencja, to zawiadomienia należy wysłać wcześnie.

Każde zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• kto zaprasza - w czyim imieniu wysyłane jest zaproszenie, np.: prezes, dyrektor, zarząd, komitet organizacyjny, stowarzyszenie na­uczycieli informatyki, firma,

• kogo się zaprasza - podajemy imię, nazwi­sko i tytuł służbowy osoby zapraszanej lub nazwę firmy, do której zwracamy się z proś­bą o wzięcie udziału (firma wtedy deleguje kompetentną osobę),

• rodzaj zebrania - np. konferencja, sympo­zjum,

• temat zebrania - np. sympozjum na te­mat , II Krajowa Konferencja Nauczycie­li Informatyki, temat: Komputery w kształ­ceniu zawodowym,

• program - szczegółowo podana tematyka lub porządek,

podczas zebrania

po zebraniu

otworzyć zebranie i - w razie potrzeby - przed­stawić osoby nieznane lub zachęcić wszystkich zebranych do przedstawienia się przedstawić porządek obrad i zapytać obecnych, czy go akceptują przedstawić osoby, które będą zabierały głos (je­śli taka lista istnieje) pobudzać uczestników do dyskusji. czuwać, aby zebranie się nie przeciągało podać propozycję rozwiązań (w wyjątkowych sy­tuacjach) przestrzegać regulaminu i zapobiegać konfliktom zamknąć zebranie i pożegnać uczestników

przesłać (jeśli tego wymaga regulamin) osobom udzielającym wyjaśnień oraz uczestniczącym w dyskusji ich wypowiedzi w celu autoryzowania dopilnować, aby został sporządzony protokół z zebrania (jeśli tego wymaga regulamin) i wysłany zainteresowanym osobom dopilnować rozliczenia finansowego opracować wnioski dotyczące organizacji przyszłych zebrań (na podstawie zdobytego do­świadczenia) wydać polecenia dotyczące realizacji uchwał ze­brania czuwać nad realizacją uchwał

• czas i miejsce - gdzie odbywa się spotkanie, o której godzinie się rozpoczyna, o której kończy, w jaki sposób można dojechać do miejsca spotkania.

Obowiązki przewodniczącego zebrania

Przed samym zebraniem należy sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i urządzeń, przy­gotować szatnię itp.

Bardzo ważną funkcję spełnia przewodni­czący zebrania (prowadzący konferencję lub inne zebranie), od którego w dużym stopniu za­leży zrealizowanie założonego celu zebrania. Do przewodniczącego należy uczestnictwo w przygotowaniu zebrania, prowadzenie go i wykonanie prac po jego zakończeniu.

Międzynarodowe konferencje, zjazdy czy kongresy charakteryzują się tym, że przewodni­czącego i prezydium przeważnie wybierają de­legaci poszczególnych krajów przez aklamację (wybór jest na ogół uzgodniony wcześniej). Na dużych międzynarodowych kongresach jest po­woływane prezydium honorowe, którego lista członków jest wcześniej ustalana. Sekretarza mogą powołać organizatorzy lub przewodni­czący obrad. W szczególnych wypadkach, gdy istnieje możliwość wystąpienia kontrowersji między uczestnikami obrad, przewodniczący ze­brania zostaje wybrany w trybie głosowania (jawnego lub tajnego).

Lista obecności. Listę obecności sporządza sekretarka (lub osoba obsługująca konferencję) przed spotkaniem i wykłada do podpisania przez wszystkich uczestników tuż przed rozpo­częciem obrad. Najkorzystniej jest, kiedy wszel­kiego rodzaju listy sporządzamy w kolejności al­fabetycznej lub hierarchicznej.

Podczas organizowania zebrań (tych we­wnętrznych w firmie) do podstawowych zadań sekretarki należą:

1. Przygotowanie sali, w której ma się odbyć ze­branie, w tym: ustawienie tzw. mównicy (je­śli jest potrzebna) i stolika dla protokolanta (zachowując odpowiednią odległość - dla jak najlepszej słyszalności), odpowiednie przygotowanie stołu prezydialnego (niewy­sokie kwiaty, karafka z wodą), przygotowa­nie stołów oraz miejsc siedzących (powinno być ich więcej aniżeli spodziewanych gości), stoły można ustawić w kształcie:

• koła - podczas zebrań, w których bierze udział stosunkowo mała liczba uczestni­ków i obradom podlegają pewne kwestie sporne (zaletą tego typu stołu jest to, że każdy zabierający głos może liczyć na do­bry jakościowo odbiór przez słuchaczy, ponieważ w każdym miejscu jest jednako­wo dobra słyszalność);

• litery T - zebrania o charakterze oficjal­nym z udziałem stosunkowo małej liczby uczestników;

• litery U - zebrania oficjalne w licznym ze­spole;

• dwóch liter L - podczas prezentacji wśród licznie zebranych.

