46762

Informacja w pracy biurowej

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako centrum informacji.

Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub przechowywaniem infonnacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą:

□    przyjmowanie infonnacji wpływającej z zewnątrz,

□    obieg infonnacji wewnątrz podmiotu gospodarczego,

□    opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla kierownictwa.

□    gromadzenie informacji,

□    wysyłanie infonnacji na zewnątrz.

System infonnacji powinien być projektowany wraz ze stnikturą organizacyjną. W fazie projektowania systemu informacji ważne jest określenie:

□    treści i celów infonnacji,

□    rodzaju nośników infonnacji,

□    pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie infonnacji,

□    odbiorcy.

□    obiegu informacji.

□    techniki przetwarzania.

Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być:

□    rzetelne i dokładne,

□    wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione,

□    szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy,

□    dostępne.

Kientnki przepływu informacji mogą być następujące:

□    ku górze - od wykonawców do kierownika,

□    ku dołowi - od kierownika do wykonawców,

□    poziome - między wykonawcami Struktura informacji obejmuje:

□    treść infonnacji,

□    nośnik informacji,

□    symbol lub nazwę za pomocą której infonnacja jest utrwalana,

□    sposób przenoszenia.

Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub marketingowe. Infonnacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie zapisów na dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach Niektóre infonnacje są po prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez infonnacji