Logistyka  nauka
Magdalena Kaup, Maja Chmielewska-Przybysz
Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie
Wpływ wykorzystania systemów elektronicznej wymiany
danych w portach na usprawnienie obsługi agencyjnej statków
Wykorzystanie agentów morskich pozwala przede wszyst-
kim na skrócenie czasu obsługi statku, ze względu na znajo-
Wstęp
mość wymaganych przepisów, zwyczajów oraz stosunków
panujących w porcie, ale także komunikatywność ze względu
W każdym porcie morskim i śródlądowym działalność
na znajomość obcych języków.
prowadzą liczne przedsiębiorstwa, które pełnią rolę agencji
morskich i świadczą usługi o różnym zakresie komplekso- Celem niniejszego artykułu jest ocena wpływu systemów
wości podczas pobytu statku w porcie. Ma to istotne znacze- elektronicznej wymiany danych na podwyższenie sprawności
obsługi agencyjnej statków w portach. W artykule, na pod-
nie ze względu na specyfikę przepisów portowych, które
stawie analizy organizacji obsługi agencyjnej oraz narzędzi
narzucają określone zachowania statkom i ich załogom na
informatycznych, jakie są przez nie wykorzystywane, przed-
wodach portowych i podczas obsługi statku w porcie, ale
także wypełnienie wielu formalności w urzędach oraz insty- stawiono wpływ systemów elektronicznej wymiany danych
na podwyższenie sprawności pracy agenta w porcie na rzecz
tucjach morskich. Reprezentantem i stroną zabezpieczającą
statku.
interesy różnych armatorów są wyspecjalizowane agencje
morskie, a Kodeks Morski jest głównym i podstawowym
aktem prawnym, który reguluje i określa działalność agen-
Organizacja obsługi agencyjnej statków
cyjną w Polsce.
w portach
Zgodnie z Kodeksem Morskim agent morski działa na
podstawie generalnej umowy agencyjnej zawartej z danym
Otrzymanie nominacji upoważnia agenta do podejmowania
armatorem, na podstawie której agent za wynagrodzeniem
wszelkich działań zmierzających do zapewnienia sprawnej
podejmuje się stałego reprezentowania interesów armatora
obsługi statku. Obecnie większość nominacji przesyłana jest
w danym porcie lub na danym obszarze, co wiąże się z po-
przez armatorów pocztą elektroniczną lub faksem.
dejmowaniem wszelkich czynności związanych z zapewnie-
Każdą obsługę agencyjną statku można podzielić na trzy
niem sprawnej żeglugi oraz obsługi statku w porcie. W od-
etapy:
różnieniu do agenta, makler morski działa za wynagrodze-
1. Obsługa agencyjna podczas wpływania statku do portu,
niem na podstawie każdorazowego zlecenia, tzw. nominacji,
2. Obsługa agencyjna podczas pobytu statku w porcie,
która umożliwia mu podejmowanie czynności w imieniu i na
3. Obsługa agencyjna podczas wyjścia statku z portu.
rachunek armatora związanych ze sprawną obsługą zawinię-
Poniżej, w tabelach przedstawiono czynności, jakie są do-
cia i postoju statku w porcie [Chmielewska-Przybysz 2006].
konywane podczas każdego z etapów obsługi agencyjnej
przez kapitana statku i agenta morskiego.
Tab. 1. Podstawowe czynności obsługi statku w fazie wejścia do portu
Zakres czynności
Lp. Kolejność czynności
Agent Kapitan statku
 założenie teczki zawinięcia,
1. Podpisanie nominacji 
 nadanie numeru ewidencyjnego,
Ustalenie szczegółów  nawiązanie kontaktu ze statkiem,  przesłanie wymaganych dokumentów,
2. dotyczących wejścia  ustalenie spedytora ładunku,  złożenie 10, 7, 5, 3, 2, 1 dniowej notyfikacji
statku do portu  ustalenie terminalu obsługi,
(Notice of Readiness),
 ustalenie czasu za lub wyładunku,
Ustalenie szczegółów  ustalenie sposobu obsługi,
3. dotyczących obsługi  przesłanie informacji stronom zainteresowanym: armatoro-

statku w porcie
wi, czarterującemu, odbiorcy, spedytorowi i terminalowi
portowemu
Zgłoszenie statku
 zgłoszenie statku w elektronicznym systemie portowym,  przesłanie wymaganych dokumentów,
4. przed jego fizycznym
 wysłanie prospektów wejściowych,  złożenie 12 godzinnej notyfikacji,
wpłynięciem na redę
 zgłoszenie do kapitanatu i koordynacji portu,
Przygotowanie  przesłanie daty i godziny przybycia na redę
5.  przygotowanie wymaganych dokumentów,
do wejścia portu,
 zamówienie pilotażu (jeżeli jest wymagany),
 zamówienie usług holowniczych i cumowniczych,
Przybycie statku  powiadomienie Granicznego Punktu Kontroli Straży
6.  złożenie noty gotowości  Notice of Readiness.
