Przedsiębiorca ubiegający się o licencję musi spełnić wymagania dotyczące:
1. Dobrej reputacji: są one podobne, jak w przypadku przewoźników drogowych
2. Wiarygodności finansowej: przedsiębiorca musi wykazać, że jest zdolny do wypełniania rzeczywistych i potencjalnych zobowiązań finansowych przez 12 miesięcy od dnia udzielenia licencji (wiarygodność finansowa oceniana jest na podstawie sprawozdania finansowego za ostatni rok obrotowy, zestawienia przepływów pieniężnych, potwierdzenia stanu rachunku bankowego oraz pozostałego zabezpieczenia majątkowego zobowiązań oraz danych dotyczących planowanych wydatków związanych z podjęciem licencjonowanej działalności.
3. Kompetencji zawodowych: przedsiębiorca musi mieć właściwie zorganizowane i zarządzane przedsiębiorstwo, które umożliwi sprawowanie właściwego nadzoru nad licencjonowaną działalnością i nad przestrzeganiem bezpieczeństwa w transporcie kolejowym; musi też złożyć oświadczenie, że zatrudni pracowników odpowiadających za bezpieczeństwo ruchu kolejowego, mających wymagane kwalifikacje
4. Dysponowania taborem kolejowym: przedsiębiorca musi dysponować pojazdami kolejowymi, w tym wagonami i lokomotywami kolejowymi oraz utworzyć system utrzymania i obsługi pojazdów kolej owych
5. Odpowiedzialności cywilnej: przedsiębiorca musi dysponować zabezpieczeniem roszczeń związanych z prowadzoną działalnością lub zobowiązać się do ubezpieczenia działalności objętej licencją
Licencja zachowuje ważność tak długo, jak przedsiębiorca spełnia powyższe wymagania.
Licencje wydaje Urząd Transportu Kolejowego, który zajmuje się:
1. Regulacjami transportu kolejowego
2. Licencjonowaniem tego transportu
3. Nadzorem technicznym
4. Bezpieczeństwem ruchu kolejowego
Międzynarodowy Związek Kolejowy UIC
Powstał w 1922 roku, a w 2010 należało do niego 196 członków z 86 krajów (przewoźnicy
kolejowi, operatorzy infrastruktury kolejowej, organizacje zrzeszające przewoźników
kolejowych, instytuty badawcze).
Polskę, jako pełnoprawny członek (tzw. active member) reprezentuje PKP S.A.