PICT0039 (8)

Procedura zakupów powinna zawierać:

•    zakres odpowiedzialności za poszczególne funkcje zakupu,

•    sposób wyboru dostawców zapewniających odpowiednią jakość materiałów oraz ciągłość dostaw,

•    rodzaj dokumentacji; zamówienia, oferty, umowy, warunki techniczne, świadectwa odbioru.

Procedury zakupu [8] obejmują trzy główne fazy, przy czym każda z faz związana jest ze specyficzną dokumentacją i odpowiednimi czynnościami transakcyjnymi. Są to następujące fazy:

•    faza identyfikacji potrzeb zakupu - zawiadomienie o potrzebie dokonania zakupu,

•    faza zamawiania obejmująca szereg czynności związanych ze złożeniem zamówienia u dostawcy,

•    faza po złożeniu zamówienia - śledzenie realizacji zamówienia w celu zapewnienia terminowej realizacji dostawy lub przyspieszenia dostaw opóźnionych.

Procedury z jednej strony porządkują sposób wykonywania danego zadania lub danej pracy zgodnie z ustalonymi wymaganiami, z drugiej strony jest to realizacja wielu typowo biurowych czynności powiązanych z nadmierną dokumentacją. Wymienione wady tradycyjnych procedur zakupów powodują, iż stosuje się rozwiązania wykorzystujące techniki informatyczne np. EDI.

W przypadku zakupów o niskiej wartości można korzystać z uproszczonych procedur zakupu, np. zamówienia telefoniczne, zamówienia stałe, zamówienia ramowe [8]. Podejście logistyczne jest wskazane w przypadku, gdy w procesie zakupów potrzebna jest równoczesna koordynacja wielu procedur, a także gdy występują odchylenia od ustalonych procedur. Przykładową procedurę zakupu przedstawiono na rys. 3.3.

Legenda:
	ZP	- Zespół projektowy
| - obszar działania	TPP	- Techniczne Przygotowanie Produkcji
| - dokumentacja	DT DL	-    Dział Technologiczny -    Dział Logistyki
	ZN	- Zespół Normalizacji
- decyzja	DZ	- Dział Zakupów
	DKJ WP	-    Dział Kontroli Jakości -    Wydziały Produkcyjne
	DF	- Dzid Finansów
Rys. 3.3. Procedura zakupów

Źródło: opracowano na podstawie pracy dyplomowej K. Różyckiej: Koncepcja logistyczna zaopatrzenia w przedsiębiorstwie przemysłowym.