na redę Granicznej (GPK) oraz Urzędu Celnego o przewidywanej
godzinie zacumowania statku przy nabrzeżu.
88
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
Tab. 2. Podstawowe czynności obsługi statku w fazie pobytu w porcie
Zakres czynności
Lp. Kolejność czynności
Agent Kapitan statku
 przygotowanie odpowiednich dokumentów
np.: lista załogi, deklaracja zdrowia, dokumenty
Odprawa wejściowa  dostarczenie odpowiednich dokumentów (m.in. zgłoszenie
ładunkowe,
1.
statku tzw. klarowanie, wejścia, manifest ładunkowy),
 przekazanie fizyczne wcześniej przygotowane-
go noty gotowości,
 dostarczenie finalnego zgłoszenia wejścia statku do portu,
Zgłoszenie statku w  dostarczenie wejściowego formularza ewidencyjnego,
2. 
porcie
 przesłanie prospektów informacyjnych do zainteresowa-
nych stron,
 utrzymywanie stałego kontaktu z Kapitanem,
 wysyłanie prospektów informacyjnych 2 razy dziennie
3. Postój statku w porcie  utrzymywanie stałego kontaktu z agentem.
(po zakończeniu zmian w porcie),
 aranżowanie dodatkowych usług na zlecenie armatora.
Tab. 3. Podstawowe czynności obsługi statku w fazie wyjścia z portu
Zakres czynności
Lp. Kolejność czynności
Agent Kapitan statku
Ustalenie szczegółów  ustalenie czasu zakończenia prac,
 dostarczenie niezbędnych danych,
1. dotyczących wyjścia  ustalenie wstępnego czasu odprawy wejściowej i odcumo-
 podanie planowanego terminu odcumowania,
statku z portu wania,
 przygotowanie niezbędnych dokumentów (m.in. zgłoszenie
Aranżacja odprawy wyjścia statku, manifest ładunkowy),
2. 
wyjściowej  powiadomienie GPK oraz Urzędu Celnego o planowanym
czasie odprawy wyjściowej,
 zamówienie usług holowniczych i cumowniczych,
Aranżacja fizycznego  zamówienie usługi pilotażowej,
3.  przygotowanie statku do wyjścia z portu,
wyjścia z portu  zgłoszenie planowanej godziny odcumowania do Kapitana-
tu portu, koordynacji portu oraz właściwego terminala,
Odprawa wyjściowa  dostarczenie odpowiednich dokumentów (m.in. zgłoszenie
4.  przygotowanie odpowiednich dokumentów,
statku tzw. klarowanie, wyjścia, manifest ładunkowy),
 zgłoszenie wyjścia statku z portu,
 dostarczenie wyjściowego formularza ewidencyjnego,
Czynności po wyjściu  dostarczenie stronom zainteresowanym podsumowania
5. 
statku z portu
pobytu statku w porcie,
 dostarczenie armatorowi kopii dokumentów przygotowa-
nych na wyjście statku.
Działania podejmowane przez agencje morskie w ramach
obsługi statku i ładunku, zarówno pod względem techniczno-
Analiza wybranych systemów elektronicznej
technologicznym oraz organizacyjno-prawnym, mają różny
wymiany danych wykorzystywanych
wymiar i charakter, jednak powinna być zachowana ich od-
powiednia kolejność. Wszelkie usługi agenta muszą być
przez agencje morskie
świadczone na najwyższym poziomie jakości. Głównymi
Obecnie agencje morskie do efektywnego obiegu informa-
wyznacznikami jakości świadczonych usług są niezawod-
cji wykorzystują standardowe systemy, takie jak poczta elek-
ność, pewność, szybkość wykonania, dostępność, częstotli-
troniczna, jak również wyspecjalizowane systemy elektro-
wość. Zatem dobra współpraca pomiędzy podmiotami biorą-
nicznej wymiany danych. Poniżej przedstawione zostaną trzy
cymi udział w procesie usługowym odgrywa ważną rolę
wybrane systemy, które wspomagają obsługę agencyjna
w kształtowaniu jakości usług na preferowanym poziomie
statku.