2. Opracowanie i wysłanie zawiadomień wraz z materiałami niezbędnymi dla uczestników.

3. Przygotowanie sprzętu, np.: rzutnika, ekra­nu do projekcji filmów, sprzętu wideo, tabli­cy, nagłośnienia.

4. Przygotowanie materiałów informacyjnych, np. sprawozdań, katalogów.

5. Nadzór nad pracą szatni i bufetu.

6. Sprawdzenie toalety i przygotowanie miejsca
   dla osób palących.

7. Współpraca z przewodniczącym zebrania na
   wszystkich etapach.

 BHP

Szczegolnie istotne w pracy biurowej są zasady przestrzegania przepisow bezpieczeństwai higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej. Każdy pracownik przed podjęciem pracy powinien być przeszkolony przez pracodawcę z zasad przepisow BHP i ochrony przeciwpożarowej. Istotne znaczenie odgrywa prawidłowa obsługa urządzeń biurowych (zgodnie z instrukcją obsługi). Każdy pracownik, dla dobra swojego, jak i kolegow z pracy, powinien bezwzględnie przestrzegać zasad dotyczących bezpieczeństwa.

http://www.lipka.klub.chip.pl/praktyczne/zdrowie.htm

http://www.bhp-mielec.cba.pl/pliki/15.instrukcja.pdf

Ergonomiczne biuro


Ergonomiczne zaprojektowanie stanowiska pracy obejmuje dobór mebli i wyposażenia, a potem ich odpowiednie ustawienie i oświetlenie tak, by zapewnić pracownikom komfort, wydajność i bezpieczeństwo. Nowoczesne i ergonomiczne urządzenie biura buduje również korzystny wizerunek firmy.
Oświetlenie:
Ważnym elementem ergonomicznego biura jest oświetlenie. Najlepiej by było to naturalne światło dzienne, w miarę możliwości rozproszone.
W pomieszczeniu oświetlonym naturalnym, słonecznym światłem dziennym pracownicy czują się pewniej, są bardziej ożywieni i chętni do działania. Wczesnym rankiem, w godzinach popołudniowych i wieczornych należy oczywiście korzystać z odpowiedniego światła sztucznego - oświetlenia ogólnego oraz miejscowego.
Jako świetlenie główne dobrze sprawdzają się świetlówki. Najlepiej, by miały wysoki współczynnik oddawania barw (będą wtedy dawały światło o widmie i charakterystyce maksymalnie zbliżonej do światła dziennego).
Oświetlenie miejscowe, w postaci np. lampki nabiurkowej jest przydatne przy wykonywaniu precyzyjnych czynności. Lampka powinna być ustawiona z boku pracownika, tak by jej światło (zarówno padające wprost jak i odbite - np. od monitora) nie raziło w oczy. W przypadku osób praworęcznych lampkę należy umieścić z lewej strony, a w przypadku leworęcznych - z prawej strony biurka. Jako lampkę nabiurkową warto wybrać lampkę z żarówką halogenową, dającą jasne światło o miłej, ciepłej barwie.


