46765

Pismo nie powinno zawierać przykrych akcentów. Możemy urazić swojego adresata.

Przy odrobinie wyczucia i taktu nawet w najtrudniejszej sprawie pismo może być eleganckie. Obecnie można zauważyć tendencję do stosowania w korespondencji form bezosobowych i strony biernej, a także stosowania zamiast pierwszej osoby liczby mnogiej -pierwszej osoby liczby pojedynczej, co nadaje pismu ton bezpośredni.

Jedną z najczęściej używanych fonu korespondencji handlowej jest przesyłanie informacji telefaksem. Najlepiej jest wypracować stalą strukturę telefaksu, którą będziemy przechowywać w pamięci komputera. W formie i treści telefaks nie odbiega od listu. Często to samo pismo przesyłane jest faksem i listem.

Większość pism wpływa do fumy w formie przesyłki pocztowej, dlatego ważne jest właściwe adresowanie kopert. Adres na kopercie powinien być taki sam jak w piśmie.

W przy padku kierowania pisma do konkretnej osoby, a zwłaszcza przy przesyłaniu pocztą kurierską, ważne jest zaznaczenie, dla kogo imiennie przeznaczone jest pismo. Obecnie proces adresowania kopert dzięki firmowym nadrukom i wypisywaniem przez komputery adresów znacznie się usprawnił. Mimo to nadal obowiązują stare zasady -wysłany list musi być czysty, czytelnie zaadresowany i mieć właściwie opłacone porto. Zaleca się, aby:

□    wpisywać adres równo i czytelnie,

□    używać do adresowania czarnego lub granatowego tuszu.

□    nie ozdabiać kopert niepotrzebnymi znakami graficznymi,

□    dobrze zaklejać kopertę i nie przekraczać jej pojemności.

Charakter listów elektronicznych różni się znacznie od typowych pism handlowych.

Poczta elektroniczna jest czymś pośrednim między zwykłym pismem a rozmową telefoniczną. Wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną zawierają jedno lub dwa zdania, przypominają konwersację, są bardziej skrótowe, dynamiczne, czasem nawet dosadne. Autorzy listów zwracają się do adresatów po imieniu i żegnają się w sposób niekonwencjonalny. Pojawiły się nowe konwencje komponowane z dostępnych na klawiahuze znaków. Na przykład & na końcu listu oznacza „z niecierpliwością czekam na odpowiedź”.

Niektóre programy pocztowe umożliwiają zaawansowane formatowanie tekstów.

Programy pocztowe umożliwiają nadawanie wiadomościom tytułów. Tytuł pisma znacznie ułatwia odbiorcy sortowanie wiadomości nadawanych do niego. Do listu przesyłanego pocztą elektroniczną można dołączyć załączniki Podpis pod listem elektronicznym powinien liczyć nie więcej niż 5-6 linii. Powinno się tam znaleźć imię i nazwisko nadawcy oraz podpis elektroniczny.

Podstawową zaletą poczty elektronicznej jest szybkość przekazu. Po napisaniu wiadomości list umieszczany jest w elektronicznej skrzynce pocztowej w komputerze, w którym znajduje się konto. Przesyłanie wiadomości następuje w dowolnym momencie.

Inną korzystną cechą poczty elektronicznej jest automatyczna arcliiwizacja. Każdy elektroniczny list po opatrzeniu bieżącą datą zapisywany jest na dysku naszego komputera, -co jest bardzo przydatne, gdy wracamy do sprawy po jakimś czasie. Inną zaletą poczty elektronicznej jest możliwość przesiania do konkretnego adresata dowolnego pliku komputerowego. Rozszerzeniem zastosowania poczty elektronicznej są listy dyskusyjne, które łączą respondentów zainteresowanych jakimś tematem, a każdy wysiany list dociera do wszystkich, powiększając w ten sposób wspólną wiedzę. Należy przeglądać pocztę elektroniczną przynajmniej raz dziennie.