65863

Obieg korespondencji

Niektóre listy i przesyłki są polecone. Przed podpisaniem ich odbioru należy sprawdzić, czy korespondencja jest rzeczywiście zaadresowana do naszej firmy.

Przed otwarciem należy sprawdzić wszystkie koperty, ponieważ zdarza się, że przesyłka nadeszła pod zły adres. Takie przesyłki należy odesłać z powrotem do nadawcy.

Prywatne, poufne i osobiste listy należy odpowiedniej osobie dostarczyć nie otwarte. Jeżeli list został zaadresowany imiennie do danej osoby, to także nie wolno go otworzyć.

Otwierając przesyłkę należy się upewnić, że nie uszkodzi się jej zawartości. O ile to możliwe powinno się posługiwać specjalnym nożykiem do otwierania listów.

Otwierając przesyłkę należy sprawdzić zawartość, aby upewnić się, że w środku znajdują się wszystkie załączniki. Załącznikiem może być wszystko, począwszy od czeku, kończąc na broszurze reklamowej. W razie braku jakiegoś załącznika należy zrobić na przesyłce notatkę i poinformować o tym szefa.

Zawsze, na każdej przesyłce zapisuje się lub przystęplowuje datę. W przyszłości pozwoli to na łatwe sprawdzenie, kiedy przyszła, zwłaszcza, gdy nie ma daty na przesyłce.

Każdą nadchodzącą przesyłkę zapisuje się w książce korespondencji napływającej.

Przyjętą korespondencję należy posortować na dwie części:

>    płatności,

>    inne przesyłki.

Posortowaną korespondencję przekazuje się do odpowiednich komórek (wskazanej osobie), do których skierowane są listy i przesyłki