Ustawienie fotela:……………………………………………………………………
Fotel biurowy powinien być obrotowy, mieć możliwość regulacji wysokości siedziska i kąta oparcia, posiadać podłokietniki i kółka. Ważne, by można było regulować siedzisko z pozycji siedzącej. Regulowana powinna być również wysokość i odchylenie oparcia.
Fotele i krzesła biurowe muszą być stabilne, najlepiej by miały 5 podpór. Nie mogą w nich występować żadne luzy montażowe, nie powinny się też zacinać w żadnym położeniu.
Organizacja stanowiska pracy…………………………………………………:
Aranżacja stanowiska do pracy z komputerem powinna umożliwiać koncentrację uwagi. Stanowisko powinno się znajdować w oddzielnym pomieszczeniu lub być wyraźnie wydzielone.
Na biurku powinna być wystarczająca ilość miejsca na sprzęt i akcesoria. Przedmioty i dokumenty często używane w pracy powinny być łatwo dostępne.
Ustawienie monitora:………………………………………………………………
Dobór monitora i jego odpowiednie ustawienie ma kluczowy wpływ na wygodę i komfort pracy z komputerem. Monitor powinien być umieszczony centralnie, na wprost pracownika, w odległości co najmniej 40 centymetrów, nieco poniżej linii wzroku. Starsze monitory typu CRT powinny być wyposażone w odpowiednie filtry lub być pokryte warstwą antyrefleksyjną.
Warto pamiętać, że stanowisko z monitorem musi być oświetlone światłem sztucznym o natężeniu co najmniej 300 luxów. Bezwzględnie powinno się unikać oświetlenia wywołującego powstawanie refleksów (odbić światła) od monitora.
Klawiatura:
Klawiatura komputera powinna znajdować się co najmniej 10 cm od krawędzi biurka, żeby pracownik mógł wygodnie ułożyć ręce na blacie lub specjalnej podpórce pod nadgarstki. Klawiatura powinna być położona centralnie, na poziomie łokcia lub minimalnie niżej. Kąt pomiędzy ramieniem, a przedramieniem osoby piszącej na klawiaturze powinien wynosić 100-110 stopni. Nadgarstki powinny być oparte na specjalnym wsporniku, w ostateczności mogą być oparte na brzegu stołu.
Powietrze i cisza:
Komputery, zwłaszcza skumulowane na małej powierzchni negatywnie wpływają na jakość powietrza. By zapewnić pracownikom jak najlepsze warunki trzeba biuro regularnie wietrzyć. Temperatura w pomieszczeniach, w których się pracuje nie może być niższa niż 18 stopni, a wilgotność powietrza powinna się utrzymywać na poziomie minimum 40 procent (zimą można używać nawilżaczy).

Czynnikiem dekoncentrującym i obniżającym sprawność umysłową pracowników jest hałas. Według polskich norm w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy biurowej dopuszczalne natężenie hałasu powinno wynosić maksymalnie 55-65 decybeli.
Hałas w biurze należy redukować poprzez montaż odpowiednich okien oraz wyłożenie ścian i sufitów materiałami dźwiękochłonnymi. Stanowiska pracy powinny być tak ustawione, by dźwięki tworzone na jednym nie obniżały znacząco komfortu pracy na drugim stanowisku. Urządzenia biurowe mają ułatwiać pracę w biurze. W dobie dzisiejszych technologii stały się one wręcz niezbędne. Pomagają w prawidłowym przepływie informacji, w łączności z innymi. Urządzenia biurowe prawidłowo eksploatowane pozwalają na pracę szybką, lekką i przyjemną.


Podstawowe urządzenia biurowe.
stosowane rzadko za względu na mały repertuar znaków i hałaśliwość.

Praca biurowa - Wyposażenie i środki pracy

źródło: opracowania doc dr hab M. Konarskiej (CIOP-PIB)







