DSCF0148

O pisma zewnętrzne wysyłane - nadawcą jest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej.

III.    Ze względu na termin załatwienia sprawy:

a)    pisma zwykłe - rozpatrywane są w terminach określonych przepisami lub zwyczajowo przyjętych,

b)    pisma pilne - są przesyłane i rozpatrywane w pierwszej kolejności,

c)    pisma terminowe - mają ustalony termin załatwienia sprawy i termin ten jest wyznaczany w treści pisma przez jego nadawcę.

IV.    Ze względu na tajność informacji:

a)    pisma jawne — ich treść nie zawiera żadnej tajemnicy,

b)    pisma poufne — pisma te zawierają tajemnicę służbową,

c)    pisma tajne - zawierają tajemnicę państwową.

V.    Ze względu na sposób przesyłania:

a)    pisma przesyłane pocztą zwykłą,

b)    pisma przesyłane jako polecone,

c)    pisma przesyłane pocztą ekspresową,

d)    pisma przesyłane drogą lotniczą,

e)    pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów i wiadomości telefaksowych.

VI. Ze względu na wygląd zewnętrzny;

a)    sporządzone na blankietach specjalnych (blankiet ministra, posła, blankiet z jakiejś okazji, np. Dnia Kobiet),

b)    sporządzone na blankietach korespondencyjnych zgodnie z PN (blankiet zwykły, uproszczony, reklamowy, bezkopertowy),

c)    sporządzone na formularzach (drukach),

d)    sporządzone w formie nieokreślonej przez Polskie Normy czy inne obowiązujące przepisy (dowolne pismo),

e)    sporządzane w układzie europejskim i amerykańskim.

3.2. Zasady obiegu pism

Obieg pism ma duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej. Obieg pisma to jego droga od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z obiegiem pism wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są punktami zatrzymania. Typowymi punktami zatrzymania są:

1) kancelaria ogólna, która przyjmuje pisma, rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz wysyła na zewnątrz,

250