Nauka o administracji 2009

1 Definicja adm.(negatywna i podmiotowo-przedmiotowa).

Podmiot-przedmiot.- to zespół działań, czynności i przedsięwzięć organizatorskich wykonawczych prowadzonych na rzecz realizacji interesu publicznego przez różne podmioty organy i instytucje na podstawie ustawy i określonych prawem formach.

Wg negatywnej definicji adm. nie jest działalnością sądowniczą ani ustawodawczą.

2 Geneza nauki adm. (w kręgu kultury Austrio-niemieckiej, francuskiej, amerykańskiej).

Za twórcę nauki adm. na gruncie Austrio- niemieckim uważa się Lorenca von Steina. Uważał że naukę adm. należy wyprowadzić z „ wyższej koncepcji państwa „ zgodnie z którą adm. obejmuje cała działalność państwa z wyjątkiem ustawodawstwa . nauka adm. miała przedstawić to co jest wspólne dla wszystkich działów adm.

W kręgu kultury francuskiej osobą która zwróciła uwagę na sprawy techniczne adm. był H . Fayol uważany za twórcę nauki społecznej , która rządzi się prawami przyrodniczymi wyodrębnił 5 stadiów w organizacji przemysłowej: przewidywanie , organizowanie , rozkazywanie, koordynowanie, kontrola.

Za głównego twórcę nauki adm. w St. Zjed. był F. Taylor. Sformował zasady racjonalnej organizacji pracy które zostały przeniesione na grunt adm. publicznej. Głównym zadaniem była potrzeba tworzenia właściwych warunków organizacyjnych i technicznych pracy w celu podnoszenia efektywności, doboru odpowiednich ludzi do wykonywania określonych prac.

3 Pojęcie nauki adm.

Nauka adm. jest nauką społeczną, której przedmiotem jej zainteresowania są określone przejawy kultury ludzkiej, opiera się na metodach empirycznych, nauka z pogranicza wiedzy teoretycznej i praktycznej, bada rzeczywisty obraz adm. wiedza ta ma charakter kompleksowy. Przedmiotem jej zainteresowania są wpływy ustroju państwa na kształt adm. W ramach nauki adm. porusza się problematykę funkcjonowania adm. zwraca się uwagę na kulturę adm. planowania i działalności włącza się także problematykę stosowania rozwiązań technicznych ( wyposażenie biura, sekretariatu).

4. Przedmiot zainteresowania nauki administracji

Przedmiotem zainteresowania są problemy wpływu ustroju państwa na kształt administracji, sprawy środowiska, w którym działa administracja i wzajemnego uwarunkowania tych czynników. Jest to nauka społeczna. Przedmiotem jej zainteresowań są określone przejawy kultury ludzkiej Jest to nauka stosująca metody empiryczne co oznacza że twierdzenia wypowiadane na jej gruncie są tylko wówczas prawdziwe, gdy znajdą potwierdzenie na określonym wycinku rzeczywistości .Nauka administracji bada rzeczywisty obraz administracji we wszechstronnym jej uwarunkowaniu. Wiedza ma charakter kompleksowy.

5 Klasyczna triada nauk adm. -odróżnienie nauki adm. nauki prawa adm. i nauki polityki adm.

Na naukę adm. składają się:

-nauka prawa adm. bada treści zawarte w przepisach , porządkuje je interpretuje i ustala zasady przewodnie ułatwiające stosowanie konkretnych przepisów w praktyce. Prawo adm. jest dziś podstawową częścią składową prawa publicznego na prawo to składa się ogromna ilość aktów normatywnych.

-nauka o polityce adm. obejmuje przewidywanie skutków działania i wykorzystywanie możliwości działania w ramach prawa, przygotowywanie programów działania adm. oraz weryfikacja ich realizacji i ocenianie oraz wartościowanie metod i sposobów pracy a także wysuwanie postulatów dotyczących zmian w całokształcie funkcjonowania adm.

- nauka adm. daje informacje o rzeczywistym stanie adm., o wpływie na jej praktyczną działalność , czynników poza prawnych struktur oraz metod. Stanowiąc wiedzę łączącą w sobie nauki praktyczne i teoretyczne jest ściśle powiązana z teoria organizacji , socjologią, psychologią a zajmując się wielką ilością zróżnicowanych zjawisk wdraża różne techniki i metody badawcze stosowane przez nauki z nią związane takie jak np. ankieta , obserwacja itp.

