img 130323 1031

iHy SłfiWilłwp	PROCEDURA	Symbol: PS-01
	Nadzór nad dokumentami i zapisami	Wydanie: 01 Data: 10.08.2010	Strona 2/7

1.    Cel

Celem procedury jest zapewnienie, że wszystkie dokumenty objęte Systemem Zarządzania Jakością w HISPANO - SUIZA POLSKA są opracowywane, sprawdzane, weryfikowane, zatwierdzane i administrowane przez osoby upoważnione, w sposób zapewniający ich kompletność, aktualność oraz dostępność w odpowiednim czasie i miejscu .

2.    Przedmiot

Przedmiotem procedury są dokumenty objęte SZJ podane w „Rejestrze nadzorowanych dokumentów" (wzór - zał. 01)

3.    Zakres stosowania

Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych HISPANO - SUIZA POLSKA objętych Systemem Zarządzania Jakością i dotyczy nadzorowania następujących dokumentów:

-    korespondencji przychodzącej do HISPANO - SUIZA POLSKA oraz wychodzącej,

-    wymagań normalizacyjnych i prawnych,

-    zarządzeń wewnętrznych,

-    dokumentów systemowych funkcjonujących we wszystkich obszarach HISPANO - SUIZA POLSKA, w tym Księgi Jakości wraz z innymi dokumentami, zawierającymi ustalenia dot. systemu zarządzania jakością wg PN-EN ISO 9001:2009 oraz Rozporządzenia MGiP w sprawie KSU dla MSP.

Procedurą są objęte dokumenty tworzone i przechowywane na nośniku papierowym oraz na nośnikach elektronicznych.

4.    Terminologia

Terminologia stosowana w niniejszej procedurze jest zgodna z normą PN-EN ISO 9001:2008, a także terminologią przyjętą w Księdze Systemu Zarządzania Jakością.

WZF - „Wzornik formularzy" zawierający wzory wszystkich formularzy stosowanych w komórkach organizacyjnych HISPANO - SUIZA POLSKA objętych SZJ .

5.    Odpowiedzialność i uprawnienia

Szczegółowy zakres odpowiedzialności przedstawiono w „Rejestrze nadzorowanych dokumentów", a ponadto:

Pełnomocnik Dyrektora ds. SZJ

-    przestrzeganie niniejszej procedury

Dział Organizacyjno-Prawny:

-    nadzór nad przepisami prawnymi,

-    nadzór nad aktami normatywnymi wewnętrznymi,

-    nadzór nad korespondencją.

Dział Organizacyjno-Prawny - Koordynator Pionu Systemów Informatycznych:

-    nadzór nad prawidłowością funkcjonowania komputerowego systemu dostępu do dokumentów oraz przechowywania danych na nośnikach elektronicznych, zgodnie z procedurą P-08 „Nadzór nad siecią i danymi komputerowymi".

Pracownicy:

-    stosowanie się do ogólnych zasad nadzoru nad dokumentami opisanymi w niniejszej procedurze,

-    składanie wniosków o wprowadzanie zmian w dokumentach systemowych.

6.    Opis postępowania.

6.1. Obszar nadzorowanych dokumentów.

Nadzór nad dokumentami obejmuje dokumenty wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2009, wynikające z funkcjonowania wdrożonego w HISPANO - SUIZA POLSKA Systemu Zarządzania Jakością, w tym: normy oraz dokumentację klienta I inne związane z realizacja zadań Agengi.

Wykaz dokumentów znajduje się w „Rejestrze nadzorowanych dokumentów".