Pojęcie transakcja bywa w praktyce gospodarczej bardzo różnie rozumiane. Najczęściej termin ten używany jest zamiennie z terminami: umowa, kontrakt, efekt negocjacji itp.
Transakcja w handlu zagranicznym to działania, które zmierzają do zawarcia kontraktu (umowy kupna - sprzedaży) i jego realizacji. Transakcja obejmuje wiele umów: kontrakt, czyli umowę podstawową: umowę między dostawcą a ewentualnym pośrednikiem; umowę spedycji; umowę transportu; umowę ubezpieczeniową; umowę kontroli ilościowej i jakościowej towaru.
Transakcja handlu zagranicznego polega na powiązaniu ze sobą szeregu działań, których wynikiem jest osiągnięcie określonych celów. Działania te nie mają jednakowej intensywności w ciągu całego czasu jej trwania. Od momentu nawiązania przez strony kontraktów do chwili zawarcia kontraktu i ewentualnego zawarcia przez zawodowego kupca handlu zagranicznego umowy z kontrahentem krajowym narasta aktywność stron uczestniczących w transakcji. Następnie wykonuje się wiele czynności o charakterze techniczno - handlowym, które nie wymagają większego wysiłku ze strony eksportera i importera, a następnie znowu wzmaga się intensywność działań, które są związane z dostawą towaru i płatnościami za towar. Można więc stwierdzić, że działalność związana z prowadzeniem transakcji w handlu zagranicznym przejawia się w formie cyklicznej.
W literaturze mówi się o tzw. cyklu transakcji, czyli następujących po sobie fazach grupujących czynności szczegółowe. Wyróżnia się najczęściej trzy lub cztery fazy tego cyklu. Inny jest, rzecz jasna, podział tych czynności w warunkach, gdy samo przedsiębiorstwo nawiązuje kontakt handlowy z partnerem zagranicznym bez jakiegokolwiek pośrednika, a inny, gdy producent dostarcza produkt za pośrednictwem np. przedsiębiorstwa handlu zagranicznego, profesjonalnie zajmującego się eksportem i importem.
Cykl transakcji w handlu zagranicznym w warunkach samodzielnego prowadzenia sprzedaży przez producenta w podziale na cztery fazy:
Pierwszą fazą jest przy go to wąnię transakcji handlu zagranicznego Do
podstawowych czynności w tym okresie zalicza się:
zebranie informacji na temat ewentualnych nabywców danych towarów lub ich potencjalnych sprzedawców (pośredników) za granicą
badanie rynku (popyt, podaż, dystrybucja i innych elementów o charakterze marketingowym)