Obraz4 (17)

Spotkanie: Dokumentacja księgowa operacji gospodarczych

Operacje gospodarcze powinny być udokumentowane za pomocą prawidłowo sporządzonych dowodów (dokumentów) księgowych.

Dokumenty księgowe muszą spełniać wymagania dotyczące treści oraz poprawności sporządzenia.

Wymagania co do treści dokumentów księgowych

1.    treść musi być zgodna z rzeczywistością, kompletna i bezbłędna;

2.    dokument musi posiadać oznaczenie jego rodzaju (nazwa i symbol), np. „Faktura VAT”;

3.

4.

dokument musi posiadać numer identyfikacyjny, który pozwoli ustalić jego związek z zapisami księgowymi; w treści muszą wystąpić elementy składowe:

-    nazwa i adresy stron uczestniczących w operacji oraz ich numery identyfikacyjne: REGON, NIP, PESEL,

-    data wystawienia dowodu,

-    data dokonania operacji,

-    przedmiot operacji,

-    wartościowe określenie rozmiarów operacji (w miarę możliwości podanie liczby i ceny jednostkowej operacji),

-    podpis wystawcy dowodu oraz osoby, która przyjęła lub która zwróciła składniki aktywów;

5. dokument musi posiadać zapis kwalifikujący dowód (po uprzednim jego sprawdzeniu) jako podstawę księgowania z podaniem miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (które konta, po której stronie, jaka kwota) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wymagania dotyczące poprawności sporządzenia dokumentów księgowych

Dowody księgowe powinny być

1.    sporządzone w języku polskim i w walucie polskiej, z wyjątkiem operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym. Dokument opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na złote polskie po kursie właściwym dla dnia dokonania operacji, a wynik zamieszczony bezpośrednio na dowodzie,

2.    sporządzone czytelnie i trwale (atramentem, długopisem, maszynowo),

3.    rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistością,

4.    kompletne, tzn. zawierające wszystkie elementy prawidłowego dokumentu i wszystkie dane opisujące operację gospodarczą, której dotyczą,

5.    bezbłędne, a zatem bez pomyłek, a w szczególności wolne od błędów rachunkowych.

188