6. Zasady biurokracji wg M. Webera.

Stałość- wykonywanie czynności urzędowych w zakresie określonym przez prawo jest stałą działalnością urzędu. Czynności urzędowe muszą być wykonywane przez urzędników jako stałe i podstawowe zajęcie a nie praca dodatkowa. Ma to sprzyjać rzetelnemu i terminowemu załatwianiu spraw.

Kompetencja- zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności powinien być trwale określany i nie zmienny.

Hierarchia urzędowa- urzędnicy niższego stopnia podlegają urzędnikom wyższego stopnia uprawnionym do kontrolowania, wydawania poleceń i regulowania pracy tych pierwszych urzędników.

Rozdzielenie pracowników od własności- urzędnicy nie mogą być właścicielami środków adm. i środków utrzymania jedynie reprezentują właściciela w ściśle określonym zakresie i za współprace otrzymują określone wynagrodzenie.

Rozdzielenie spraw służbowych i prywatnych- stanowiska służbowe nie mogą być wykorzystywane przez pracowników do celów osobistych, pracownicy wykonują swoje obowiązki w rozdzieleniu od spraw prywatnych.

7 Metody i techniki badawcze stosowane w nauce adm.

* etapy procesu badawczego

1Etap przygotowania- wyjaśnienie podjętego problemu na podstawie zgromadzonej literatury oraz sformułowanie hipotezy badawczej.

2Etap planowania- przygotowanie programu badawczego, określenie technik badawczych, wyznaczenie pola badawczego i wyjaśnienie podstawowych pojęć.

3Gromadzenie materiału- w szczególności o charakterze empiryczny z ankiet wywiadów.

4Ocena zgromadzonych informacji oraz wysunięcie wniosków i odpowiedz na sformułowane hipotezy.

5Próba uogólnienia wyników w wymiarze teoretycznym, ewentualnie sformułowanie nowych pojęć.

* metody uzyskiwania informacji: wywiad, analiza dokumentów, obserwacja.

Wywiad- decydent uzyskuje informacje od poszczególnych osób poprzez zadawanie im pytań, określona osoba udziela odpowiedzi, może mieć formę ustną lub pisemną.

Analiza dokumentów- analiza pisemnie sporządzonych akt w wyniku której uzyskuje się informacje, wyróżniamy dwa typy analizy: sporządzane rutynowo- na podstawie sformalizowanej procedury zaliczamy do nich: normy prawne ,wytyczne, statystyki, polecenia służbowe.

dokumenty sporządzane ad hoc- sporządzane w szczególnych i często jednostkowych sytuacjach np. dokonywanie adnotacji na wcześniej sporządzonych aktach, protokoły, sprawozdania z narad.

Obserwacja- bezpośrednia forma uzyskiwania informacji, systematycznego obserwowania zjawisk społecznych i ich skutków.

Metoda obserwacji migawkowych- polega na rejestrowaniu czasu pracy i czynności wykonywanych przez badanych pracowników adm.

*eksperyment jako metoda gromadzenia informacji- określamy jako sztucznie stworzoną sytuacje, w której testowane są realne działania, chodzi o empiryczne zweryfikowanie określonej hipotezy. Stosowanie eksperymentu w adm. ograniczone jest tylko do nie licznych sytuacji.

*technika dodatkowych kopii- polega ona na gromadzeniu w celach badawczych, kopii pism czy dokumentów związanych z określoną komórką w określonym czasie, ten materiał daje podstawę do analizy pracy tej komórki.

*technika konkretnych przypadków

Stosujemy do badania zjawisk występujących masowo lub wartych przebadania z innych przyczyn (wybieramy dziedzinę działania adm. gdzie występuje stosunkowo dużo skarg obywateli na nieterminowość działania).

*metody analizy zebranych informacji

Kolejną fazą zebranych informacji jest ich opracowanie, analiza i wyciąganie wniosków. Wyróżniamy różne metody np. metoda statystyczna (badamy zjawiska ujmowane cyfrowo), metoda porównawcza(badamy fluktuację kadr w danej gminie), metoda historyczna (porównywanie zjawiska w czasie).

