scanA6

dokumentów jest weryfikowanie ich treści przez osoby trzecie - zewnętrzne. Oryginał tych dokumentów jest wysyłany na zewnątrz, a u wystawcy pozostaje kopia.

•    wystawiane dla potrzeb wewnętrznych, nieweryfikowane przez osoby z zewnątrz np. dowody przychodu i rozchodu gotówki do/z kasy, dowody przychodu i rozchodu do/z magazynu materiałów, wyrobów gotowych itp.

Wszystkie dowody księgowe bez względu na ich rodzaj powinny²⁵:

•    określać strony uczestniczące w danej operacji gospodarczej,

•    zawierać opis operacji gospodarczej (kiedy nastąpiła, na czym polega, co stanowi jej przedmiot, ilość, cena, wartość),

•    posiadać podpis wystawcy dokumentu,

•    posiadać datę wystawienia, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.

Od zasad tych mogą być stosowane - w uzasadnionych przypadkach - drobne odstępstwa.

Dokumenty są na ogół wystawione w języku polskim i w walucie polskiej. W przypadku eksportu lub importu mogąjednak być wystawiane w języku i w walucie obcej. Wtedy należy je przeliczyć, gdyż ewidencję księgową prowadzi się w złotych²⁶.

Przed księgowaniem, a więc przed ujęciem w księgach rachunkowych, każdy dokument jest poddawany kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej²⁷.

Kontrola formalna dokumentu polega na sprawdzeniu, czy zawiera wszystkie dane,

0    których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, czy właściwie charakteryzują one ujętą w nim operację gospodarczą (nazwy i adresy kontrahentów, datę wystawienia, rodzaj

1    przedmiot operacji, podpisy osób reprezentujących wystawcę itp.) oraz czy został wystawiony na właściwym formularzu.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu dowodów pod względem merytorycznym (rzeczowym), tj. prawidłowości, rzetelności, celowości, zgodności z rzeczywistym przebiegiem oraz na tym czy dokument został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę.

Kontrola pod względem merytorycznym ma na celu przede wszystkim sprawdzenie zgodności dokonanej operacji z rzeczywistym jej przebiegiem. Kontrolę pod względem rzeczowym (oprócz dowodów obejmujących operacje kasowe i bankowe) wykonują uprawnieni (upoważnieni przez kierownika jednostki) kierownicy komórek organizacyjnych albo bezpośrednio członkowie kierownictwa (zarządu) danej jednostki.

Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu, że dokument został wystawiony w sposób prawidłowy, dołączono do niego wszystkie niezbędne załączniki, pod względem merytorycznym zostały zatwierdzone przez osoby do tego upoważnione, nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach. Kontrola rachunkowa dokonywana jest przez głównego księgowego lub przez upoważnionego przez niego pracownika księgowości. Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej kontrolujący powinien opatrzyć dokument pieczęcią, z datą i podpisem.

Do dowodów obcych zalicza się²⁸:

•    wystawione przez kontrahentów (dostawców) faktury, rachunki, zestawienia faktur dotyczące operacji zakupu lub otrzymania składników materialnych, usług, różnych świadczeń,

²⁵    Ustawa o rachunkowości..art. 21 ust. 1-6.

²⁶    Tamże, art. 9.

²⁷    Tamże, art. 21.

²⁸    J. Matuszewicz, P. Matuszewicz, Rachunkowość od podstaw, Warszawa 2001, s. 48.

17