PROCEDURA
Nazwa i adres FIRMY
LOGO
Syst emowa
P06.03 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 5
ilość załączników: 2
egz. nr: ...............
Tytuł:
Procesy magazynowe
Spis treści
1. Cel................................................................................................................................................................... 2
2. Przedmiot i zakres ......................................................................................................................................... 2
3. Definicje .........................................................................................................................................................2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia.................................................................................................................. 2
5. Schemat blokowy .......................................................................................................................................... 3
6. Opis postępowania........................................................................................................................................ 4
6.1 Przyjmowanie i weryfikacja materiałów/wyrobów ................................ ................................ ........................ 4
6.2 Przechowywanie materiałów/wyrobów................................ ................................ ................................ ........ 4
6.3 Wydawanie i weryfikacja przy wydawaniu materiałów/wyrobów ................................ ................................ .. 4
6.4 Środki dotyczące statusu kontroli i badań ................................ ................................ ................................ ... 4
6.5 Dokumentowanie obrotu magazynowego................................ ................................ ................................ .... 4
7. Dokumenty związane..................................................................................................................................... 5
8. Zapisy.............................................................................................................................................................5
9. Załączniki ....................................................................................................................................................... 5
10. Zmiany do wydania poprzedniego .............................................................................................................. 5
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe...................................................................................... 5
Imię i Nazwisko  Właściciel/Dyrektor
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
[data
jako obowiązujący w
zatwierdze
LOGO
nia]
......... ...................................................
data
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO P06.03, wyd. [data wydania] str. 2 z 5
1. Cel
Zapewnienie, że procesy magazynowe przebiegają w nadzorowanych warunkach obejmujących
weryfikację przyjmowanych i wydawanych materiałów /wyrobów oraz przechowywanie
materiałów/wyrobów w sposób zapobiegający ich zniszczeniu, skorodowaniu, pomieszaniu,
uszkodzeniu, pomięciu, zawilgoceniu, przemarznięciu oraz zanieczyszczeniu
2. Przedmiot i zakres
Procedura ustala system i instrukcje dla przyjmowania i weryfikacji materiałów/wyrobów,
przechowywania materiałów/wyrobów oraz wydawania i weryfikacji przy wydaniu i/lub dostarczaniu
materiałów/wyrobów. Procedura ustala jednocześnie środki dla identyfikacji materiałów/wyrobów, w
tym identyfikacji statusu dot. kontroli i badań.
Procedura przywołuje również system dla zaewidencjonowania przepływu materiałów/wyrobów
oraz wykazania stanów magazynowych.
Dotyczy wszystkich materiałów/wyrobów przepływających przez obszar magazynu.
3. Definicje
Terminy użyte w procedurze nie wymagają definiowania.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
W realizacji działań opisanych w procedurze uczestniczą:
�� Właściciel/Dyrektor,
�� Dyrektor Handlowy
�� Kierownik Techniczny,
�� Magazynier,
�� Pracownicy wyznaczeni do realizacji zakupu, załadunku, rozładunku, porządkowania
i zabezpieczenia materiałów oraz wyrobów.
W szczególności:
�� Właściciel/Dyrektor i działający na jego polecenie i z upoważnienia Dyrektor Handlowy lub
Kierownik Techniczny ponosi odpowiedzialność za przyjmowanie zamówień, zakupy materiałów,
zorganizowanie transportu, za i rozładunku, zabezpieczenie materi ałów, nadzorowanie
magazynowania materiałów/wyrobów, nadzorowanie kompletowania zestawów wysyłkowych i
wysyłania ich do odbiorców, gospodarkę materiałową i nadzorowanie stosowania procedury
przez personel.
�� Magazynier ponosi odpowiedzialność za wydawanie materiałów/wyrobów, zabezpieczenie
materiałów/wyrobów oraz za stan zapasów materiałowych, odpowiednie oznaczanie
identyfikujące, opakowanie materiałów/wyrobów w opakowania jednostkowe i zbiorcze,
kompletowanie zestawów wysyłkowych i wysyłanie ich do odbi orców, dokonywanie
odpowiednich zapisów w dokumentach, rejestrach, zestawieniach, wywieszkach magazynowych
i na formularzach.
LOGO P06.03, wyd. [data wydania] str. 3 z 5
5. Schemat blokowy
Dostawy
zaopatrzeniowe.
Materiały przed
wykon. usłg
Wyroby gotowe,
normalia.