*ocena jako element badań nad administracją

Aby ocenić dane zjawisko powinniśmy odwołać się do norm prawa administracyjnego. Ustalają one jak ma działać administracja publiczna, jaka ma być jej struktura, zadania. Dla oceny zjawiska odwołujemy się często do podstaw ustrojowych państwa, pewnych założeń ideologicznych.

*etap formułowania twierdzeń, jako ostatni etap procesu badawczego.

Jest to efekt analizy zebranego materiału. Twierdzenia mogą mieć różny charakter w zależności od tego co będzie przedmiotem badania. Mogą mieć charakter opisowy, stwierdza się pewny stan faktyczny, można tu np. wskazać przyczyny złego funkcjonowania adm. publ.

8. Czynniki kształtujące administrację publiczną

* ustrój państwa a model adm. publ.- model adm. państwa absolutnego zwanego państwem policyjnym. Państwo to wytworzyło się jako wynik wielu przyczyn: przemian gospodarczych, rozwoju przemysłu komunikacji i handlu, w konsekwencji rozpadu organizacji stanowych ,recepcji prawa rzymskiego i renesansu idei państwa antycznego, charakteryzuje się umocnieniem władzy panującego, opiera się na wojsku, skarbie i zawodowym aparacie urzędniczym. Aparat ten jest zorganizowany hierarchicznie i zależy tylko od panującego(urzędnicy opłaci są przez panującego i stanowią przedłużenie jego woli). Tworzy się szczeblowa organizacja aparatu oparta na zasadzie bezwzględnego posłuszeństwa, działająca jednolicie i sprężyście. Aparat działa w imieniu panującego i jemu tylko podlega, panujący może wkraczać w każdej chwili w działalność niższych szczebli i przejąć sprawę do załatwienia.

*ogólne poglądy na świat -oddziaływają na administrację dwukierunkowo:

- stanowią zazwyczaj podstawę kształtowania się poglądów na ustrój państwa i administracji. Przenikają się jako element kształtujący administrację poprzez poglądy i doktrynę dotyczącą państwa i jego aparatu czy nawet poprzez przepisy prawne.

- stanowią motyw świadomego działania.

*doktryna ustrojowa

Poglądy na państwo, jego ustrój i cele (doktryny polityczne i prawne) mają znaczny wpływ na administrację. Odgrywają one jednak większa rolę tylko wtedy, gdy są one uznawane i akceptowane przez społeczeństwo lub jeśli są doktryną panującą. Wówczas ich wyrazem jest panujący porządek, jako zespół norm prawnych regulujących urządzenia państwowe i działalność aparatu państwowego (w tym administracyjnego). Wpływ ten może się wyrażać także w zespole norm i dyrektyw, które nie mają charakteru normy prawnej, jednak takich, którymi kieruje się adm. w swym działaniu.

*czynniki aksjologiczne

Działania adm. mogą też być oceniane z punktu widzenia aksjologicznego. Można badać czy adm. i jej aktywność realizuje pewne założenia wynikające z zasad demokratycznego państwa, założenia aksjologiczne. Są one zazwyczaj ujęte w ustawach zasadniczych. Wyprowadza się je z zasad demokratycznego państwa prawnego oraz z paktów międzynarodowych. Dotyczy to przestrzegania praw jednostki i obywatela, ich swobód politycznych, zapewnienia jednostce prawa do sądu, przestrzegania prawa przez administrację, itd.

*rola prawa w administracji publicznej

Prawo jest jednym z czynników kształtujących adm. publ. Działalność adm. musi być regulowana prawem. „Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa (art. 7 Konst.).

Prawo określa zadania adm., organizację aparatu administracyjnego, jak też formy czynności podejmowanych przez administrację. Administracja również tworzy prawo.

*rola norm moralnych, obyczajowych, technicznych w administracji publicznej.