Stanowisko pracy biurowej, definiowane z punktu widzenia warunków pracy, oznacza miejsce wyposażone w środki i przedmioty pracy biurowej, przy pomocy których pracownik wykonuje działania w ramach przyjętego w instytucji podziału zadań. Jednym z ważnych elementów dobrej organizacji pracy jest optymalne rozmieszczenie środków pracy - przedmiotów, które służą do wykonywania pracy, w płaszczyznach poziomych (na biurku) i pionowych (regały, relacje biurko-siedzisko) - zgodnie z charakterem zadań. Środki pracy w pracy biurowej to przede wszystkim dokumenty, wszelkie środki do pisania, liczenia, przekazywania informacji: pióra, maszyny do pisania, kalkulatory, komputery, kserokopiarki, telefony, faksy. Nowoczesnymi środkami pracy biurowej są programy komputerowe, banki danych, sieci informatyczne. Są to środki nowoczesnej techniki, lecz czasem przysparzają problemów, w tym długotrwałe unieruchomienie w pozycji siedzącej i intensywną pracę wzrokową.Niezawodności sprzętu nie zapewnia się  jedynie przed kupno drogiego, markowego sprzętu, potrzebna jest również bieżąca konserwacja (np. systematyczne używanie programów antywirusowych) i łatwo dostępny serwis obsługi w razie awarii. Wiele uwagi ostatnio poświęca się temu, aby  programy komputerowe były przyjazne, od czego zależy liczba popełnianych błędów w pracy oraz ilość informacji, szybkość jej przetwarzania i przekazu,  co jest obecnie szczególnie pożądane w pracy biurowej. Stół - biurko Warsztatem pracy biurowej i jej tradycyjnym atrybutem jest w dalszym ciągu  biurko, chociaż bazą dla komputera, będącego obecnie podstawowym narzędziem pracy biurowej, coraz częściej jest stół, który umożliwia swobodne kształtowanie wyposażenia stanowisk pracy za pomocą blatów i elementów nośnych oraz szafek. Meble powinny być ergonomiczne, a więc mieć pożądaną jakość, rozumianą przede wszystkim jako  możliwość dopasowania do rozmiarów użytkownika  i charakteru pracy. Rozwiązaniem optymalnym jest konstrukcja stołu o regulowanej wysokości. Praktycznym wskaźnikiem dla indywidualnego dopasowania wysokości stołu jest wysokość zgiętego łokcia. Często jednak stosuje się stoły o stałej wysokości a jedynym regulowanym elementem stanowiska pozostaje siedzisko. Jest to sytuacja, która zapewnia minimum niezbędnego komfortu. Dla częstej lub stałej pracy z komputerem stosuje się ergonomiczny stół komputerowy. Cechą charakterystyczną tego stołu jest blat podzielony na dwie części: blat pod monitor oraz niżej umieszczony blat pod klawiaturę. Wysokość blatów powinna być regulowana łącznie lub rozdzielnie…………………………………………………………………………………. Jakość biurowych mebli ma zasadnicze znaczenie w tworzeniu nie tylko optymalnych, ale i bezpiecznych warunków pracy. Należy zapewnić swobodną przestrzeń dla nóg wysokiego mężczyzny: wysokość 65 cm, głębokość 70 cm, szerokość 70 ÷  80 cm. Przy regulowanej wysokości stołu zakres wysokości wolnej przestrzeni powinien wynosić 55 ÷ 70 cm. Siedzisko biurowe Jak wskazuje praktyka, siedzisko ma największy wpływ na komfort pracy siedzącej - warunkuje pozycję przy pracy, decyduje o obciażeniu kręgosłupa i kończyn górnych. Obecnie rzadko są to proste krzesła drewniane, najchętniej kupowane są wyściełane fotele biurowe, obrotowe, z podłokietnikami, o regulowanej wysokości, osadzone na jezdnej podporze. Duży wybór różnego typu siedzisk, oferowany dziś na rynku, stwarza problem kryteriów, jakimi należy się kierować przy zakupie. Najważniejsze cechy ergonomicznego siedziska to: możliwość regulacji wysokości płyty siedziska, pozwalająca na dopasowanie całego układu siedzisko - stół do wzrostu pracownika wyprofilowana krawędź płyty siedziska, tak aby nie uciskała ud, zmniejszajac krążenie kończyn dolnych wyprofilowana podpora pod plecy, tak aby dawała wsparcie dla kręgosłupa w okolicy lędźwiowej 5-ramienna, obrotowa konstrukcja podstawy; negatywnym przykładem są nadal spotykane w biurach siedziska obrotowe, na 4 ramiennej podstawie, łatwo przewracajace się, co jest przyczyną wielu urazów. W pełni komfortowe siedzisko ma ponadto podłokietniki z regulowaną wysokością. W dobrze rozwiazanej konstrukcji krzesła, regulacja wszystkich parametrów powinna być możliwa z pozycji siedzącej. Stały kąt oparcia siedziska powinien wynosić ok. 10^o. Zakres regulacji: 50 do przodu, 30^o do tyłu. W zależności od zastosowania oparcie może obejmować segment kręgosłupa krzyżowego, lędźwiowego, piersiowego oraz zagłówek. Kształt oparcia powinien odpowiadać krzywiźnie kręgosłupa. Jeżeli istnieje potrzeba stosowania podnóżka zaleca się rozwiązania z regulacją wysokości w zakresie 5 - 18 cm. Wymiary podnóżka: szerokość 50 cm, głębokość 30 cm, kąt pochylenia regulowany w zakresie 0 - 15^o. Narzędzia i materiały Optymalizacja rozmieszczenia materiałów i narzędzi w przestrzeni pracy wiąże się z potrzebą ich dostępności wg kategorii kolejności, ważności i częstości ich używania. Współczesne stanowisko biurowe jest wyposażone w sprzęt komputerowy (monitor, klawiatura, drukarka), telefon/fax, kserokopiarkę, pojemniki na drobne narzędzia oraz dokumenty itp. Do zagadnien dotyczących optymalizacji pracy z komputerem przywiazuje się dużą wagę, czego dowodem jest dyrektywa i rozporządzenie poświęcone kształtowaniu warunków pracy. Wiele uciążliwości wiąże się również z użytkowaniem drobnych sprzętów biurowych. Dla przykładu, stała dyspozytorska obsługa telefonu z koniecznością jednoczesnego wykonywania innych czynności, zmusza do podtrzymywania słuchawki telefonicznej barkiem, co powoduje niekorzystne pochylenie głowy i podniesienie barku. W takiej sytuacji potrzebne są specjalne przytrzymywacze słuchawki. Cechy konstrukcyjne klawiatury w dużej mierze decydują o wydajności i komforcie pracy. Klawiatury ergonomiczne z podzielonym układem przycisków na lewą i prawą rękę umożliwiają szybsze pisanie o ok. 20 % i redukcję błędów o ok. 30 %. Znajdują one zastosowanie do prac rutynowych, jednak dla pełnego wykorzystania ich zalet jest potrzebny jest pewien okres adaptacji użytkownika do nowego układu………………………………….. Gromadzenie informacji w coraz większym stopniu odbywa się za pomocą środków informatycznych. Jednak wizja biura bez papieru wydaje się być wciąż dość odległa. Składowanie i selekcja papierowych nośników informacji są znacznie ułatwione dzięki oferowanym obecnie na rynku środkom usprawniającym operowania nimi, takimi jak kolorowe segregatory, teczki czy „koszulki” o przemyślanej konstrukcji, ułatwiającej wyszukiwanie dokumentów. klawiaturze?
Materialne środowisko pracy jest kształtowane przez warunki mikroklimatu: temperaturę, wilgotność, stopień czystości powietrza, oświetlenie, hałas. Mikroklimat  - temperatura powietrza

