3760886086

Administracyjny kontekst prowadzenia projektów

Doświadczenia i dobre praktyki, opracowane przez administrację Rządu Brytyjskiego potwierdzają, iż w administracji publicznej, niezależnie od szczebla, rządowego, czy samorządowego przy realizacji, dużych i skomplikowanych, a zwłaszcza kosztownych przedsięwzięć, należy w sposób uporządkowany i systematyczny, a przede wszystkim maksymalnie profesjonalny, podejść do zarządzania realizacją danego przedsięwzięcia. Podejście takie, jak najbardziej racjonalne oznacza, że przed pracownikiem administracji publicznej stanęły nowe wyzwania w zakresie pozyskania właściwych kompetencji, kwalifikacji i doświadczenia.

W obecnym rozumieniu pracownik administracji publicznej posiada praktyczną znajomość przepisów prawa, wiedzę o państwie i organizacji struktur administracji publicznej, z zakresu finansów publicznych oraz socjologii i psychologii. Zawsze jednak urzędnik państwowy, to pracownik działający na podstawie prawa i w granicach prawa, wykonujący swoje obowiązki służbowe z najwyższą, należytą starannością zgodnie z kryteriami legalności, gospodarności, rzetelności i celowości, brakuje jednak umiejętności szukania rozwiązań, kompromisów, osiągania celów przy niesprzyjających i zmiennych warunkach zewnętrznych.

Przy realizacji projektów informatycznych należy zwrócić uwagę na dodatkowe umiejętności i kompetencje. Wyjątkowo cenne stają się umiejętności pracy w zespole, zdolności interpersonalne i komunikacyjne a także predyspozycje myślenia analitycznego, kreatywność, otwartość na zmiany i nowe wyzwania. Standardowe zachowania, trzymanie się powszechnie utartych ścieżek postępowania, zamykanie się w schematach administracyjnych, mogą jedynie doprowadzić do zderzenia się z nieugiętą rzeczywistością i niepomyślnym zakończeniem procesu inwestycyjnego. Zdobywanie doświadczenia w dziedzinie zarządzania projektami, przyswajanie wiedzy z zakresu technik i sposobów radzenia sobie z niestandardowymi zagadnieniami jest niezbędnym warunkiem budowania kompetencji i kwalifikacji pracownika administracji publicznej.

Czy prowadzenie projektu, a w szczególności projektu informatycznego w obszarze administracji publicznej różni się od tego samego procesu, w ogólnie pojętym segmencie rynku komercyjnego?

Aby odpowiedzieć na tak postawione pytanie należy rozważyć, czy najważniejsze parametry realizacji projektu są inaczej, czy też tak samo postrzegane i zarządzane przez rynek komercyjny, i administrację publiczną.

Każdy projekt, w tym również projekt informatyczny, posiada kilka parametrów determinujących osiągnięcie zamierzonego celu, są to:

•    czas (C),

•    zakres (Z),

•    jakość (J),

•    koszt (K),

•    zasoby (L).

Parametry te są ze sobą ściśle powiązane. Przy podejmowaniu decyzji o realizacji przedsięwzięcia zawsze określany jest przez decydentów (tzw. sponsora projektu) rezultat, cel końcowy, którego osiągnięcie musi zawierać się w pewnych uprzednio zdefiniowanych założeniach projektowych - parametrach. Cel ten osiągany jest w określonym czasie, przy założonych kosztach i zdefiniowanych wymaganiach jakościowych oraz ilościowych, czyli w pewnym zakresie. W teorii dziedziny zarządzania projektami powstał termin tzw. złotego trójkąta projektu. Krótko mówiąc, zmiana któregokolwiek parametru: kosztów, czasu, zakresu bądź wymagań jakościowych powoduje jednoczesną zmianę pozostałych czynników adekwatnie. Zatem każda decyzja projektowa ma swoje ściśle określone konsekwencje, a dobrze zdefiniowany projekt wyznacza z góry ustalony próg tolerancji poszczególnych parametrów projektu, przy którym projekt jest dalej realizowany. Przekroczenie tego progu tolerancji skutkuje podjęciem decyzji o zamknięciu danego przedsięwzięcia.

-10-