[Misztal i Szwankowski 1990]
Pierwszym z systemów jest System Kontroli i Informacji
W celu właściwego pozyskiwania, przetwarzania obiegu
o Portach  PHISC (Polish Harbour Information & Control
i przekazywania informacji pomiędzy zainteresowanymi
System), który zaczął funkcjonować w 2004 roku. Sama
stronami agenci morscy wykorzystują różnego rodzaju tech-
aplikacja systemu PHICS przeznaczona i dedykowana dla
nologie informatyczne, pozwalające na szybkie przesyłanie
agentów morskich składa się z kilku komponentów, które
ogromnych ilości danych i informacji w dowolne miejsce.
zostały przedstawione w tabeli 4.
Pozwala to na podwyższenie sprawności i skuteczności ob-
sługi statku i ładunku w porcie, a przede wszystkim podnie-
sienie jakości świadczonych usług przez agencje morskie.
89
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
Tab. 4. Podstawowe elementy systemu PHICS
Lp. Komponent Charakterystyka
Umożliwia agentowi zgłoszenie statku, podając jego detale oraz informacje dotyczące podróży, który przewozi ładunek
1. A
adunki niebezpieczne
uznany za ładunek niebezpieczny.
Pozwala na zgłoszenie statku do odpowiedniej komórki PSC (Port State Control) informując o planowanym terminie
przybycia statku do portu, czasu jego pobytu w porcie, przewidywanych operacjach przeładunkowych oraz dacie ostatniej
2. PSC Notice
przeprowadzonej przez PSC rozszerzonej inspekcji zgodnej z paryskim memorandum  Paris Memorandum of Under-
standing.
Zgłoszenie wstępne  jest jednym z najważniejszych komponentów, który tworzony jest przez agenta przed każdym
3. Pre-arrival zawinięciem statku do portu. Agent tworzy rejestrację zgłoszenia jeszcze przed fizycznym przybyciem statku na redę
portu.
4. IMO FAL Zgłoszenie właściwe przesyłane do Kapitanatu Portu jest tworzone zarówno na wejście, jak i na wyjście statku z portu.
Docelowo mają zawierać komunikaty nawigacyjne dla żeglarzy, poruszających się po torze wodnym i wodach portowych
5. Wiadomości żeglarskie
 na tą chwilę niewykorzystywany.
6. Słownik statków Zawiera dane wszystkich statków wprowadzonych/obsługiwanych przez daną agencję morską.
System ten ma na celu sprawną wymianę dokumentów nywania tego w każdym potencjalnym kraju/porcie europej-
w postaci elektronicznej przy użyciu aplikacji internetowej skim, do którego zawija statek z ładunkiem spoza Unii,
pomiędzy wszelkimi organami administracji morskiej oraz obecnie bardzo często w imieniu armatora taką deklarację
pozostałymi uczestnikami w transporcie morskim tj. agenta- przygotowuje i składa agent morski. Na rynku istnieje kilka
mi morskimi, statkami morskimi, służbami granicznymi oprogramowań różnych firm umożliwiających tworzenie
i celnymi, jak i służbami ratownictwa morskiego itp. Wcze- i składanie takich deklaracji do systemu ICS. Agencja, która
śniej obowiązywało pisemne (papierowe) zgłaszanie statków zamierza składać takie deklaracje musi zostać zarejestrowana
oraz fizyczne dostarczanie do Kapitanatu Portu wszelkich przez właściwą Izbę Celną w systemie, po czym otrzymuje
dokumentów związanych ze statkiem i jego zawinięciem do odpowiedni login, hasło oraz uwierzytelniony podpis elek-
portu. troniczny umożliwiający przesyłanie dokumentów w elek-
Systemem Transage  formularz ewidencyjny służący do tronicznym systemem ICS.
celów statystycznych związanych z ruchem pasażerów oraz Wdrażanie i wykorzystanie nowoczesnych technologii
przewożonych przez statki ładunków. Zgodnie z przepisami uchodzi na ogół za działanie pożyteczne i pożądane. Należy
portowymi agent morski zobowiązany jest do przesłania do jednak ściśle rozpatrywać rodzaje tych technologii, miejsca
Kapitanatu Portu formularza ewidencyjnego w transporcie ich stosowania, sposoby wykorzystywania, poniesione na-
morskim. Formularz taki przygotowywany jest przy każdo- kłady i odniesione korzyści [Długosz 2006].
razowym zawinięciu statku do portu  osobny po wejściu/
zacumowaniu statku i osobny po jego wyjściu/odcumowaniu.