Na jakość środowiska w pomieszczeniu pracy biurowej istotnie wpływają warunki mikroklimatu. Temperatura powietrza w pomieszczeniach pracy siedzącej powinna wynosić w lecie około 20-24^oC , a w zimie, gdy nosi się cieplejszą odzież i bieliznę, może być niższa i może wynosić ok. 18-22^oC. Dla osób starszych określa się nieco wyższą temperaturę, ze względu na często upośledzoną funkcję krążenia obwodowego. W każdym przypadku, temperatura w pomieszczeniach stałej pracy siedzącej nie może być niższa niż 18^oC, do czego zobowiązuje zapis w rozporządzeniu o ogólnych warunkach bhp.




Wilgotność, wentylacja, jonizacja

Wilgotność powietrza powinna być taka, aby nie powstawało uczucie suchości (wysychania śluzówek ust i nosa) i suchość skóry, sprzyjającej niepożądanemu gromadzeniu ładunków elektrycznych na jej powierzchni a w następstwie zwiększeniu podatności na stany zapalne i alergie. Jeżeli w pomieszczeniu są stosowane nawilżacze powietrza, to należy pamiętać o częstej ich dezynfekcji, w przeciwnym przypadku mogą stać się inkubatorem i rozpylaczem bakterii z grupy Legionella, mogących powodować choroby układu oddechowego o groźnym przebiegu (zapalenie płuc lub grypopodobne)
Dostosowanie mikroklimatu pomieszczenia powinno być oparte w dużym stopniu na subiektywnym odczuciu komfortu termicznego, który zależy nie tylko od temperatury i wilgotności powietrza, ale i od sposobu ubierania się, wieku, czy przemiany materii danej osoby. …………………………………….
Wentylacja, od której zależy wymiana powietrza, powinna być naturalna (okna) i grawitacyjna, mechaniczna (ciągi wentylacyjne). Powinna zapewnić wymianę powietrza w ilości nie mniejszej niż 20m3 świeżego powietrza na godzinę na zatrudnionego, a w przypadku kubatury pomieszczenia mniejszej niż 20 m3 na jedną osobę, wymiana powinna wynosić nie mniej niż 30 m3 świeżego powietrza na zatrudnionego…………………………………………………………………….
Klimatyzacja pomieszczeń (utrzymywanie stałej temperatury i wilgotności w pomieszczeniu zamkniętym) w naszej strefie klimatycznej nie jest konieczna, zwłaszcza, że oprócz wysokich kosztów utrzymania, ciągi klimatyzacyjne z zamkniętym obiegiem powietrza mogą być również siedliskiem legionelli. Zdarza się też obserwować fatalne skutki klimatyzacji z centralną regulacją temperatury, nie uwzględniającej różnic w nagrzewaniu się pomieszczeń spowodowanych niejednakowym nasłonecznieniem.
Ze względu na konieczność utrzymania dobrej jakości powietrza, należy zwrócić uwagę na możliwe źródła zanieczyszczenia powietrza.
W pomieszczeniach biurowych źródłem zanieczyszczania mogą być wykładziny i meble, szczególnie nowe, wydzielające formaldehyd (używany często do impregnacji tkanin i materiałów meblarskich).
Podczas pracy kserokopiarek wydziela się ozon, którego nawet niewielkie ilości są łatwo wyczuwalne, co budzi niepokój pracowników. Jak wykazują pomiary, stężenie ozonu przy pracy pojedynczych urządzeń nie przekracza na ogół dopuszczalnych stężeń. Jeżeli jednak są to duże kserokopiarek i jest ich większej ich ilości, pomieszczenie powinno być oddzielone od stanowisk stałej pracy pracowników i dobrze wentylowane.
Palacze powinni mieć wydzielone miejsce do palenia poza pomieszczeniem do pracy(zgodnie z obowiązującymi przepisami).
Kurz powinien być usuwany nie tylko z podłogi i mebli, ale także z kaloryferów, ścian itd.
Na jakość powietrza wpływa również jonizacja, należy zwrócić uwagę na antystatyczność podłogi i wyposażenia.