Normy moralne i obyczajowe-Przepisy prawa niekiedy nakazują organowi adm. lub pracownikowi aparatu administracyjnego przestrzegania norm moralnych czy obyczajowych. Np. na pracownika nakładany jest obowiązek zachowania uprzejmości, życzliwości w kontaktach z zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz z obywatelami, ponadto zachowania się z godnością w miejscu pracy i poza nią. Normy prawne obowiązujące w aparacie administracyjnym sankcjonują istnienie norm innego rodzaju takich jak normy obyczajowe czy etyczne, nakazują ich przestrzeganie i przewidują sankcje za ich naruszenie ( KPA przewiduje sankcję grzywny za niewłaściwe zachowywanie się w czasie rozprawy. Chodzi tu o naruszenie norm obyczajowych). Stosowanie przez adm. norm moralnych i obyczajowych łączy się z problematyką określana mianem kultury bądź etyki administracyjnej.

Zagadnienie to dotyczy też przestrzegania tych norm przez obywateli na których rozciąga się działanie adm.

Normy techniczne- są to normy które regulują stosunek człowieka do procesu korzystania z maszyn i urządzeń, itp. Państwo obecnie sankcjonuje w drodze przepisów prawnych potrzebę przestrzegania norm technicznych. Przybierają one za to postać norm prawnych, ale szczególnego rodzaju, gdyż zawierają dyrektywy techniczne. Istnieją organy które same ustalają normy techniczne. W szczególności Polski Komitet Normalizacji ustala polskie normy. Wprowadzają one określone wymagania, sposoby wykonywania pewnych czynności z uwagi na bezpieczeństwo pracy, ochronę życia, zdrowia, środowiska, itp. Niektóre organy administracyjne powołane są do kontroli przestrzegania norm technicznych. Norm tych musi przestrzegać tez sama adm. Będą one określały korzystanie z materiałów i urządzeń biurowych, ustalały organizację pracy w urzędzie, dotyczyć będą pomieszczeń biurowych i wymogów, jakim powinny one odpowiadać z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy.

*racjonalizacja działań i postęp techniczny w adm. publicznej.

Racjonalizacja działań wyznacza strukturę, zadania i sposoby działania administracji. Sprawność pracy adm. oznacz, że ma ona działać sprężyście i elastycznie a zarazem odznaczać się dużą wydajnością pracy. Sprawność działania zależy od samej struktury organizacyjnej działającego zespołu. W rachubę wchodzi tu racjonalizacja samego procesu zarządzania ( odpowiednia informacja interesanta, odpowiedni obieg dokumentów), oraz zmechanizowanie i zautomatyzowanie pewnych procesów. Inny problem to racjonalizacja budownictwa dla potrzeb administracji, sprawa wyposażenia biur w odpowiedni sprzęt, higiena pracy, racjonalny dobór kadr i ich rozmieszczenie.

Postęp techniczny w administracji publicznej - polega m.in. na wprowadzaniu pewnych ułatwień w zakresie kontaktowania się obywatela z organami adm. publ. Pozwalają na łatwiejsze przekazywanie informacji płynących od organów do obywatela. Rysują się też duże możliwości stosowania postępu technicznego w zakresie funkcji ewidencyjnych i obliczeniowych. Do dziedzin które najbardziej nadają się do zastosowania mechanizacji należy rejestrowanie, gromadzenie i przechowywanie informacji. Tworzone są również tzw. banki danych, które umożliwiają przechowywanie ogromnej ilości danych i szybkiego ich wyszukiwania z zastosowaniem różnych kryteriów ich klasyfikacji.

9 Struktura administracji publicznej.

*Budowa struktur adm. publ. z punktu widzenia racjonalizacji działań.

Łączenie stanowisk w komórki organizacyjne- jest to etap polegający na procesach łączenia mniejszych jednostek w większe zespoły co w efekcie powinno doprowadzić do utworzenia całości organizatorskiej danej instytucji.

Budując całość organizacyjną należy wziąć pod uwagę więź specjalistyczną - więź wynikającą z podziału pracy np. urząd wojewódzki.

Tworząc strukturę organizacyjną należy pamiętać iż musi być ona oparta o strukturę informacyjną. Taka struktura musi być sformalizowana. Formalizują ją przepisy prawne takie jak np. przepisy ustrojowe, statuty, ustawy samorządowe.

