DSC01328

księgowych (strony Dt i Ct kont, wskazanie ewidencji analitycznej^^ określeniu daty, pod którą dokument ma być księgowany.

Dział księgowości nadaje dowodowi księgowemu kolejny % miesiącu numer, pod którym ma być księgowany i przechowywaiwjl— zwany numerem księgowym, niezależnie od tego, że wystawca danego dowodu nadał mu własny numer. Celem nadawania dokumentom numerów księgowych jest ułatwienie kontroli poprawności zapisów księgowy^ umożliwienie lepszej orientacji co do kompletności księgowanych operacji gospodarczych, zachowanie kolejności dni, czyli chronologii, przy zapisach oraz usprawnienie przechowywania dokumentów księgowych***

Po kontroli i dekretacji dokumentów księgowych są one grupowa* według rodzaju dokumentów, a następnie księgowane.

4. Zapisy księgowe

Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dokumentu księgowego w jakimkolwiek urządzeniu księgowym. W zależności od rodzaju urządzenia księgowego, w którym następuje zapis księgowy, ogół zapisów można podzielić na:

1)    zapisy księgowe podwójne,

2)    zapisy księgowe pojedyncze.

Zapisy księgowe podwójne występują w obrębie kont syntetycznych i polegają na zapisaniu określonej sumy jednocześnie* dwóch kontach (lub grupach kont) po ich przeciwstawnych stronach. Bez względu na liczbę kont, na których będzie dokonywany zapis księgo^B suma kwot księgowanych na stronie (stronach) „Debet” musi być zawsze zgodna z sumą kwot zaksięgowanych na stronie (stronach) „Credlff odpowiednich kont. W zależności od liczby kont, które są wykorzystywał ne przy księgowaniu danej operacji gospodarczej, można mów# o zapisach prostych i złożonych.

Gdy dana operacja gospodarcza jest księgowana na dwóch kontach, po ich przeciwstawnych stronach—jest to zapis księgowy prosty .9 Gdy określona operacja gospodarcza jest księgowana za pomofl jednego zapisu księgowego na kilku (więcej niż dwóch) kontach «**- jest tozapis złożony.

L Zapisy księgowe powtarzane (pojedyncze) — jak J™ była o tym mowa — następują w urządzeniach analitycznych prowachjS pych do kont syntetycznych.

Każdy zapis księgowy, niezależnie od urządzenia księgowego,

■    w którym nastąpił, powinien streszczać dane dokumentu stanowiącego

■    podstawę zapisu ułatwiając dotarcie do niego. Zapis obejmuje:

W — datę zapisu, ^

r — określenie rodzaju i numeru dowodu, na podstawie którego 1 dokonano zapisu, ^r i — krótką nazwę operacji (zapisu), l — sumę zapisu, ^

Datą zapisu, pod którą następuje księgowanie, powinna być data

■    otrzymania dokumentu obcego lub wystawienia dokumentu własnego, K która rozstrzyga o zaliczeniu go do odpowiedniego okresu sprawoz-I dawczego.

W przypadku gdy dowód własny został wystawiony w następnym I miesiącu po dokonaniu operacji lub gdy dowód obcy został otrzymany | w miesiącu następnym po jego wystawieniu, zapis księgowy powinien I być dokonany nie później niż w ciągu 14 dni po zakończeniu tego okresu, i Wyjątek od tej zasady stanowią dokumenty otrzymane za pośrednictwem i banku, które — w celu łatwego uzgodnienia — powinny być księgowane | pod datą stempla banku zamieszczonego na tym dowodzie.

Wszystkie zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicz-[ nym, tzn. w kolejności dat, pod którymi dowody te powinny być • zaksięgowane, przy czym w odniesieniu do zapisów zbiorczych porządek j chronologiczny uważa się za zachowany, jeśli operacje gospodarcze zostały zaksięgowane w tym miesiącu, którego dotyczą i jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Rodzaj dowodu oraz treść zapisu mogą być zanotowane w urządzeniach ewidencyjnych przy zastosowaniu umownych skrótów lub symboli, których wykaz powinien być przechowywany w komórce księgowości.

Wszystkie zapisy księgowe powinny być staranne, trwałe i czytelne oraz wynikać z odpowiednich dowodów księgowych. Popełnienie w czasie księgowania błędy nie mogą być zamazywane, wycierane, podskrobywane lub usuwane za pomocą innych środków. Poprawianie błędnego zapisu, może jedynie nastąpić drogą czytelnego skreślenia błędnej treści lub kwoty i wpisanie właściwych danych, bądź przez wniesienie do urządzeń księgowych zapisu korygującego. Zagadnienia te omówiono bliżej w następnym punkcie.

77