Hałas

Hałas w pomieszczeniach pracy biurowej emitowany przez kserokopiarki, telefony, faksy, najczęściej nie występuje w natężeniach, które powodowałoby uszkodzenia narządu słuchu, ma charakter przeszkadzający.
Dopuszczalne wartości równoważnego poziomu dźwięku w pomieszczeniach dla pracy biurowej, ze względu na jego działanie przeszkadzające w pracy umysłowej, wynoszą 55-65 dB, a w pomieszczeniach z maszynami do pisania, dalekopisami, urządzeniami liczącymi 75 dB (norma PN-N-01307: 1994 pt.: ”Hałas. Dopuszczalne wartości hałas w środowisku pracy. Wymagania dotyczące wykonywania pomiarów”)…………………………………………………………..
Przy intensywnej pracy umysłowej, uproszczone kryterium  oszacowania poziomu hałasu przeszkadzającego - możliwość swobodnego rozumienia mowy i porozumienia się bez podnoszenia głosu - jest tu niewystarczające. Zasadą powinno być maksymalne unikanie dźwięków niepożądanych, nawet o najniższym poziomie natężenia, gdyż rozpraszają one uwagę, nie pozwalają na skupienie się. Sygnały telefonu powinny być stonowane.




Oświetlenie
Dobre oświetlenie jest jednym z ważniejszych elementów warunkujących prawidłową pracę wzrokową, Skutkiem złego oświetlenia i zmęczenia wzroku są symptomy ogólnego zmęczenia i bóle głowy.. Generalną zasadą powinno być uzyskanie w pomieszczeniach pracy biurowej oświetlenia w miarę możliwości naturalnego i równomiernego w całym pomieszczeniu o natężeniu 300-500 lx (750 lx - w kreślarniach). Stanowiska wytężonej pracy wzrokowej powinny być oświetlone dodatkowo. Poziom oświetlenia wnętrz został określony w normie  PN-EN 12464-1:2003 (U). Technika świetlna. Oświetlenie miejsc pracy. Część 1: Miejsca pracy wewnątrz pomieszczeń. Wymagania dotyczące oświetlenia stanowisk pracy z monitorami ekranowymi są ujęte bardziej szczegółowo niż przyjęte dla standardowych prac biurowych. Oświetlenie stanowiska komputerowego powinno być dostosowane do indywidualnych potrzeb pracownika przez zastosowanie dodatkowego oświetlenia miejscowego. Światło ogólne powinno być rozproszone, o natężeniu 500 lx, na ekranie nie powinno być oblasków i odbić z okien czy innych źródeł światła, tło nie powinno być zbyt kontrastowe w stosunku do monitora. Jeżeli uniknięcie odbić na ekranie jest zbyt trudne ze względu na usytuowanie komputera w pomieszczeniu, można spróbować zastosować antyodblaskową osłonę na monitor.

Zastosowanie komputerów w pracy biurowej.

Podstawową funkcją komputera jest jego przystosowanie do pracy, które owocuje licznymi zadaniami w biurze i w domu. Skomplikowane obliczenia czy pisanie tekstów nie musi być już wykonywane ręcznie na maszynie, ale wystarczy do tego prosty program komputerowy. Przede wszystkim jednak komputer jest sam w sobie źródłem pracy - to właśnie za jego pośrednictwem i dzięki podłączeniu do internetu możliwe jest tworzenie i projektowanie stron internetowych, witryn, portali czy forów. Nie ma przy tym kompletnie żadnych ograniczeń - projektować i programować może każdy, jeśli tylko zna choć nikłe podstawy jakiegokolwiek języka programowania. Nie da to oczywiście jakichś wybitnych skutków, ale zawsze będzie pierwszym krokiem nauki trudnej sztuki tworzenia stron www. Sztuka ta byłaby zupełnie niemożliwa bez udziału komputera, a co za tym idzie - wiele osób zostałoby bez pracy, bez zawodu, a ich umiejętności stałyby się zwyczajnie niepotrzebne we współczesnym świecie.

