img 130323 1056

Hiiiiś	PROCEDURA	Symbol: PS-01
	Nadzór nad dokumentami i zapisami	Wydanie: OL Data: 10.08.2010	Strona 4/7

Księga Jakości jest nadzorowana przez Pełnomocnika ds. SZJ zgodnie z postanowieniami niniejszej procedury.

Księga SZJ zawiera prezentację HISPANO - SUIZA POLSKA, jej Politykę Jakości, a także przedstawia schemat organizacyjny oraz procesy realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych wraz z powiązaniami między procesami.

W Księdze Jakości opisano wszystkie obszary SZJ, funkcjonującego w organizacji w odniesieniu do wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 i wymagań Rozporządzenia MGiP w sprawie KSU dla MSP; uwzględniono wszystkie elementy ww. normy z wyłączeniem punktu 7.3 i 7.6, i odwołano się do stosownych procedur oraz innych dokumentów stosowanych w HISPANO - SUIZA POLSKA (np. Kart procesów).

Księga Jakości zbudowana jest z rozdziałów, posiadających niezależną numerację, zaś każda ze stron zawiera następujące oznaczenia:

-    numer wydania Księgi;

-    datę wydania Księgi;

-    numer i tytuł rozdziału;

-    status wydania rozdziału w ramach danego wydania Księgi;

-    numer strony rozdziału/liczba stron rozdziału.

Księga SZJ wydawana jest w dwóch wersjach, jako egzemplarze aktualizowane przeznaczone do użytku wewnętrznego oraz egzemplarze nie podlegające aktualizacji emitowane w celach informacyjnych zewnętrznym stronom zainteresowanym, aktualne w dniu przekazania.

Egzemplarze aktualizowane są wydawane w formie papierowej - „Egzemplarz 00" i w formie elektronicznej - dostępne do czytania na każdym stanowisku pracy.

Egzemplarz 00 jest przechowywany u Pełnomocnika.

Za aktualność Księgi Jakości odpowiedzialny jest Pełnomocnik, który przynajmniej raz w roku dokonuje przeglądu i aktualizacji egzemplarzy przeznaczonych do użytku wewnętrznego (w tym wersji elektronicznej). Dowodem przeprowadzonego przeglądu jest zapis na ostatniej stronie Księgi Jakości. Zmiany wprowadzane w Księdze Jakości mogą wynikać m.in. z:

-    auditów systemu zarządzania jakością,

-    okresowych przeglądów SZJ dokonywanych przez Zarząd;

-    zmian organizacyjnych lub funkcjonalnych w HISPANO - SUIZA POLSKA,

-    zmian przepisów prawnych,

-    wniosków indywidualnych pracowników Działów zgłoszonych do Pełnomocnika.

Drobne zmiany są wprowadzane do tekstu KJ z zaznaczeniem kreską pionową na prawym marginesie miejsca naniesienia zmiany oraz kolejnego numeru, zgodnego z zapisem w „Karcie zmian" znajdującej się na końcu KJ. W przypadku większej ilości zmian w danym rozdziale - wymieniany jest cały rozdział KJ. Zastępuje się go nowym rozdziałem , któremu zostaje nadany kolejny status wydania. Status wydania rozdziału oznaczony jest literami A, B, C..., w ramach danego wydania Księgi.

Wprowadzane zmiany są odnotowane w Rozdziale „0" - „Spis treści" - w formie numeru zmiany w danym rozdziale, bądź poprzez pokazanie statusu rozdziału j.w.

W przypadku potrzeby wprowadzenia zmian, dotyczących wielu rozdziałów Księgi Jakości, sporządzane zostaje nowe wydanie Księgi. Decyzje o kolejnym wydaniu Księgi Jakości podejmuje Pełnomocnik. Po opracowaniu nowego wydania rozdziału przez Pełnomocnika oraz zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu, Pełnomocnik dokonuje emisji zmian w Egzemplarzu 00 oraz w sieci elektronicznej.

Egzemplarz 00 nieaktualnej Księgi jakości, nieaktualnego rozdziału, bądź strony oraz spisów treści są przechowywane przez 5 lat przez Pełnomocnika w wersji papierowej.

Status aktualności Księgi Jakości określony jest zawsze:

-    w rozdziale nr 0 „Zawartość Księgi", w którym zawarty jest status poszczególnych rozdziałów Księgi Jakości;

-    na stronie tytułowej Księgi Jakości, która zawiera datę i numer wydania;

-    w nagłówkach poszczególnych stron;

-    w karcie zmian na ostatniej stronie Księgi.

Egzemplarze Księgi Jakości, nie podlegające aktualizacji, oznaczone są na stronie tytułowej adnotacją „Nie podlega aktualizacji". Egzemplarze przekazywane zewnętrznym stronom zainteresowanym podlegają rejestracji oraz zapewnia się ich aktualność w dniu przekazania.