Modele administracji publicznej zostały sformalizowane przez przepisy prawa, które mają charakter norm ustrojowych. Zazwyczaj są to akty rangi ustawy. Sformalizowanie modelu organizacyjnego następuje też w drodze aktów niższego rzędu, a podstawową rolę w tym zakresie spełnia statut danej jednostki organizacyjnej. Innym typem formalizowania są regulaminy, które zawierają normy postępowania obowiązujące w danej jednostce organizacyjnej (np. regulamin sejmu).

Instruktarze służbowe to inne akty prawne, regulujące działania w obrębie poszczególnych instytucji. Posiadają one różny charakter: wyjaśniają obowiązujące przepisy i stanowią rodzaj instruktarzy; zawierają polecenia (rozkazy, polecenia służbowe); ustalają w sposób ogólny pewne zadania dla całego zespołu lub jego części.

Przepisy prawa wprowadzają określone wzorce pism czy dokumentów urzędowych, które powinien stosować urzędnik.

Aktami formalizującymi są też taryfikatory płac, które zawierają wskazówki dot. wysokości wynagrodzenia, zaszeregowanie do określonych stanowisk, itp.

*jednostki sztabowe i liniowe w strukturach administracji.

Komórki liniowe to podstawowe jednostki uczestniczące bezpośrednio w realizacji celu głównego instytucji (np. punkty sprzedaży w przedsiębiorstwie handlowym).

Komórki sztabowe to komórki spełniające funkcję usługową w stosunku do komórek liniowych. Poprzez doradztwo pomagają one dowództwu liniowemu- kierownictwu instytucji w realizacji jego zadań. Są to np. kolegia przy wojewodzie.

Sztaby maja na celu przygotowanie danych do rozstrzygnięcia tylko w sprawach zasadniczych, wypracować koncepcje pewnych ogólnych założeń w działalności adm.

W niektórych jednostkach nie tworzy się komórek sztabowych, ich rolę pełnią inne instytucje, których celem jest udzielanie fachowego poradnictwa.

*organy składające się z czynnika społecznego i zawodowego.

W strukturze aparatu adm. publ. z uwagi na skład osobowy możemy wyróżnić organy: zawodowe i społeczne. Organy zawodowe- składają się z osób które traktują swoją prace w organie jako źródło utrzymania i zarobku. są to osoby zatrudnione w danym organie na podstawie stosunku pracy , czyli organy złożone z funkcjonariuszy państwowych lub samorządowych.

Organem obywatelskim jest taka jednostka w której skład wchodzą osoby traktujące swą prace honorowo. Osoby te nie otrzymują stałego wynagrodzenia za prace w tym organie . Często jednak członkom organu społecznego przyznawane są diety czy tez ekwiwalent za utracony zarobek, nie jest jednak to równoznaczne z wynagrodzeniem za pracę otrzymywanym w organie zawodowym.

* organy kolegialne i monokratyczne ( jednoosobowe)

Organy kolegialne pojmuje się jako cechę strukturalną organu. Chodzi tu o organy składające się z wielu osób, które powołane są do łącznego podejmowania decyzji czy innych czynności. Wymaga to zebrania określonego kworum. Organ taki posiada swego przewodniczącego powołanego na całą kadencje organu , do którego należy zwoływanie posiedzeń, przygotowywanie porządku obrad ,przewodniczenie i kierowanie posiedzeniem czy tez troska o wykonanie uchwał organów kolegialnych, przykładem organu kolegialnego jest np. rada ministrów, rada gminy.

Organ jednoosobowy- jedna osoba upoważniona do podejmowania rozstrzygnięć, którą mogą tez zastępować inne osoby działające w jej imieniu na podstawie pisemnego upoważnienia. Działanie tych osób liczy się na zewnątrz jako działanie organu jednoosobowego, przykładem takiego organu jest np. minister prezes rady ministrów

*organy o kompetencjach generalnych i specjalnych

Specjalizacja przynosi wyodrębnienie organów o kompetencjach szczególnych co prowadzi do rozczłonkowania aparatu i wzrostu ilościowego: godzi w różność aparatu administracyjnego rodzi potrzebę osobnych organów koordynacji itp. Ideałem byłyby organy mające potrzebną specjalizację, co zapewni tworzenie odpowiednich komórek w urzędach tych organów np.: wojewoda- skupia kompetencje różnych resortów, specjalizację zapewnia mu struktura urzędu wojewody. Organom o kompetencji generalnej nie przekazuje się jednak wszystkich zadań administracji rezerwując pewne zadania dla organów administracji specjalnej. Łącznie bowiem do kompetencji organu wszystkich zadań prowadziłoby do tego, że aparat rozrósł by się do ogromnych rozmiarów. Bezpośrednie dowodzenie i kierowanie tak rozbudowanym mechanizmem wewnętrznym byłoby niemożliwe.