Zastosowania komputerów w małych przedsiębiorstwach, szczególną rolę administracyjnych, jak również przeprowadzanie pożytecznych symulacji, np. dotyczących kształtowania cen. Rynek oprogramowania oferuje wiele specjalizowanych systemów, np. programy księgowe, gospodarki materiałowej i magazynowej. Zbiory przepisów prawnych zgromadzone
w komputerze lub bazy adresowe, czyli książki telefoniczne, komputerowe urządzenia biurowe, kopiarki, faksy, możliwość zaistnienia w internecie- wszystko to sprzyja odniesieniu sukcesu gospodarczego.

Baza danych jest to rodzaj komputerowego zbioru kartotek, magazyn danych o określonej budowie. Baza danych jest modelowym ujęciem fragmentu rzeczywistości będącego przedmiotem zainteresowania osób, instytucji, organizacji, firm, zakładów itp., reprezentującym fakty dotyczące tej rzeczywistości w formie umożliwiającej ich przetwarzanie w komputerze. Istotne obiekty danego przedmiotu zainteresowania określa się jak encje lub klasy. Klasą lub encją w rejestrze samochodów są poszczególne samochody, a także ich właściciele lub użytkownicy. Projekt bazy danych określa jej strukturę, czyli część intensjonalną i zawartość, czyli część ekstensjonalną. Dane przechowywane w bazie są trwałe, co nie oznacza, że nie ulegają zmianom. W każdej chwili baza danych znajduje się w określonym stanie. Operacje powodujące zmianę stanu bazy danych noszą nazwę transakcji.

Przez integralność bazy danych rozumie się wierne odzwierciedlanie przez nią przedmiotu zainteresowania jej użytkowników. Prostymi przykładami baz danych są spisy towarów, rozkłady jazdy, ewidencje pracowników, wykazy płatnicze, wszelkiego rodzaju rejestry bankowe, kartoteki urzędowe, biblioteki, katalogi, książki telefoniczne, szpitalne historie chorób, dzienniki lekcyjne, wykazy osób podejrzanych, księgi parafialne itd. Wszystkie one muszą spełniać jeden warunek: ich tworzenie, przechowywanie, uaktualnianie i przeszukiwanie powinno się odbywać w komputerze.

Najprostsze bazy danych są jednopoziomowe płaskie i są tworzone przez plik jednostek o jednolitej strukturze, zwanych rekordami. Rekordy, czyli elementy składowe pliku bazy danych, zawierają pola różnorodnych typów: numeryczne, znakowe, tekstowe, pola walut, a w przypadku baz multimedialnych także pola wskaźnikowe odnoszące się do zapamiętanych w komputerze cyfrowych obrazów, animacji i dźwięków. W zależności od charakteru przedmiotu zainteresowania bazy danych tworzą wielokolumnowe tabele spełniające ścisłe wymogi. Tabele takie określa się mianem relacji, a tworzone przez nie bazy nazywa się relacyjnymi bazami danych. W zarządzaniu informacją baz danych są przydatne klucze, za pomocą, których określa się zapytanie kierowane do baz danych lub reguły porządkowania baz danych sporządzanie indeksów baz danych. Istnieją standardowe języki obsługi baz danych, np.SQL. Praktycznie nie ma już dziedziny zainteresowań, która nie podlegałaby odwzorowaniu w komputerową bazę danych. Dysponowanie właściwą informacją o określonym obiekcie w określonym czasie i miejscu jest zawsze cenną wartością, pomocną w podejmowaniu udanych decyzji.

Arkusz kalkulacyjny, jest to program, który w swojej graficznej formie, pojawiającej się na ekranie komputera, przedstawia podzielony na wiersze i kolumny (komórki) arkusz papieru. Komórki połączone są z innymi w sposób logiczny, za pomocą określonych operacji matematycznych. Użytkownik wprowadza do komórek dane liczbowe; może też wykonywać pewne operacje, np. obliczyć sumę liczb z danej kolumny czy ich średnią. Arkusze kalkulacyjne mają także możliwość tworzenia wykresów. Wykorzystywane są jako narzędzie wspomagania decyzji, prowadzenia różnego rodzaju statystyk oraz jako narzędzie analityczne. Pierwszym arkuszem kalkulacyjnym był VisiCalc, napisany dla systemu CP/M. Obecnie najpopularniejszym arkuszem jest Lotus 1-2-3 i Excel firmy Microsoft.

Oprogramowanie to, program lub zbiór programów, umożliwiający korzystanie z  komputera oraz ewentualnie ze sprzętu peryferyjnego modemu, skanera, itp., bądź pozwalający rozwiązywać konkretne problemy użytkownika.

