84624 img 130323 1049

PROCEDURA

Nadzór nad dokumentami i zapisami

Symbol: PS-Ol

Wydanie: 01

Data: 10.08.2010

Strona

3/7

6.2.    Korespondencja przychodząca i wychodząca z GAPP S.A.

Ustalenia w tym zakresie są zawarte w dokumencie „Instrukcja kancelaryjna HISPANO - SUIZA POLSKA " wydawana

i nadzorowana przez Dział Organizacyjno-Prawny.

6.3.    Nadzór nad dokumentami normalizacyjnymi Dokumenty normalizacyjne stanowią:

-    akty normatywne zewnętrzne,

-    akty normatywne wewnętrzne.

6.3.1    Akty normatywne zewnętrzne obejmują:

•    polskie normy, normy międzynarodowe, ;

•    akty prawne ukazujące się w Dziennikach Ustaw i Monitorach Polskich, dyrektywach Unii Europejskiej;

•    zarządzenia wojewody i lokalne.

Za nadzór nad normami odpowiada Pełnomocnik ds. SZJ, który prowadzi Rejestr norm (wzór - zał.02). Przepisy prawne zawarte w Dziennikach Ustaw, Monitorach Polskich, dyrektywach UE, Zarządzeniach Wojewody oraz decyzjach lokalnych, są nadzorowane przez Dyrektora Działu Organizacyjno - Prawnego (DZ), do którego obowiązków należy powiadamianie Zarządu HISPANO - SUIZA POLSKA o obowiązujących przepisach

i zmianach dotyczących organizacji. W przypadku zmian w przepisach Dyrektor DZ informuje Prezesa Zarządu, po czym stosowna informacja zostaje przekazana w formie pisemnej - w formie Zarządzenia -osobom odpowiedzialnym za poszczególne obszary działania/procesy i zainteresowanym daną zmianą. Wszystkie przepisy prawne są dostępne w sieci komputerowej - systemie informacji prawnej. Baza danych jest na bieżąco aktualizowana.

6.3.2    Akty normatywne wewnętrzne obejmują:

•    Uchwały i zarządzenia wewnętrzne Zarządu;

•    pisma ogólne;

•    polecenia służbowe i komunikaty.

W/w dokumenty opracowuje Dyrektor Działu Organizacyjno - Prawnego lub upoważniona przez niego osoba, a zatwierdza Prezes Zarządu . Każdy wydawany dokument posiada kolejny numer, tytuł, datę, oraz nazwę Po zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu dokumenty te są rozprowadzane zgodnie z rozdzielnikiem do zainteresowanych obszarów HISPANO - SUIZA POLSKA w formie elektronicznej a w formie papierowej przechowywane przez wyznaczone osoby.

Za nadzór nad wewnętrznymi aktami normatywnymi odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik Działu Organizacyjno - Prawnego, do którego obowiązków należą między innymi:

•    ewidencja i przechowywanie wewnętrznych uchwał, zarządzeń i poleceń,

•    dystrybucja wewnętrznych uchwał, zarządzeń, poleceń do właściwych obszarów organizacyjnych. Wszystkie dokumenty w HISPANO - SUIZA POLSKA są dopuszczone do stosowania poprzez odpowiednie Uchwały

i Zarządzenia Zarządu.

6.4.    Dokumentacja klienta

Dokumentacja klienta podlega nadzorowi. Odpowiada za nią Dyrektor Działu realizującego usługę dla tego klienta. Dokumentacja ta po wykorzystaniu jest zwracana klientowi lub pozostaje w Dziale przy zachowaniu pełnej poufności danych.

6.5. Dokumenty Systemu Zarządzania Jakością HISPANO - SUIZA POLSKA 6.5.1. Księga Systemu Zarządzania Jakością

Księgę Jakości opracowuje Pełnomocnik ds. SZJ a zatwierdza do stosowania Prezes Zarządu.