*zasada prowincjonalności i resortowości.

Zasada prowincjonalności- według niej na jednym terenie sprawy z różnych działów adm. należą do jednego organu. Nie ma tu podziału na organy centralne i terenowe, gdyż „centralny” organ działa w terenie. Zasada ta zapewnia jednolitość działania organu adm. na danym terenie.

Zasada resortowości- system ten powstał we Francji za panowania Ludwika XIV. Wprowadził ją kard. Richelieu, dzieląc wykonywanie adm. na piony organizacyjne-resorty. Według tej zasady funkcje adm. państwowej dzieli się na podstawie pokrewieństwa spraw. W jednym resorcie grupuje się sprawy rzeczowo pokrewne, a na czele resortu stoi minister, który z reguły posiada swoje ogniwa terenowe. System ten opiera się na specjalizacji zadań.

*szczeblowa budowa administracji publicznej.

Szczeblowa budowa aparatu administracji publicznej wyznacza dla poszczególnych szczebli odrębne zadania, wiąże (i ogranicza) zadania organów poszczególnych stopni z odpowiednią jednostką podziału terytorialnego, jak też wprowadza pewną hierarchię w budowie państwowego aparatu administracyjnego, zapewniającą spoistość między poszczególnymi szczeblami ich systemu. Liczba szczebli w aparacie adm. publ. może być różna. Zależy ona od wielu czynników: zakresu i rodzaju zadań spełnianych przez organy poszczególnych szczebli oraz rozmiaru jednostki terytorialnej, w której działa organ.

Podział zadań między organy terenowe zależy od tego, z ilu szczebli zbudowany jest aparat terenowy. Jeżeli aparat terenowy składa się z wielu szczebli, to zazwyczaj jeden z nich jest szczeblem głównym.

Istnienie szczeblowej budowy aparatu zakłada istnienie podziału zadań między poszczególne szczeble.

Z problematyką tego zagadnienia wiąże się problematyka podziału terytorialnego. Dokonuje się go z myślą o ograniczeniu zakresu działania podmiotów państwowych lub innych podmiotów wykonujących funkcje administracji publicznej na określonym terytorium państwa.

*decentralizacja w adm. publ.

Decentralizację pojmuje się jako proces przekazywania zadań „w dół”. W decentralizacji, przekazaniu zadań towarzyszy względna samodzielność ich realizacji, tj. gdy nastąpi brak skrępowania w działaniu niższych szczebli przez organ wyższego stopnia.

10. Kierownictwo w adm. publ.

Kierownictwo- kierowanie pewnym zespołem ludzi w danej jednostce organizacyjnej.

Funkcje kierownicze:

- planowanie

- organizowanie

- pobudzanie do działania

- kontrola

- koordynacja

Kandydat na stanowisko kierownicze musi posiadać określone kwalifikacje zawodowe, umiejętności kierowania zespołem ludzkim, wykazywać się lojalnością wobec rządzących władz, akceptować ustrój państwa, realizować politykę rządu, w określonych wypadkach być akceptowanym przez społeczność lokalną i jej reprezentację.

W odniesieniu do kadr kierowniczych w aparacie adm. publ. wysuwa się postulat rotacji. Pewne stanowiska z natury wymagają częstych zmian. W większym stopniu należy wprowadzać rotację kadr na stanowiskach związanych z działalnością polityczną lub społeczną niż kierowników tych placówek, w których na plan pierwszy wysuwają się elementy wiedzy technicznej.

Rozpiętość kierownictwa- w syt. kiedy kierowanie dot. ludzi nie wykonujących czynności skomplikowanych, kierować można bezpośrednio większym zespołem osób. Kierowanie zespołem przygotowującym decyzje adm., mające charakter skomplikowany, powodować będzie, że zasięg tego kierownictwa będzie mniejszy.

