3582323088

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.

Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:

□    ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,

□    przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,

□    opracowanie wykazu akt.

Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:

□    zasady obiegu pism,

□    zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

□    czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,

□    tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa,

□    tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,

□    tryb rejestracji i znakowania pism,

□    dopuszczalne formy załatwiania spraw,

□    zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,

□    zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw,

□    zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.

Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części:

1)    postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism I podziału akt),

2)    przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisy pism, wysyłanie),

3)    przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw, kontrola załatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 11-12).

Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym:

□    sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono),

□    po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

□    pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),

□    komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego"

14

□    sekretariat rejestruje wysyłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwianej korespondencji).