scanB9

• łącznej wartości poszczególnych grup składników (środków trwałych, materiałów, towarów, wyrobów gotowych), a w ich ramach składników pełnowartościowych, niepełnowartościowych, należących do innych jednostek,

• imienia i nazwiska osoby materialnie odpowiedzialnej i jej podpisu,

• imienia i nazwiska przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej oraz ich podpisów,

• imienia i nazwiska, a także podpisu osoby, która spis wyceniła,

3) wycena poszczególnych pozycji znajdujących się w arkuszu spisowym,

4) porównanie danych liczbowych i wartościowych spisu z danymi liczbowymi i wartościowymi zawartymi w księgach rachunkowych,

5) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych (zestawienie różnic),

6) wyjaśnienie przyczyn różnic i określenie sposobu ich ujęcia oraz rozliczenia w księgach roku obrotowego, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

Należy pamiętać, że ze względu na rangę dokumentów inwentaryzacyjnych wszystkie procedury i wymagania co do prawidłowości dowodów księgowych muszą być wyjątkowo rygorystycznie przestrzegane, zarówno pod względem merytorycznym jak i formalnym. Dzięki temu dokumenty inwentaryzacyjne mogą⁵⁵:

• stanowić podstawę weryfikacji ksiąg rachunkowych,

• być wykorzystane jako dowody w postępowaniu sądowym i ubezpieczeniowym,

• służyć jako źródło wiarygodnych informacji do sprawozdań i analiz oraz dla zarządzających i właścicieli.

Oprócz spisu z natury, inwentaryzacja może być dokonana w drodze uzyskania potwierdzenia prawidłowości stanu⁵⁶:

• środków pieniężnych na rachunkach bankowych,

• należności, pożyczek i zobowiązań z wyłączeniem spornych, wątpliwych, z tytułów publicznoprawnych oraz dotyczących rozrachunków z pracownikami,

• składników majątkowych powierzonych kontrahentom.

W razie stwierdzenia rozbieżności należy wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice między stanem wynikającym z ksiąg a potwierdzonym w trakcie uzgodnienia.

W drodze porównania danych z ksiąg rachunkowych z dokumentacją (weryfikacji) można przeprowadzić inwentaryzację ⁷:

• gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi,

• należności spornych i wątpliwych,

• należności i zobowiązań wobec pracowników,

• należności i zobowiązań publicznoprawnych,

• innych składników.

Przeprowadzone porównanie powinno umożliwić ustalenie realnej wartości objętych nim składników.

Końcowym etapem inwentaryzacji jest jej rozliczenie. Odbywa się ono w drodze porównania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych. Ujawnione różnice (niedobory lub nadwyżki) należy wyjaśnić, ustalając ich przyczyny. Odpowiednio do ustalonych przyczyn należy dokonać właściwych księgowań.

Za właściwe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. Każda jednostka powinna mieć opracowaną instrukcję inwentaryzacyjną

⁵⁵ Ustawa o rachunkowości..., art. 27.

⁵⁶ J. Małaszewicz, P. Matuszewicz, Rachunkowość od podstaw..., s. 345.

⁵⁷ Ustawa o rachunkowości..., art. 26.