85287 img 130323 1108

Oilsił	PROCEDURA	Symbol: PS-01
	Nadzór nad dokumentami i zapisami	Wydanie: 01 Data: 10.08.2010	Strona 6/7

Przy większej ilości zmian lub w przypadku zmian znaczących Pełnomocnik podejmuje decyzję o wprowadzeniu nowego wydania dokumentu.

Wersja elektroniczna jest aktualizowana pod nadzorem Pełnomocnika przez Koordynatora Pionu Systemów Informatycznych w Dziale Marketingu.

Wersja papierowa nieaktualna jest oznaczana napisem NIEAKTUALNE i przechowywana przez Pełnomocnika przez 5 lat.

6.7. Dokumentacja tworzona i przechowywana na nośnikach elektronicznych.

Dokumentacja jest opracowywana i przechowywana zgodnie z ustaleniami Prezesa Zarządu, Dyrektorów Działów, Pełnomocnika ds. SZJ, którzy są odpowiedzialni za ustalenie zasad do jej dostępu i użytkowania. Za zabezpieczenie dokumentacji w formie elektronicznej, przed nieuprawnionym dostępem, odpowiada Koordynator Pionu Systemów Informatycznych Działu DM.

Ustalenia dotyczące nadzorowania dokumentów funkcjonujących i przechowywanych na nośnikach elektronicznych zawarto w procedurze P-08 „Nadzór nad siecią i danymi komputerowymi".

6.8 Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Osoby odpowiedzialne i okres przechowywania dokumentów zostały przedstawione w „Rejestrze dokumentów nadzorowanych", stanowiącym załącznik do niniejszej procedury.

Ponadto dokumentacja jest archiwizowana w specjalnie zorganizowanej składnicy zgodnie z Instrukcją „ w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt HISPANO - SUIZA POLSKA w Katowicach".

6.9. Likwidacja dokumentów HISPANO - SUIZA POLSKA

6.9.1.    Likwidacja dokumentów Systemu Zarządzania Jakością

Decyzję w sprawie likwidacji dokumentów Systemu jakości podejmuje Pełnomocnik po zasięgnięciu opinii Prezesa Zarządu. Przed likwidacją dokumentów Pełnomocnik sporządza protokół likwidowanych dokumentów, który musi być podpisany przez Prezesa Zarządu i Pełnomocnika. Protokół obejmuje: nazwę, oznaczenie, ilość egzemplarzy likwidowanych dokumentów oraz datę likwidacji i nazwisko osoby likwidującej. Protokół przechowywany jest przez Pełnomocnika przez okres 5 lat.

6.9.2.    Likwidacja dokumentów klienta

Dokumenty klienta otrzymane w wyniku realizowanej dla niego usługi, po ich wykorzystaniu przechowywane są przez Dział realizujący usługę przez okres 2 lat po zakończeniu usługi. Po tym okresie, jeżeli dokumenty nie są przekazywane są do archiwum HISPANO - SUIZA POLSKA , poddawane są likwidacji. Decyzję o likwidacji podejmuje Dyrektor Działu. Osoba dokonująca likwidacji sporządza protokół z likwidacji podając w nim:

-    nazwę poszczególnych dokumentów,

-    numery i oznaczenia dokumentów,

-    nazwę i adres klienta, od którego otrzymano dokument,

-    datę likwidacji, imię i nazwisko likwidującego.

Protokół podpisuje osoba dokonująca likwidacji i Dyrektor Działu.

7. Dokumenty związane:

Rejestr nadzorowanych dokumentów

Instrukcja w sprawie organizaqi i zakresu działania składnicy akt HISPANO - SUIZA POLSKA w Katowicach Wzornik formularzy

Procedura P-08 „Nadzór nad siecią i danymi komputerowymi".

Instrukcja kancelaryjna HISPANO - SUIZA POLSKA