Spiętrzenie funkcji kierowniczych- unikanie czynności zbędnych i nie wymagających osobistego działania kierownika. Głównym powodem tego zjawiska jest zajmowanie się prze kierownika czynnościami drugorzędnymi, niepotrzebnymi lub takimi, które może za niego wykonać ktoś inny.

Sekretariat-ma za zadanie odciążyć kierownika od nadmiaru spraw, zwłaszcza od wykonywania tych czynności, które może z powodzeniem wykonywać aparat pomocniczy, oraz przekazywanie do załatwienia podległym pracownikom spraw, które nie mają najważniejszego znaczenia z punktu widzenia zadań danej jednostki organizacyjnej. Ma też spełniać określone zadania we właściwej organizacji pracy samego kierownika.

Grupy nieformalne- jednym z rodzajów grup nieformalnych są tzw. kliki, których działalność pozostaje w sprzeczności z oficjalnymi celami instytucji. Członkowie klik zmierzają do zdobywania dla siebie korzyści lub zabiegają o nie w drodze czynów niedozwolonych. Tworzą się zarówno wśród personelu należącego do kierownictwa danej instytucji, jak też osób należących do szeregowych funkcjonariuszy instytucji. Rola kierownictwa w instytucji opanowanej przez kliki jest szczególnie trudna. Nie jest łatwo przeprowadzić reformy gdyż członkowie klik przeciwstawiają się im, widząc w tym utratę korzyści.

Grupy interesów- lobbing; są to struktury składające się z wpływowych osób w systemie politycznym, które oddziałują na organy państwowe oraz organy administracji państwowej w celu realizacji interesów swej grupy. Przykładowo propagują w środkach masowego przekazu swe poglądy, organizują strajki i demonstracje, subwencjonują określone grupy kandydatów na posłów czy radnych w wyborach do parlamentu czy samorządu terytorialnego, aby poprzez nich wpływać na korzystne dla siebie rozstrzygnięcia itp.

11. Formy aktywności administracji publicznej.

*Procesy decyzyjne i wykonawcze.

Procesy decyzyjne- chodzi tu o rozstrzygnięcia, które mają na celu osiąganie określonego celu. Decydowanie jest ujmowane jako akt wyboru między różnymi alternatywami. Ten akt wyboru poprzedzony jest zazwyczaj działaniami pomocniczymi, w których szczególną rolę odgrywa proces zbierania informacji. Proces ten polega na stosowaniu postępowania wyjaśniającego, które odbywa się według przepisów KPA i Ordynacji Podatkowej.

Procesy wykonawcze-wykonanie rozstrzygnięć (aktów ogólnych). Zależy ono nie tylko od możliwości użycia sankcji i przymusu, ale administracja publ. powinna sięgać też do środków profilaktycznych,

*Planowanie w adm. publ.

Planowanie - prognozowanie; jest racjonalnym działaniem każdego kierownika; jest funkcją kierownika polegającą na wybieraniu spośród wielu możliwych rozwiązań odpowiednich celów, kierunków polityki, procedur i programów. Jest to więc podejmowanie decyzji wpływających na przyszły kierunek działania.

Etapy planowania:

Ustalenie celu;

Przebadanie wszystkich możliwych kierunków działania i ich ocena;

Ustalenie planów pochodnych w stosunku do planów głównych, tj. ustalenie planów zabezpieczających wykonanie poszczególnych elementu planu głównego.

*Koordynacja i współdziałanie w adm.

Koordynacja-harmonizacja działań różnych jednostek czy zespołów jednostek dla osiągnięcia zamierzonych celów. Koordynacja posiada 2 aspekty:

Z jednej strony chodzi o usunięcie już powstałych rozbieżności oraz usuwanie niepotrzebnego podwajania działań różnych jednostek;

Zapobieganie tym rozbieżnościom na przyszłość

Ma to zapewnić administracji spoistość i jednolitość.

