46763

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bar dzo pracoclilonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwienia sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne. Prowadzi się rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie tego dokumentu. Następnie uzupełnia się informację o terminie i fonnie ostatecznego załatwienia. System ten jest zazwyczaj stosowany w małych instytucjach.

W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje:

□    pocztę zwykłą - w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,

□    wpływ faksów - w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

□    faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze.

System kancelaryjny bezdziemukowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjny cli.

W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

□    sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do komórki organizacyjnej,

□    kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy.

□    referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw' dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, do kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia. Referent po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.

System bezdziennikowy jest mniej pracochloiuiy. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. Nie prowadzi się dziennika rejestrującego pisma wpływające i wychodzące, tylko na podstawie wykazu akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do danej komórki organizacyjnej. Pisma rejestruje się na druku „spis spraw”.

Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne. Zostają zarejestrowane komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Później wypisuje się informacje o tym, kiedy i w jaki sposób spraw^ra zostanie załatwiona.