Przyjmowanie i weryfikacja materiałów
Zapisy dotyczące kontroli
Dokumenty
(zał. nr 1) oraz dokumenty
i wyrobów wprowadzonych do
zgłoszeniowe
magazynowe (p. 6.5).
magazynu
Przechowywanie materiałów
Warunki Protokół kontroli
�� odpowiednie składowanie,
przechowywania przechowywania.
�� oznakowanie,
(p. 6.2).
�� warunki przechowywania.
Wydawanie i weryfikacja materiałów
Dyspozycje Zapisy dotyczące
i wyrobów wydawanych do realizacji
wydania i/lub weryfikacji (zał. nr 1) oraz
produkcji lub dostaw dla klientów.
dostarczenia. dokumenty magazynowe
(p. 6.5).
Materiały do realizacji
usług.
Wyroby gotowe, normalia,
części kupne w rezerwie
.
.
Wyroby gotowe do realiza
-
cji dostaw dla klientów.
LOGO P06.03, wyd. [data wydania] str. 4 z 5
6. Opis postępowania
6.1 Przyjmowanie i weryfikacja materiałów i wyrobów
1) Zgłoszone do przyjęcia na stan magazynu materiały /wyroby muszą być zaopatrzone
w odpowiednie dokumenty towarzyszące identyfikujące te wyroby.
2) Przed wprowadzeniem materiały/wyroby na stan magazynu muszą być wykonane czynności
weryfikacyjne w zakresie ustalonym w planie kontroli (p. zał. nr 1).
3) O ile wyniki kontroli (p. pkt. 2) są pozytywne, materiały/wyroby są wprowadzane na stan
magazynu, w przeciwnym wypadku pozostawiane są do dyspozycji dostawcy zewnętrznego
lub wewnętrznego lub też prowadzone jest postępowa nie reklamacyjne (p. pkt. 4).
4) Stwierdzone niezgodności w dostawach są rejestrowane w rejestrze reklamacji dostaw
i prowadzone jest postępowanie reklamacyjne.
5) Zakwestionowane materiały/wyroby muszą być wyraz
nie oznakowane i wydzielone od
materiałów dobrych.
6.2 Przechowywanie materiałów
1) Wszystkie materiały/wyroby muszą być przechowywane w sposób zapobiegający ich
pomieszaniu lub uszkodzeniu tzn. muszą być poukładane rodzajami na regałach lub w
pojemnikach.
2) Przechowywane materiały/wyroby muszą być jednoznacznie oznakowane co do rodzaju, typu,
gatunku itp. Poszczególne pola odkładcze czy pola na regałach muszą być zaopatrzone
w przywieszki magazynowe.
3) Status dot. kontroli i badań musi być jednoznacznie wykazany przy zastosowaniu środków
(p. zał. nr 1, zał. nr 2)
4) Stan przechowywanych materiałów i wyrobów musi być systematycznie sprawdzany w ramach
nadzoru. Przynajmniej raz na kwartał należy przeprowadzić formalną udokumentowaną
protokolarnie kontrolę stanu przechowywanych materiałów i wyr obów.
5) Warunki przechowywania takie, jak temperatura, wilgotność, zapylenie muszą być zachowane
w zgodności z wymaganiami wynikającymi z norm technicznych lub instrukcji producentów.
6.3 Wydawanie i weryfikacja przy wydawaniu materiałów oraz wyrobów
1) Wydanie materiałów i wyrobów może nastąpić wyłącznie na podstawie formalnej dyspozycji.
2) Wydanie materiałów i wyrobów może nastąpić dopiero po przeprowadzeniu i uzyskaniu
pozytywnych wyników wymaganych kontroli i badań. Zakres kontroli wynika z zał. nr 1.
3) Wydanie materiału i wyrobów należy odnotować w ewidencji magazynowej.
6.4 Środki dotyczące statusu kontroli i badań
Środki dot. statusu kontroli i badań są wymienione w zał. nr 1. Wzory tych środków są
przedstawione w zał. nr 2.
6.5 Dokumentowanie obrotu magazynowego
Niezależnie od zapisów związanych z czynnościami weryfikacyjnymi (p. zał. nr 1) mają
zastosowanie następujące dokumenty rejestrujące przepływ materiałów i wyrobów, wykazujące
stany magazynowe:
�� PZ ........... Przyjęcie towaru z zewnątrz,
�� RW.......... Rozchód wewnętrzny,
�� PW.......... Przyjęcie materiałów/wyrobów,
�� ZW.......... Przyjęcie z produkcji wyrobów zakwestionowanych.