Ogół programów przyjęto dzielić na oprogramowanie systemowe i oprogramowanie użytkowe. Oprogramowanie jest niezbywalną częścią systemu komputerowego, dzięki swojej wymienności może zmieniać jego przeznaczenie. Ten sam komputer osobisty może być używany jako elektroniczny sekretariat, a w chwilę potem, dzięki użyciu innego oprogramowania przeistacza się w salon gier lub internetową pocztę, telefon i radio, przy czym dzięki wieloprogramowości i środowisku Informatyka.

Internet, to pewna ilość sieci lokalnych LAN połączonych w jedną wspólną sieć. Słowo to napisane wielką literą Internet oznacza ogólnoświatową sieć komputerową, będącą połączeniem tysięcy sieci lokalnych z całego świata. Podwaliny pod jej powstanie położono na początku lat 60., kiedy amerykańska firma RAND Corporation prowadziła badania nad możliwością dowodzenia i łączności w warunkach wojny nuklearnej. Na podstawie jej raportów podjęto badania nad skonstruowaniem sieci komputerowej mogącej funkcjonować pomimo zniszczenia jej części np. w wyniku ataku atomowego.

Badania prowadzono w ramach projektów
DARPA, ich efektem było powstanie prototypowej sieci ARPA-net i opracowanie podstawowych koncepcji technicznych, z których głównymi były: pakietowy system przesyłania informacji (informacja dzielona jest na małe porcje, z których każda przesyłana jest niezależnie, a następnie składana w całość) i decentralizacja, czyli równorzędne traktowanie komputerów w sieci, (przez co nie istnieje centrum, którego uszkodzenie niszczyłoby całą sieć).

Pierwsze prototypowe fragmenty sieci powstały w latach 1966-1967, a w 1969 roku połączyły cztery amerykańskie centra akademickie. Zaczęto wtedy opracowywać szczegóły techniczne
protokołów komunikacyjnych. W 1973 roku sieć przekroczyła granice Ameryki i dołączono do niej pierwsze dwa komputery w Europie. W 1974 roku Ray Tomlinson stworzył program do przesyłania elektronicznych wiadomości w Internecie, wtedy też został wysłany pierwszy e-mail.

Nazwy Internet użyli w 1974 Vint Cerf i Bob Kahn w artykule w Transmission Control Protocol. Stopniową techniczną ewolucję sieci (np. przejście na znacznie wydajniejsze protokoły komunikacyjne) uwieńczyło w końcu lat 80. i w latach 90., przejęcie opieki nad rozwojem sieci przez NFS (National Science Foundation). Projekt wzbudzał ogromne zainteresowanie środowisk uniwersyteckich nie tylko w Stanach Zjednoczonych, ale i na całym świecie. W celu ułatwienia wymiany informacji naukowej powstawały w latach 80. sieci wzorowane na ARPA, m.in.: przeznaczony dla potrzeb środowisk naukowych BITNET, EARN i CSNET, które z czasem, pozostając administracyjnie odrębnymi, otwarły się na Internet.

Najpopularniejszymi usługami w sieci Internet są
e-mail,
www, FTP, IRC i ICQ.

Edytor tekstu, procesor tekstu, program służący do wszechstronnego przetwarzania dokumentów tekstowych. Pod względem realizacji edytory tekstu można podzielić na programowane, ekranowe - użytkownik wydaje polecenia na bieżąco, obserwując ich skutki na ekranie monitora, tekstowe oraz edytory tekstu działające w trybie graficznym, uwidaczniające na ekranie tekst w dowolnych krojach, a także pozwalające łączyć teksty z najróżnorodniejszymi produkcjami graficznymi, jak rysunki, diagramy, wykresy, tablice itp. Jednym z najpopularniejszych edytorów tekstu ostatniej kategorii jest
Word działający w środowisku Windows.

Microsoft Office, nazwa najpopularniejszego obecnie na rynku pakietu programów, przeznaczonego głównie do pracy biurowej. Twórcą pakietu jest firma Microsoft
.

W skład Office wchodzi edytor tekstu Word
, arkusz kalkulacyjny
Excel, program do tworzenia baz danych
Access, Powerpoint służący do tworzenia prezentacji, program graficzny Photo Editor oraz Outlook służący do komunikacji przez pocztę elektroniczną oraz organizacji pracy (tzw. scheduler). Wszystkie programy pakietu działają w środowisku Windows.

Zastosowanie komputera pracy biurowej jest bardzo korzystne a to, dlatego ponieważ wszystkie dane jak i informacje mogą być zaksięgowane
i uporządkowane. W każdej tez chwili można potrzebne dane odszukać.

---