logistyka zaopatrzenia4

cd. tabeli 6

, i •	2
Podniesienie poziomu jakości	Wskazanie substytucji materiałowej, występowanie reklamacji przy własnych wyrobach, trudności w przetwarzaniu materiału w procesie produkcyjnym, wyniki oceny jakości
Uwzględnienie nowych warunków zakupu przez dostawców	Własna pozycja na rynku zaopatrzeniowym, silna walka konkurencyjna dostawców na rynku, wątpliwości w realizacji oferty, przedstawienie warunków umowy w innych ofertach

Źródło: H. Amolds, F. Heege, W. Tussing: Materialwirtschafl und Einkauf. Praxisorientiertes Lehrbuch, Gabler-Yerlag, Wiesbaden 1990, s. 193.

Przygotowując negocjacje pod względem organizacyjnym należy uwzględnić kwestie typu organizacyjnego. Dla prowadzenia negocjacji jest ważne, czy rozmowy będą prowadzone przez jedną osobę czy przez zespół. W przypadku tworzenia zespołu musi być wzięta pod uwagę specyfika przedsiębiorstwa, która wymagałaby uczestnictwa w zespole wielu specjalistów spoza pracowników działu zakupu. Utworzony zespół osób powinien ustalić hierarchię ważności celów i argumentów prowadzonej rozmowy. Ważna jest atmosfera wewnątrz zespołu, gdyż są napięcia między członkami zespołu. Konieczne jest ustalenie porządku posiedzenia z planowanymi przerwami. Wybór własnej firmy jako miejsca negocjacji ułatwia kierowanie rozmowami. Pojedyncze osoby dyskutujące w zespole muszą szanować ogólnie przyjętą koncepcję rozmów, tak aby wyznaczona linia obrony została zachowana. Od tego założenia organizacyjnego w bardzo wielu przypadkach zależy rezultat negocjacji. Niezbędna jest umiejętność retoryki, przekonywania, argumentowania. Przygotowanie taktyczne wymaga umiejętności dyplomatycznych i prowadzenia negocjacji tak, aby uzyskać zamierzony cel. W tym przygotowaniu jest to przyjęcie odpowiedniej taktyki. Można zastosować np.:

-    Taktykę wypierania, która polega na tym, że wyznaczony cel jest dzielony na części, aby stopniowo przedstawiać własne argumenty. W tym celu przygotowuje się wiele czynników porównawczych.

-    Taktykę: tak-ale, która uwzględnia fakt, że argument zyskuje na sile przebicia.

-    Taktykę przyznania komuś racji, która polega na tym, że w negocjacjach uwzględnia się warunki umowy.

-    Taktyką opartą na twierdzeniu Sokratesa, zgodnie z którą argumenty dostawców na początku są przez kupującego akceptowane. W następnej fazie rozmów kupujący przedstawia wyraźne długookresowe korzyści z przyjęcia propozycji dostawcy i trwa przy swoich żądaniach.

Dla przygotowania taktycznego ważne jest również nastawienie kupującego wobec dostawcy. Nie należy stwarzać atmosfery arogancji, nietolerancji wobec argumentów przeciwnika, ale powinno się poszukiwać wspólnych rozwiązań.

Ostatnim etapem czynności związanych z przebiegiem procesu zakupów jest realizacja zamówienia. Czynności realizacyjne zamówienia obejmują dokonanie zamówienia, jego potwierdzenie oraz faktyczną realizacją. Zamówienie na określoną partią zakupów może być dokonane ustnie lub pisemnie. Zamówienie w formie pisemnej jest bardziej skuteczne, gdyż:

-    nie zawiera błędu, jaki można byłoby popełnić przy zamówieniu, np. telefonicznym (coś niedosłyszane, niezrozumiałe lub niejasne); zamówienie to pod względem merytorycznym może być dokładniej opracowane,

—    żądania prawne można lepiej wyartykułować powołując się na określone przepisy prawne,

—    dla wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstwa ta forma jest wygodniejsza (zamówienie może być podane w paru kopiach, które łatwiej jest rozesłać do odpowiednich działów).

W pisemnym zamówieniu powinny być podane: warunki zapłaty i transportu, miejsce sądu, do którego można się odwołać w przypadku komplikacji w zamówieniu i realizacji, miejsce wykonania zamówienia, terminy udzielania kary. Do specjalnych danych, które muszą być zawarte w zamówieniu należą m.in.: oznakowanie danego konkretnego materiału, jego właściwości (cechy), ilości tego materiału, czas dostawy, cena jednostkowa i ogółem.

3.3. Logistyczne decyzje w sferze zakupów

Strategia zakupów powinna uwzględniać m.in. problematykę efektywności procesów zaopatrzenia i produkcji jako podstawy racjonalizacji kosztów wytworzenia wyrobu umożliwiającej wzrost jego cenowej konkurencyjności na rynku. Przez pojęcie „strategia zakupów” rozumie się wybór stylu współpracy odbiorcy z potencjalnymi lub istniejącymi dostawcami, czyli sposób ich traktowania przez nabywcę i sprecyzowanie zamiarów długookresowego kształtowa-

65