Wyróżniamy:

- koordynację terenową-ograniczającą się do podmiotów działających w skali pewnej jednostki podziału terytorialnego;

- koordynację w skali całego państwa

- koordynację wewnętrzną-ograniczającą się do działań w danej komórce organizacyjnej

- koordynację zewnętrzną- koordynacja całych komórek organizacyjnych przez jakiś inny organ

- koordynację poziomą- realizować ją będzie organ tego samego szczebla co jednostka koordynowana, a więc organ znajdujący się w tej samej jednostce podziału terytorialnego, w której działają podmioty koordynowane

- koordynację pionową-realizowana przez organ wyższego szczebla wobec podległych mu jednostek czy organów znajdujących się na niższych szczeblach podziału terytorialnego.

Współdziałanie-pewne jednostki organizacyjne mające wspólne lub podobne cele, współdziałają ze sobą i udzielają sobie wzajemnej pomocy by odnieść większe efekty w realizacji tych celów.

*kontrola adm. publ.

Kontrola ta występuje w dwóch układach:

Kontrola adm. publ. przez inne podmioty

Kontrola sprawowana przez adm. publ. nad innymi podmiotami

Rodzaje kontroli:

- nadzór- terminu tego używa się zazwyczaj na oznaczenie kompetencji organu, polegających nie tylko na prawie badania działalności określonej jednostki organizacyjnej, ale również wkracza za pomocą środków władczych w celu usunięcia tych braków.

- inspekcja-terminu tego używa się dla oznaczenia kontroli przeprowadzonej na miejscu, przez wgląd bezpośredni w działalność kontrolowanej jednostki.

- rewizja- terminu tego używa się zazwyczaj do określenia kontroli rachunkowości danej jednostki, kontroli kasy albo też w innym znaczeniu.

- kontrola obywatelska(społeczna)- kontrola społeczna nad adm. będą takie formy kontroli, jak kontrola organizacji społecznych i kontrola obywatela przez składane skargi i wniosku jak tez przysługujące obywatelowi w postępowaniach sformalizowanych środki odwoławcze.

- kontrola zewnętrzna- do wykonania kontroli zewnętrznej powołany jest podmiot, stojący poza jednostką kontrolowaną i od niej organizacyjnie niezależny.

- kontrola wewnętrzna- kontrola przeprowadzana z racji zwierzchnictwa kierownika danej jednostki nad podwładnymi. W dużych instytucjach kierownictwo instytucji dysponuje niekiedy osobną komórką do spraw podległych pracowników danej jednostki. Organy wyższego stopnia już z racji podporządkowania im organów niższego stopnia dysponują kompetencjami kontroli wobec podległego im organizacyjnie aparatu.

-kontrola zawodowa- kontrola aparatu administracyjnego pod kątem uwzględniania w działaniu aparatu adm. elementów wiedzy, techniki itp.

-kontrola wstępna- polega na uzależnieniu od zgody organu kontrolującego pewnych działań, które ma podjąć organ kontrolowany.

-kontrola faktyczna- wykonana w toku działania kontrolowanego podmiotu.

-kontrola następna- dokonana po podjęciu działania przez podmiot kontrolowany.

* rola informacji w adm. publ.

Każdy obywatel ma prawo do uzyskania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Obejmuje to również uzyskiwanie inf. o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem skarbu Państwa. Prawo to reguluje też dostęp do dok. a także wstęp na posiedzenia kolegialnych władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów z możliwością rejestru obrazu lub dźwięku.

*rola dokumentacji w adm. publ.

-Dokumentacja- w zakres tego określenia wchodzi prawidłowy obieg dokumentacji, jej gromadzenia, udostępniania stosowania formularza dla usprawnienia wydawania decyzji, przygotowania wzorów wniosków kierowanych do organu adm. publ. itp. w ramach struktur wewnętrznych i sprawnego ich kierowania.

-instrukcja kancelaryjna- dot. w szczególności przyjmowania i obiegu korespondencji w danym urzędzie organu adm. publ. czynności kancelaryjnych sekretariatu, wysyłania i doręczenia pism, przechowywania akt. Instytucje kancelaryjne dotyczą tez zastosowania informatyki w czynnościach kancelaryjnych.

-instytucja archiwów zawodowych- w tych archiwach gromadzi się akta spraw ostatecznie załatwionych. Prowadzone są one przez urzędy.

~ 5 ~

---