4130648535

■    przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,

■    gospodarowanie materiałami biurowymi,

■    przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek.

Rola i odpowiedzialność sekretariatu oraz jego kompetencje zależą w dużej mierze od przygotowania zawodowego i kwalifikacji osobistych osoby kierującej tą komórką organizacyjną. Dlatego też dobrze byłoby, gdyby osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki cechowała się następującymi właściwościami psychologicznymi:

■    kreowanie i podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych,

■    twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,

■    obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny,

■    lojalność w stosunku do szefa i kolegów,

■    kultura osobista i odpowiednia prezencja,

■    dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie, odporność na stres,

■    pewność siebie, koncentracja i podzielność uwagi.

Sekretariaty firm i instytucji działających w różnych dziedzinach różnią się między sobą. Inaczej będzie wyglądała struktura przedsiębiorstwa państwowego a spółki akcyjnej, a zatem inne będą również obowiązki sekretariatu tych instytucji. Tak więc, forma prawna przedsiębiorstw będzie w pewnym stopniu rzutowała na specyfikę pracy w sekretariacie.

4.1.2.    Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.    Jakie znasz rodzaje sekretariatu?

2.    Jakie czynności zaliczamy do czynności sekretarskich?

3.    Jakie cechy powinna posiadać sekretarka?

4.    Od czego zależy specyfika pracy w sekretariacie?

4.1.3.    Ćwiczenia Ćwiczenie 1

Uzupełnij tabelę wykorzystując gotowe karteczki z podanymi czynnościami wykonywanymi w firmie.

Czynności sekretarskie	Pozostałe czynności

Czynności do uporządkowania:

- ponoszenie odpowiedzialności materialnej za powierzone środki pieniężne,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego"

8