46745

Środki techniczne pracy biurowej

Poza typowymi urządzeniami technicznymi, takim jak np : komputer, faks, telefon,

kserokopiarka, czy niszczarka nieodzownymi narzędziami pracy sekretarki są:

□    terminarze

Służą do rejestrowania wszystkich uzgodnionych i planowanych spotkań, narad, podróży,

przyjazdów i odjazdów delegacji oraz innych przedsięwzięć angażujących szefa. Terminarz

jest prowadzony w kalendarzu biurowym, który powinien być do tego celu

odpowiednio

przygotowany.

□    notatniki

Służą do notowania poleceń szefa, wyników bezpośrednich i telefonicznych rozmów

przeprowadzonych ze współpracownikami i interesantami, a także do sporządzania planów pracy, ewidencji, narad.

□    środki do przechowywania dokumentów

Typowe środki do przechowywania dokumentów to: segregator, skoroszyt,

obwoluta,

teczka.

□    formularze

Odpowiednio skonstruowane druki, które wypełniane są poprzez wpisywanie informacji,

co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

□    skorowidze

Urządzenie pomocnicze znacznie ułatwiające odszukiwanie zgromadzonych informacji.

□    pomocniczy sprzęt biurowy

Obejmuje takie przybory jak: papier, dziurkacz, zszywacze przybory do pisania. W pracy biurowej może być także wykorzystywany dyktafon - urządzenie do nagrywania głosu. Służy przede wszystkim, do rejestracji przebiegu zebrań, dyktowania

korespondencji czy nagrywania rozmów telefonicznych.

Urządzeniem, które zostało wyparte przez komputer, a które można spotkać jeszcze

w wielu sekretariatach jest maszyna do pisania.

Praca sekretarki wymaga sprawnej organizacji, dlatego również pomoce i urządzenia techniczne i biurowe są niezwykle istotne w jej codziennej pracy.