Ocena wpływu systemów elektronicznej
Otrzymane od agentów formularze są przekazywane cyklicz-
wymiany danych na podwyższenie sprawności
nie przez właściwą komórkę Kapitanatu Portu/Urzędu Mor-
skiego do odpowiedniego Urzędu Statystycznego. Na po-
obsługi agencyjnej statków w portach
czątku wejścia w życie właściwych przepisów formularze
Systemy wymiany dokumentów pozwalają na zestawienie
ewidencyjne były wypełniane przez agentów w formie od-
wszelkich informacji o wszystkich planowanych przybyciach
rębnych plików (na podstawie otrzymanych wzorów), które
statków, co pozwala na właściwe podejmowanie decyzji
następnie przesyłane były do właściwej komórki Kapitanatu
w celu zapewnienia bezpiecznej i kompleksowej obsługi.
Portu. Obecnie tworzenie i przesyłanie formularzy odbywa
Stanowią one pewnego rodzaju bazę danych.
się poprzez specjalny system ewidencyjny dzięki udostęp-
W tabeli 5 przedstawiono rodzaje czynności wykonywa-
nionemu programowi/aplikacji, którą każdy agent może
nych przez agentów morskich przy obsłudze statków z wy-
zainstalować na swoim komputerze, uzyskać login i nadać
korzystaniem elektronicznych systemów wymiany danych.
hasło i poprzez pocztę elektroniczną przesyłać gotowe for-
Zastosowanie systemów elektronicznej wymiany danych w
mularze do Kapitanatu Portu.
transporcie wodnym pozwala na usprawnienie obiegu doku-
Nowe regulacje prawne dotyczące zasad wprowadzania
mentów i ich kontroli przez właściwe organa administracji
na obszar celny Unii Europejskiej towarów sprowadzanych
morskiej. Poza tym, wszystkie czynności wykonywane przez
z państw spoza UE od 01 lipca 2009 roku nakładają obowią-
agenta podczas wejścia, pobytu oraz wyjścia statku z portu,
zek podmiotom biorącym udział w obrocie towarami, w tym
związane z wymianą danych lub dokumentów, dostarcza-
m.in. przewoz
nikom, składanie przywozowych deklaracji
niem informacji, czy kontaktem z kapitanem statku wykorzy-
skróconych przed wprowadzeniem towarów na wyżej wy-
stują pocztę elektroniczną.
mieniony obszar celny. W tym celu został utworzony System
Analizowane w artykule systemy elektronicznej wymiany
Kontroli Importu (ICS) umożliwiający elektroniczną wymia-
danych:
nę dokumentów między podmiotami, a odpowiednimi Urzę-
1. usprawniają:
dami Celnymi. Wprowadzenie nowych przepisów oraz utwo-
 zbieranie i przetwarzanie w czasie rzeczywistym in-
rzenie systemu ISC miało na celu głównie zapewnienie sku-
formacji o statkach i ładunkach,
teczniejszej kontroli celnej oraz wzrostu bezpieczeństwa
 efektywne przechowywanie i przesyłanie informacji
w trakcie sprowadzania towarów spoza Unii Europejskiej.
i dokumentów na małe, średnie lub duże odległości,
W przypadku transportu morskiego obowiązek składania
2. integrują informacyjnie system transportu wodnego,
deklaracji spoczywa najczęściej na przewoz
niku, czyli arma-
a przede wszystkim statki i operacje transportowe.
torze statku. Ze względu na ograniczone możliwości doko-
90
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
3. Systemy elektronicznej wymiany danych stosowane
Tab. 5. Wykorzystanie systemów elektronicznej wymiany danych
przez agentów morskich wspomagają sprawną i termino-
w obsłudze agencyjnej statków
wą obsługę statków w portach, jednakże wymagają one
dużej powtarzalności operacji, takich jak wprowadzanie
Systemy elektro-
podstawowych danych obsługiwanych jednostek.
