4087490728

Rezerwacji grupowych dokonują rozmaite instytucje, takie jak: stowarzyszenia i organizacje społeczne, organizatorzy konferencji i szkoleń, agencje podróży i operatorzy turystyczni, a także firmy. Formalności związane z rezerwacją zwykle załatwia pośrednik wynajęty przez grupę, który kontaktuje się z działem sprzedaży wybranego hotelu.

Biuro podróży zawiera z hotelem umowę o zarezerwowanie określonej liczby miejsc wraz wszelkimi usługami towarzyszącymi na ustalonych warunkach cenowych - z reguły korzystniejszych niż cennik obowiązujący gości indywidualnych. Najistotniejsze postanowienia dotyczą terminu i trybu powiadomienia przez biuro podróży o wykorzystaniu miejsc. Jeżeli biuro podróży dotrzyma terminu powiadomienia hotelu o zmniejszeniu ilości miejsc noclegowych będzie obciążone wyłącznie za faktycznie wykorzystane miejsca. W umowie zastrzega się także wspólną, politykę cen. Hotel nie może zawrzeć równocześnie dwóch umów na te same miejsca. Nie wykorzystane przez biuro podróży miejsca mogą być oferowanego sprzedaży innym osobom dopiero wówczas, gdy biuro jednoznacznie z nich zrezygnuje.

Hotel przyjmuje gości kierowanych przez biuro podróży na podstawie list imiennych lub dokumentów indywidualnych tzw. voucherów. W odniesieniu do gości, których listy zostały już hotelowi przekazane niedopuszczalna jest zmiana warunków umowy, w tym cen.

Inny rodzaj umowy, to tzw. allotment. Biuro podróży (turoperator) za szczególnie atrakcyjną cenę, otrzymuje odpowiednią ilość miejsc. Hotelarz nie może zawierać w odniesieniu do tych miejsc innych umów, natomiast biuro nie może w żadnym terminie z nich zrezygnować, odstąpić od umowy przed ustaloną datą.

Przy zawieraniu umów z biurami podróży należy wnikliwie analizować warunki płatności. W przypadku grup są to znaczne kwoty i można żądać dokonania przedpłaty, a przy dużych zamówieniach wykorzystać także instrumenty bankowe, jak akredytywa czy gwarancje.

Dla usprawnienia obsługi klientów, wiele organizacji podejmuje działania w celu ujednolicenia zasad postępowania, określenia nom obowiązujących zrzeszone firmy hotelarskie. Przykładem takiego rozwiązania są wspólne normy dla hoteli w Wielkiej Brytanii określone jako „Wytyczne dla hoteli w zakresie rezerwacji, cen i bilingu”. VisitBritain, VisitScotland, Wales Tourist Board, Automobile Association, Royal Automobile Club opracowały wspólne standardy wymagań dla hoteli, aby podnieść normy jakościowe usług, tak jak tego oczekują goście. Na wprowadzenie zmian i dostosowanie obiektu do danej kategorii obiekty mają 2 lata, począwszy od stycznia 2006 r. Opracowane i wdrażane przez obiekty normy są oparte na dotychczas obowiązujących i uzupełnione o obszerny wachlarz potrzeb i oczekiwań gościa. Nowe standardy koncentrują się na podstawowej jakości, czystości, ciepłym powitaniu oraz podstawowym komforcie.

Poniżej wytyczne dla hoteli w zakresie rezerwacji.

Wszystkie hotele, bez względu na kategorię, powinny udostępnić łatwiejszą i skuteczniejszą usługę rezerwowania, która obejmuje, co następuje:

-    Przyszłym gościom powinno się wyraźnie powiedzieć jakie usługi są wliczone w cenę (nocleg, posiłki i zakąski, dodatkowe usługi, obsługa, podatki i inne opłaty).

-    Pozostałe informacje, które mogą mieć wpływ na decyzję gości: polityka palenia, trwające prace remontowe, zaplanowane wydarzeniach itp. Zgodnie z przyjęta polityką w hotelu, że niektóre udogodnienia powinny być zgłaszane w momencie rezerwacji, np. spa, obiad - te też powinny zostać wspomniane podczas rezerwacji.

-    Ostrzeżenie, jeżeli restauracja ma zostać zamknięta albo prawdopodobnie nie będzie wolnych miejsc.

-    Pełne szczegóły procesu anulowania rezerwacji w hotelu (jeśli takowe hotel ma), w tym informacje o naliczeniu opłaty za odwołanie albo zmianę terminu rezerwacji.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9