�� Komputerowa kartoteka magazynowa.
LOGO P06.03, wyd. [data wydania] str. 5 z 5
7. Dokumenty związane
1. Instrukcja wystawiania, obiegu i przechowywania dokumentów dot. rejestracji przepływu
materiałów / wyrobów.
8. Zapisy
Zapisy związane z procedurą wynikają z zał. nr 1 i pkt. 6.5.
9. Załączniki
1. Plan kontroli  zał. nr 1.
2. Środki dot. statusu kontroli i badań  zał. nr 2.
10. Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski.
2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury
Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<
LOGO Załącznik Nr 1 do procedury P06.03, wyd. [data wydania] str. 1 / 2
Plan kontroli
Zakres: kontrola przy przyjęciu / wydaniu na stan lub z magazynu.
Kontrola wyrobów z dostaw zaopatrzeniowych
Zapisy i środki
Lp. Rodzaj wyrobu i wymagania Zakres czynności kontrolnych
dot. statusu
1. Materiały i środki techniczne stosowane
do produkcji, eksploatacji i remontów
�� stan ogólny bez uszkodzeń
mechanicznych,
Pieczęć przyjęcia
�� naniesione oznakowanie typu
na dowodzie
materiału/wyrobu wg normy lub katalogu,
Kontrola 100% ilości dostaw dostawy lub pieczęć
�� naniesione oznakowanie dot. certyfikatu
i protokół dot.
bezpieczeństwa,
reklamacji.
�� wyroby muszą być zaopatrzone w
świadectwo jakości (ew. inny identyfikator
kontroli jakości) producenta,
�� pozostałe wymagania wg zamówienia.
3. Elementy wyposażenia, narzędzia,
normalia
�� stan ogólny bez uszkodzeń Kontrola wyrywkowa do 10% z partii w
mechanicznych, powłoki ochronne bez odniesieniu do postawionych wymagań. Pieczęć przyjęcia
na dowodzie
rozwarstwień, Jeżeli zostaną stwierdzone
dostawy lub pieczęć
�� tolerancja wymiarów wg przedmiotowej niezgodności należy dokonać kontroli
i protokół dot.
normy lub innej specyfikacji, 100% lub partię w całości reklamować
reklamacji.
w zależności od uzgodnień z dostawcą.
�� musi być dołączone świadectwo jakości
producenta / sprzedawcy.
�� inne wymagania wg zamówienia.
4. Materiały chemiczne (tworzywa sztuczne,
subst. akt., oleje, płyny, farby, kleje,
inne)
�� opakowania nieuszkodzone i bez śladów Kontrola 100% w odniesieniu do
Pieczęć przyjęcia
otwarcia, postawionych wymagań. W przypadku
na dowodzie
�� czytelne i jednoznaczne oznakowanie dot. stwierdzenia niezgodności należy
dostawy lub pieczęć
rodzajów wyrobu, reklamować te opakowania / pojemniki,
i protokół dot.
które są niezgodne ew. reklamować
�� ważność z odpowiednim zapasem
reklamacji.
całą dostawę.
terminu przydatności,
�� do materiałów niebezpiecznych musi być
dołączona karta charakterystyki.
�� inne wymagania wg zamówienia.
LOGO Załącznik Nr 1 do procedury P06.03, wyd. [data wydania] str. 2 / 2
Kontrola towarów przyjmowanych od klientów
Zapisy i środki
Lp. Rodzaj wyrobu i wymagania Zakres czynności kontrolnych
dot. statusu
1. Towary przyjmowane od zleceniodawcy,
z jego magazynów
�� towary muszą być poukładane rodzajami
Należy sprawdzić zgodność rodzajową
w pojemnikach lub w opakowaniach, Potwierdzenie
towarów w odniesieniu do specyfikacji na
przyjęcia
�� stan ogólny bez uszkodzeń
etykiecie dot. przekazywanej partii.
dokonywane jest
mechanicznych,
W przypadku niezgodności wyroby są
w rejestrach
�� przekazywana partia musi być
pozostawione do dyspozycji
zleceń
zaopatrzona w etykietę dostawcy, lub inny
przekazującego.
dokument , na której podany jest rodzaj i
ilość wyrobów oraz pieczęć i podpis
dostawcy.
