27922

Formalizacja

Formalizacja - zapis celów, budowy organizacji oraz reguł (zasad, metod, procedur) w niej obowiązujących; mechanizm koordynacji polegający na ograniczeniu dowolności zachowań jednostek i grup przez narzucenie im pisemnych norm uwarunkowań, przebiegu i rezultatów działania.

Formalizacja - określanie i utrwalanie w formie dokumentów realizowanych przez organizacje celów (statut organizacji), struktur (schemat organizacyjny), norm działania i wzorców zachowań organizacyjnych (regulaminy), sposobów wytwarzania (technologie i instrukcje operacyjne), zakresów obowiązków uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych uczestników organizacji (księgi służb).

Oprócz specjalizacji, szkolenia i indoktrynacji, departamentalizacji, wielkości jednostek organizacyjnych, planowania i systemu kontroli, mechanizmów spełniające, pionowej i poziomej decentralizacji - formalizacja jest jednym z dziewięciu parametrów projektowych.

Jest to formalizacja zachowań i procesów pracy przez opis stanowiska, przepisy i procedury, a więc narzucenie zadań do wykonania, sposobów ich wykonania i reguł funkcjonowania w organizacji. Kształtując parametr formalizacji odpowiadamy na pytanie, w jakim zakresie praca na poszczególnych stanowiskach ma być regulowana za pomocą różnych dokumentów organizacyjnych (opisów, instrukcji, regulaminów, zaleceń, zakazów itd.), a także na ile te pisemne regulacje mogą pełnić rolę efektywnego instrumentu zarządzania. Formalizacja pracy rutynowej, na którą składa się wiele powtarzalnych czynności, jest możliwa i celowa, natomiast w sytuacji ciągle zmieniających się oraz nieokreślonych zadań, wymagających od realizatora kreatywnego podejścia, zbyt daleko posunięta formalizacja będzie antysprawnościowa.

Istotną cechą współczesnych organizacji jest ich sformalizowanie. Podstawowe celem struktury, procedury, technologie, zasady funkcjonowania zapisywane są zwykle w dokumentach organizacyjnych. Cele przedstawiane są w statutach, struktury organizacyjne i zasady działania - w regulaminach, księgach służb i graficznych schematach, procedury - w instrukcjach. Formalizacja ustala, utrwala i czyni czytelnym ład wewnętrzny organizacji, ale jednocześnie usztywnia jej funkcjonowanie i utrudnia procesy adaptacyjne. Organizacje w zbyt dużym stopniu sformalizowanymi (oraz zhierarchizowane i scentralizowane) nazywane są zbiurokratyzowanymi.

Jednym z podstawowych zadań kierujących firmą jest skuteczne powodowanie zachowań jej pracowników na realizację celów. Odbywa się to przez celowe tworzenie systemu wzorców działania, będącego zbiorem norm i dyrektyw wyznaczających pożądane przez organizację zachowania się ludzi w określonych sytuacjach organizacyjnych. W przypadku zachowań niezgodnych z obowiązującymi regułami konieczne jest działanie regulacyjne poprzez stosowanie sankcji organizacyjnych w postaci kary o różnym stopniu dolegliwości, zależnym od stopnia sprzeczności działania z obowiązującym wzorcem. Wymóg sprawności zarządzania stawia kierującym organizacją konieczność utrwalenia celów i struktury organizacyjnej w sposób graficzny, przez stworzenie systemów wzorców działania właściwych dla danej instytucji. Proces ten nazywa się formalizacją i uznać go należy za jeden z podstawowych warunków sprawnościowych.