Ćwiczenie nr 6
Temat: Współpraca Accessa z innymi programami pakietu Office 2000.
Pojęcia podstawowe.
konwersja, import danych, eksport danych, grafika w MS Access, tło, plik tekstowy
Wstęp.
łączenie, importowanie i eksportowanie
Najprostszym sposobem przeniesienia danych jest technika drag & drop (przeciągnij i upuść) dostępna we wszystkich programach działających w systemie Windows. Sposób ten ma jednak pewne ograniczenia, przy przenoszeniu obiektów innych niż tekstowe.
Inną metodą jest korzystanie ze schowka systemowego. Pozwala to na szybkie przeniesienie zarówno zaznaczonego fragmentu jak i całego obiektu. Obie metody są dostępne we wszystkich programach pracujących w środowisku Windows 95 (i wyższych) i działają w nich w identyczny sposób.
Oprócz tych najprostszych a zarazem najbardziej ograniczonych metod, Access umożliwia kilka metod dzielenia danych z innymi programami.
wymiana informacji pomiędzy programami Microsoft Office
Integracja Pakietu Office realizowana jest głównie poprzez łącza. Łącze Office'a to wbudowany w system kreator pomagający wykorzystać informacje pochodzące z jednego programu w innych aplikacjach. Access udostępnia następujące łącza: korespondencja seryjna MS Word, opublikuj za pomocą MS Word, analizuj za pomocą MS Excel.
eksportowanie danych do innych formatów
Access umożliwia eksport danych do innych plików lub baz danych. Opcja Eksportuj dostępna jest w menu Plik lub w menu podręcznym (na wybranym obiekcie naciskamy prawy przycisk myszy).
wstawianie arkuszy programu Excel do Accessa
Program MS Excel jest szczególnie powiązany z Accessem, gdyż interpretacja danych w tych programach jest prawie identyczna. Możliwe jest wyeksportowanie aktualnego arkusza i zapisanie go jako nową tabelę w bazie danych. Arkusz i utworzona na jego podstawie tabela mogą istnieć niezależnie od siebie (modyfikacje arkusza nie będą miały wpływu na zawartość tabeli i odwrotnie).
tworzenie formularzy i raportów na podstawie arkusza Excel
Na podstawie danych zapisanych w arkuszu Excel można bez szczególnych trudności utworzyć formularz lub raport w Accessie. Nie będzie to jednak samodzielny obiekt lecz będzie on połączony z oryginalnym arkuszem, tzn. jakiekolwiek zmiany wprowadzone do arkusza zostaną uwzględnione w utworzonym na jego podstawie formularzu bądź raporcie.
importowanie oraz łączenie tabel
We wszystkich przypadkach przebieg importowania danych wygląda podobnie, jedynie niektóre szczegółowe czynności zależą od typu danych. Ogólne czynności, które należy wykonać aby importować lub dołączyć dane do Accessa ogranicza się zazwyczaj do wyboru opcji z podstawowego menu.
importowanie lub łączenie innych baz danych stworzonych przy pomocy programu Access
Zwykle dąży się do tego, aby wszystkie tabele, formularze, raporty i inne elementy tworzące aplikację były przechowywane w jednym pliku bazy danych. Jednak zdarza się, że różne instytucje mają różne bazy danych. Można w prosty sposób importować do własnej bazy tabele z innych baz, które są aktualnie otwarte. Elementów tych można później używać, jako części własnej, aktualnej bazy. Dzięki takiemu łączeniu baz danych, można udostępnić pojedynczą kopię wszystkim użytkownikom sieci.
importowanie i łączenie arkuszy kalkulacyjnych oraz plików tekstowych
Istnieje możliwość importowania lub przyłączenia arkusza kalkulacyjnego lub pliku tekstowego zapisanego w następujących formatach:
Microsoft Excel,
Lotus 1-2-3 w wersji dla Windows,
Tekst z znakami przystankowymi (przecinki, tabulacja, itd.),
Tekst o określonej szerokości (w tym korespondencja seryjna MS Word).
dodawanie grafiki w postaci plików bitmap (*.bmp) jako tła do tworzonych formularzy
Tworząc formularz w bazie danych programu Access możemy użyć dowolnego tła, zarówno dowolnego obrazu, jak i dowolnego innego formularza (np. druku rachunku, czy druku firmowego). Jedynym ograniczeniem jest to, że trzeba taki obraz (np. zeskanowany) przekonwertować do pliku mapy bitowe Windows. Dodanie pliku graficznego wymaga przypisania odpowiednich wartości właściwościom tworzonego formularza.
Ćwiczenie
utworzyć kwerendę wybierającą, zawierającą potrzebne dane adresowe, zapisać i nazwać ListaAdresowa, wykorzystać kwerendę do utworzenia korespondencji seryjnej;
utworzyć plik w programie MS Excel, następnie wyeksportować aktualny arkusz i zapisać go jako nową tabelę w bazie danych
utworzyć plik tekstowy z danymi oddzielonymi znakami przystankowymi (przecinek, tabulacja itp.), następnie w programie MS Access zaimportować utworzony plik tekstowy.
utworzyć w nowej bazie danych tabelę a następnie zaimportować dane w niej zawarte,
w oparciu o widok Arkusz danych dowolnej tabeli, kwerendy, formularza lub raportu utworzyć plik MS World'a za pomocą opcji Opublikuj za pomocą MS Word
utworzyć rysunek w formacie *.bmp (lub pobrać dowolny za pomocą Internetu) a następnie do utworzonego na wcześniejszych zajęciach formularza dołączyć rysunek jako jego tło.
Instrukcja do ćwiczeń laboratoryjnych BAZY DANYCH
8
Temat: ACCESS 2000 - Podstawy tworzenia relacyjnych baz danych - 6