28,29

Określ porządek rozmów

Ustal agendę w celu zorganizowania przebiegu spotkania. Możesz zrobić to formalnie - spisując jej treść na papierze, lub nieformalnie - ustnie streszczając twoje propozycje problemów do dyskusji. Zawsze uwzględniaj poprawki i komentarze dotyczące danych tematów oraz ich kolejność.

Opisz to, czego poszukujesz

Jasno określając swoje oczekiwania, rozpraszaj wątpliwości pozostałych negocjatorów, używając taktownych i nie zastraszających zwrotów.

Na przykład:

•    „Mam nadzieję, że pod koniec spotkania uzgodnimy takie warunki finansowe, które zabezpieczą przyszłość naszej firmy".

•    „Mimo iż te problemy okazują się trudne, jestem gotów przyjąć każdą konstruktywną propozycję, która pomoże nam je rozwiązać".

•    „Mam zamiar dojść do porozumienia jedynie w kwestiach podstawowych, wszystkie szczegóły omówimy później".

Dokładnie określ swoje stanowisko, zanim zaczniesz oczekiwać od pozostałych negocjatorów, że przyjmą je jako swoje. Każda ze stron powinna zapoznać się ze stanowiskiem przeciwnika, aby określić zbieżność celów.

Unikaj stosowania gróźb

Wypowiadając swoje uwagi, nie używaj gróźb ani nie dawaj do zrozumienia, że zamierzasz ich użyć. Na przykład:

•    „Jeśli nie dojdziemy tutaj do sensownego porozumienia, będziemy zmuszeni rozważyć wniesienie sprawy do sądu".

C.roźby z pewnością prowokują powstanie urazy. Twój przeciwnik nie musi być informowany o konsekwencjach porażki jeszcze przed rozpoczęciem rozmów. Ciroźby wywołują kontrgroźby lub prowokują rozmówców i tym samym prowadzą do konfliktu przed rozpoczęciem negocjacji.

Uważnie słuchaj

Aby poznać oczekiwania drugiej strony, musisz słuchać tego, co ma do powiedzenia: na tym etapie im więcej mówią przeciwnicy, a mniej ty, tym lepiej. Zadawaj pytania dotyczące oczekiwań drugiej strony i słuchaj odpowiedzi. Negocjator mówiący o tym, co chce osiągnąć, wyświadcza ci przysługę, dlatego nawet jeśli wypowiedź twojego rozmówcy przybierze kształt monologu, powinieneś słuchać, szukając wskazówek dotyczących żądań przeciwnika, i w żadnym razie nic przerywać jego wypowiedzi.

Pozytywne zachowanie w roli słuchacza powinno być wsparte pozytywnym zachowaniem w roli rozmówcy. Zadawaj otwarte pytania, które zachęcają negocjatorów do wyjaśnień oraz szczegółowych odpowiedzi.

ZADAWAJ PYTANIA

Pytania to z jednej strony niedoceniane, a z drugiej - źle stosowane narzędzia negocjacji. Negocjatorzy zazwyczaj nie zadają wystarczającej liczby pytań, jeśli zadają jakiekolwiek. Wielu z nich stawia niewłaściwe pytania, będące w złym tonie.

Dobry negocjator musi być otwarty. Nigdy nic mów „nie", raczej zadaj otwarte pytanie typu: „Jeśli przyjęlibyśmy pańską propozycję, co mógłby pan zaoferować w zamian..." Otwarte pytania pozostawiają otwarte drzwi.

Nie mów, iż się na coś nie zgadzasz - i tu zadaj otwarte pytanie. Gdy twój przeciwnik powie coś, z czym nie będziesz mógł się zgodzić, niewiele zyskasz, jeśli powiesz, że się myli. Słuchając twoich wyjaśnień, dlaczego nie ma racji, rozmówca zacznie się zastanawiać, jak się obronić, i prawdopodobnie zaostrzy swoje wymagania oraz zacznie cię atakować. Zadawanie otwartych pytań dotyczących podstaw porozumienia okazuje się bar-

29