nicznej wymiany Rodzaje czynności
danych
I. Obsługa agencyjna podczas wejścia statku do portu,
Streszczenie
 zgłoszenie statku w elektronicznym systemie
portowym,
Współcześnie każde zawinięcie statku do portu i jego ob-
PHICS
 przygotowanie wymaganych dokumentów (np. lista
sługa odbywa się z udziałem i zaangażowaniem wielu pod-
załogi, lista pasażerów),
miotów, w tym agentów morskich. Wynika to przede
 przygotowanie wymaganych dokumentów (dekla-
ICS
wszystkim z dużego stopnia skomplikowania przedsięwzięć
racja skrócona PDS),
zaliczanych do kompleksowej obsługi statku podczas jego
II. Obsługa agencyjna podczas pobytu statku w porcie
pobytu w porcie. Podjęcie działań i zapewnienie bezpiecznej,
 dostarczenie finalnego zgłoszenia wejścia statku do
PHICS
terminowej i sprawnej obsługi statku w porcie wiąże się ze
portu,
 dostarczenie wejściowego formularza ewidencyj- sporządzeniem oraz przekazaniem odpowiednim organom
Transage
nego,
dokumentów niezbędnych i wymaganych przepisami porto-
 dostarczenie odpowiednich dokumentów (deklara- wymi. W celu poprawy jakości i szybkość pozyskiwania,
ICS
cja skrócona PDS),
przetwarzania i przekazywania informacji oraz skrócenia
III. Obsługa agencyjna podczas wyjścia statku z portu
pobytu statku w porcie wprowadzono do powszechnego
 przygotowanie niezbędnych dokumentów (np.
użytku systemy elektronicznej wymiany danych.
Statement of Facts),
PHICS
W artykule przedstawiono organizację obsługi agencyjnej
 zgłoszenie wyjścia statku z portu,
statków w portach oraz rolę i znaczenie systemów elektro-
 dostarczenie wyjściowego formularza ewidencyj-
Transage
nicznej wymiany danych w transporcie wodnym.
nego,
W oparciu o wybrane istniejące systemy elektronicznej wy-
miany danych przeanalizowano ich znaczenie dla obsługi
Sprawność obsługi agencyjnej w dużym stopniu zależy od
agencyjnej w portach i wpływ na skrócenie pobytu statków
wykorzystanych technologii informatycznych, a przede
w portach.
wszystkim od systemów elektronicznej wymiany danych
Słowa kluczowe: obsługa agencyjna statku, system elektro-
[Kaup i Chmielewska-Przybysz 2012]. Pozwala to na:
nicznej wymiany danych.
1. w skali mikro:
 skrócenie czasu realizacji obsługi statku w porcie,
 usprawnienie obsługi agencyjnej,
 redukcję kosztów,
LITERATURA
 zwiększenie elastyczności poszczególnych działań,
2. w skali makro:
1. Chmielewska-Przybysz M., 2006, Działalność agentów mor-
 podniesienie pozycji konkurencyjnej agencji mor- skich po wejściu Polski do Unii Europejskiej ze szczególnym
uwzględnieniem sporządzania i przekazywania informacji, XXII
skiej,
Sejmik Morski, Świnoujście  Ystad.
 poprawę jakości świadczonych usług na rzecz stat-
ków,
2. Długosz J., 2006, Kryteria oceny nowoczesnych technologii w
 poprawę efektywności wykorzystania zasobów.
transporcie, Wydawnictwo Uniwersytetu Szczecińskiego,
Szczecin.
Wnioski 3. Kaup M., Chmielewska-Przybysz M., 2012, Rola i znaczenie
technologii informatycznych w organizacji i zarządzaniu trans-
1. Analiza organizacji obsługi statku w porcie stanowi pod-
portem,  Logistyka , nr 6.
stawę do oceny poziomu jakości świadczonych usług, a
4. Kodeks Morski (Dz.U. z 2001 r., Nr 138, poz. 1545).
przez to oceny konkurencyjności i pozycji portu w mię-
dzynarodowej sieci transportu morskiego. 5. Materiały wewnętrzne agencji morskiej Polsteam Shipping
Agency.
2. Wykorzystywanie sieci komputerowych, bezprzewodo-
wych środków łączności czy specjalistycznego oprogra-
6. Misztal K., Szwankowski S.,1990, Organizacja i eksploatacja
mowania w obsłudze agencyjnej statków przyczynia się
portów morskich, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego,
do podwyższenia poziomu konkurencyjności agencji
Gdańsk.
morskich oraz podniesienia jakości świadczonych przez
7. www.fraktal.com.pl.
nie usług.
8. www.pisil.pl.
9. www.ums.gov.pl.
91
Logistyka 5/2013