2. Towary dostarczane przez
zleceniodawcę
�� towary muszą być zapakowane w
uzgodnione opakowania zleceniodawcy. Należy sprawdzić zgodność rodzajową Potwierdzenie
towarów w odniesieniu do specyfikacji na przekazania
�� opakowania nie mogą posiadać
etykiecie dot. przekazywanej partii. dokonywane jest
uszkodzeń,
W przypadku niezgodności w rejestrach
�� przekazywana partia musi być
podejmowane są działania wyjaśniające. zleceń
zaopatrzona w etykietę dostawcy, lub inny
dokument , na której podany jest rodzaj i
ilość wyrobów oraz pieczęć i podpis
dostawcy.
Kontrola materiałów/wyrobów wydawanych z magazyn u
Zapisy i środki
Lp. Rodzaj wyrobu i wymagania Zakres czynności kontrolnych
dot. statusu
1. Wszystkie materiały, środki i wyroby
Kontrola 100% w odniesieniu do
wydawane z magazynu
postawionych wymagań oraz kontrola
�� wyroby powinny być, w miarę możliwości
załadunku na środek transportowy.
zapakowane w opakowania producenta,
Należy sprawdzić zgodność rodzajową
�� dalsze wymagania (np. dołączenie Kartoteka
wyrobu w odniesieniu do specyfikacji wg
deklaracji zgodności) wynikają z ustaleń magazynowa.
dyspozycji zapotrzebowania.
dot. przedmiotowej dostawy. Pieczęć na
W odniesieniu do materiałów
dowodzie WZ
�� materiały/wyroby muszą posiadać
chemicznych i innych, tam gdzie
wymagane oznakowania, tam gdzie
właściwe należy sprawdzić wydawanie na
właściwe,
zgodność z zasadą FIFO.
�� materiały chemiczne muszą być w okresie
ważności.
LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P06.03, wyd. [data wydania] str. 1 / 3
Środki dotyczące statusu kontroli i badań
1. Pieczęć dla potwierdzenia weryfikacji dostawy
LOGO
Dostawa zgodna z wymaganiami
należy stosować dla
opieczętowania
dowodu dostawy
...............................................
imię i nazwisko, data, podpis
2. Pieczęć dot. reklamacji dostawy
LOGO
Reklamacja dostawy
należy stosować dla
opieczętowania
protokół rekl. nr ..........................
dowodu dostawy
................................. ..............
imię i nazwisko, data, podpis
3. Przywieszka dla wyrobów pojemnikach zbiorczych
Świadectwo
LOGO
kontroli
Wyrób ................................ ............................
Ilość (szt.) ................................ ......................
Zlecający ................................ ........................
Przywieszka jest dołączona
Zlecenie / poz. rej. ................................ .......... do poszczególnych
materiałów lub pojemników
z wyrobami.
Potwierdzamy, że ww. wyroby spełniają wymagania wg
specyfikacji zlecenia
................... ....................................
data pieczęć Kontroli Jakości
LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P06.03, wyd. [data wydania] str. 2 / 3
4. Pieczęć dla potwierdzenia kontroli przy wydaniu
Kontrola mat./wyrobu
LOGO
przy wydaniu
Przy wydaniu partii materiału/wyrobu wg specyfikacji na
dowodzie dostawy ................................ ........................
Sprawdzono:
kompletność dostawy ................................ .............. o�
Należy stosować do
zgodność z zamówieniem ................................ ......... o�
opieczętowania kopii dowodu
dostawy.
stan opakowań ................................ ........................ o�
oznakowania na opakowaniu ................................ ... o�
świadectwa jakości ................................ .................. o�
poprawność załadunku ................................ ............ o�
Personel magazynu uprawniony do
kontroli i wydania wyrobu.
................... ....................................
data pieczęć Kontroli Jakości
LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P06.03, wyd. [data wydania] str. 3 / 3
5. Przywieszka magazynowa
Służy do identyfikacji przechowywanych wyrobów i do rejestracji stanu ilościowego.
LOGO
Karta magazynowa Nr
Nazwa wyrobu:
Symbol Wymiar(y) Norma J.m.
Lokalizacja
Gatunek Cecha Kolor Masa Regał Pole Półka
Data Dok. ref. Przychód Rozchód Stan Podpis
Adnotacje
Uwaga: w przypadku komputerowej rejestracji przychodów i rozchodów ka rta służy tylko do
identyfikacji materiałów / wyrobów (zastosowanie ma część nagłówkowa).