Ten etap rozprawy administracyjnej obejmuje tzw. czynności przygotowawcze:
♦ Czynności wobec stron i innych uczestników postępowania
♦ Czynności porządkowe np. wyznaczenie terminu i miejsca rozprawy.
Rozprawą kieruje wyznaczony do przeprowadzenia rozprawy pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie a w przypadku organu kolegialnego przewodniczący lub wyznaczony członek tego organu.
Część wstępna rozprawy - obejmuje jej otwarcie, ustalenie, czy stawiły się wszystkie osoby wezwane, czy nie ma podstaw do odroczenia rozprawy.
Nieobecność na rozprawie stron należycie wezwanych na rozprawę nie stanowi przeszkody do jej przeprowadzenia.
Odroczenie rozprawy jest możliwe:
=> Jeżeli kierujący rozprawą stwierdzi poważne nieprawidłowości w wezwaniu stron na rozprawę,
=> Jeżeli niestawienie się strony zostało spowodowane przeszkodą trudną do przezwyciężenia,
^ Oraz z innej ważnej przyczyny.
Część właściwa rozprawy - obejmuje przeprowadzenie dowodów, należy tutaj zastosować wzory z rozpraw sądowych, tj. przesłuchanie świadków przy nieobecności innych świadków, w razie sprzecznych zeznań- konfrontację świadków, zaś dowody wniesione na piśmie należy odczytać.
Na rozprawie strony mogą składać wyjaśnienia, zgłaszać żądania, propozycje i zarzuty oraz przedstawiać dowody na ich poparcie. Strony mogą także wypowiadać się, co do wyników postępowania dowodowego.
Kierujący rozprawą powinien zapewnić porządek czynności procesowych. Sprawuje on też policję sesyina. tzn. jest to jego uprawnienie do utrzymania porządku czynności procesowych oraz do zapewnienia prawidłowego przebiegu rozprawy. Osoby uczestniczące w rozprawie za niewłaściwe zachowanie mogą być ostrzeżone, że zostaną wydalone z miejsca rozprawy, a w razie dalszego niewłaściwego zachowania mogą być wydalone z miejsca rozprawy lub ukarane kara grzywny, na co służy im zaskarżenie.
Postępowanie wyjaśniające gabinetowe.
Ma zastosowanie wtedy, gdy nie zajdą przesłanki z art. 89 o przeprowadzeniu rozprawy (tj. przyspieszenie to lub uproszczenie postępowania, zapewnienie osiągnięcia celu wychowawczego, lub wymaga tego przepis prawa). Np. w sprawie jest tylko 1 strona lub kilka stron, ale nie mają sprzecznych interesów. Postępowanie wyjaśniające gabinetowe jest mniej sformalizowane od rozprawy, obowiązują w nim wszystkie elementy postępowania dowodowego, strona musi mieć czynny udział we wszystkich czynnościach. Dominuje tutaj zasada pisemności. Postępowanie wyjaśniające gabinetowe ma dominujące znaczenie w postępowaniu podatkowym.