DSCF0163

towych pismo składa się wyłącznie wszerz na trzy części. Do adresowania kopert wykorzystywane są często adresarki i komputery. Adresy są wtedy drukowane na kopertach lub nalepkach samoprzylepnych, które przykleja się na stronie adresowej koperty.

W fazie wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:

1)    zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „OPŁATAPOCZTOWA ZRYCZAŁTOWANA” i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od liczby wysłanych w danym miesiącu listów;

2)    może to być pieczątka „OPŁATAPOCZTOWA SKREDYTOWANA”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca;

3)    można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową. Maszyny do frankowania mogą też drukować na kopertach krótkie teksty reklamowe lub nazwę danej firmy. Przesyłki frankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych.

Opłacając należność za przesyłki pocztowe, należy zwrócić uwagę na to, aby przesyłki osobiste, jak np. podziękowania, gratulacje lub listy kondolencyjne, były zawsze opłacane poprzez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych.

3.7. Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna

Pojęcie archiwum pochodzi od łacińskiego archivum, co oznacza uporządkowany zbiór dawnych dokumentów. Obecnie archiwum to odpowiednio przystosowane i wyposażone pomieszczenie przeznaczone do przechowywania akt spraw załatwionych. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć archiwum.

Miejsce przechowywania akt zależy od ich rodzaju, czyli od tego, czy są to akta spraw bieżących czy załatwionych.

Akta spraw bieżących przechowywane są przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię, a w tej grupie:

a)    akta spraw aktualnie załatwianych oraz oczekujących na załatwienie przechowuje w kolejności wpływu (starsze na wierzchu, nowsze na spodzie) pracownik odpowiedzialny za te sprawy. Wyjątek stanowią akta pilne, które zawsze układa się na wierzchu i rozpatruje w pierwszej kolejności,

b)    akta spraw oczekujących na uzupełnienie lub wznowienie przekazuje się przeważnie do kancelarii lub sekretariatu. Kancelaria prowadzi dla nich specjalne terminarze, w których odnotowuje: nazwę akt, ich symbol oraz termin powrotu do sprawy i zwrotu akt do komórki organizacyjnej. Po upływie odnotowanych terminów, kancelaria zwraca akta do odpowiedniej komórki organizacyjnej w celu ostatecznego załatwienia sprawy.

265